使用に先立ち

Q. 処理が完了したワークフローは一部の利用者にのみ共有できますか。

  • ワークフロードキュメントの共有設定はドキュメントの作成者と処理者が自由に変更できますが、最終処理者の設定値で共有され、完了後には共有を変更することができません。ただ、一部共有の設定になっている場合、共有者を追加することができます。(「共有しない」で設定されたドキュメントは共有者が追加できない)

共有設定

WORKPLACEならではのワークフロー「共有」および「共有意見」で社内コミュニケーションが強化されます。ドキュメント別に共有範囲(全体共有 / 一部共有 / 共有しない)を設定することができるので情報の共有と情報セキュリティを共に満足することができます。

とくに「最新の共有ニュース」では「今日」完了したワークフローを提供して確認が必要な最低限の情報を明確に伝達します。社員たちは自由に共有コメントを利用して同僚とコミュニケーションを取り合います。[私のスペース] > [すべての文書]でも確認できます。

  • 共有設定はドキュメントの作成者と処理者により修正でき、最終処理者が設定した値で処理されます。

    • ドキュメント保存:ドキュメント作成者の共有設定
    • ワークフロー進行中:処理者による共有設定の変更可能
    • ワークフロー完了:共有設定の変更不能/ ただ、「一部共有」で設定された場合は共有者追加可能
  • 共有設定は全体共有 / 一部共有 / 共有しないで区別されます。

    • 全体共有:WORKPLACEの全利用者がドキュメントを閲覧し、共有コメントを作成します。
    • 一部共有:指定した特定対象者のみドキュメントを閲覧し、共有コメントを作成します。ワークフローを完了してからも共有者追加といった共有設定は変更できます。
    • 共有しない:処理する者に含まれた利用者のみ閲覧できます。

共有者追加の方法

ワークフローが完了したドキュメントのうち「一部共有」と設定された場合は共有者を追加することができます。「すべての文書」ボックス、「完了した文書」ボックスまたは「最新の共有ニュース」から共有者を追加するドキュメントを開きます。

開くをクリックします。

② 「一部共有」に設定された場合、共有者が追加できます。

  • 処理が完了したドキュメントは共有設定が変更できません。
  • 従来設定していた共有者は削除できません。

③ 共有者として追加する対象を検索して追加します。

  • 共有する組織名または社員名で検索できます。
    • 組織名で検索する際は該当組織の社員が共有対象のリストに表示されます。
    • 共有する組織に下位組織を含む場合、「下位組織を含む」にチェックを入れると下位組織の組織員までみんな共有対象に追加することができます。
    • 追加された共有者の通知画面に通知が立ち上がります。

共有コメント

ワークフローが完了すると設定された共有対象は共有コメントを書き込んで意見を交わすことができます。共有コメントの書き込み機能はメッセンジャーと似ているUIおよびデザインで、社員たちの参加を促します。 不在日程のワークフローをアップデートするとワークフローと不在日程の共有が同時に行われます。同僚の慶弔休暇申込書にお祝いのメッセージを書き込んでください。

Step 1. ドキュメントの選択

  • 「最新の共有ニュース」または「すべての文書」、「完了した文書」のドキュメントボックスからワークフロー処理完了ドキュメントを選択します。
  • ワークフローが進んでいるドキュメントは共有コメントを書き込むことができません。

Step 2. 共有コメントの書き込み

  • 「最新の共有ニュース」からドキュメントを選択すると、該当ドキュメントの照会画面に移動します。
  • 画面の右側に共有コメントのエリアがあります。スクロールボタンをクリックして以前作成された共有意見を確認することができます。
  • 共有コメントリストの入力フィールドに共有コメントを書き込んで確認ボタンをクリックします。
  • 共有コメントが書き込まれたら、ドキュメントの作成者と共有コメントの作成者の通知画面に通知が立ち上がります。
  • 自分が書き込んだ共有コメントには[X]ボタンが表示されます。削除の際に使います。

Step 3. 共有コメントの確認

  • 共有コメントが書き込まれたら、ドキュメントの作成者と該当ドキュメントにコメントを書き込んだ者の通知画面に通知が立ち上がります。

関係情報へのショートカット

下記のガイドから関係情報がご確認できます。

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