使用に先立ち

Q. 休暇中には決裁処理が困難な状況です。処理する方法があるのでしょうか。

  • 不在日程を作成する際に委任者を設定してください。本人の不在中に指定した委任者に処理要請が送られます。委任者がドキュメントを処理しても処理プロセスは閲覧できます。
  • 席を外してもWORKPLACEモバイルおよびメール決裁機能を使って手軽に処理できます。

Q. 決裁を委任された利用者が不在状態になると委任設定がキャンセルされますか。

  • 委任者に指定された利用者が不在である場合、ドキュメントの進行可否を管理者が把握して担当者を委任することができるよう、自動で管理者に通知します。

Q. 「Reports To」とは何ですか。

  • 報告対象を意味するもので、業務報告をする上位の社員をReports Toと表現し、Reports To(person)を略して指す言葉です。個人同士の報告ラインで組織を構成する場合は社員別Reports Toを設定し、それを使った自動決裁ラインが構成できます。2名以上のReports Toを設定することができるためマトリックス組織における活用度が高く、ドキュメントの処理時により適した処理者を選択してワークフローを進めることができます。

Q. ドキュメントの処理を委任されましたが、次に処理する者が自分のManagerではありません。

  • ワークフローの処理を委任された場合、委任された者は席を外した社員の代わりにドキュメントを処理するものなので、次の処理は席を外した社員のManager(Reports to)になります。もし、席を外した社員のReports toが2名以上であれば委任された者が代わりに選択する必要があります。

紹介

ドキュメントの処理要請は[私のスペース] > [TODO]の通知またはEメールで知らされます。ウェブ、モバイル、Eメール画面での速やかな意思決定およびドキュメントの処理ができます。本節ではウェブとEメールによるワークフローの処理方法について説明します。

モバイルでのドキュメント処理方式はウェブと同じで、詳細は「WORKPLACEモバイル > ドキュメントの処理」 ガイドをご参考ください。

ワークフローの処理プロセス

ワークフローの同意/拒絶/委任

Step 1. ワークフローの処理要請の受信

私のスペース(処理するドキュメント)の通知

  • ワークフローの処理要請を受信するとマイスペース > 処理するドキュメントエリアに通知が立ち上がります。
  • 通知をクリックすると該当するワークフローのドキュメントに移動します。

メールのお知らせ

  • ワークフローの処理要請Eメールが送信されます。Eメール画面でドキュメント内容の確認および処理(同意/拒絶/委任)ができます。
  • ドキュメントへのショートカットボタンをクリックすると、WORKPLACEに移動してワークフローのドキュメントを確認することができます。

モバイルPush通知

  • ワークフローの処理要請を受信すると、WORKPLACEのモバイルアプリを利用する場合、Push通知が送信されます。
  • モバイルでPushをクリックすると、モバイルアプリの該当ドキュメントに移動してワークフローのドキュメントを確認することができます。

Step 2. 内容検討

① ワークフロードキュメントの内容が表示されます。

編集アイコンをクリックして処理する者を追加するか削除することができます。

  • 管理者が決裁先を「N次Reports to」と設定した場合、作成者に2名以上Reports to(Manager)が存在すれば必ず1名を選択しなければなりません。

処理のコメントを入力するエリアです。処理コメントはドキュメントの作成者とドキュメントを処理する対象のみんな閲覧できます。

④ 設定された共有の範囲を確認するか共有の範囲を修正することができます。

印刷をクリックして該当ドキュメントを印刷します。

Step 3. ワークフローの処理

同意/拒絶/委任から1つのボタンをクリックしてワークフローを処理します。

  • 同意:ドキュメントの内容を承認します。
  • 拒絶:ドキュメントの内容を拒絶します。
  • 委任:ワークフローの処理を他の対象に委任します。

② 処理の委任が必要であれば委任をクリックして、委任者を検索して選択します。

  • 委任者にワークフローの処理要請を知らせるメールが送られ、委任者の「マイスペース > 処理するドキュメント」のエリアにワークフロー処理要請のお知らせが立ち上がります。
  • ワークフローの進行状況は委任者とワークフローを委任した対象のみんなが「ドキュメント照会 > 進行中」からご確認できます。
  • ワークフローが完了すると、委任者とワークフローを委任した対象みんなの通知画面に通知が立ち上がります。

自動同意で処理される場合、処理する者には残っていますが別途同意をする必要はありません。

  • 自動同意された社員には自動で同意処理されたという案内が送られます。
  • 自動同意は通常決裁サービスの「参照決裁」と同様で、決裁先には入ってあるが同意(承認)業務は行わない場合に利用できます。

④ 次に処理する者が2名である場合は「Reports To選択」でドキュメントの処理に適した処理者と委任された者が代わりに選択しなければなりません。

処理するドキュメントが費用精算の申込あるいは費用計画申込のドキュメントである場合、会社の監査規定に違反する内容が含まれたときに完了したドキュメントの照会画面に監査違反のアイコンが表示され、ドキュメントを処理する前にクリックして内容を事前に確認します。監査違反アイコンはドキュメント処理段階にのみ表示され、処理完了後には表示されません。

Step 4. ワークフローの完了

① ワークフローが完了すると、ドキュメント作成者と処理した者みんなの「通知」画面に通知が立ち上がります。

② ワークフローのドキュメントは「全体」または「完了」のドキュメントボックスで確認できます。

Step 5.共有

  • ワークフロー完了の件は「最新の共有ニュース」で共有されます。全体共有でない場合は錠前の形で区別されます。
  • 社員たちは「最新の共有ニュース」でドキュメントを閲覧して共有コメントを書き込むことができます。ドキュメントの閲覧およびコメントの作成可否は共有設定により変わります。詳細は「WORKPLACEの利用 > 共有」ガイドをご参考ください。
  • 本日のタイミングで確認すべき情報を中心に立ち並びます。

関連情報に移動

下記のガイドで関係情報が確認できます。

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