使用に先立ち

Q. モバイルアプリはどこからダウンロードしますか。

  • モバイルインストールの案内およびQRコードはWORKPLACE利用の案内メールと共に提供されます。Google PlayまたはApp Storeで「WORKPLACE」を検索してダウンロードできます。

紹介

WORKPLACEアプリはウェブから提供するすべての利用者機能を同様に提供するのが一番の長所です。いつでもどこでも手軽にドキュメントを作成してワークフローを処理することができます。QRコードを使ってWORKPLACEアプリを手軽にインストールすることができます。

画面の紹介

タイトルエリア:ログイン時にWORKPLACEのホーム画面である「マイスペース」に移動し、ページタイトルが表示されます。

社員検索:わが社の組織図と社員情報を手軽に検索することができます。

設定:自分の情報とパスワードを修正します。

メニュー照会:左上のアイコンをタッチすると最新の共有ニュース、ドキュメント作成、ドキュメント照会、不在管理、費用管理メニューが開きます。

  • 私のスペース/最新の共有ニュース:ホーム画面に表示するコンテンツを選択します。ログイン時にホーム画面に「マイスペース」コンテンツが基本表示されます。
  • 文書作成:ワークフローのドキュメントを作成するときは作成するドキュメントの書式を選択します。ワークフローのドキュメント作成方法は「WORKPLACEモバイル > ワークフローの作成および処理」ガイドをご参考ください。

  • 文書表示: ドキュメントの処理ステータスによりすべての文書、進行中文書完了した文書と3つのドキュメントボックスに区別されています。モバイルのドキュメントボックスについての詳細は「ドキュメントボックスおよびドキュメントの照会」をご参考ください。

  • 勤務管理:自分の不在日程の申込内訳と同僚の不在申込の現状を照会し、出退社の現状および勤務現状が照会できます。管理者の設定により不在現状メニューが表示され、会社が「勤務」サービスを使う際は出退社現状/勤務現状 のメニューが表示されます。

  • 費用管理:自分の費用計画の現状、費用精算の現状、予算の現状、法人カードの利用内訳を確認することができます。費用管理者の設定により費用委計画の現状、予算の現状、法人カードの利用内訳は権限に従って提供されます。

コンテンツエリア:WORKPLACEウェブから提供するコンテンツが同様に提供されます。

WORKPLACEモバイルの機能

  • WORKPLACEモバイルは、管理機能を除くすべての利用者機能を提供します。
  • ウェブとモバイルは同じUIを適用し、利用の自由度が高いです。

アプリのインストール

QRコードを使ってWORKPLACEアプリをインストールします。インストールのQRコードはWORKPLACEの招待Eメールからも容易に見つけられます。

  • QRコードをスマートフォンのQRリーダーで読み込むとインストール画面に移動します。
  • インストール画面の案内に従いAppをインストールします。

ログイン

接続方法:モバイルアプリでログイン

① WORKPLACEモバイルのアプリを起動します。

② ログインはPCと同様、Eメールの形のIDとパスワードを使います。

  • モバイルアプリのインストール方法およびインストールのためのQRコードは、WORKPLACEの招待メールにも含まれています。

位置情報利用の同意

「勤務」を使う会社でモバイルでの出退社チェックができるように設定することも可能です。モバイル出退社は、特定仕事先から半径数メートル前後の位置を指定して出退社可能範囲を制限することができます。利用者の勤務方式がモバイル出退社チェックが許されていて、制限された範囲内の出退社を入力してもらう設定であれば、以下の位置情報の利用に最初1回は同意しなければなりません。

WORKPLACEの位置基盤サービスの利用規約はNAVERクラウドプラットフォームの位置基盤サービスの利用規約をご参照ください。

WORKPLACEの位置情報利用に同意してもらう理由

WORKPLACE勤務管理のモバイル出退社機能を利用する際は社員のモバイル機器から出退社ON/OFFの位置を収集することになります。

そのため位置情報保護法に基づき、個人の位置情報主体から個人位置情報の収集に同意してもらわなければなりません。[位置情報保護法第18条第1項]

社員はアプリ起動時に最初2回は必ず位置基盤サービスの利用規約に同意して使用できるようにしました。

「私のスペース」の紹介

ワークフローの進行状況、費用精算の処理状態など利用者が確認すべき主要情報が画面を移動せずにも速やかに確認できます。

① 「TODO」領域:自分が処理しなければならないドキュメントの案内です。

  • 通知をタッチすると該当ドキュメントに移動してドキュメントを速やかに処理することができます。
  • 表示する内容がある場合にのみ有効化します。
  • 処理していない通知件数はWORKPLACEアプリのアイコンにバッジで表示されます。
  • MOREボタンを処理すると、処理するドキュメント リストに移動します。

自分の不在日程エリア:自分の不在日程使用日数が表示されます。タッチすると自分の不在申込内訳のページに移動します。

出退勤カードエリア:会社が設定した利用者別の勤務方式により出退社(ON/OFF)ボタンが表示されます。ON/OFF記録は勤務方式により勤務時間に算定、勤務現状に反映されます。利用者別の勤務方式による出退社エリアについての詳細は勤務管理をご参照ください。

今月の精算内訳エリア:自分の費用精算の申込件数が表示されます。クリックすると「費用精算の現状」ページに移動します。

法人カードの未精算内訳エリア:カード会社と連動した法人カードを保有していて、該当カードで精算する内訳がある場合に精算する件数が表示されます。費用管理者から連動されたカード会社の法人カードを与えられた利用者に表示されたエリアです。

費用計画未清算内訳エリア:利用者が申し込んだ費用計画のうち未精算の件がある場合に精算する件数が表示されます。費用管理者が費用計画を「使用」で設定した時に表示されるエリアです。

今週の通知内訳エリア:今週の通知内訳がある場合に通知件数が表示されます。タッチすると「通知」内訳のページに移動します。

すぐ作成するカード:使用頻度の高い不在日程(年次、外勤、病気休暇など)の作成画面へ速やかに移動できるクイックボタンです。利用者が頻繁に使用する書式で構成できます。

すぐに作成するの設定エリア:⑧エリアに表示するカードを設定します。クリックすると設定したポップアップが立ち上がります。

  • 直ちに作成するのエリアに表示する項目を選択して確認を押します。
  • 順番変更を押して露出順番を変更することができます。
  • 直ちに作成の書式をすべて除去して使用しないことができます。

「最新の共有ニュース」の紹介

「最新の共有ニュース」は自分が作成したか処理したドキュメントと自分が共有してもらったドキュメントを「最近(本日)」という時点中心で立ち並べ、情報の適時性を強化した形のボードです。

今の時点に有意義な共有内容を確認し、コメントを書き込んでください。

最新の共有ニュース:「最新の共有ニュース」に移動します。

② 各書式別の共有ドキュメントタブ:最近処理が完了したタブ画面が表示されます。各書式別タブが提供されます。

自分の組織のみ照会:自分が所属している部署の共有ドキュメントのみ立ち並びます。

④ コンテンツエリア:本日付で処理されたドキュメントのうち、処理が完了した最新順に立ち並びます。

「最新の共有ニュース」の共有基準

カードの開始時点~終了時点 優先順位
不在日程 ワークフロー処理の完了日~不在終了日 不在開始日の早い順
費用計画の申込 ワークフロー処理の完了日 ワークフロー作成日の最新順
費用精算の申込 ワークフロー処理の完了日 ワークフロー作成日の最新順
一般及び企業の作成書式 ワークフロー処理の完了日 ワークフロー作成日の最新順
  • 処理者はワークフロー進行中にもドキュメント照会ができます。

'文書作成'の紹介

WORKPLACEから提供する基本書式あるいは人事(不在日程)、勤務(勤務計画の申込、勤務結果の申込)、費用(費用計画の申込、費用精算の申込)および会社が作った書式を選択することができる画面です。

  • 一般:会社の同意または共有が必要な業務に使う書式です。(例:教育申込、備品申込、事業関係)書式作りによる書式と異なり、書式区分を入れて活用することができます。
  • 不在日程:年次、出張、病気休暇、在宅勤務などすべての不在を処理する書式です。
  • 費用計画申請:使用する経費についての計画を申込む書式です。参加者に予め支出計画を共有することができます。
  • 費用精算申請:業務上支出した経費を申込む書式です。法人カード、個人カード、現金など多様な証明で使った費用を精算することができます。カード会社と連動した場合、承認されたカードの内訳で速やかに精算することができます。費用計画が作成された場合、処理済みの計画ドキュメントの情報に基づいて精算を申込むことができます。
  • 勤務計画申請:休日/休業日に勤務する計画があるか、勤労日に時間外の勤務をしなければならない場合、予め勤務計画の申込書式で勤務計画を登録します。勤務計画を登録していない日付で時間外勤務の結果を申込むことはできません。
  • 勤務結果申請:出退社記録の変更を申込むか勤労日に延長勤務または休日に勤務した場合、時間外勤務を勤労時間として認めてもらうための書式です。処理する者が「同意」する前でもドキュメントを保存すると勤務現状に反映され、「拒絶」すると反映された内訳がキャンセルされます。

'通知'の紹介

通知の内訳が確認できます。ワークフローの進行順に立ち並び、ワークフロー進行の流れを確認することができます。お知らせは次の場合に作成されます。

  • 自分が作成したワークフローに誰かが共有コメントを書き込んだとき
  • 自分が共有コメントを作成したドキュメントに誰かが共有コメントを書き込んだとき
  • 自分が作成したワークフローまたは自分が処理する者に含まれたワークフローが完了(同意/拒絶/キャンセル)したとき
  • 誰かが一部共有の形で自分にドキュメントを共有したとき

社員検索

社員検索機能を提供します。氏名/部署名/Eメール検索を提供し、社員の連絡先およびEメールアドレスが直ちに確認できます。

① 検索ウィンドウに社員名を入力して検索します。

② 照会された社員の情報画面が表示されます。

③ 部署をクリックすると該当部署の社員リストが表示されます。

④ Reports Toをクリックすると社員ツリー画面に移動されます。

  • 選択された社員の情報がツリーの中央に位置します。
  • 選択した社員を中心に上下のDirect Report関係が確認できます。

私の情報の修正

自分の情報とパスワードをモバイルで手軽に修正します。

自分の情報修正

  • ニックネーム、連絡先、個人のEメールアドレス、自宅住所の修正ができます。
  • ニックネームを使うと同じ名前の利用者と区別しやすくなります。

パスワード変更

  • 変更するパスワードを入力してパスワードを変更します。
  • 安全に利用できるようにパスワードを3か月に1回は変更することをおすすめします。

位置情報利用に同意

「モバイル出退社チェック」使用の際は、位置情報保護法に基づいて位置情報の収集による同意(必須)が必要です。モバイル出退社の特定位置に限られた勤務方式では最初1回のみ同意してもらいます。それ以上モバイル出退社を使用しない場合、同意解除を行うことができ、同意解除後のモバイル出退社機能は利用が制限されます。

環境設定

  • 管理者が設定した言語、時間帯がデフォルトで設定されています。
  • 設定された言語、時間帯はPCとモバイルに同時反映されます。

パスワード初期化

パスワードを忘れたときはパスワードを初期化することができます。

ログイン画面のパスワード初期化をクリックします。パスワード初期化ウィンドウに利用者の氏名/業務のEメールアドレスを入力して確認を押すと、自分の情報に登録した個人のEメールアドレスに認証Eメールが送られます。認証Eメールを開いてパスワードを再設定します。

お問い合わせ

WORKPLACE利用中のご不明な点については、「お問い合わせ」をご利用いただけます。 クリックするとNAVER CLOUD PETFORMの顧客サポートの問い合わせにつながります。

WORKPLACE [g] 通知

  • WORKPLACEの改善事項やBug Fix内容が確認できます。

参考事項

WORKPLACEおすすめの利用環境

20年以上にかけて韓国のウェブサービスを先導してきたNaverの技術力を集約したWORKPLACEは、多様なウェブやモバイルに最適化した利用環境を提供します。

PC Mobile
OS Windows
Mac
Android 5.0以上
iOS 9.0以上
Window Explorer 10以上
Chrome 25以上
Firefox 20以上
Chrome 25以上
Mac Chrome 25以上
Safari 6.0以上
Firefox 20以上
Safari 6.0以上

グローバルネットワークに対応し、海外のどこでもデータロード速度を最適に維持するのがWORKPLACEがもつもう一つの強みです。

ログイン状態の維持

WORKPLACE利用者のログイン情報はPCから24時間、モバイル機器で30日間維持されます。

もしWORKPLACEのログインが維持されない場合、以下の段階を行ってください。

  • ブラウザクッキーが使用になっているかを確認します。一部のウィルスワクチンや関係ソフトによりクッキーが削除されることがあります。
  • クッキーが使用になっている場合はブラウザのキャッシュを削除します。
  • WORKPLACEに接続してブラウザにログインのパスワードを保存します。
  • 同じブラウザを使ってWORKPLACEに接続します。
  • パスワード変更時は現在接続したブラウザの認証セッションを除くすべてのセッションが自動でログアウトされます。

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