사용하기 전에

Q. 인사 서비스 사용 권한은 어떻게 획득하나요?

Q. 인사 기본 설정이 꼭 필요한가요?

  • 사용자 등록을 위한 사원 정보 입력에는 회사의 인사 기준에 따른 인사 정보(부서, 직급, 직책, 사원번호 등)가 포함됩니다. 사원 정보 입력을 위한 조직 정보, 근태 기준을 입력한 뒤 사원 정보를 입력합니다.

Q. 여러 명의 사원 정보를 한꺼번에 추가하고 싶습니다.

Q. 사원의 직급/직책 정보를 변경하고 싶습니다.

  • 사원 추가 시 입력한 부서, 직급/직책, 재직 상태, 고용형태 정보는 인사 발령을 통해 변경 가능합니다. 인사 > 인사 발령 메뉴로 이동해 인사 발령을 진행합니다. 자세한 설명은 '인사 발령 가이드'를 참고하세요.

Q. WORKPLACE 사용 안내 메일 발송에 오류가 있습니다. 안내 메일 발송을 재발송할 수 있나요?

  • WORKPLACE 메일 재발송이 필요하다면, WORKPLACE 관리 > 사용자 관리로 이동해 메일 버튼을 클릭합니다.

  • 재발송 후에도 메일 발송에 문제가 있다면 WORKPLACE 인사 > 사원 관리로 이동해 개인 메일 주소재직 상태를 다시 한번 확인하세요. 재직 상태가 입사 예정이라면 예정된 입사 예정일에 WORKPLACE 사용 안내 메일이 사원의 개인 메일 주소로 발송됩니다. 메일 재발송 시 이전에 발송된 메일은 무효 처리됩니다.

소개

조직의 인사 기준을 설정하고 WORKPLACE로 사원을 초대하세요. 여기에서 설명하는 인사 기본 설정은 WORKPLACE 사용을 위해 가장 먼저 진행해야 합니다.

인사 기본 설정 프로세스

인사 서비스 접속 방법

  • 인사 서비스는 화면 상단에 위치한 메뉴를 통해 접근할 수 있습니다.
  • 메뉴는 권한이 있는 사용자 화면에만 노출됩니다.

조직 정보 설정

Step 1. 조직도 설정

트리 형태의 조직도를 설정합니다. 화면에서 직접 입력하는 방법과 서식 활용을 통한 일괄 추가 방법이 있습니다. 조직도 반영 시점을 설정할 수 있으며, 오늘 날짜를 입력하면 즉시 반영됩니다.

조직도로 이동해 조직 개편을 클릭합니다. ② 반영예정일을 입력합니다. 오늘 날짜를 입력하면 즉시 반영됩니다.

  • [조직 개편]으로 조직도를 만들거나 편집할 수 있습니다.
  • [조직 개편]으로 하위 부서나 조직원이 있는 조직을 삭제하려면 이동될 부서를 입력해야 합니다.
  • 부서장은 인사 발령되며, 결재선의 상위조직장으로 설정됩니다.

③ 조직도를 편집합니다. 조직을 추가하는 방법은 다음과 같습니다.

  • 추가: 부서를 추가합니다. 부서명 편집 영역에서 부서명을 입력합니다.
  • 순서 변경: 부서를 마우스로 끌어다 놓아 부서의 계층 및 순서를 변경합니다.
  • 부서명 변경: 부서를 선택한 뒤 부서명 편집 영역에 변경할 부서명을 입력합니다. 다국어 입력이 가능합니다.

확인을 클릭합니다.

그 외 기능

  • 삭제: 부서를 삭제합니다. 미리보기 영역에서 삭제할 부서를 선택하고 삭제를 클릭합니다. 부서에 소속원이 있으면 부서를 삭제할 수 없습니다.
  • 시점별 조직/사원: 특정 시점에서의 조직도 및 부서별 소속 사원, 사원의 직급 및 직책을 확인할 수 있습니다.

Step 2. 기본 정보 설정

회사의 인사 정책에 따라 사원의 속성 정보를 설정합니다. 직급이나 직책 등 사원정보 항목 사용여부를 선택적으로 설정할 수 있습니다. '사용'으로 설정된 항목은 사원정보 입력 시에 보여지게 되며, 사원검색결과에 노출여부를 설정하여 검색용 정보로 활용할 수 있습니다.

기본 정보 설정으로 이동합니다.

입사일/재직상태/고용형태의 사원 검색 노출 여부를 선택합니다. 사용하려면 를 선택합니다.

직급/직책항목의 사용 여부를 선택합니다. 사용하려면 를 선택합니다.

  • 사용여부를 아니요로 변경하면 사원정보입력 시 해당 필드는 노출되지 않습니다.
  • 직급/직책 사용 중, 인사정책 변경으로 인해 사용여부를 아니요로 변경하면 직급/직책 정보가 초기화되며 다시 사용으로 변경하더라도 복구되지 않습니다.
  • 직급/직책명은 회사 내규에 따라 항목명을 변경할 수 있습니다.
    • 직급명/직책명을 입력합니다. 다국어를 사용하는 경우 다국어 입력[A] 버튼이 노출되며 언어별 명칭을 입력할 수 있습니다.
    • 추가를 클릭하여 항목을 추가합니다.
    • 순서 변경을 이용해 목록 내 정렬 순서를 변경할 수 있습니다.
    • 삭제를 클릭하면 항목이 삭제됩니다. 사용 중인 직급/직책은 삭제할 수 없습니다.

Reports To항목의 사용 여부를 선택합니다. 사원검색창의 조직도에서 개인보고라인인 Reports To를 확인할 수 있습니다.

'Reports To'는 무엇인가요? 보고 대상을 의미하는 말로, 업무 보고를 하는 상위 사원을 Reports To로 표현하며, Reports To (person)을 생략하여 부릅니다. 부서 혹은 개인별 보고라인을 모두 사용하는 회사에서도 A 업무는 부서장을 중심으로, B 업무는 Reports To를 중심으로 상황별 사용 가능합니다. 예를 들어 경비 정산은 개인 보고라인(Reports To)에 따라, 부재일정은 부서장에게 보고하여 관리되는 경우 서식별 결재선 설정 시 다르게 설정하여 사용할 수 있습니다.

사원번호 항목의 사용 여부를 선택합니다.

  • 사원번호 사용여부로 선택하고 사원번호 항목을 클릭하면 오른쪽 영역에서 사원번호 자동 부여 여부를 선택할 수 있습니다.
    • 사원번호 자동부여 체크 시, 이 후 입사하는 사원부터 번호가 자동 부여되고 인사정보 > 사원번호 관리 메뉴에서는 사원번호를 조회용으로만 사용할 수 있습니다.
    • 사원번호 구분명, 일련번호 길이를 설정해 놓으면 더욱 편리하게 사용할 수 있습니다.
    • 기 입사한 사원에게 다른 규칙의 사원번호가 부여되어 있을 시, 사원번호 자동 부여를 먼저 해지하고 인사정보 >사원번호 관리 메뉴에서 기 입사한 사원의 번호를 수동으로 수정 후 사용하십시오.
    • 사원번호 자동부여 기능을 사용하지 않는 경우, 인사정보 >사원번호 관리 메뉴에서 사원번호를 수동으로 관리합니다.
  • 사원번호가 부여된 사원이 있는 상태에서 사원번호 사용여부를 아니요로 변경하면 기존 사원번호 정보는 초기화됩니다.

휴대폰/회사 전화번호 항목의 사용여부를 선택합니다.

사업장/업무메일/개인메일/생년월일은 기본으로 사용으로 설정됩니다.

사원 검색 노출 여부로 설정하면 사용자화면 우측상단의 사원검색을 통해 검색된 결과화면에 노출됩니다.

⑨ 저장을 클릭합니다.

Step 3. 추가 정보 설정

회사에서 관리하는 정보 중 기본 정보에 포함되지 않은 항목은 추가정보에서 직접 입력하여 관리할 수 있습니다. Y/N형, 선택형, 날짜형, 서술형 등 다양한 방식으로 필요한 항목을 추가할 수 있고, 필요에 따라 사원정보검색에 노출할 수 있습니다.

추가 정보 설정으로 이동합니다.

② 사원정보 등록 시 인적사항/가족정보/경력정보/어학정보/자격증/병역정보/학력정보 사용여부를 선택합니다. 선택해지 시 사원정보 등록에 해당 필드가 보이지 않습니다.

추가를 클릭하면 추가정보 설정 팝업이 열립니다.

  • 추가정보 이름 입력, 형태 선택, 사원검색결과에 노출여부를 선택하고 저장합니다.
  • 추가된 정보가 보이며 순서변경/수정/삭제가 가능합니다.
  • 선택형 콤보형태의 경우는 항목명을 설정할 수 있으며 오른쪽 영역에 각 세부항목별 사원 수가 몇 명인지 표시됩니다.
  • 사원 검색 노출 여부로 설정 시 추가정보항목이 사원검색 결과에 노출됩니다.

Step 4. 사원번호 관리

인사정보 > 기본 정보 설정의 사원번호 사용 여부가 사용으로 설정되고, 사원번호 자동부여를 사용하지 않을 시 이 메뉴에서 사원에게 부여하는 사원번호를 관리합니다.

사원번호 관리로 이동합니다.

  • 사원번호: 사원번호 입력 필드에 부여할 사원 번호를 입력합니다.
  • 검색: 검색 영역에서 사원번호, 사원명을 입력하면 원하는 정보를 빠르게 검색할 수 있습니다.
  • 다운로드: 사원번호 정보를 다운로드하여 Excel 파일로 저장할 수 있습니다.

인사정보 > 기본 정보 설정사원번호 자동부여에 체크 시, 사원번호 입력필드는 편집할 수 없는 상태로 변경되며 기 입사한 사원의 사원번호 변경이 필요할 경우 인사정보 > 기본 정보 설정의 사원번호 자동 부여를 먼저 해지하고 사원번호 관리 메뉴에서 기 입사한 사원의 번호를 수동으로 수정 후 사용하십시오.

근태 기준 설정

부재 항목 설정

회사의 부재항목을 설정합니다. 설정된 항목은 부재 일정 문서 서식에 반영됩니다. 시스템에서 제공하는 경조/출장 근태 구분 사용 시, 경조금 및 출장 수당 지급을 위한 회계 처리가 연동됩니다. '내 공간'의 '바로 작성하기 설정'에 우리 회사에서 자주 쓰는 부재항목이 나타나며, 사용하지 않도록 설정하면 삭제됩니다.

부재 항목 설정으로 이동합니다.

추가를 클릭하면 입력 필드가 생성됩니다.

내용을 입력합니다.

  • 부재 항목의 이름은 회사 내규에 따라 설정 가능합니다.
  • 사유(설명문구)에 서식 작성 가이드를 제공하면 편리합니다.
  • 연차반영Y로 설정하면 연차 정보에 반영됩니다.
  • 시간단위(종일/반일/1시간/30분)를 선택합니다.
    • 종일 : 기본값은 종일 8시간입니다. '근무' 서비스의 근무방식별 일 소정 근로시간으로 봅니다. 예를 들어 소정 근로시간이 8시간일 경우, 종일은 8시간이고 반일은 4시간입니다.
  • 근로시간에 합산 여부를 선택합니다. 해당 항목은 '근무' 서비스를 사용할 경우에만 노출되는 항목입니다. 'Y'로 설정 시, 신청한 부재 시간은 일반 근로시간에 합산되어 계산됩니다.
  • 순서변경의 화살표를 클릭하여 부재 항목의 순서를 변경할 수 있습니다. 사용 빈도가 높은 항목을 우선 순위로 배치하면 사용이 편리합니다.

저장을 클릭합니다.

경조/출장 기준 관리

경조, 출장의 부재 일정 문서 서식 활용을 위해서 휴가일, 경조금 등의 기준 설정이 필요합니다. 비용이 지급되는 경우 WORKPLACE 회계 서비스와의 연동으로 자동 전표 생성 및 자동 승인 처리가 진행됩니다.

경조 기준 관리

회사에서 경조로 인정할 항목을 설정하고, 각 경조별 경조 주체와 사원과의 관계에 따라 제공할 경조 휴가 일수와 경조금을 설정합니다.

경조 기준 관리로 이동합니다.

추가를 클릭하면 하단에 입력 필드가 생성됩니다.

경조 구분을 입력합니다.

추가, 삭제를 클릭하여 경조 휴가 및 경조금를 지급할 가족 관계를 설정합니다.

⑤ 관계별로 제공할 휴가 일수경조금을 입력합니다.

저장을 클릭합니다.

출장 기준 관리

출장지와 직급에 따른 출장비를 설정합니다.

출장 기준 관리로 이동합니다.

추가를 클릭하면 하단에 입력 필드가 생성됩니다.

출장지, 해외 출장 여부, 통화를 입력합니다.

  • 출장지급 기준을 입력합니다.
  • 직급 사용 여부사용으로 설정하면 직급별 출장비를 차등 지급할 수 있습니다.

저장을 클릭합니다.

휴직 구분 설정

휴직 인사 발령 항목에 반영할 휴직 항목을 설정하고 항목별 급여 반영 여부, 근무 일수 산정 여부를 설정합니다. 사용 빈도가 높은 항목을 우선 순위로 배치하면 편리합니다. 근무 일수 산정하는 무급 휴직으로 실제 근무일수가 80%에 못 미치면 연차 발생이 되지 않을 수 있습니다.

사원 정보 입력 및 초대

사원 정보 입력은 직접 입력하는 방법과 제공되는 서식을 활용하는 '일괄 추가' 방법이 있습니다. '일괄 추가'는 시스템 초기 설정 시 기존 사원을 재직원들을 등록할 때 유용합니다. 인적사항의 모든 필수 값이 입력되면 해당 사원에게 WORKPLACE 사용 안내 메일이 자동으로 발송됩니다.

WORKPLACE Collabo, Collabo+ 고객은 고객센터의 지원으로 사원 정보의 일부가 반영되나, 추가로 인적사항의 모든 필수 값을 입력해야 WORKPLACE 사용 안내 메일이 발송됩니다.

사원 관리

  • 사원을 추가하면 개인 메일로 로그인 안내 메일이 발송됩니다. 메일 인증한 사원은 WORKPLACE를 사용할 수 있습니다.
  • 사원 정보 삭제는 퇴직 발령으로 처리합니다.
  • [일괄 추가]는 사원을 한꺼번에 추가하는 용도로 제한되며, 이미 등록된 사원의 인사 정보는 일괄로 수정할 수 없습니다.
  • 입사예정자는 자동으로 채용 발령되며 입사일부터 WORKPLACE를 사용할 수 있습니다. 입사예정자는 입사예정일 전에는 삭제 가능합니다.
  • 업무 메일 주소는 사용자 로그인 아이디로 사용됩니다.
  • 보기를 누르면 사원정보를 확인할 수 있습니다.
  • 우측하단의 인쇄 아이콘을 누르면 해당 사원의 인사카드를 출력할 수 있습니다.

보조메일이란?

  • '업무메일'주소를 변경하면 변경전 업무메일 주소는 보조메일 목록에 추가되고 메일수신도 가능합니다.
  • 변경 전 사용했던 업무메일주소로 메일수신이 필요 없거나 해당 이메일 주소 재사용 필요 시 '보조메일 조회'를 눌러 삭제하고 사용할 수 있습니다.
  • 보조메일 조회 기능은 WORKPLACE Collabo, Collabo+ 사용자에게만 해당됩니다.

인사카드 출력

인쇄옵션 창에서 원하는 출력항목을 선택 후 확인을 누르면 선택한 항목만 출력할 수 있습니다. 출력항목에 대한 설정은 각 사원별로 다르게 출력 가능합니다.

일괄 추가하기

사원 관리로 이동합니다.

일괄 추가를 클릭합니다.

샘플파일 다운로드를 클릭합니다.

샘플파일 작성 안내

샘플파일 작성 안내를 참고하여 내용을 작성하고 저장합니다.

첨부추가를 클릭해 작성한 파일을 선택합니다.

저장을 클릭하여 저장합니다.

⑦ 등록한 결과를 확인합니다.

등록 데이터 확인

  • 입력 오류가 있는 시트나 셀은 빨간색으로 표기되며 하단에 오류메세지가 노출됩니다.
  • 등록한 엑셀파일에서 오류를 수정 후 재업로드합니다.

등록 완료

사원 일괄추가 완료 결과를 확인합니다.

  • 등록이 완료되면 인사서비스 > 인사정보 > 사원관리에서 추가된 사원을 확인할 수 있습니다.

개별 추가하기

사원 관리로 이동합니다.

추가를 클릭합니다.

③ 사원의 기본정보를 입력합니다. 사원 인적 사항 내 모든 필수 입력값을 작성합니다.

  • 부서, 직급/직책, 재직 상태, 고용 형태의 변경은 인사 발령에서 진행합니다.
  • 업무메일과 개인메일의 메일 아이디는 2자 이상 영문 숫자 특수문자 . - _ ! 허용입니다.

④ 회사에서 정의한 추가 정보가 있을 경우, 추가정보 탭을 클릭하여 등록합니다.

저장을 클릭하면 재직상태가 재직 또는 휴직인 경우 WORKPLACE 사용 안내 메일이 즉시 발송됩니다. 입사예정자는 입사예정일에 안내메일이 발송됩니다.

연차 기준 관리

연차 발생 기준을 설정하고, 시스템 도입 시점의 사원 잔여 연차 정보를 등록합니다.

Step 1. 연차 발생 기준 설정

연차 발생 기준 관리로 이동하여 연차 발생 기준에서 회계 연도입사일 중 하나를 선택합니다. 기준 변경 시, 올해년도의 연차 사용 내역이 초기화됩니다.

회계연도(01.01~12.31) 기준으로 연차가 발생하면 연차 산정이 용이하나, 연차 퇴직 정산시 잔여일수가 달라질 수 있습니다.

회사 내규에 따라 근속 연수별 연차 일수를 편집 할 수 있습니다. 이 경우 근속 연수에 따른 발생 연차가 자동으로 조정됩니다.

근로기준법에 따라 근무 기간 만 2년 경과 후 3, 4년차에는 1개, 5, 6년차에는 2개의 연차가 추가로 발생합니다.

  • 회계 연도 기준: 1월 1일부터 12월 31일까지의 기간에서 발생한 연차를 다음 해에 부여합니다.
  • 입사일 기준: 입사일 기준 1개월 만근 시 1일의 유급 휴가가 발생합니다.

Step 2. 잔여 연차 일수 등록

연차 조회/수정 메뉴로 이동하여 조정일수에 사원의 잔여 연차 일수를 입력하고 저장을 클릭합니다.

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