사용하기 전에

Q. 법인카드 담당자가 저에게 비용 정산을 위임하였습니다. 해당 건은 경비로 처리할 사항이 아니라 정산을 하지 않아야 하는데 어떻게 처리해야 하나요?

  • WORKPLACE는 경비로 처리할 사항이 아닌 건은 정산제외하도록 되어 있습니다. 정산제외는 법인카드 보유자 (정산위임한 사람)가 할 수 있으므로 위임해준 담당자에게 정산 위임 취소 후 정산제외 시키도록 전달해주세요. 정산의 위임과 위임취소, 정산제외 처리는 법인카드 보유자만 가능합니다.

법인카드 사용내역

카드사와 연동하여 법인카드를 관리하면 내가 보유한 법인카드에 대하여 법인카드 사용 내역을 상시적으로 조회할 수 있습니다. 법인 공용카드와 같이 여럿이 함께 쓰는 법인카드의 경우 실 사용자가 직접 정산할 수 있도록 위임하거나, 정산이 불필요한 내역은 제외시킬 수 있습니다. 본 메뉴는 법인카드 보유사원에게 항시 노출되며, 법인카드를 보유하지 않지만 정산을 위임받은 사원에게도 노출됩니다.

비용관리 > 법인카드 사용내역을 선택합니다.

검색 영역에서 승인일/정산상태/승인상태/카드번호/사용처를 입력하면 원하는 정보를 빠르게 검색할 수 있습니다.

  • WORKPLACE를 그룹사 형태로 이용 시, 겸직 발령을 받은 사원은 검색 조건에 회사명 검색이 추가되며 '카드번호' 영역에 그룹사 전체의 보유 법인카드 목록이 노출됩니다. 자세한 설명은 그룹사 가이드를 참조하세요.

③ 비용정산신청 대상이 아닌 승인내역은 선택 후 정산제외 버튼을 클릭하여 제외할 수 있습니다. 제외된 내역은 비용정산신청 시 카드 연동 조회 정산 탭에 나타나지 않습니다.

④ 다른 사원이 사용한 내역은 선택 후 정산위임 버튼을 클릭하여 실제 사용한 사원에게 정산을 위임할 수 있습니다. 위임받은 사원은 메일을 통하여 위임사항을 안내 받게 되며 비용정산신청 시 카드 연동 조회 정산 탭에 해당 내용이 보여집니다. 정산위임을 받았으나 위임받은 사원이 정산할 내용이 아닐 경우, 정산위임을 했던 사원에게 위임취소를 요청하여야 합니다. 위임취소 요청은 WORKPLACE 상에서 진행할 수 없으므로 위임받은 사원이 직접 요청하여야 합니다.

⑤ '정산제외' 혹은 '정산위임' 상태의 사용건은 취소 버튼을 클릭하여 취소 가능하며 다시 정산할 수 있는 상태가 됩니다. 정산위임 취소 후 다시 재위임 가능합니다.

⑥ 상태가 ‘정산’인 사용건은 정산문서번호를 클릭하여 정산신청내역을 조회할 수 있습니다.

비용정산현황

신청한 비용정산 문서 중 정산 완료된 문서를 조회합니다.

비용관리 > 비용정산현황을 선택합니다.

검색 영역에서 귀속부서/작성일/증빙유형을 입력하면 원하는 정보를 빠르게 검색할 수 있습니다.

  • 귀속부서:
    • 비용신청자가 2개 이상의 부서에 소속된 경우, 조회할 내용에 알맞은 비용귀속부서를 입력하고 조회하세요.
    • 비용신청자의 비용귀속부서가 명확한 경우 (소속부서 1개) 해당 부서를 입력하고 조회하세요.
  • WORKPLACE를 그룹사 형태로 이용 시, 겸직 발령을 받은 사원은 검색 조건에 회사명 검색이 추가되며 겸직 발령을 받은 사원은 검색 조건에 회사명 검색이 추가되며 원소속 회사에 비용정산내역이 없더라도 겸직 중인 그룹사에 비용정산내역이 있으면 조회됩니다.자세한 설명은 그룹사 가이드를 참조하세요.

정산문서번호를 클릭하면 비용정산신청 문서내용을 확인할 수 있습니다.

비용계획현황

사용자가 작성하였거나 참석자로 설정된 비용계획문서를 조회합니다. 워크플로우가 완료된 비용계획문서만 확인할 수 있습니다.

비용관리 > 비용계획현황을 선택합니다.

검색 영역에서 작성일/예상일정을 입력하면 원하는 정보를 빠르게 검색할 수 있습니다.

  • 귀속부서:
    • 비용계획신청자가 2개 이상의 부서에 소속된 경우, 조회할 내용에 알맞은 부서를 입력하고 조회하세요.
    • 사용자 개인에게 배정된 예산이 있을 경우 본인 이름으로도 조회 가능합니다.
  • 작성일 : 비용계획을 작성한 날짜입니다. 당월 1일부터 오늘까지 기본 셋팅되며 검색구간을 변경하여 조회할 수 있습니다.
  • WORKPLACE를 그룹사 형태로 이용 시, 겸직 발령을 받은 사원은 검색 조건에 회사명 검색이 추가되며 원소속 회사에 비용계획내역이 없더라도 겸직 중인 그룹사에 비용계획이 있으면 조회됩니다.자세한 설명은 그룹사 가이드를 참조하세요.

계획문서번호를 클릭하면 비용계획 문서내용을 확인할 수 있습니다.

예산 현황

비용 관리자가 예산을 '사용'으로 설정 시 본 메뉴는 항시 노출됩니다.

비용관리 > 예산현황을 선택합니다.

검색 영역에서 년도/귀속부서를 입력하면 원하는 정보를 빠르게 검색할 수 있습니다.

  • 년도: 예산현황을 조회할 년도를 선택합니다. 현재 년도가 기본값으로 표시됩니다.
  • 귀속부서:
    • 2개 이상의 부서에 소속된 경우, 조회할 내용에 알맞은 부서를 입력하고 조회하세요.
    • 사용자 개인에게 배정된 예산이 있을 경우 본인 이름으로도 조회 가능합니다.
  • WORKPLACE를 그룹사 형태로 이용 시, 겸직 발령을 받은 사원은 검색 조건에 회사명 검색이 추가되며 원소속 회사에 배정된 예산이 없더라도 겸직 중인 그룹사에 예산이 있으면 예산현황이 조회됩니다. 자세한 설명은 그룹사 가이드를 참조하세요.

③ 내가 소속된 부서 혹은 나의 예산과목별 가용예산을 확인합니다.

  • 비용관리자가 예산과목코드 설정 시 예산과목 이월여부 설정을 'Y'로 설정한 경우, 전월 가용예산이 익월로 이월됩니다. 이월여부 설정이 'N'인 경우 이월되지 않습니다.
  • 비용관리자가 비용예산편성 시 예산과목 예산통제여부 설정을 'Y'로 설정한 경우, 비용 정산 신청 금액이 가용예산보다 크면 정산할 수 없습니다.
  • 예산의 이월여부 설정과 통제여부 설정은 회사의 비용관리자에게 문의하세요.

가용예산의 계산방법:

  • 이월여부가 'Y'인 경우: 가용예산 = 전월가용예산 + 당월배정금액 – 당월집행금액
  • 이월여부가 'N'인 경우: 가용예산 = 당월배정금액 –당월집행금액

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