사용하기 전에

Q. WORKPLACE 사용자 등록 전에 조직 정보를 먼저 등록해야 하나요?

  • WORKPLACE [g]에서는 조직을 부서로 표현하고 있습니다. 부서 설정은 관리 > 구성원 정보설정 > 기본정보설정을 참고하세요.

Q. WORKPLACE 사용 안내 메일 발송에 오류가 있습니다. 안내 메일 발송을 재발송할 수 있나요?

  • 사원관리 메인 화면은 등록된 모든 사원들을 조회할 수 있는 페이지입니다. 안내 메일 재발송이 필요한 사원에게 초대메일 항목의 메일 아이콘을 클릭하여 비밀번호 재설정 메일을 발송할 수 있습니다.

  • 재발송 후에도 메일 발송에 문제가 있다면 사원정보 상세화면으로 이동해 개인 메일 주소 항목을 확인합니다.

사원 초대

개별 추가하기

사원관리 화면의 추가 버튼을 클릭하여 사원정보 입력화면이 열립니다.

② 사원의 기본정보를 입력합니다.

  • 이름, 업무메일, 개인메일 항목은 필수입력 항목이며, 회사에 맞는 항목만 입력합니다.
  • 업무메일과 개인메일은 같은 메일을 사용하여도 무방하나 다른 메일을 사용하길 권장합니다. 메일 아이디는 2자 이상 영문 숫자 특수문자 . - _ ! 허용입니다.

③ 회사에서 정의한 추가 정보가 있을 경우, 추가정보 탭을 클릭하여 등록합니다.

④ 저장을 클릭하면 사원에게 초대메일이 발송됩니다.

⑤ 초대메일에서 메인인증 버튼을 클릭하여 비밀번호를 재설정합니다.

일괄 추가하기

① 사원 관리로 이동합니다.

② 일괄 추가를 클릭합니다.

③ 샘플파일 다운로드를 클릭합니다.

샘플파일 작성 안내

샘플파일 작성 안내를 참고하여 내용을 작성하고 저장합니다.

첨부추가를 클릭해 작성한 파일을 선택합니다.

저장을 클릭하여 저장합니다.

⑦ 등록한 결과를 확인합니다.

등록 데이터 확인

  • 입력 오류가 있는 시트나 셀은 빨간색으로 표기되며 하단에 오류메세지가 노출됩니다.
  • 등록한 엑셀파일에서 오류를 수정 후 재업로드합니다.

등록 완료

사원 일괄추가 완료 결과를 확인합니다.

  • 등록이 완료되면 관리 > 구성원 > 사원관리에서 추가된 사원을 확인할 수 있습니다.

사원 관리

우리 회사에 등록된 모든 사원들을 조회할 수 있는 페이지입니다.

① 사용상태는 사원이 초대된 후 로그인 가능 여부를 알려줍니다.

  • 사용: 사원이 초대메일을 받고 비밀번호를 설정하여 로그인 가능한 상태입니다.
  • 사용 대기: 초대를 받았으나 사원이 비밀번호를 설정하지 않아 로그인 불가 상태입니다.

② 상태변경 항목의 일시정지 버튼을 클릭하면 사원의 로그인이 일시적으로 정지됩니다. 다시 사용버튼을 클릭하면 로그인 가능합니다. 로그인이 일시정지 되더라도 과금의 대상에는 포함됩니다.

③ 초대메일 항목의 일시는 메일 발송된 일시를 표시하고, 초록색 메일 아이콘을 클릭하여 초대메일을 재발송 합니다.

④ 퇴사할 사원이 생기면 정보를 삭제해야 하며, 사원목록의 해당 사원이름 앞의 초록색 아이콘을 클릭하여 삭제할 수 있습니다.

⑤ 상세정보 화면에서 삭제 버튼을 클릭하면 사원정보가 삭제되며 복구할 수 없습니다.

⑥ 우측하단의 인쇄 아이콘을 누르면 해당 사원의 인사카드를 출력할 수 있습니다.

인사카드 출력

인쇄옵션 창에서 원하는 출력항목을 선택 후 확인을 누르면 선택한 항목만 출력할 수 있습니다. 출력항목에 대한 설정은 각 사원별로 다르게 출력 가능합니다.

삭제 사원 관리

삭제자의 경우 사원검색에서 조회되지 않습니다. 단 삭제하더라도 삭제발생 시점 이전에 설정된 내용은 존재할 수 있으며 다음과 같이 보여집니다.

  • 삭제 발생 시점 전, 문서의 처리할 사람으로 설정된 경우 이름 앞에 [삭제]표기가 노출되며 관리자에게 결재선변경 안내 메일이 발송됩니다. 관리자는 처리할 사람 편집을 통해 다른 사원에게 처리 위임을 할 수 있습니다.

  • 삭제 발생 시점부터 삭제자의 문서처리 알림 메일화면에 동의/거절/위임 버튼은 비활성화로 노출됩니다.

  • '관리 > 결재선 설정' 시 직접 입력을 통해 결재자로 지정된 사원의 경우 [삭제]표기가 노출되며 관리자는 취소를 눌러 결재선을 변경할 수 있습니다.

부서장 관리

'구성원>기본정보설정' 메뉴에서 부서를 사용으로 설정한 경우에만 이용할 수 있습니다. 부서의 Leader를 부서장으로 지정한 후, 결재선을 차수별 상위 부서장으로 설정해 놓으면 유용하게 사용됩니다.

① 부서를 클릭합니다.

② 부서에 소속된 사원 중 부서의 Leader를 선택하고 저장합니다.

③ 결재선 설정에서 차상위 부서장을 서식별로 자동 설정할 수 있습니다.

Reports To 관리

'구성원 > 기본 정보 설정'에서 Reports To를 사용으로 설정한 경우에만 이용할 수 있습니다. Reports To는 업무를 보고받는 매니저의 개념으로서, 매트릭스 조직 내의 사원이 보고할 업무의 내용에 따라 매니저를 선택 지정할 수 있게끔 여러 매니저를 Reports To로 설정할 수 있습니다. 결재선을 차수별 Reports To로 설정할 경우 작성자별 Reports To가 자동으로 지정됩니다.

① Reports To로 지정할 사원명을 자동완성 기능을 통하여 입력하여 지정할 수 있습니다.

② 설정된 Reports To는 입력필드의 오른쪽에서 확인할 수 있으며 빨간색 X를 눌러 삭제할 수 있습니다.

③ 저장을 클릭합니다.

④ Reports To 사원을 검색하면, 해당 사원의 상위 Reports To와 해당 사원에게 보고하는 Direct Reports를 함께 조회할 수 있습니다.

⑤ 결재선 설정에서 차수별 Reports To를 서식별로 자동 설정할 수 있습니다.

'Reports To'는 무엇인가요?

  • 보고 대상을 의미하는 말로, 업무 보고를 하는 상위 사원을 Reports To로 표현하며, Reports To (person)을 생략하여 부릅니다. 개인간 보고 라인으로 조직을 구성하는 경우에는 사원별 Reports To를 설정하고, 이를 활용한 자동 결재라인을 만들수 있습니다. 2명 이상을 Reports To로 설정할 수 있어 매트릭스 조직에서 활용도가 높으며, 문서 처리 시 더 적합한 처리자를 선택하여 워크플로우를 진행할 수 있습니다.

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