使用前に

Q. 不在の申込みをしなければなりませんが、WORKPLACEにアクセスできない状況にあります。

  • WORKPLACEは管理者による不在申込みを提供しています。不在の申込みが難しい場合は、管理者にお願いしてください。

Q. 保存したワークフローに問題があって文書を取り消ししたいです。

  • ワークフローの進行状況によって文書取り消しの方法が異なります。もし保存した文書に[削除]ボタンがあれば直接取り消しできます。

Q. 外勤務が多いユーザーです。外勤務で不在日程を残したいのですがどうすれば良いですか?

  • 不在書式で提供する項目は会社管理者の設定によって追加したり変更することができます。画面下段の’問い合わせる’を利用して管理者にお問い合わせください。

Q. 'Reports To'とは何ですか?

  • 報告対象を意味し、業務報告をする上位社員をReports Toで表し、Reports To (person)を省略して呼びます。個人間の報告ラインで組織を構成する場合は社員別Reports Toを設定し、これを活用した自動決裁ラインを作成します。2名以上のReports Toの設定ができ、マトリックス組織で活用度が高く、文書処理の際により適切な処理者を選択してワークフローを進めることができます。

紹介

WORKPLALCEのワークフロー文書の作成と取り消しの方法をワークフロープロセスに沿ってご説明します。

  • 'マイスペース'の作成するからワークフロー書式を選択して文書を作成します。文書作成の理解のためにサンプルを提供します。'WORKPLACEを使用する > 書式活用Case' ガイドをご参照ください。

  • 文書処理に必須で含まれるべき対象はワークフロー管理者によって基本設定されて提供されます。基本設定された対象は削除できません。文書の作成者と処理者によって処理者の追加及び処理手順の変更をすることができます。

  • 共有設定は文書作成者と処理者すべてが自由に修正でき、文書を最後に処理した人の設定値で共有されます。処理完了後は設定の変更は不可能で、一部共有で設定した文書の場合のみ共有者を追加できます。 'WORKPLACEを使用する > 共有する'ガイドをご参照ください。

  • 進行中の文書は処理が完了する前まで取り消しできます。処理者の中の一人でも処理を完了したか、または文書が完了された場合、 WORKPLACEを使用する> ワークフロー文書の作成ガイドの 'ワークフロー文書の取り消し' 部分をご参照ください。

ワークフロー文書の作成

Step 1. ワークフロー書式の選択

画面左側の文書を作成メニューをクリックして文書書式の選択画面から作成する書式を選択します。

WORKPLACEでデフォルトとして提供する書式は不在日程/証明書の申込み/勤務計画及び結果の申込み/費用計画及び精算の申込み/一般書式があります。勤務/費用書式の一部は管理者が使用に変更した場合のみ表示されます。会社運営に必要な追加書式は管理者が作成して使用できます。作成する書式を選択します。

または 私のスペース書式へショートカットカードが設定されている場合、作成する書式を選択します。書式へショートカットは休暇、出張、在宅勤務または費用精算の申込みなど使用頻度の高い書式をホーム画面に個人が直接設定できます。設定方法は 私のスペースの紹介をご確認ください。

  • 一般: 会社の同意が必要であったり共有する必要がある業務について使う書式です。(例:教育の申込み、備品の申込み、事業関連)書式を作るを通じた書式とは異なり、区別を入れて活用できます。
  • 不在日程: 年次休暇、出張、病気休暇、在宅勤務など全ての不在を処理する書式です。
  • 費用計画申請: 使用する経費に関する計画を申込む書式です。参加者に予め支出計画を共有できます。
  • 費用精算申請: 業務上支出した経費を申込む書式です。法人カード、個人カード、現金など多様な証明資料で使用した費用を精算できます。カード会社と連動した場合、承認されたカードの内訳で迅速に精算できます。費用計画が作成されたら処理された計画文書情報を基に精算の申込みをすることができます。
  • 勤務計画申請: 休日、休務日に勤務する計画があったり、勤労日に時間外勤務をする必要のある場合、予め勤務計画の申込み書式で勤務計画を登録します。勤務計画を登録していない日付で時間外勤務の結果を申込むことはできません。
  • 勤務結果申請: 出退勤記録の変更を申込んだり、勤労日に延長勤務、または休日に勤務した場合、時間外勤務を労働時間として認めてもらうための書式です。処理者が’同意’する前でも文書を保存すると勤務の現況に反映され。’拒否’すると反映内訳が取り消されます。

Step 2. 内容の作成

    • ファイルの添付 : 文書作成の際に関連したファイルの添付が必要な場合は添付します。マウスでファイルをドラッグ&ドロップして添付できます。
  • 関連文書を探す : 文書作成の際に作成者と関連した全ての文書リストの中から関連文書を探して添付することによって文書処理に役立ちます。
    • 関連文書を探すボタンをクリックします。
    • ポップアップから関連文書を選択します。
    • 関係した文書を添付すると、現在作成している文書の処理者に関連文書照会の権限が与えられて処理の際に参考にできます。
  • 説明領域 : 文書作成に関する注意事項などの説明が表示される領域であり、ワークフロー管理者が設定します。詳しくは 説明領域の管理 ガイドをご確認ください。

Step 3. 処理者を選択

担当者を指定をクリックします。

編集: 処理する人を追加する際は 編集をクリックします。

  • 管理者が既に作成者の部署長であったり、Reports Toを設定しておいた場合は処理する人が予め指定されていることがあります。

  • 作成者のReports Toが2名以上設定された場合は名前がすぐ表示されないので、文書処理により適切な人を選択する必要があります。

③社員名を入力して処理者を検索及び選択します。

④ 自動同意:処理者の中で自動同意する人を選択します。

  • 自動同意に処理される場合、処理者には残っていますが、別途同意する必要はありません。
  • 自動同意処理された社員には自動同意されたという案内が提供されます。
  • 自動同意は一般的に決裁サービスの'参照決裁'と同じで、決裁ラインにはありますが、同意(承認)業務はしない場合に活用できます。

削除: 処理者から除外する際は処理者リストから選択を解除後に確認ボタンをクリックして保存します。

手順の変更: 処理する手順を変更する際は、処理者リストから順番を変更する人を選択して矢印ボタンを使って順番を変更します。

⑦ [確認]をクリックして処理者の編集を保存します。

Step 4. 共有設定

担当者を指定をクリックします。

② 現在設定された共有の設定値が表示されます。

③ 共有値を選択します(全体共有/一部共有/共有しない)。

  • 共有値は文書の最後の処理者が設定した共有値で共有されます。

④ 一部共有を選択の際は共有する対象選択のための検索ウィンドウが有効化されます。

  • 共有する組織名または社員名で検索できます。
    • 組織名で検索の際、組織員が共有対象リストに追加されます。
    • 共有する組織に下位組織を含む場合、'下位組織を含む'にチェックすると下位組織の組織員まで全て共有対象に追加できます。
    • 追加された共有者の 通知 画面に通知が生成されます。
  • 完了した文書の共有設定は変更が不可能で、一部共有の場合は文書完了後も共有者を追加できます。

Step 5. 保存する

全ての項目の作成及び設定が完了したら保存ボタンをクリックします。

保存をクリックすると処理者と共有する人を確認できるポップアップウィンドウが表示されます。

② 文書を処理する人が表示されます。

  • 文書作成の際に処理する人が抜けていたとしてもこのポップアップから処理する人を選択できます。

③ 確認ボタンをクリックします。

Step 6. 進行中の文書

① 進行中の文書は 文書をみる > 進行中から確認できます。

② 処理状態は 処理予定/処理する/処理したで区別されます。

  • 処理予定: 自分が処理者に含まれていて、まだ処理順番が回ってきていない文書です。自分の処理順番になったら’処理する’に変更されます。 'マイスペース > 処理する文書' 領域に通知が生成されます。

  • 処理する: 自分が処理すべき文書です。 'マイスペース > 処理する文書'領域に通知が生成されます。処理後は’処理した’に状態が変更されます。

  • 処理した: 自分が処理完了した文書です。次の順番の処理者に転送された状態です。

'処理者'では処理する人の名前と現在の進行状態を視覚的に伝えます。

  • 次数別 Reports Toが複数名の場合、前の段階の社員が処理する人を選択する前までは人の名前が表記されず、次数別 Reports Toが現れます。処理者が決まった時点で社員名が変更されて表示されます。

Step 7. 文書の完了

文書の処理が完了または拒否されたら 通知 画面から通知内訳を確認でき、通知メールが送信されます。完了した文書は [私のスペース] > [完了した文書] 画面に保管され、ワークフロー書式によって 勤務管理 > 私の不在記録 または費用管理 > 費用計画状況、費用精算状況で文書内容に反映されます。

完了した文書 画面で完了された文書の処理状態(完了、拒否、取り消し)を確認できます。

② 文書の処理が完了したら 通知 画面に通知が生成されて通知メールが送信されます。ホーム画面の 今週の通知内訳 カードをクリックして確認します。

③ '私の不在記録' 領域で自分の不在日程の共有内訳を確認できます。

  • 不在日が回ってきていない不在日程文書の’処理の委任’と’不在メッセージ’を’マイ不在日程’領域で変更できます。

  • 同じ日付に異なる不在区分の日程がある場合、委任事項と不在メッセージが最新登録情報で維持されます。

  • 不在メッセージ及び委任設定は文書の作成時点で登録されます。

費用計画状況 画面で費用計画の申込みの処理状態を確認できます。

費用精算状況 画面で費用精算の申込みの要約情報と処理状態(申込み/完了/拒否)を確認できます。

  • 申込み: 文書が保存されて、処理者によってワークフローが進行中の件です。
  • 完了: 最終ワークフローまで処理が完了してワークフローが完了した件です。
  • 拒否: 処理者によってワークフローが拒否された場合は次の日にリストから消えます。

文書の取り消し

ワークフローの進行状態によって文書取り消しの方法が異なります。 文書をみる > 進行中から進行状況を確認して、状況別ガイドをご参照ください。

  • 処理者の中で一番目に処理する人が文書の処理前である場合: 文書を開いて [削除]をクリックして文書を取り消します。処理者が処理を進めた場合、[削除] ボタンが消えます。

  • 処理者によって 処理進行中: 文書をみる > 進行中で現在の順番の処理者を確認できます。名前に強調の表示がされます。当該ユーザーに’拒否’処理をリクエストします。

  • 文書を完了: '文書をみる > 進行中'から文書を探せないとしたら文書が完了した件です。管理者に文書の取り消しをリクエストします。

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