費用計画申請

業務で使う経費についての計画を提出して参加者に予め費用の使用計画を共有することができます。

文書作成 > 費用計画申請またはホーム画面に費用計画の申込へのショートカットがある場合に選択します。

② 利用者が兼職である場合は部署を選択します。所属部署が1つである場合は部署選択が表示されません。

③ 費用計画の申込タイトルを入力します。(例:企画チームの食事会費用計画を申込みます。)

  • タイトルは選択値で、利用者が入力しなければシステムが指定したタイトルが自動入力されます。

④ 費用計画を申込む費用の帰属部署を選択します。

  • 2つ以上の部署に所属している場合、兼職部署の選択と共に費用の帰属部署を選択します。費用計画の内容に適した費用の帰属部署を選択してください。
  • 費用の帰属部署が明確である場合は(所属部署が1つ)部署選択ウィンドウが立ち上がりません。

⑤ 費用計画の精算予想日程を入力します。開始日を入力すると終了日は7日後の日付に自動設定され、修正できます。設定した予想日程内に精算しないと該当の費用計画は精算できません。

費用項目の追加ボタンをクリックすると費用項目の追加ボタンの上に内訳1作成エリアが表示されます。

⑦ 費用項目を選択します。

  • 費用項目の選択により外部の人および参加者を追加することができ、外部者および参加者の追加可否は費用管理者により設定されます。費用項目についての詳細は「費用項目のコード管理」ガイドをご参照ください。
  • 選択した帰属部署に予算が当てられた場合、該当費用項目の精算予定日の可用予算が表示されます。可用予算は、繰り越し可否より該当タイミングに当てられた予算金額から該当のタイミングまで執行された金額の差額で表示されます。

⑧ 使用する金額を入力します。金額は会社が設定した基準通貨で入力します。

⑨ 選択された費用項目により外部者および参加者の追加エリアが表示されます。請託禁止法の対象者が含まれたか、内外の参加者が誰なのかを入力します。

  • 請託禁止法の対象者は、不正請託および金品などの授受禁止に関する法律に従い、公共機関、メディア、公/私立学校の役職員およびその配偶者が精算対象に含まれた場合に選択できます。
  • 参加者は内部の役職員、外部者を個別に登録することができ、登録者の本人は基本参加者に設定されます。費用項目により外部者と参加者を追加することができる場合が管理者により設定され、必須入力項目ではありません。
  • 内部者の場合は自動完成により入力することができ、部署入力時は部署の構成員全体が参加者に追加されます。
  • 外部者の場合、所属と名前を入力してから追加ボタンをクリックして参加者に追加します。
  • Xをクリックして参加者を削除します。

⑩ 該当費用の計画内訳について詳細を記載する必要がある際に入力します。

⑪ 追加で申し込む費用計画がある場合、費用項目の追加ボタンを押すと内訳1の下に内訳2のエリアが追加され、⑦~⑨を繰り返します。

⑫ 削除が必要な内訳がある場合はXボタンを押して削除します。

⑬ 申込む内訳が3件以上の場合はたたむを押して詳細内容は隠し要約だけ見ることができます。

⑭ 費用計画に関して処理する人に残すべき事由を入力します。

⑮ すでに処理された関係ドキュメントがあれば登録します。

担当者指定をクリックして処理する者および共有範囲を設定します。

  • 処理する者は費用管理者の設定により定められ、内容により基本決裁先とは異なる決裁先(例:代表取締役の決裁が含まれた違反決裁先)が適用できます。決裁先はワークフローの管理者が設定し、詳細は「決裁先設定」ガイドをご参照ください。

臨時保存ボタンをクリックすると内容を臨時保存リストに追加することができ、以前臨時保存した内容を呼び出して編集することもできます。[保存]ボタンをクリックして監査項目の違反可否にチェックしてから費用計画の申込を完了します。

  • 監査項目はWORKPLACEの導入時に設定されていないので、費用管理者が会社の内部規定に合わせて費用項目別の監査項目を設定する必要があります。詳細は「監査項目管理」ガイドをご参照ください。
  • 費用計画段階に適用される監査は外部者を含む場合1人当たりの金額制限および支出金額の総額を制限します。違反する際は以下のようなメッセージが立ち上がり、費用計画の申込を完了することができません。ただ、費用管理者が該当の監査項目に基本決裁先とは異なる決裁先(例:代表取締役の決裁を含む違反決裁先)を適用した際、違反項目があってもワークフローを完了することができます。

  • 費用計画の処理状態はマイスペース > 進行中ドキュメントボックスあるいは費用管理 > 費用計画の現状で確認します。

費用精算申請

業務で支出した経費を精算します。法人カード、個人カード、現金など多様な証明により使った費用を精算することができます。証明種類により登録された口座に費用が支給されます。

使用する費用についての費用計画を申込んだ場合、その費用計画に基づいて手軽に費用を精算することができます。法人カードと連動すればカード会社から法人カードの使用内訳が自動でインポートできるので、法人カードを保有している者は容易に費用を精算することができます。

費用計画の使用可否と連動している法人カードの有無により下記の4通りに区別されます。

区分 費用計画の利用 費用計画の未利用
連動された法人カードあり a c
連動された法人カードなし b d

a. 費用計画使用及び連動された法人カードがある場合の費用精算の申込み

文書作成 > 費用精算申請あるいはホーム画面に費用精算の申込へのショートカットがある場合に選択します。

② 利用者が兼職である場合は部署を選択します。所属部署が1つである場合は部署選択が表示されません。

③ 費用精算申込のタイトルを入力します。(例:企画チームの食事会費用を精算します。)

  • タイトルは選択値で、利用者が入力しなければシステムに指定されたタイトルが自動で入力されます。

④ 費用精算を申込む費用の帰属部署を選択します。

  • 2つ以上の部署に所属している場合、兼職部署の選択と共に費用の帰属部署を選択します。費用精算の内容に適した費用の帰属部署を選択してください。
  • 費用の帰属部署が明確である場合(所属部署が1つ)は部署の選択エリアが表示されません。

⑤ 保有している法人カードがあり、未精算の内訳がある場合は連動精算内訳の追加タブが表示されます。

  • 保有している法人カードがなくてもカード保有者から精算を委任された場合はカード連動照会の精算タブが表示されることがあります。

⑥ 連動精算内訳の追加タブをクリックすると、法人カードの連動内訳の選択ポップアップが立ち上がります。

  • カード会社の連動により利用者が保有している法人カードが表示され、精算するカードを選択します。
  • 照会される承認内訳から精算したい内訳を選択して確認を押します。

    • 会社の精算可能期間が経過した件は照会されません。費用管理者は連動されたカードの承認内訳に対する精算可能期間を設定することができます。設定についての詳細は「費用 > 環境設定の管理」をご参考ください。
    • 利用者が精算から除外および委任した承認内訳は照会されません。
    • 精算が完了した法人カードの利用内訳は照会されません。

⑦ 選択した法人カードの利用内訳(カード情報/金額/利用日/利用先)が自動で表示されます。

  • 領収証添付ボタンを押して受領した領収証を添付することができます。
  • 領収証を添付していない場合、完了済みのドキュメントボックスから自動作成した領収証を確認することができます。(該当領収証は確認用で法律上に有効なものではありません。)
  • 法人カードの利用領収証はワークフローの処理過程で処理者が詳細を確認することができます。

⑧ 利用者が申し込んだ費用計画のうち期間内未精算の件がある場合は精算内訳エリアに 「費用使用の計画」のドキュメント照会ボタンが有効になり、クリックすると費用の利用計画選択のポップアップが立ち上がります。精算内容に当たる費用計画のドキュメントを選択して確認を押します。

⑨ 選択された費用計画の内容(費用項目/外部者、参加者/詳細内容)が自動で表示されます。

  • 費用計画の作成時に選択した費用項目により外部者および参加者エリアが表示されます。請託禁止法の対象者および内外の参加者を確認して必要であれば修正できます。

⑩ カードの連動内訳以外に個人カード、現金などを使って追加の精算が必要な場合、直接精算内訳の追加タブをクリックします。

  • 証明種類(法人(共用)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金)を入力します。
    • 証明種類は法人(共用)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金を登録することができ、法人の個人カードを保有していない場合は法人(個人)項目は表示されません。
  • 金額は基本的に会社が設定した基準通貨を入力し、外貨の場合は通貨種類を選択してから現地で使った金額と基準通貨の基準金額をそれぞれ入力します。(例:韓国ウォンKRWを基準通貨として使う会社がアメリカ出張で経費を使った場合、USD 100 / KRW 120,000を一緒に入力します。)
  • 金額は領収証の内容と一致しなければなりません。
    • 領収証添付ボタンをクリックして画像ファイルおよびPDFファイルをアップロードすることができます。領収証ファイルをアップロードします。
    • 領収証を添付しないと使用内訳を追加することができません。
    • Xをクリックすると添付されたファイルが削除されます。
  • 利用日、利用先を入力します。
  • 費用項目を選択します。選択された費用項目により外部者および参加者の追加エリアが表示されます。請託禁止法の対象者が含まれたか、内外の参加者が誰なのかを入力します。
  • 請託禁止法の対象者は不正請託および金品などの授受禁止に関する法律に従い公共機関、メディア、公共/私立学校の役職員およびその配偶者が精算の対象に含まれた場合に選択できます。
    • 参加者は内部の役職員、外部者を個別登録することができ、登録者の本人は基本参加者として設定されます。
    • 費用項目により外部者と参加者を追加することができる場合は管理者により設定され、必須入力項目ではありません。
    • 内部者の場合は検索の自動完成により入力でき、部署を入力する際は部署の構成員全体が参加者に追加されます。
    • 外部者の場合、所属と名前を入力してから追加ボタンをクリックして参加者に追加します。
    • Xをクリックして参加者を削除します。
  • 費用精算についての詳細を入力します。

⑪ 削除が必要な内訳がある場合はXボタンを押して削除します。

⑫ 申込む内訳が3件以上の場合はたたむを押して詳細内訳は隠し要約だけ照会することができます。

⑬ 精算について処理する者に残すべき事由を入力します。

⑭ すでに処理された関係ドキュメントがある場合に登録します。

⑮ 担当者指定をクリックして処理する者および共有範囲を設定します。

  • 処理する者はワークフロー管理者の設定により定まり、内容により基本決裁先と異なる決裁先(例:代表取締役の決裁が含まれた違反決裁先)が適用されることがあります。詳細は「決裁先設定」ガイドをご参照ください。

⑯ 臨時保存ボタンをクリックして内容を臨時保存リストに追加することができ、以前臨時保存した内容を呼び出して編集することもできます。

⑰ 保存ボタンをクリックして精算金額、予算および監査項目の違反可否をそれぞれチェックしてから費用精算の申込を完了します。

  • 精算金額のチェック:
    • 精算する金額が計画した金額を超過した場合は以下のようなメッセージが立ち上がり、ワークフローの進行が制限されます。

  • 予算チェック:
    • 該当時点の画用予算と比較して予算超過時は下記のような予算不足メッセージが立ち上がり、ワークフローの進行が制限されます。この場合、費用管理者に予算の増額を要請するか可用予算の範囲内で精算を申込んでください。

  • 監査項目のチェック:
    • 監査項目はWORKPLACEの導入時に設定されていないので費用管理者が会社の内部規定に合わせて費用項目別の監査項目を設定する必要があります。詳細は「監査項目管理」ガイドをご参照ください。
    • 費用精算段階に適用される監査は、基準金額と決済方式/時間/距離における制限および外部者を含む場合は1人当たりの金額に制限があり、違反の際は下記のような監査項目の違反メッセージが立ち上がり、費用精算の申込が完了できません。ただ、費用管理者が該当の監査項目について基本決裁先と異なる決裁先(例:代表取締役の決裁を含む)を適用した際には違反項目があってもワークフローを完了することができます。

  • 費用精算の処理ステータスは費用管理 > 費用精算の現状からご確認できます。

b. 費用計画使用及び連動された法人カードがない場合の費用精算の申込み

文書作成 > 費用精算申請あるいはホーム画面に費用精算の申込へのショートカットがある場合に選択します。

② 利用者が兼職の場合は部署を選択します。所属部署が1つである場合は部署選択が表示されません。

③ 費用精算申込のタイトルを入力します。(例:企画チームの食事会費用を精算します。)

  • タイトルは選択値として利用者が入力しなければ指定されたタイトルが自動入力されます。

④ 費用精算を申込む費用の帰属部署を選択します。

  • 2つ以上の部署に所属している場合、兼職部署の選択と共に費用の帰属部署を選択します。費用精算の内容に適した費用の帰属部署を選択してください。
  • 費用の帰属部署が明確である場合(所属部署が1つ)は部署の選択エリアが表示されません。

直接精算内訳の追加タブをクリックします。

  • 証明種類(法人(共用)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金)を入力します。
    • 証明種類は法人(共用)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金を登録することができ、法人の個人カードを保有していない場合は法人(個人)項目は表示されません。
  • 金額は基本的に会社が設定した基準通貨を入力し、外貨の場合は通貨種類を選択してから現地で使った金額と基準通貨の基準金額をそれぞれ入力します。(例:韓国ウォンKRWを基準通貨として使う会社がアメリカ出張で経費を使った場合、USD 100 / KRW 120,000を一緒に入力します。)
    • 金額は領収証の内容と一致しなければなりません。
    • 領収証添付ボタンをクリックして画像ファイルおよびPDFファイルをアップロードすることができます。領収証ファイルをアップロードします。
    • 領収証を添付しないと使用内訳を追加することができません。
    • Xをクリックして参加者を削除します。
  • 利用日、利用先を入力します。

⑥ 利用者が申し込んだ費用計画のうち期間内未精算の件がある場合は費用使用の計画のドキュメント照会ボタンが有効になり、クリックすると費用の利用計画選択のポップアップが立ち上がります。精算内容に当たる費用計画のドキュメントを選択して確認を押します。

⑦ 選択された費用計画の内容(費用項目/外部者、参加者/詳細)が自動で表示されます。

  • 費用計画の作成時に選択した費用項目により外部者および参加者エリアが表示されます。請託禁止法の対象者および内外の参加者を確認して必要であれば修正できます。

⑧ 削除が必要な内訳がある場合はXボタンを押して削除します。

⑨ 申込む内訳が3件以上の場合はたたむを押して詳細内容は隠し要約だけ見ることができます。

⑩ 費用計画に関して処理する人に残すべき事由を入力します。

⑪ すでに処理された関係ドキュメントがあれば登録します。

担当者指定をクリックして処理する者および共有範囲を設定します。

  • 処理する者は費用管理者の設定により定められ、内容により基本決裁先とは異なる決裁先(例:代表取締役の決裁が含まれた違反決裁先)が適用できます。詳細は「決裁先設定」ガイドをご参照ください。

⑬ 臨時保存ボタンをクリックして内容を臨時保存リストに追加することができ、以前臨時保存した内容を呼び出して編集することもできます。

[保存]ボタンをクリックして精算金額、予算および監査項目の違反可否をそれぞれチェックしてから費用精算の申込を完了します。

  • 精算金額のチェック:
    • 精算する金額が計画した金額を超過した場合は以下のようなメッセージが立ち上がり、ワークフローの進行が制限されます。

  • 予算チェック:
    • 該当時点の画用予算と比較して予算超過時は下記のような予算不足メッセージが立ち上がり、ワークフローの進行が制限されます。この場合、費用管理者に予算の増額を要請するか可用予算の範囲内で精算を申込んでください。

  • 監査項目のチェック:
    • 監査項目はWORKPLACEの導入時に設定されていないので費用管理者が会社の内部規定に合わせて費用項目別の監査項目を設定する必要があります。詳細は「監査項目管理」ガイドをご参照ください。
    • 費用精算段階に適用される監査は、基準金額と決済方式/時間/距離における制限および外部者を含む場合は1人当たりの金額に制限があり、違反の際は下記のような監査項目の違反メッセージが立ち上がり、費用精算の申込が完了できません。ただ、費用管理者が該当の監査項目について基本決裁先と異なる決裁先(例:代表取締役の決裁を含む)を適用した際には違反項目があってもワークフローを完了することができます。

  • 費用精算の処理ステータスは費用管理 > 費用精算の現状からご確認できます。

c. 費用計画未使用及び連動された法人カードがある場合の費用精算の申込み

文書作成 > 費用精算申請またはホーム画面に費用計画の申込へのショートカットがある場合に選択します。

② 費用精算の申込タイトルを入力します。(例:企画チームの食事会費用を精算します。)

  • タイトルは選択値で、利用者が入力しなければシステムが指定したタイトルが自動入力されます。

③ 費用精算を申込む費用の帰属部署を選択します。

  • 2つ以上の部署に所属している場合、兼職部署の選択と共に費用の帰属部署を選択します。精算の内容に適した費用の帰属部署を選択してください。
  • 費用の帰属部署が明確である場合(所属部署が1つ)は部署の選択エリアが表示されません。

④ 保有している法人カードがあり、未精算の内訳がある場合は連動精算内訳の追加タブが表示されます。

  • 保有している法人カードがなくてもカード保有者から精算を委任された場合はカード連動照会の精算タブが表示されることがあります。

⑤ 連動精算内訳の追加タブをクリックすると、法人カードの連動内訳の選択ポップアップが立ち上がります。

  • カード会社の連動により利用者が保有している法人カードが表示され、精算するカードを選択します。
  • 照会される承認内訳から精算したい内訳を選択して確認を押します。
    • 会社の精算可能期間が経過した件は照会されません。費用管理者は連動されたカードの承認内訳に対する精算可能期間を設定することができます。設定についての詳細は「費用 > 環境設定の管理」をご参考ください。
    • 利用者が精算から除外および委任した承認内訳は照会されません。
    • 精算が完了した法人カードの利用内訳は照会されません。

⑥ 選択した法人カードの利用内訳(カード情報/金額/利用日/利用先)が自動で表示されます

  • ポップアップで選択した件数だけの内訳が表示されます。
  • 領収証添付ボタンを押して受領した領収証を添付することができます。
  • 領収証を添付していない場合、完了済みのドキュメントボックスから自動作成した領収証を確認することができます。(該当領収証は確認用で法律上に有効なものではありません。)

  • 法人カードの利用領収証はワークフローの処理過程で処理者が詳細を確認することができます。

⑦ 費用項目を選択します。費用項目により外部者および参加者を追加することができます。

  • 禁止法の対象者は不正請託および金品など授受禁止に関する法律に従い公共機関、メディア、公共/私立学校の役職員およびその配偶者が精算の対象に含まれた場合に表示します。

  • 参加者は内部の役職員、外部者を個別登録することができ、登録者の本人は基本参加者として設定されます。

  • 費用項目により外部者と参加者を追加することができる場合が管理者により設定され、必須入力項目ではありません。

  • 内部者の場合は自動完成により入力することができ、部署入力時は部署の構成員全体が参加者に追加されます。

  • 外部者の場合、所属と名前を入力してから追加ボタンをクリックして参加者に追加します。

  • Xをクリックして参加者を削除します。

⑧ 費用精算についての詳細を入力します。

⑨ カードの連動内訳以外に個人カード、現金などを使って追加の精算が必要な場合、精算内訳の追加タブをクリックします。

  • 領収証添付ボタンをクリックして画像ファイルおよびPDFファイルをアップロードすることができます。領収証ファイルをアップロードします。
    • 領収証を添付しないと使用内訳を追加することができません。
    • Xをクリックすると添付されたファイルが削除されます。
  • 証明種類(法人(共用)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金)を入力します。
    • 証明種類は法人(共用)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金を登録することができ、法人の個人カードを保有していない場合は法人(個人)項目は表示されません。
  • 金額は基本的に会社が設定した基準通貨を入力し、外貨の場合は通貨種類を選択してから現地で使った金額と基準通貨の基準金額をそれぞれ入力します。(例:韓国ウォンKRWを基準通貨として使う会社がアメリカ出張で経費を使った場合、USD 100 / KRW 120,000を一緒に入力します。)
    • 金額は領収証の内容と一致しなければなりません。
  • 利用日、利用先を入力します。
  • 費用項目を選択します。費用項目により外部者および参加者を追加することができます。

    • 禁止法の対象者は不正請託および金品などの授受禁止に関する法律に従い公共機関、メディア、公共/私立学校の役職員およびその配偶者が精算の対象に含まれた場合に表示します。

    • 参加者は内部の役職員、外部者を個別登録することができ、登録者の本人は基本参加者として設定されます。

    • 費用項目により外部者と参加者を追加することができる場合が管理者により設定され、必須入力項目ではありません。

    • 内部者の場合は自動完成により入力することができ、部署入力時は部署の構成員全体が参加者に追加されます。

    • 外部者の場合、所属と名前を入力してから追加ボタンをクリックして参加者に追加します。

    • Xをクリックして参加者を削除します。

  • 費用精算についての詳細を入力します。

⑩ 削除が必要な内訳がある場合はXボタンを押して削除します。

⑪ 申込む内訳が3件以上の場合はたたむを押して詳細内容は隠し要約だけ見ることができます。

⑫ 費用計画に関して処理する人に残すべき事由を入力します。

⑬ すでに処理された関係ドキュメントがあれば登録します。

担当者指定をクリックして処理する者および共有範囲を設定します。

  • 処理する者は費用管理者の設定により定められ、内容により基本決裁先とは異なる決裁先(例:代表取締役の決裁が含まれた違反決裁先)が適用できます。詳細は「決裁先設定」ガイドをご参照ください。

臨時保存ボタンをクリックして内容を臨時保存リストに追加することができ、以前臨時保存した内容を呼び出して編集することもできます。

[保存]ボタンをクリックして精算金額、予算および監査項目の違反可否をそれぞれチェックしてから費用精算の申込を完了します。

  • 予算チェック:
    • 該当時点の画用予算と比較して予算超過時は下記のような予算不足メッセージが立ち上がり、ワークフローの進行が制限されます。この場合、費用管理者に予算の増額を要請するか可用予算の範囲内で精算を申込んでください。

  • 監査項目のチェック:
    • 監査項目はWORKPLACEの導入時に設定されていないので費用管理者が会社の内部規定に合わせて費用項目別の監査項目を設定する必要があります。詳細は「監査項目管理」ガイドをご参照ください。
    • 費用精算段階に適用される監査は、基準金額と決済方式/時間/距離における制限および外部者を含む場合は1人当たりの金額に制限があり、違反の際は下記のような監査項目の違反メッセージが立ち上がり、費用精算の申込が完了できません。ただ、費用管理者が該当の監査項目について基本決裁先と異なる決裁先(例:代表取締役の決裁を含む)を適用した際には違反項目があってもワークフローを完了することができます。

  • 費用精算の処理ステータスは費用管理 > 費用精算の現状からご確認できます。

d. 費用計画未使用及び連動された法人カードがない場合の費用精算の申込み

文書作成 > 費用精算申請を選択します。

② 利用者が兼職の場合は部署を選択します。所属部署が1つである場合は部署選択が表示されません。

③ 費用精算の申込タイトルを入力します。(例:企画チームの食事会費用を精算します。)

  • タイトルは選択値で、利用者が入力しなければシステムが指定したタイトルが自動入力されます。

④ 費用精算を申込む費用の帰属部署を選択します。

  • 2つ以上の部署に所属している場合、兼職部署の選択と共に費用の帰属部署を選択します。精算の内容に適した費用の帰属部署を選択してください
  • 費用の帰属部署が明確である場合(所属部署が1つ)は部署の選択エリアが表示されません。

直接精算内訳の追加タブをクリックして精算する内訳を入力します。

  • 証明種類(法人(共用)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金)を入力します。
    • 証明種類は法人(共用)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金を登録することができ、法人の個人カードを保有していない場合は法人(個人)項目は表示されません。
  • 金額は基本的に会社が設定した基準通貨を入力し、外貨の場合は通貨種類を選択してから現地で使った金額と基準通貨の基準金額をそれぞれ入力します。(例:韓国ウォンKRWを基準通貨として使う会社がアメリカ出張で経費を使った場合、USD 100 / KRW 120,000を一緒に入力します。)
    • 金額は領収証の内容と一致しなければなりません。
  • 領収証添付ボタンをクリックして画像ファイルおよびPDFファイルをアップロードすることができます。領収証ファイルをアップロードします。
    • 領収証を添付しないと使用内訳を追加することができません。
    • Xをクリックすると添付されたファイルが削除されます。
  • 利用日、利用先を入力します。
  • 費用項目を選択します。費用項目により外部者および参加者を追加することができます。
    • 禁止法の対象者は不正請託および金品などの授受禁止に関する法律に従い公共機関、メディア、公共/私立学校の役職員およびその配偶者が精算の対象に含まれた場合に表示します。
    • 参加者は内部の役職員、外部者を個別登録することができ、登録者の本人は基本参加者として設定されます。
    • 費用項目により外部者と参加者を追加することができる場合が管理者により設定され、必須入力項目ではありません。
    • 内部者の場合は自動完成により入力することができ、部署入力時は部署の構成員全体が参加者に追加されます。
    • 外部者の場合、所属と名前を入力してから追加ボタンをクリックして参加者に追加します。
    • Xをクリックして参加者を削除します。
  • 費用精算についての詳細を入力します。

⑥ 費用計画に関して処理する人に残すべき事由を入力します。

⑦ すでに処理された関係ドキュメントがあれば登録します。

担当者指定をクリックして処理する者および共有範囲を設定します。

  • 処理する者は費用管理者の設定により定められ、内容により基本決裁先とは異なる決裁先(例:代表取締役の決裁が含まれた違反決裁先)が適用できます。詳細は「決裁先設定」ガイドをご参照ください。

臨時保存ボタンをクリックして内容を臨時保存リストに追加することができ、以前臨時保存した内容を呼び出して編集することもできます。

[保存]ボタンをクリックして精算金額、予算および監査項目の違反可否をそれぞれチェックしてから費用精算の申込を完了します。

  • 予算チェック:
    • 該当時点の画用予算と比較して予算超過時は下記のような予算不足メッセージが立ち上がり、ワークフローの進行が制限されます。この場合、費用管理者に予算の増額を要請するか可用予算の範囲内で精算を申込んでください。

  • 監査項目のチェック:
    • 監査項目はWORKPLACEの導入時に設定されていないので費用管理者が会社の内部規定に合わせて費用項目別の監査項目を設定する必要があります。詳細は「監査項目管理」ガイドをご参照ください。
    • 費用精算段階に適用される監査は、基準金額と決済方式/時間/距離における制限および外部者を含む場合は1人当たりの金額に制限があり、違反の際は下記のような監査項目の違反メッセージが立ち上がり、費用精算の申込が完了できません。ただ、費用管理者が該当の監査項目について基本決裁先と異なる決裁先(例:代表取締役の決裁を含む)を適用した際には違反項目があってもワークフローを完了することができます。

  • 費用精算の処理ステータスは費用管理 > 費用精算の現状からご確認できます。

 書式別のタイトル構成および例

ドキュメント作成時にドキュメントのタイトルを入力していない場合、自動でドキュメントの要約情報がタイトルとして提供されます。処理する者がドキュメントのタイトルだけで決裁する内容が何かを把握することができます。

作成者がタイトルを入力していない場合、下記のようにドキュメントおよびメールタイトルが提供されます。

書式名 作成ドキュメントのタイトル 作成ドキュメントのタイトル例 処理するEメールのタイトル 処理するEメールのタイトル例
費用計画の申込 書式名・費用項目の他n件、通貨の単位金額 費用計画の申込・オフィス用品25,000 KRW (₩) 作成者の書式名・費用項目の他n件、通貨の単位金額 イ・ジアン費用計画の申込・海外出張経費の他1件、100,000 KRW(₩)
費用精算の申込 書式名・費用項目の他n件、通貨の単位金額 費用精算の申込・オフィス用品25,000 KRW (₩) 作成者の書式名・費用項目の他n件、金額の通貨単位 イ・ジアン費用精算の申込・海外出張経費の他1件、100,000 KRW(₩)

関係情報へのショートカット

下記のガイドで関係情報がご確認できます。

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