目次
ご紹介
NAVERクラウドプラットフォームWORKBOX(以下、WORKBOX)の共有フォルダはユーザーがフォルダおよびファイルを共有し、会社の業務をさらに簡単かつ素早く処理できるようにしてくれます。管理者または使用者(管理者が使用者にも権限を与えた場合)が最上位のフォルダを作成すると、該当のフォルダのメンバーは与えられた権限によって、フォルダ内でフォルダおよびファイルをアップロード、管理できます。
フォルダの作成
1. 新しいフォルダをクリックします。
2. フォルダ作成のためのポップアップウィンドウが現れます。
3. フォルダ名を指定します。フォルダ名は最大30文字まで入力できます。
4. 確認を押して保存します。
リンク共有
1. 共有したいフォルダおよびファイルの横のチェックボックスをクリックします。
2. リンク共有をクリックします。
3. リンク共有のためのポップアップウィンドウが現れます。
4. 共有リンクの説明 : コンテンツ名は選択したフォルダ名がデフォルト値として出力されますが、ユーザーが修正できます。リンク共有の際、コンテンツ名は従来のファイル/フォルダ名と重複しても構いません。
5. 共有リンク : 設定が終わった後、確認ボタンを押すと作成されます。
6. 部外者のアクセス権限 : WORKBOXのメンバーのみアクセスできるように設定するか、WORKBOXに招待されていない部外者のユーザーがOTP認証を経てフォルダにアクセスできるように設定できます。
WORKBOXのメンバーでない外部にリンクを共有したい場合、管理者がサービス環境設定 > ユーザー環境設定 > リンク共有制御タブで外部リンク共有設定を使用に変更します。
OTP認証 : WORKBOXの構成員でない場合、メールによって共有されたリンクを確認した後、OTP認証を使って共有されたフォルダを確認/ダウンロードできます。
※ 発行されたOTPコードを5回以上間違って入力した場合、該当のOTPコードは無効になり、新しいOTPコードの発行を受けなければなりません。
7. リンク満了日設定 : リンクが満了しないように設定したり、満了日を30日、15日、7日以降に設定したり、特定の満了日を指定したりできます。
8. ダウンロード回数設定 : コンテンツをダウンロードできる回数です。最大100回までダウンロード可能です。
9. メールで共有 : メールで共有の横のチェックボックスを選択せずに確認を押しても共有リンクは正常に作成されます。メールで共有を選択する際、受信者のメールアドレスを追加すれば、対象の人に作成したリンクをメールで共有できます。
10. 確認ボタンを押すと、共有リンクが正常に作成されます。
フォルダおよびファイルのダウンロード
1. マウスのカーソルを重ねると表示されるボックスをクリックしてダウンロードボタンを有効にします。
2. ダウンロードボタンを押してフォルダあるいはファイルをダウンロードします。
フォルダおよびファイルのコピー
1. マウスのカーソルを重ねると表示されるボックスをクリックしてコピーボタンを有効にします。
2. コピーボタンをクリックします。
3. フォルダおよびファイルのコピーのためのポップアップウィンドウが作成されます。
4. コピーした後、移動させる新しいフォルダを作成したり、従来のフォルダの中の1つを選択したりできます。
5. 確認を押すと、フォルダあるいはファイルがコピーされます。
- 移動させるフォルダを選択せずに確認を押すと、同一のフォルダの中にコピーしたものが作成されます。
フォルダおよびファイルの削除
1. マウスのカーソルを重ねると表示されるボックスをクリックして削除ボタンを有効にします。
2. 削除ボタンをクリックします。
3. フォルダおよびファイル削除のポップアップウィンドウが現れます。
4. ポップアップウィンドウの下段の削除ボタンを再び押して該当のフォルダあるいはファイルを削除します。
ファイルのアップロード
- 共有フォルダでは最上位のフォルダをまず作成して、そのフォルダの中でのみファイルをアップロードできます。従って、最上位の共有フォルダのリストではファイルアップロードボタンが表示されません。
1. ファイルをアップロードする共有フォルダ内のファイルアップロードボタンをクリックします。
2. ファイルアップロードのためのポップアップウィンドウが現れます。
3. クリックしてファイルをアップロードしてくださいをクリックすると、アップロードするファイルを選択するウィンドウが開かれます。
4. アップロードするファイルを選択すると、ファイル名とアップロードステータスバーが表示されます。
5. アップロードボタンを押してファイルをアップロードします。
フォルダおよびファイルの移動
最上位の共有フォルダは移動させられないため、最上位の共有フォルダのリストでは移動ボタンが表示されません。フォルダおよびファイルの移動は共有フォルダ内の共有フォルダとファイルのみ可能です。
1. マウスのカーソルを重ねると表示されるボックスをクリックして移動ボタンを有効にします。
2. 移動ボタンをクリックします。
3. フォルダおよびファイルの移動のためのポップアップウィンドウが作成されます。
4. フォルダあるいはファイルを移動させるフォルダをクリックし、該当のフォルダに移動します。
- ダブルクリックすると、下位のフォルダを選択できます。
5. 上段の共有フォルダの横にあるフォルダのアイコンの矢印表示をクリックすると、上位のフォルダに移動させられます。
6. 新しいフォルダボタンをクリックしてフォルダを新しく作成した後、新しく作成されたフォルダに移動させられます。
7. 確認を押してフォルダあるいはファイルを移動させます。
フォルダおよびファイルの名前の変更
1. 名前を変更したいフォルダおよびファイルにマウスのカーソルを重ね、フォルダおよびファイル名の横にペン模様のアイコンが現れたらアイコンをクリックします。
2.名前を変更できるようにウィンドウが変わったら、ご希望の名前にフォルダ名を修正します。
3. 右側のチェック模様のアイコンを押すと、変更された名前が適用されます。
4. 名前を変更したくない場合はチェックのアイコンの横にあるXアイコンをクリックします。名前は変更されず、元のフォルダおよびファイル名に戻ります。
ファイルのバージョンの使用
WORKBOXウェブページへのアクセス
ポータルにアクセスしてログインした後、右上の Console にアクセスし、My Productの中のWORKBOXをクリックします。
上段のWORKBOXにショートカットをクリックします。
WORKBOXウェブページにアクセスしてログインした後、左側のメニューバーの中の共有フォルダに入り、対象のフォルダをクリックします。
ファイルのバージョンの使用
1. バージョンを管理したいフォルダを選択します。
2. フォルダの中で以前のバージョンに復元したいファイルを選択します。
3. 画面の上段にある時計模様のアイコンのバージョンボタンをクリックします。
バージョンの履歴を確認
4. 管理者が設定した周期によるファイルの以前の履歴がすべて表示されます。
5. 復元したいファイルの以前のバージョンを選択した後、修正日の横にある黒色の復元ボタンをクリックします。
6. 復元のポップアップウィンドウが現れたら、下段の確認ボタンを押して該当のバージョンのファイルを復元します。
復元を確認
1. バージョン管理の履歴から復元したいバージョンを確認します。
2. 復元したい以前のバージョンのファイルの右側にある黒色の復元ボタンをクリックします。
3. 選択したバージョンのファイルが最も最近のバージョンのファイル名に復元されます。
- 最も最近のバージョンのファイルは以前のバージョンの復元と同時にバージョン管理の新しいファイルの履歴に含まれます。
重要コンテンツの表示
1. 対象のフォルダおよびファイルにマウスのカーソルを重ねます。
2. 右側に表示される星のアイコンをクリックすると、該当のフォルダおよびファイルが重要コンテンツに指定されます。
3. 重要コンテンツのフォルダおよびファイルには黄色の星のアイコンが常に表示され、アクセスの際に重要コンテンツが上段に表示されるので、該当のフォルダおよびファイルに直ちに接続できます。
リンク管理
'リンク管理'は、上記で説明した'リンク共有'で共有したリンクを管理する画面であり、ユーザーは自分が作成したリンクのリストを確認、修正できます。
1. 共有フォルダの横のリンクのアイコンをクリックします。
2. リンク管理ページに移動します。
3. 管理ボタンをクリックすると、'リンク共有'メニューでリンク共有ボタンをクリックした際に表示されるポップアップが同じように現れ、すでに設定したリンク共有関連設定の内容を変更することができます。
- 共有したリンクの部外者アクセス権限、リンク満了日、ダウンロード回数設定などを変更したりメールでリンクを追加的に共有したい場合に使えます。
- リンク共有関連設定の詳しい内容は上記の'リンク共有'の説明をご参考ください。
4. 削除ボタンをクリックすると、共有したリンクが削除されます。
フォルダ別のメンバーのリストの確認
フォルダ別のメンバーのリストは、各共有フォルダ別のメンバーを確認できる機能で、マスターがメンバーを追加したレベルによってリストを確認することができます。個人メンバー別に追加した場合はメンバータブを、組織図に従って部署別に追加した場合は組織図タブを、グループ別に追加した場合はグループタブを押すとメンバーを確認できます。
共有フォルダのメンバーのリストをメンバー別に確認
1. メンバーのリストを確認したい共有フォルダに入って右上の'マイアカウント'の下にある構成員リストボタンをクリックすると、メンバーのリストを確認できるポップアップウィンドウが表示されます。
2. 構成員タブをクリックすると、マスターが個人メンバー単位で追加したメンバーのリストを確認できます。
3. メンバータブのリストでは個人メンバー単位で追加したメンバーの基本情報を一緒に確認できます。マスターは個人メンバー単位にデフォルト値として追加されています。
共有フォルダのメンバーのリストを部署別に確認
1. メンバーのリストを確認したい共有フォルダに入って右上の'マイアカウント'の下にある構成員リストボタンをクリックすると、メンバーのリストを確認できるポップアップウィンドウが表示されます。
2. 組織図タブをクリックすると、マスターが部署単位で追加したメンバーのリストを確認できます。
3. 組織図タブのリストでは追加した部署と追加した該当の部署のメンバーの数を確認できます。
4. 広げて表示アイコンをクリックすると、該当の部署に属するメンバーの詳細情報を確認できます。
共有フォルダのメンバーのリストをグループ別に確認
1. メンバーのリストを確認したい共有フォルダに入って右上の'マイアカウント'の下にある構成員リストボタンをクリックすると、メンバーのリストを確認できるポップアップウィンドウが表示されます。
2. グループタブをクリックすると、マスターがグループ単位で追加したメンバーのリストを確認できます。
3. グループタブのリストでは追加したグループと追加した該当のグループのメンバーの数を確認できます。
4. 広げて表示アイコンをクリックすると、該当のグループに属するメンバーの詳細情報を確認できます。
フォルダ別のアクセス権限設定
フォルダ別のアクセス権限設定はマスター(該当のフォルダを作成したユーザー)の権限を持ったユーザーのみ使用できる機能です。該当のフォルダの修正権限者には権限設定の機能が提供されません。つまり、特定のフォルダに共有対象者を追加/削除したり従来与えられた権限/閲覧のレベルを修正する機能は該当のフォルダを作成したユーザーのみ活用できます。権限設定の際、マスターの必要に合わせて、個人別のメンバー管理、組織別のメンバー管理、グループ別のメンバー管理などと選択できます。
メンバー別の権限設定
1. マスターのみに表示される、右上のアカウントの下にある権限設定ボタンをクリックすると、フォルダへのアクセス権限を設定できます。
2. メンバー別に共有対象者を追加したい場合は構成員タブを押して名前またはメールでメンバーを検索し、 + ボタンを押して追加します。
3. 追加すると下のリストにメンバーが表示され、フォルダ権限ボックスの矢印を押せば修正または閲覧権限に権限を設定できます。
- マスター: 該当のフォルダのメンバーの追加、コンテンツ管理などの権限を持ちます。
- 修正: コンテンツの修正、削除、ダウンロードの権限を持ちます。
- 閲覧: コンテンツのダウンロードの権限のみを持ちます。
4. リストに追加された従来のメンバーの権限を変更したい場合は該当のメンバーの権限項目ボックスの矢印を押して修正または閲覧権限に変更します。
5. リストに追加されたメンバーを削除したい場合は削除ボタンをクリックして該当のメンバーをリストから削除します。
- ただし、マスターはメンバーから削除できません。
6. 完了ボタンを押して権限設定の内容を保存します。
部署別の権限設定
1. マスターのみに表示される、右上のアカウントの下にある権限設定ボタンをクリックすると、フォルダへのアクセス権限を設定できます。
2. 組織別に共有対象者を追加したい場合は組織図タブを押して該当の部署をクリックし、追加ボタンを押して追加します。
3. 追加すると下のリストに追加した部署が表示され、権限項目ボックスの矢印を押せば修正または閲覧権限に権限を設定できます。その部署に属するユーザーすべてに権限設定の内容が一括適用されます。
- マスター: 該当のフォルダのメンバーの追加、コンテンツ管理などの権限を持ちます。
- 修正: コンテンツの修正、削除、ダウンロードの権限を持ちます。
- 閲覧: コンテンツのダウンロードの権限のみを持ちます。
4. リストに追加された従来の部署の権限を変更したい場合は該当の部署の権限項目ボックスの矢印を押して修正または閲覧権限に変更します。
5. リストに追加された部署を削除したい場合は削除ボタンをクリックして該当の部署をリストから削除します。
6. 完了ボタンを押して権限設定の内容を保存します。
グループ別の権限設定
1. マスターのみに表示される、右上のアカウントの下にある権限設定ボタンをクリックすると、フォルダへのアクセス権限を設定できます。
2. グループ別に共有対象者を追加したい場合はグループタブを押して該当のグループをクリックし、追加ボタンを押して追加します。
3. 追加すると下のリストに追加したグループが表示され、権限項目ボックスの矢印を押せば修正または閲覧権限に権限を設定できます。そのグループに属するユーザーすべてに権限設定の内容が一括適用されます。
- マスター: 該当のフォルダのメンバーの追加、コンテンツ管理などの権限を持ちます。
- 修正: コンテンツの修正、削除、ダウンロードの権限を持ちます。
- 閲覧: コンテンツのダウンロードの権限のみを持ちます。
4. リストに追加された従来のグループの権限を変更したい場合は該当のグループの権限項目ボックスの矢印を押して修正または閲覧権限に変更します。
5. リストに追加されたグループを削除したい場合は削除ボタンをクリックして該当のグループをリストから削除します。
6. 完了ボタンを押して権限設定の内容を保存します。
