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組織連携

組織連携とは顧客会社の組織情報および社員情報をWORKBOXの組織情報と同期化する作業を意味します。連携可能な組織情報は構成員の属性を構成する職位、職務、部署の情報と構成員の情報である社員情報です。組織連携作業が完了すると、顧客会社の企業情報システムの組織および社員情報の変更内容がWORKBOXでの追加的な変更なしでも自動で反映されます。

職務連携

① WORKBOXメニューのDevelopersにアクセスした後、組織連携設定項目の中で職務を選択します。

② 設定選択のデフォルト値はOFFです。クリックしてONに設定します。

  • 職務連携を'ON'に設定すると、WORKBOXの'管理 > 構成員 > 基本情報設定'の職務情報がリストに自動で表示されます。
  • 職務連携を'ON'に設定すると、WORKBOXの基本情報設定画面で職務は照会のみ可能になり、追加/削除/順番変更/保存/キャンセルボタンは表示されません。
  • 職務の連携が不要な場合は設定選択を'OFF'に変更します。

③ WORKBOXと企業情報システムの職務を連携させます。

  • External Keyのマッピングを行います。

    • まず、ダウンロードボタンをクリックしてフォームをダウンロードします。エクセルのフォームに各職務のExternal Keyを入力した後、ファイル添付ボタンをクリックしてアップロードします。アップロードに成功すると、画面にkeyの値が設定されます。
    • 現在保存されている職務情報を基準にExternal Keyを登録しなければなりません。External Keyマッピングの段階で従来の職務情報を追加、削除、変更する場合、連携作業が不可能です。

  • 職務連携APIガイドを参照し、職務情報を連携させます。

職位連携

① WORKBOXメニューのDevelopersにアクセスした後、組織連携設定項目の中で職位を選択します。

② 設定選択のデフォルト値はOFFです。クリックしてONに設定します。

  • 職位連携を'ON'に設定すると、WORKBOXの'管理 > 構成員 > 基本情報設定'の職位情報がリストに自動で表示されます。
  • 職位連携を'ON'に設定すると、WORKBOXの基本情報設定画面で職位は照会のみ可能になり、追加/削除/順番変更/保存/キャンセルボタンは表示されません。
  • 職位の連携が不要な場合は設定選択を'OFF'に変更します。

③ WORKBOXと企業情報システムの職位を連携させます。

  • External Keyのマッピングを行います。

    • まず、ダウンロードボタンをクリックしてフォームをダウンロードします。エクセルのフォームに各職位のExternal Keyを入力した後、ファイル添付ボタンをクリックしてアップロードします。アップロードに成功すると、画面にkeyの値が設定されます。

  • 職位連携APIガイドを参照し、職位情報を連携させます。

部署連携

① WORKBOXメニューのDevelopersにアクセスした後、組織連携設定項目の中で部署を選択します。

② 設定選択のデフォルト値はOFFです。クリックしてONに設定します。

  • 部署連携を'ON'に設定すると、WORKBOXの'サービス環境設定 > 構成員/グループ管理 > 組織図'の部署情報がリストに自動で表示されます。
  • 部署連携を'ON'に設定すると、WORKBOXの基本情報設定画面で部署は照会のみ可能になり、追加/削除/順番変更/保存/キャンセルボタンは表示されません。
  • 部署の連携が不要な場合は設定選択を'OFF'に変更します。

③ WORKBOXと企業情報システムの部署を連携させます。

  • External Keyのマッピングを行います。

    • まず、ダウンロードボタンをクリックしてフォームをダウンロードします。エクセルのフォームに各部署のExternal Keyを入力した後、ファイル添付ボタンをクリックしてアップロードします。アップロードに成功すると、画面にkeyの値が設定されます。
    • 現在保存されている部署情報を基準にExternal Keyを登録しなければなりません。External Keyマッピングの段階で従来の部署情報を追加、削除、変更する場合、連携作業が不可能です。

  • 部署連携APIガイドを参照し、部署情報を連携させます。

社員連携

① WORKBOXメニューのDevelopersにアクセスした後、組織連携設定項目の中で社員を選択します。

② 設定選択のデフォルト値はOFFです。クリックしてONに設定します。

  • 社員連携を'ON'に設定すると、WORKBOXの'サービス環境設定 > 構成員/グループ管理 > 構成員管理'に登録されている社員名と業務メールが自動で表示されます。
  • 社員連携を'ON'に設定すると、WORKBOXの社員管理画面で社員は照会のみ可能になります。
  • 社員連携を'ON'に設定すると、WORKBOXの社員情報で社員情報の照会のみ可能になり、情報の修正や削除はできません。社員情報の修正や削除は顧客会社の企業情報システムで行います。
  • 社員の連携が不要な場合は設定選択を'OFF'に変更します。ただし、OFFに変更すると、追加情報の連携に影響がある可能性があります。

③ WORKBOXと企業情報システムの社員情報を連携させます。

  • External Keyのマッピングを行います。

    • まず、ダウンロードボタンをクリックしてフォームをダウンロードします。エクセルのフォームに各社員のExternal Keyを入力した後、ファイル添付ボタンをクリックしてアップロードします。アップロードに成功すると、画面にkeyの値が設定されます。
    • 現在保存されている社員情報を基準にExternal Keyを登録しなければなりません。External Keyマッピングの段階で従来の社員情報を追加、削除、変更する場合、連携作業が不可能です。

  • 社員連携APIガイドを参照し、社員情報を連携させます。

組織連携配置の流れ

両システム間の組織情報が連携された後、各項目別の配置作業を行って同期化します。 組織連携は職位-職務-部署-社員の順に日(Day)単位の配置を実行することをお勧めします。各段階で失敗した場合のロールバックプロセスは顧客会社の社内ポリシーに合わせて適用します。ただし、1つの段階で一部失敗した場合(組織の中で一部が失敗)は作業を継続し、1つの段階全体に失敗した場合(組織の全体が失敗)は配置を中断することをお勧めします。

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