사용하기 전에

Q. 법인카드 담당자가 저에게 비용 정산을 위임하였습니다. 해당 건은 경비로 처리할 사항이 아니라 정산을 하지 않아야 하는데 어떻게 처리해야 하나요?

  • WORKPLACE는 경비로 처리할 사항이 아닌 건은 정산제외하도록 되어 있습니다. 정산제외는 법인카드 보유자 (정산위임한 사람)가 할 수 있으므로 위임해준 담당자에게 정산 위임 취소 후 정산제외 시키도록 전달해주세요. 정산의 위임과 위임취소, 정산제외 처리는 법인카드 보유자만 가능합니다.

법인카드 사용내역

카드사와 연동하여 법인카드를 관리하면 내가 보유한 법인카드에 대하여 법인카드 사용 내역을 상시적으로 조회할 수 있습니다. 법인 공용카드와 같이 여럿이 함께 쓰는 법인카드의 경우 실 사용자가 직접 정산할 수 있도록 위임하거나, 정산이 불필요한 내역은 제외시킬 수 있습니다. 본 메뉴는 법인카드 보유사원에게 항시 노출되며, 법인카드를 보유하지 않지만 정산을 위임받은 사원에게도 노출됩니다.

비용관리 > 법인카드 사용내역을 선택합니다.

검색 영역에서 승인일/정산상태/취소여부/카드번호/사용처를 입력하면 원하는 정보를 빠르게 검색할 수 있습니다.

③ 비용정산신청 대상이 아닌 승인내역은 선택 후 정산제외 버튼을 클릭하여 제외할 수 있습니다. 제외된 내역은 비용정산신청 시 카드 연동 조회 정산 탭에 나타나지 않습니다.

④ 다른 사원이 사용한 내역은 선택 후 정산위임 버튼을 클릭하여 실제 사용한 사원에게 정산을 위임할 수 있습니다. 위임받은 사원은 메일을 통하여 위임사항을 안내 받게 되며 비용정산신청 시 카드 연동 조회 정산 탭에 해당 내용이 보여집니다. 정산위임을 받았으나 위임받은 사원이 정산할 내용이 아닐 경우, 정산위임을 했던 사원에게 위임취소를 요청하여야 합니다. 위임취소 요청은 WORKPLACE 상에서 진행할 수 없으므로 위임받은 사원이 직접 요청하여야 합니다.

⑤ '정산제외' 혹은 '정산위임' 상태의 사용건은 취소 버튼을 클릭하여 취소 가능하며 다시 정산할 수 있는 상태가 됩니다. 정산위임 취소 후 다시 재위임 가능합니다.

⑥ 상태가 ‘정산’인 사용건은 정산문서번호를 클릭하여 정산신청내역을 조회할 수 있습니다.

비용정산현황

신청한 비용정산 문서 중 정산 완료된 문서를 조회합니다.

비용관리 > 비용정산현황을 선택합니다.

검색 영역에서 귀속부서/작성일/증빙유형을 입력하면 원하는 정보를 빠르게 검색할 수 있습니다.

  • 귀속부서:
    • 비용신청자가 2개 이상의 부서에 소속된 경우, 조회할 내용에 알맞은 비용귀속부서를 입력하고 조회하세요.
    • 비용신청자의 비용귀속부서가 명확한 경우 (소속부서 1개) 해당 부서를 입력하고 조회하세요.

정산문서번호를 클릭하면 비용정산신청 문서내용을 확인할 수 있습니다.

비용계획현황

사용자가 작성하였거나 참석자로 설정된 비용계획문서를 조회합니다. 워크플로우가 완료된 비용계획문서만 확인할 수 있습니다.

비용관리 > 비용계획현황을 선택합니다.

검색 영역에서 작성일/예상일정을 입력하면 원하는 정보를 빠르게 검색할 수 있습니다.

  • 귀속부서:
    • 비용계획신청자가 2개 이상의 부서에 소속된 경우, 조회할 내용에 알맞은 부서를 입력하고 조회하세요.
    • 사용자 개인에게 배정된 예산이 있을 경우 본인 이름으로도 조회 가능합니다.
  • 작성일 : 비용계획을 작성한 날짜입니다. 당월 1일부터 오늘까지 기본 설정되며 검색구간을 변경하여 조회할 수 있습니다.

계획문서번호를 클릭하면 비용계획 문서내용을 확인할 수 있습니다.

예산 현황

비용 관리자가 예산을 '사용'으로 설정 시 본 메뉴는 항시 노출됩니다.

비용관리 > 예산현황을 선택합니다.

검색 영역에서 년도/귀속부서를 입력하면 원하는 정보를 빠르게 검색할 수 있습니다.

  • 년도: 예산현황을 조회할 년도를 선택합니다. 현재 년도가 기본값으로 표시됩니다.
  • 귀속부서:
    • 2개 이상의 부서에 소속된 경우, 조회할 내용에 알맞은 부서를 입력하고 조회하세요.
    • 사용자 개인에게 배정된 예산이 있을 경우 본인 이름으로도 조회 가능합니다.

③ 내가 소속된 부서 혹은 나의 예산과목별 가용예산을 확인합니다.

  • 비용관리자가 예산과목코드 설정 시 예산과목 이월여부 설정을 'Y'로 설정한 경우, 전월 가용예산이 익월로 이월됩니다. 이월여부 설정이 'N'인 경우 이월되지 않습니다.
  • 비용관리자가 비용예산편성 시 예산과목 예산통제여부 설정을 'Y'로 설정한 경우, 비용 정산 신청 금액이 가용예산보다 크면 정산할 수 없습니다.
  • 예산의 이월여부 설정과 통제여부 설정은 회사의 비용관리자에게 문의하세요.

가용예산의 계산방법:

  • 이월여부가 'Y'인 경우: 가용예산 = 전월가용예산 + 당월배정금액 – 당월집행금액
  • 이월여부가 'N'인 경우: 가용예산 = 당월배정금액 –당월집행금액

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