使用に先立ち

Q. ドキュメントボックスのドキュメントを削除することができますか。

  • WORKPLACEで作成されたすべてのドキュメントはアーカイブに移動され、利用者個人が削除することはできません。唯一、削除できる場合はドキュメントを保存して処理する者が一人も処理していないときのみになっています。ドキュメントボックスのドキュメントは、ワークフローの管理者がドキュメントの「表示」/「非表示」機能を使って利用者と管理者の画面全体で見えないように処理することができます。

Q. ドキュメント処理が進んでいますが、内容を少しだけ変更したいです。ドキュメントの内容を修正することができますか。

  • 登録済みのドキュメントは修正できません。処理中のドキュメント内容を必ず修正しなければならない場合、処理者に「拒絶」処理を要請してから新しくドキュメントを作成する必要があります。決裁ドキュメントは企業の重要情報として利用されますが、処理中のドキュメントが修正できるようになると修正と決裁が同時に行われる恐れがあるため、決裁ドキュメントに混乱が生じかねません。

ドキュメントボックスの紹介

WORKPLACEはワークフロードキュメントの処理状態により全体/進行中/完了のドキュメントボックスが自動で分類・保存されます。 WORKPLACEの右側にあるメニューからそれぞれのドキュメントボックスに移動でき、ドキュメントボックス別の検索機能を提供します。

すべての文書

  • 自分が作成したか処理する者に含まれたドキュメントと、共有してもらったドキュメントを確認して印刷することができます。
  • 「最新の共有ニュース」に過去/現在のタイミングに表示されるすべてのドキュメントが照会できます。
  • ステータス別、書式別、作成者やドキュメント番号、タイトルで検索できます。

進行中文書

  • 自分が作成したか処理する者に含まれたドキュメントのうち、ワークフローが進行中である件の進行状況を確認します。
  • ワークフローのステータスは処理予定/処理する/処理済みで区別されます。
  • 処理する者のラインからワークフローの進行状況が視覚的に表現され、ワークフローの進行状況が速やかに把握できます。
  • 処理する者のラインの利用者が画面より長い場合、右にたたむボタンが作られます。たたむボタンを開いてワークフロー ラインの全処理者を確認することができます。

  • 処理済み:ワークフローを処理して次の処理者にワークフローが移動した状態です。
  • 処理する:ワークフローを処理しなければならないドキュメントです。マイスペース > 処理するドキュメントエリアからも確認できます。「処理する」ドキュメントを処理すると「処理済み」に変わります。
  • 処理予定:処理する者として自分が含まれたドキュメントで、順番が回ってきていない処理するドキュメントです。
  • 次数別のReports Toが複数人数である場合、前段階の社員が処理する者を選択する前までは氏名が表示されず、次数別のReports Toで表現されます。処理する者が決まったタイミングで社員名に変更して表示されます。

完了した文書

  • 自分が作成した、または処理したドキュメント のうちワークフローが完了した(同意/拒絶)ドキュメントが保存されます。
  • 同僚から共有してもらったドキュメントを確認することができます。

ドキュメントの照会

ドキュメントの内容および処理した者のリスト、共有コメント、情報変更の内訳を確認します。

① 共有コメントを書き込むか、以前書き込んだ共有コメントを削除します。他の社員が作成した共有コメントを確認します。

印刷をクリックして 印刷プレビューを確認してドキュメントを印刷します。共有コメントの表示可否が選択できます。

  • 「WORKPLACEの管理 > 会社ロゴおよびカラー管理」で会社のロゴ画像をPCに適用した場合、ドキュメントをプリントアウトすると左上に会社のロゴ画像が表示されます。

業務ドキュメントの照会

WORKPLACEから基本提供する書式(不在日程、勤務結果の申込、費用精算の申込など)の他、会社が作った書式で作成されたドキュメントを照会します。

① 書式別の照会権限を与えられ、書式を「使用」に設定した場合、社員に[マイスペース] > [ドキュメントの照会] > [業務ドキュメント の照会]メニューが表示されます。会社がその書式を「使用しない」に設定した場合、このメニューが表示されません。

② 照会する書式を選択します。1つ以上の書式に対する照会権限がある場合は照会する書式を選択しなければなりません。

③ 検索する条件を入力して照会します。作成日/作成者/ドキュメント のタイトルは基本的に提供される検索項目で、設定により「テキスト」入力形式の検索項目が追加されることがあります。

④ ドキュメントの照会結果です。作成日/作成者/ドキュメントのタイトルは基本的に提供される結果項目で、会社の設定により書式別結果項目が追加されることがあります。ただし、結果項目に表、案内文章、スマートエディターコンポーネントは提供されません。

⑤ [照会]ボタンを押してドキュメントの詳細を確認します。

関係情報へのショートカット

下記のガイドから関係情報が確認できます。

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