소개

네이버 클라우드 플랫폼 WORKBOX(이하 WORKBOX)의 공유 폴더에서는 사용자들의 폴더 및 파일 공유를 통해 회사 업무를 더욱 쉽고 빠르게 처리하도록 도와줍니다. 관리자 또는 사용자(관리자가 사용자에게도 권한을 부여할 시)가 최상위 공유 폴더를 생성하면 해당 폴더의 멤버는 부여받은 권한에 따라 폴더 내에서 폴더 및 파일을 업로드, 관리할 수 있습니다.

폴더 생성하기

폴더 생성하기 캡처

새 폴더를 클릭합니다.

② 폴더 생성을 위한 팝업창이 나타납니다.

③ 폴더의 이름을 지정합니다. 폴더명은 최대 30자까지 입력 가능합니다.

확인을 눌러 저장합니다.

링크 공유하기

링크 공유하기 캡처

① 공유하고자 하는 폴더 및 파일 옆 체크박스를 클릭합니다.

링크 공유를 클릭합니다.

③ 링크 공유를 위한 팝업창이 나타납니다.

공유링크 설명: 콘텐츠명은 선택한 폴더 이름이 기본값으로 출력됩니다. 사용자가 수정할 수 있으며, 링크 공유 시 콘텐츠명은 기존의 파일/폴더명과 중복되어도 무방합니다. 최대 20자까지만 입력 가능합니다.

공유 링크: 설정을 마친 후 확인 버튼을 눌러야 생성됩니다.

외부인 접근 권한: Workbox 멤버만 접근하도록 설정하거나, Workbox에 초대되어 있지 않은 사용자더라도 비밀번호를 아는 사람이면 접근할 수 있도록 설정할 수 있습니다.

  • 비밀번호를 아는 사람만 접근할 수 있도록 설정하고 싶다면 관리자가 서비스 환경 설정> 사용자 환경 설정> 링크 공유 제어 탭에서 외부링크 공유 설정을 사용으로 변경해야 합니다.

링크 만료일 설정: 링크가 만료되지 않도록 설정하거나, 만료일을 30일, 15일, 7일 이후로 설정하거나, 특정 만료일을 지정할 수 있습니다.

다운로드 횟수 설정: 콘텐츠를 다운로드할 수 있는 횟수입니다. 최대 100회까지 다운로드 가능합니다.

이메일로 공유: '이메일로 공유' 옆 체크박스를 선택하지 않고 확인을 눌러도 공유 링크는 정상적으로 생성됩니다. '이메일로 공유'를 선택 시 받는 사람의 이메일 주소를 추가하여 원하는 사람에게 생성한 링크를 이메일로 공유할 수 있습니다.

확인 버튼을 누르면 공유 링크가 정상적으로 생성됩니다.

폴더 및 파일 다운로드하기

폴더 및 파일 다운로드하기 캡처

① 마우스 커서를 대면 표시되는 박스를 클릭하여 다운로드 버튼을 활성화합니다.

다운로드 버튼을 눌러 폴더나 파일을 다운로드합니다.

폴더 및 파일 복사하기

폴더 및 파일 복사하기 캡처

① 마우스 커서를 대면 표시되는 박스를 클릭하여 복사버튼을 활성화 시킵니다.

복사 버튼을 클릭합니다.

③ 폴더나 파일 복사를 위한 팝업창이 생성됩니다.

④ 복사 후 이동시킬 기존의 폴더 중 하나를 선택할 수 있습니다.

⑤ 복사 후 이동시킬 새 폴더를 생성할 수 있습니다.

확인을 누르면 폴더 혹은 파일이 복사됩니다.

  • 이동시킬 폴더를 선택하지 않고 확인을 누를 시, 동일한 폴더 안에 복사본이 생성됩니다.

폴더 및 파일 삭제하기

폴더 및 파일 삭제하기 캡처

① 마우스 커서를 대면 표시되는 박스를 클릭하여 삭제버튼을 활성화합니다.

삭제 버튼을 클릭합니다.

③ 팝업창이 뜨면 삭제 버튼을 다시 눌러 해당하는 폴더나 파일을 삭제합니다.

파일 업로드하기

파일 업로드하기 캡처

*공유 폴더에서는 최상위 폴더를 먼저 생성하고 그 폴더 내에만 파일을 업로드할 수 있습니다. 따라서 최상위 공유 폴더 목록에서는 파일 업로드 버튼이 보이지 않습니다.

① 파일을 업로드할 공유 폴더 내에 파일 업로드 버튼을 클릭합니다.

② 파일 업로드를 위한 팝업창이 나타납니다.

클릭하여 파일을 업로드하세요를 클릭하면 업로드할 파일을 선택하는 창이 열립니다.

④ 업로드할 파일을 선택하면 파일명과 업로드 상태바가 표시됩니다.

업로드 버튼을 눌러 파일을 업로드합니다.

폴더 및 파일 이동하기

폴더 및 파일 이동하기 캡처

*최상위 공유 폴더는 이동이 불가능해 최상위 공유 폴더 목록에서 이동 버튼이 보이지 않습니다. 폴더 및 파일 이동은 최상위 공유 폴더 내 공유 폴더와 파일만 가능합니다.

① 마우스 커서를 대면 표시되는 박스를 클릭하여 이동버튼을 활성화 시킵니다.

이동버튼을 클릭합니다.

③ 폴더나 파일 이동을 위한 팝업창이 생성됩니다.

④ 폴더나 파일을 이동시킬 폴더를 클릭하여 해당 폴더로 이동합니다.

  • 더블 클릭 시 하위 폴더를 선택할 수도 있습니다.

⑤ 상단의 공유 폴더 옆 폴더 아이콘의 화살표 표시를 클릭하면 상위 레벨의 폴더로 이동할 수 있습니다.

새 폴더 버튼을 클릭하여 폴더를 새롭게 생성한 후 새로 생성한 폴더로 이동할 수 있습니다.

확인을 눌러 폴더 혹은 파일을 이동합니다.

폴더 및 파일 이름 변경하기

폴더 및 파일 이름 변경하기 캡처

① 이름을 변경하고 싶은 폴더 및 파일에 마우스 커서를 댄 후, 폴더 및 파일명 옆에 펜 모양의 아이콘이 생성되면 아이콘을 클릭합니다.

② 이름을 변경할 수 있게 창이 바뀌면 이름을 수정하고 체크 아이콘을 누르면 이름이 변경됩니다.

③ 이름을 변경하고 싶지 않으면 체크 아이콘 옆 X 아이콘을 클릭합니다. 이름이 변경되지 않고 원래 폴더 및 파일명으로 되돌아갑니다.

중요 콘텐츠 표시하기

중요 콘텐츠 표시하기 캡처1

① 폴더 및 파일에 마우스 커서를 댔을 때 표시되는 별을 클릭하면 해당 폴더 및 파일이 중요 콘텐츠로 지정됩니다.

중요 콘텐츠 표시하기 캡처2

② 중요 콘텐츠로 지정하면 폴더 및 파일에 노란색 별 아이콘이 항상 표시되고, 홈 화면 접속 시 상단에 중요 콘텐츠들이 노출되어 해당 폴더 및 파일로 바로 연결할 수 있습니다.

링크 관리하기

'링크 관리'란 앞서 설명한 '링크 공유하기'에서 공유한 링크들을 관리하는 화면으로 사용자 자신이 생성한 링크 목록을 확인, 수정할 수 있습니다.

링크 관리하기 캡처

① 공유 폴더 옆 링크 아이콘을 클릭하면 링크관리 화면이 나옵니다.

관리 버튼을 클릭하면 '링크 공유하기' 메뉴에서 링크 공유 버튼 클릭 시 뜨는 팝업이 동일하게 나타나며, 앞서 설정한 링크 공유 관련 설정 내용을 변경할 수 있습니다.

  • 공유한 링크의 외부인 접근 권한, 링크 만료일, 다운로드 횟수 설정 등을 변경하거나 이메일로 링크를 추가적으로 공유하고 싶을 때 유용합니다.
  • 링크 공유 관련 설정 내용에 대해 자세히 알고 싶으시면 상단의 '링크 공유하기'의 설명을 참고하세요.

삭제 버튼을 클릭하면 공유한 링크가 삭제됩니다.

폴더별 멤버 목록 확인하기

폴더별 멤버 목록은 각 공유 폴더별 멤버를 확인할 수 있는 기능으로, 마스터가 멤버를 추가한 레벨에 따라 목록 확인이 가능합니다. 개인 멤버별로 추가했을 경우에는 멤버 탭을, 조직도에 따라 부서별로 추가했을 경우에는 조직도 탭을, 그룹별로 추가했을 경우에는 그룹 탭을 누르시면 멤버를 확인할 수 있습니다.

공유폴더 멤버 목록 멤버별 확인하기

공유폴더 멤버 목록 멤버별 확인하기 캡처

① 멤버 목록을 확인하고 싶은 공유 폴더로 들어가 오른쪽 상단 '내 계정' 아래 멤버 목록 버튼을 클릭하면 멤버 목록을 확인할 수 있는 팝업창이 뜹니다.

멤버 탭을 클릭하면 마스터가 개인 멤버 단위로 추가한 멤버들의 목록을 확인할 수 있습니다.

③ 팝업창 오른쪽 상단에는 총 인원수가 표시됩니다. 이는 개인 멤버별, 부서별, 그룹별로 추가한 멤버들의 총 합집합 수에 해당합니다.

④ 멤버 탭 목록에서는 개인 멤버 단위로 추가한 멤버들의 기본정보를 함께 확인할 수 있습니다. 마스터는 개인 멤버 단위에 기본값으로 추가되어 있습니다.

공유폴더 멤버 목록 부서별 확인하기

공유폴더 멤버 목록 부서별 확인하기 캡처

① 멤버 목록을 확인하고 싶은 공유 폴더로 들어가 오른쪽 상단 '내 계정' 아래 멤버 목록 버튼을 클릭하면 멤버 목록을 확인할 수 있는 팝업창이 뜹니다.

조직도 탭을 클릭하면 마스터가 부서 단위로 추가한 멤버들의 목록을 확인할 수 있습니다.

③ 팝업창 오른쪽 상단에는 총 인원수가 표시됩니다. 이는 개인 멤버별, 부서별, 그룹별로 추가한 멤버들의 총 합집합 수에 해당합니다.

④ 조직도 탭 목록에서는 추가한 부서와 추가한 해당 부서의 멤버 수를 확인할 수 있습니다.

펼쳐보기 아이콘을 클릭하면 해당 부서에 소속된 멤버들의 상세정보를 확인할 수 있습니다.

공유폴더 멤버 목록 그룹별 확인하기

공유폴더 멤버 목록 그룹별 확인하기 캡처

① 멤버 목록을 확인하고 싶은 공유 폴더로 들어가 오른쪽 상단 '내 계정' 아래 멤버 목록 버튼을 클릭하면 멤버 목록을 확인할 수 있는 팝업창이 뜹니다.

그룹 탭을 클릭하면 마스터가 그룹 단위로 추가한 멤버들의 목록을 확인할 수 있습니다.

③ 팝업창 오른쪽 상단에는 총 인원수가 표시됩니다. 이는 개인 멤버별, 부서별, 그룹별로 추가한 멤버들의 총 합집합 수에 해당합니다.

④ 그룹 탭 목록에서는 추가한 그룹과 추가한 해당 그룹의 멤버 수를 확인할 수 있습니다.

펼쳐보기 아이콘을 클릭하면 해당 그룹에 소속된 멤버들의 상세정보를 확인할 수 있습니다.

폴더별 접근 권한 설정하기

폴더별 접근 권한 설정은 마스터(해당 폴더를 생성한 사용자) 권한인 사용자만 사용할 수 있는 기능입니다. 해당 폴더의 수정 권한자에게는 권한 설정 기능이 제공되지 않습니다. 즉, 특정 폴더에 공유 대상자를 추가/삭제하거나 기존에 부여된 권한의 수정/보기 레벨을 수정하는 기능은 해당 폴더를 생성한 사용자만이 활용할 수 있습니다. 권한 설정 시 마스터의 필요에 따라 개인 멤버별로 관리하거나, 조직에 따라 멤버를 관리하거나, 그룹에 따라 멤버를 관리할 수 있습니다.

멤버별 권한 설정하기

멤버별 권한 설정하기 캡처

① 마스터에게만 표시되는 오른쪽 상단 계정 아래 권한 설정 버튼을 클릭하면 폴더의 접근권한을 설정할 수 있습니다.

② 멤버별로 공유 대상자를 추가하고 싶으면 멤버 탭을 눌러 이름 또는 이메일로 멤버를 검색하고 추가 버튼을 눌러 추가합니다.

③ 추가를 하면 아래 목록에 멤버가 표시되고, 권한 항목 박스의 화살표를 눌러 수정 또는 보기 권한으로 권한을 설정할 수 있습니다.

  • 마스터: 해당 폴더의 멤버 추가, 콘텐츠 관리 등의 권한을 가집니다.
  • 수정: 콘텐츠 수정, 삭제, 다운로드의 권한을 가집니다.
  • 보기: 콘텐츠 다운로드의 권한만을 가집니다.

④ 목록에 추가된 기존 멤버의 권한을 변경하고 싶으면 해당 멤버의 권한 항목 박스의 화살표를 눌러 수정 또는 보기 권한으로 변경합니다.

⑤ 목록에 추가된 멤버를 삭제하고 싶으면 삭제 버튼을 클릭하여 해당 멤버를 목록에서 삭제합니다.

  • 단, 마스터는 멤버에서 삭제할 수 없습니다.

확인 버튼을 눌러 권한 설정 내용을 저장합니다.

부서별 권한 설정하기

부서별 권한 설정하기 캡처

① 마스터에게만 표시되는 오른쪽 상단 계정 아래 권한 설정 버튼을 클릭하면 폴더의 접근권한을 설정할 수 있습니다.

② 조직별로 공유 대상자를 추가하고 싶으면 조직도 탭을 눌러 해당하는 부서를 클릭하고 추가 버튼을 눌러 추가합니다.

③ 추가를 하면 아래 목록에 추가한 부서가 표시되고, 권한 항목 박스의 화살표를 눌러 수정 또는 보기 권한으로 권한을 설정할 수 있습니다. 그 부서에 속한 사용자 모두에게 권한 설정 내용이 일괄적으로 적용됩니다.

  • 마스터: 해당 폴더의 멤버 추가, 콘텐츠 관리 등의 권한을 가집니다.
  • 수정: 콘텐츠 수정, 삭제, 다운로드의 권한을 가집니다.
  • 보기: 콘텐츠 다운로드의 권한만을 가집니다.

④ 목록에 추가된 기존 부서의 권한을 변경하고 싶으면 해당 부서의 권한 항목 박스의 화살표를 눌러 수정 또는 보기 권한으로 변경합니다.

⑤ 목록에 추가된 부서를 삭제하고 싶으면 삭제 버튼을 클릭하여 해당 부서를 목록에서 삭제합니다.

확인 버튼을 눌러 권한 설정 내용을 저장합니다.

그룹별 권한 설정하기

그룹별 권한 설정하기 캡처

① 마스터에게만 표시되는 오른쪽 상단 계정 아래 권한 설정 버튼을 클릭하면 폴더의 접근권한을 설정할 수 있습니다.

② 그룹별로 공유 대상자를 추가하고 싶으면 그룹 탭을 눌러 해당하는 그룹을 클릭하고 추가 버튼을 눌러 추가합니다.

③ 추가를 하면 아래 목록에 추가한 그룹이 표시되고, 권한 항목 박스의 화살표를 눌러 수정 또는 보기 권한으로 권한을 설정할 수 있습니다. 그 그룹에 속한 사용자 모두에게 권한 설정 내용이 일괄적으로 적용됩니다.

  • 마스터: 해당 폴더의 멤버 추가, 콘텐츠 관리 등의 권한을 가집니다.
  • 수정: 콘텐츠 수정, 삭제, 다운로드의 권한을 가집니다.
  • 보기: 콘텐츠 다운로드의 권한만을 가집니다.

④ 목록에 추가된 기존 그룹의 권한을 변경하고 싶으면 해당 그룹의 권한 항목 박스의 화살표를 눌러 수정 또는 보기 권한으로 변경합니다.

⑤ 목록에 추가된 그룹을 삭제하고 싶으면 삭제 버튼을 클릭하여 해당 그룹을 목록에서 삭제합니다.

확인 버튼을 눌러 권한 설정 내용을 저장합니다.

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