사용하기 전에

Q. 휴가 기간 동안 결재 처리가 어렵습니다. 처리할 방법이 있나요?

  • 부재 일정을 작성 시 위임자를 설정하세요. 본인의 부재 기간 동안의 지정한 위임자에게 처리 요청이 전달됩니다. 위임자에 의해 문서 처리가 되더라도 처리 과정을 열람할 수 있습니다.
  • 자리를 비우더라도 WORKPLACE 모바일 및 메일 결재 기능을 통하여 편리하게 처리 가능합니다.

Q. 결재를 위임 받은 사용자가 부재 상태가 되면 위임 설정이 취소되나요?

  • 위임자로 지정된 사용자가 부재일 경우 문서의 진행 가능 여부를 관리자가 파악하고 담당자를 위임할 수 있도록 자동으로 관리자에게 전달됩니다.

Q. 'Reports To'는 무엇인가요?

  • 보고 대상을 의미하는 말로, 업무 보고를 하는 상위 사원을 Reports To로 표현하며, Reports To (person)을 생략하여 부릅니다. 개인간 보고 라인으로 조직을 구성하는 경우에는 사원별 Reports To를 설정하고, 이를 활용한 자동 결재라인을 만들수 있습니다. 2명 이상의 Reports To의 설정이 가능하여 매트릭스 조직에서 활용도가 높으며, 문서 처리 시 더 적합한 처리자를 선택하여 워크플로우를 진행할 수 있습니다.

Q. 문서 처리 위임을 받았는데 다음 처리할 사람이 나의 Manager가 아닙니다.

  • 워크플로우 처리 위임을 받았을 경우, 위임 받은 사람은 자리를 비운 사원을 대신하여 문서처리를 하는 것이므로 다음 처리자는 자리를 비운 사원의 Manager(Reports to)가 됩니다. 만약 자리를 비운 사원의 Reports to가 2명 이상이면 위임 받은 사람이 대신 선택하여야 합니다.

소개

문서 처리 요청은 '내 공간 > 처리할 문서'의 알림 또는 메일을 통해 전달 받습니다. 웹, 모바일, 메일 화면에서 빠른 의사 결정 및 문서 처리가 가능합니다. 이번 절에서는 웹과 메일에서의 워크플로우 처리 방법을 설명합니다.

모바일에서의 문서 처리 방식은 웹과 동일하며, 자세한 설명은 'WORKPLACE 모바일 > 문서 처리하기' 가이드를 참고하세요.

워크플로우 처리 프로세스

워크플로우 동의 /거절 /위임하기

Step 1. 워크플로우 처리 요청 수신

내 공간 (처리할 문서) 알림

  • 워크플로우 처리 요청을 받으면, 내 공간 > 처리할 문서 영역에 알림이 생성됩니다.
  • 알림을 클릭하면 해당 워크플로우 문서로 이동합니다.

메일 알림

  • 워크플로우 처리 요청 메일이 발송됩니다. 메일 화면에서 문서 내용 확인 및 처리(동의/거절/위임)가 가능합니다.
  • 문서 바로가기버튼을 클릭하면 WORKPLACE로 이동하여 워크플로우 문서를 확인할 수 있습니다.

모바일 Push 알림

  • 워크플로우 처리 요청을 받으면, WORKPLACE 모바일 앱을 사용하는 경우 Push 알림이 발송됩니다.
  • 모바일에서 Push를 클릭하면 모바일 앱의 해당 문서로 이동하여 워크플로우 문서를 확인할 수 있습니다.

Step 2. 내용 검토

① 워크플로우 문서 내용이 보입니다.

편집 아이콘을 클릭하여 처리할 사람을 추가하거나 삭제할 수 있습니다.

  • 관리자가 결재선을 'N차 Reports to'로 설정한 경우, 작성자에게 2명 이상의 Reports to(Manager)가 존재 시 반드시 한 명을 선택해야 합니다.

처리 의견을 입력하는 영역입니다. 처리 의견은 문서 작성자와 문서를 처리하는 대상 모두 열람 가능합니다.

④ 설정되어 있는 공유 범위를 확인하거나 공유 범위를 수정할 수 있습니다.

인쇄를 클릭하여 해당 문서를 인쇄합니다.

Step 3. 워크플로우 처리

동의/거절/위임 중 하나의 버튼을 클릭하여 워크플로우를 처리합니다.

  • 동의: 문서 내용을 승인합니다.
  • 거절: 문서 내용을 거절합니다.
  • 위임: 워크플로우 처리를 다른 대상에게 위임합니다.

② 처리 위임 필요 시 위임을 클릭하고, 위임자을 검색하여 선택합니다.

  • 위임자에게 워크플로우 처리 요청 알림 메일이 전달되고, 위임자의 '내 공간 > 처리할 문서'영역에 워크플로우 처리 요청 알림이 생성됩니다.
  • 워크플로우 진행 상황은 위임자와 워크플로우를 위임한 대상 모두 '문서보기 > 진행 중'에서 확인 가능합니다.
  • 워크플로우가 완료되면, 위임자와 워크플로우를 위임한 대상 모두의 알림 화면에 알림이 전달됩니다.

자동 동의로 처리되는 경우, 처리할 사람에는 남아있으나 따로 동의할 필요가 없습니다.

  • 자동 동의 처리된 사원에게는 자동 동의되었다는 안내가 제공됩니다.
  • 자동 동의는 일반적인 결재 서비스의 '참조결재'와 동일하며, 결재선에는 있으나 동의(승인) 업무는 하지 않는 경우에 활용할 수 있습니다.

④ 다음 처리할 사람이 2명 이상일 경우 'Reports to 선택'에서 문서 처리에 적합한 처리자를 위임받은 사람이 대신 선택해야 합니다.

처리할 문서가 비용 정산 신청 혹은 비용 계획 신청 문서일 경우, 회사의 감사규칙에 위반되는 내용 포함 시 완료된 문서 조회 화면에 감사위반 아이콘이 노출되며 문서 처리 전 클릭하여 내용을 미리 확인합니다. 감사위반 아이콘은 문서 처리 단계에만 노출되며 처리 완료 후 보여지지 않습니다.

Step 4. 워크플로우 완료

① 워크플로우가 완료되면, 문서 작성자와 처리한 사람 모두의 '알림' 화면에 알림이 전달됩니다.

② 워크플로우 문서는 '전체' 또는 '완료' 문서함에서 확인 가능합니다.

Step 5.공유

  • 워크플로우 완료 건은 최신 공유 소식에 공유됩니다. 전체 공유가 아닐 경우, 자물쇠 모양으로 구분됩니다.
  • 사원들은 '최신 공유 소식'에서 문서를 열람하고 공유 의견을 작성할 수 있습니다. 문서 열람 및 의견 작성 가능 여부는 공유 설정에 따라 달라집니다. 자세한 설명은 'WORKPLACE 사용하기 > 공유하기' 가이드를 참고하세요.
  • 오늘 시점에 확인해야 할 정보 위주로 정렬됩니다.

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아래 가이드에서 연관 정보를 확인할 수 있습니다.

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