使用に先立ち

Q. ウェブでの決裁ドキュメント作成とモバイルでの決裁ドキュメント作成の仕方に違いがありますか。

  • 類似したUIで構成され、WORKPLACEウェブの利用経験があれば誰でも容易にモバイルを使うことができます。

Q. モバイルアプリにあるアイコンのバッジに表示される数字は何を意味していますか。

  • 処理するドキュメントの数字が アプリアイコンのバッジとして提供されます。

紹介

WORKPLACEモバイルは、ウェブと同様にワークフロードキュメントを作成し、ドキュメントボックスでワークフローの処理プロセスが確認できます。 処理者はモバイル画面でワークフローのドキュメントに処理コメントを書き込み処理(同意/拒絶/委任)するか、共有設定を変更することができます。ワークフローが完了すると、ワークフローのドキュメントは「最新の共有ニュース」に表示され、社員たちは共有コメントを通じて意見を交わします。

WORKPLACEモバイルにおけるワークフローの活用範囲

文書の作成

ワークフローのドキュメント作成プロセス

  • 「私のスペース」でワークフローの書式を選択してドキュメントを作成します。 本節には不在日程、費用計画の申込、費用精算の申込、勤務結果の申込方法が含まれています。

  • 「処理者」にはワークフローの管理者が設定した処理者が含まれて提供され、削除できません。ドキュメント作成者と処理者は「処理者」を追加するか、処理順番を変更することができます。

  • ドキュメントが保存されると、ドキュメント作成者とドキュメント処理者の「最新の共有ニュース」に共有されます。ドキュメント処理が完了すると共有者の「最新の共有ニュース」で共有され、ドキュメントの照会および共有コメントの書き込みができます。

  • 共有設定は、ドキュメントの作成者と処理者により自由に変更でき、最終処理者の共有設定で最終的に共有されます。ワークフローの完了後には設定が変更できず、「一部共有」で設定されたドキュメントは共有者追加ができます。

  • 保存されたワークフローのドキュメントは、ドキュメント処理が発生する前までドキュメント作成者によりキャンセルできます。ワークフローが進行中であるかワークフローが完了した件をキャンセルする必要がある場合、「ワークフローのドキュメントキャンセル」ガイドを参考します。

Step 1. ワークフローの書式選択

ワークフローの書式を選択します。

  • 一般:会社の同意または共有が必要な業務に使う書式です。(例:教育申込、備品申込、事業関係)書式作りによる書式と異なり、書式区分を入れて活用することができます。
    • 不在日程:年次、出張、病気休暇、在宅勤務などすべての不在を処理する書式です。
    • 費用計画申請:使用する経費についての計画を申込む書式です。参加者に予め支出計画を共有することができます。
    • 費用精算申請:業務上支出した経費を申込む書式です。法人カード、個人カード、現金など多様な証明で使った費用を精算することができます。カード会社と連動した場合、承認されたカードの内訳で速やかに精算することができます。費用計画が作成された場合、処理済みの計画ドキュメントの情報に基づいて精算を申込むことができます。
    • 勤務計画申請:休日/休業日に勤務する計画があるか、勤労日に時間外の勤務をしなければならない場合、予め勤務計画の申込書式で勤務計画を登録します。勤務計画を登録していない日付で時間外勤務の結果を申込むことはできません。
    • 勤務結果申請:出退勤記録変更を申込むか勤労日に延長勤務または休日に勤務した場合、時間外勤務を勤労時間として認めてもらうための書式です。処理する者が「同意」する前でもドキュメントを保存すると勤務現状に反映され、「拒絶」すると反映された内訳がキャンセルされます。

Step 2. 内容の作成

休暇の申込み(不在日程の書式)

2件以上の休暇を1つのワークフローで作成することができます。

① 休暇のタイトルを入力します。(例:年次1日を申込ます。)

② 不在項目で項目(例:年次休暇)を選択します。

③ カレンダーから日付を選択して詳細設定で確認をタッチします。算定日数を確認します。

  • わが社の「管理 > ワークフロー > 不在項目設定 > 年次休暇」の時間単位設定に従い
    • 「終日」単位:日付をタッチすると「詳細設定」に該当日の「午前~午後」が表示されます。1日以上の年次を申込む際は「開始日」と「終了日」をタッチすると該当期間で年次を申込むことができます。
    • 「半日」単位:日付をタッチすると 「詳細設定」に該当日の「午前」あるいは「午後」の半日から選択します。(例:午後の半日は午後~午後で表示されます。)
    • 「30分」単位:日付をタッチすると「詳細設定」で「30分」単位の不在を選択することができます。
    • 「1時間」 単位:日付をタッチすると「詳細設定」で「1時間」単位の不在を選択することができます。
    • 「2時間」単位:年次使用日をクリックすると不在日程選択のポップアップから「2時間」単位の不在を選択することができます。会社の通常勤労時間が7時間である場合、2時間/4時間/6時間の不在を申込むことができます。
  • [前の日付]、[次の日付]をクリックすると前の月または後の月に移動することができます。
  • 選択された日付はカレンダーで強調表示となり、選択された期間がカレンダーの下に表示されます。残りの年次日数と使用する年次日数の情報をカレンダーの上段で確認します。
  • 会社の「勤務」サービスを使って該当の不在項目が勤労時間の合計に「Y」と設定された場合、締切日までの勤務が確定してからは締切日より前の日付で年次を申込むことができません。

④ 休暇の事由を入力します。

⑤ 不在状態の共有を設定します。

  • 共有可否選択します。連続で選択された不在は、連続期間に対する共有可否が表示されます。連続で選択された不在でない場合、日付別に共有可否が表示されることがあり、共有する日付を選択します。
  • 共有する時間帯を入力します。該当日付の該当時間帯にのみ不在のEメールが送信されるか決裁の委任が行われます。
  • 不在メッセージを作成します。
    • 申込中の日付と同じ日に別の不在設定がある場合、不在メッセージが最新登録情報で維持されることを案内します。
    • 入力した内容は上記の共有期間中に社員情報の不在状態に表示されます。
  • 決裁委任をするにはチェックして委任者を検索および選択します。
    • 自分に届いた決裁要請は、上記に設定した共有期間にかけて委任者に渡されます。
    • 申込中の日付と同じ日に別の不在設定がある場合、委任事項が最新の登録情報に維持されることを案内するメッセージが立ち上がります。

ファイル添付アイコンをタッチして関係資料を添付することができます。

関係ドキュメントのアイコンをタッチしてドキュメントを添付することができます。

処理する者と共有値を設定します。変更するには次のステップをご参考ください。

保存をタッチすると休暇申込が完了します。

費用計画申請

業務で使う経費についての計画を提出し、参加者に予め費用の使用計画を共有することができます。

メニュー表示 > 費用計画の申込を選択します。

② 費用計画の申込タイトルを入力します。(例:企画チームの食事会費用計画を申込します。)

  • タイトルは選択値で、利用者が入力しなければシステムに指定されたタイトルが自動で入力されます。

③ 費用計画を申込む費用の帰属部署を選択します。

  • 2つ以上の部署に所属している場合、兼職部署の選択と共に費用の帰属部署を選択します。費用計画の内容に適した費用の帰属部署を選択してください
  • 費用の帰属部署が明確である場合(所属部署が1つ)は部署の選択ウィンドウが立ち上がりません。

④ 費用計画の精算予想日程を入力します。開始日を入力すると終了日は7日後の日付に自動でセットされ修正もできます。設定した予想日程日程内に未精算状態であれば該当費用計画は精算できません。

費用項目の追加ボタンを押して費用項目を選択します。費用項目の選択により外部者および参加者を追加することができ、外部者および参加者の追加可否は費用管理者が設定します。費用項目設定についての詳細は「費用項目のコード管理」ガイドをご参照ください。

⑥ 使用する金額を入力します。金額は会社が設定した基準通貨で入力します。

⑦ 選択された費用項目により外部者および参加者の追加エリアが表示されます。請託禁止法の対象者が含まれているか、内外の参加者が誰かを入力します。

  • 請託禁止法の対象者は不正請託および金品などの授受禁止に関する法律により公共機関、メディア、公共/私立学校の役職員および配偶者が精算対象に含まれた場合に選択できます。
  • 参加者は内部の役職員、外部者を個別で登録することができ、登録者本人は基本参加者として設定されます。
  • 費用項目により外部者と参加者が追加できる場合は管理者により設定され、必須入力項目ではありません。
  • 内部者の場合は検索の自動完成機能を使って入力でき、部署入力の際は部署の構成員全体が参加者として追加されます。
  • 外部者の場合は所属と氏名を入力して追加ボタンを押し参加者として追加します。
  • Xを押して参加者を削除します。

追加ボタンをタッチすると、追加された費用計画の内訳が確認できます。

⑨ 費用計画の内訳に修正が必要な際は修正ボタンを押して修正します。削除が必要であれば Xボタンを押して費用計画を削除します。

⑩ 費用計画について処理する者に残すべき詳細内容がある場合に入力します。

⑪ 修正する内容がある際は押して修正します。

⑫ 削除が必要な内訳がある場合はXボタンを押して削除します。

⑬ 申込む内訳が3件以上の場合はたたむを押して詳細内訳隠し要約だけ照会することができます。

⑭ 費用計画について処理する者に残すべき事由を入力します。

⑮ 処理済みの関係ドキュメントがある場合に登録します。

処理する者共有範囲を設定します。

  • 処理する者は費用管理者の設定により定まり、内容により基本決裁先とは異なる決裁先(例:代表取締役の決裁が含まれた違反決裁先)が提供されることがあります。決裁先はワークフロー管理者が設定し、詳細は「決裁ライン設定」ガイドをご参照ください。

保存ボタンをクリックして監査項目の違反可否にチェックしてから費用計画の申込を完了します。

  • 監査項目はWORKPLACE導入時に設定されていないので、費用管理者が会社の内部規定に合わせて費用項目別に監査項目を設定する必要があります。詳細は監査項目の管理」ガイドをご参照ください。
  • 費用計画段階に適用される監査は外部者を含む際に1人当たりの金額制限および支出金額総額の制限です。違反時は下記のようなメッセージが表示され、費用計画の申込を完了することができません。ただ、該当の監査項目について基本決裁先と異なる決裁先(例:代表取締役の決裁が含まれた違反決裁先)を適用した際は違反項目があってもワークフローを完了することができます。

費用精算申請

業務で支出した経費を精算します。法人カード、個人カード、現金など多様な証明から使用した費用を精算することができます。証明種類により登録された口座に費用が支給されます。

使用する費用について費用計画を申込んだ場合、その費用計画に基づいて手軽に費用を精算することができます。法人カードと連動するとカード会社から法人カードの利用履歴を自動でインポートすることができるので、法人カードの保有者は手軽に精算できます。

費用計画の使用可否と連動された法人カードの有無により以下のように4ケースで区別されます。

区分 費用計画を使用 費用計画を未使用
連動された法人カードあり a c
連動された法人カードなし b d
a. 費用計画の使用及び連動された法人カードがある場合の費用精算の申込

文書作成 > 費用精算の申込を選択します。

② 利用者が兼職である場合は部署を選択します。所属部署1つである場合は部署選択が表示されません。

③ 費用精算の申込タイトルを入力します。(例:企画チームの食事会費用を精算します。)

  • タイトルは選択値で、利用者が入力しないとシステムに指定されたタイトルが自動で入力されます。

④ 費用精算を申込む費用の帰属部署を選択します。

  • 2つ以上の部署に所属している場合、兼職部署の選択と共に費用の帰属部署を選択します。費用精算の内容に適した費用の帰属部署を選択してください。
  • 費用の帰属部署が明確である場合(所属部署が1つ)は部署の選択エリアが表示されません。

⑤ 法人カードを保有していて、未精算の内訳がある場合は連動精算内訳の追加タブが表示されます。

  • 保有している法人カードがなくても、カード保有者から精算を委任された場合、カード連動照会の精算タブが表示されることがあります。

⑥ 連動精算内訳の追加タブをクリックすると法人カードの連動内訳選択のポップアップが立ち上がります。

  • カード会社との連動により利用者が保有している法人カードが表示され、精算するカードを選択します。
  • 照会される承認内訳から精算したい内訳を選択して確認を押します。
    • 会社の精算可能期間が経過した件は表示されません。費用管理者は連動されたカードの承認内訳の精算可能期間を設定することができます。設定についての詳細は「費用 > 環境設定の管理」をご参考ください。
    • 利用者が精算を除外および委任した承認内訳は表示されません。
    • 精算済みの法人カードの利用内訳は表示されません。

⑦ 選択した法人カードの利用内訳(カード情報/金額/利用日/利用先)が自動で表示されます。

  • 領収証添付ボタンを押して受け取った領収証を添付することができます。
  • 領収証を添付していない場合、完了されたドキュメントボックスから自動で作成された領収証を確認することができます。(該当領収証は確認用で、法律上で有効なものではありません。)
  • 法人カード利用の領収証は、ワークフローの処理プロセスで処理者が詳細を確認することができます。

⑧ 利用者が申込んだ費用計画のうち期間内の未精算件がある場合、精算内訳のエリアに「費用の使用計画」のドキュメント照会ボタンが有効化してクリックすると「費用の使用計画の選択」 のポップアップが立ち上がります。精算内容に該当する費用計画のドキュメントを選択して確認を押します。

⑨ 選択された費用計画の内容(費用項目/外部者、参加者/詳細)が自動で表示されます。

  • 費用計画の作成時に選択した費用項目により外部者および参加者エリアが表示されます。請託禁止法の対象者および内外の参加者を確認して必要であれば修正できます。

⑩ カードの連動内訳以外に個人カード、現金などを使っての追加精算が必要な際は直接精算内訳の追加タブをタッチします。

  • 証明種類(法人(共用)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金)、利用金額、利用日、利用先を入力します。
    • 証明種類は法人(共用)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金が登録でき、法人の個人カードを保有していない場合は法人(個人)項目は表示されません。
  • 金額は基本的に会社で設定した基準通貨で入力し、外貨の場合は通貨種類を選択してから現地で使った金額と基準通貨の基準金額をそれぞれ入力します。(例:韓国ウォンKRWを基準通貨で使う会社がアメリカ出張で経費を使った場合、USD 100 / KRW 120,000を一緒に入力します。)
    • 金額は領収証の内容と一致しなければなりません。
    • 領収証添付ボタンをクリックして画像フィアルおよびPDFファイルをアップロードすることができます。領収証ファイルをアップロードします。
    • 領収証を添付しないと利用内訳を追加することができません。
    • Xをクリックすると添付されたファイルが削除されます。
  • 利用日、利用先を入力します。
  • 費用項目を選択します。選択された費用項目により外部者および参加者の追加エリアが表示されます。請託禁止法の対象者が含まれているか、内外の参加者が誰かを入力します。
    • 禁止法の対象者は不正請託および金品などの授受禁止に関する法律により公共機関、メディア、公共/私立学校の役職員および配偶者が精算対象に含まれた場合に選択できます。
    • 参加者は内部の役職員、外部者を個別で登録することができ、登録者本人は基本参加者として設定されます。
    • 費用項目により外部者と参加者が追加できる場合は管理者により設定され、必須入力項目ではありません。
    • 内部者の場合は検索の自動完成機能を使って入力でき、部署入力の際は部署の構成員全体が参加者として追加されます。
    • 外部者の場合は所属と氏名を入力して追加ボタンを押し参加者として追加します。
    • Xをクリックして参加者を削除します。
  • 費用精算についての詳細を入力します。
  • [追加]ボタンを押して内訳を追加します。

⑪ 費用計画について処理する者に残すべき事由を入力します。

⑫ 処理済みの関係ドキュメントがある場合に登録します。

処理する者および共有範囲を設定します。

  • 処理する者はワークフロー管理者の設定により定まり、詳細により基本決裁先とは異なる決裁先(代表取締役の決裁が含まれた違反決裁先)が適用されることがあります。詳細は「決裁先設定」ガイドをご参照ください。

[保存]ボタンをクリックして精算金額、予算および監査項目の違反可否をそれぞれチェックしてから費用精算の申込を完了します。

  • 精算金額のチェック:
    • 精算する金額を計画した金額と比較し、金額を超過すると以下のメッセージが立ち上がりワークフローの進行が制限されます。

  • 予算チェック:
    • 該当時点の可用予算と比較し、予算を超過すると以下のような予算不足メッセージが立ち上がりワークフローの進行が制限されます。この場合、費用管理者に予算の増額を要請するか、可用予算の範囲内で精算を申込んでください。

  • 監査項目のチェック:
    • 監査項目はWORKPLACEの導入時に設定されていないので、費用管理者が会社の内部規定に合わせて費用項目別の監査項目を設定する必要があります。詳細は「監査項目の管理」ガイドをご参照ください。
    • 費用精算段階に適用される監査は、基準金額と決済方式/時間/距離についての制限および外部者を含む場合は1人当たりの金額に制限があり、違反すると以下のような監査項目の違反メッセージが立ち上がり、費用精算申込を完了することができません。ただ、費用管理者が該当の監査項目について基本決裁先とは異なる決裁先(例:代表取締役の決裁を含む)を適用した際は、違反項目があってもワークフローを完了することができます。

  • 費用精算の処理ステータスはマイスペース > 精算内訳費用管理 > 費用精算の現状で確認できます。
b. 費用計画の使用及び連動された法人カードがない場合の費用精算の申込

文書作成 > 費用精算の申込を選択します。

② 利用者が兼職である場合に部署を選択します。所属部署が1つである場合は部署選択が表示されません。

③ 費用精算の申込タイトルを入力します。(例:企画チームの食事会費用を精算します。)

  • タイトルは選択値で、利用者が入力しないとシステムに指定されたタイトルが自動で入力されます。

④ 費用計画を申込む費用の帰属部署を選択します。

  • 2つ以上の部署に所属している場合、兼職部署の選択と共に費用の帰属部署を選択します。費用計画の内容に適した費用の帰属部署を選択してください。
  • 費用の帰属部署が明確である場合(所属部署が1つ)は部署の選択ウィンドウが立ち上がりません。

直接精算内訳の追加タブをタッチしします。

  • 証明種類(法人(共用)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金)、利用金額、利用日、利用先を入力します。
    • 証明種類は法人(共用)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金が登録でき、法人の個人カードを保有していない場合は法人(個人)項目は表示されません。
  • 金額は基本的に会社で設定した基準通貨で入力し、外貨の場合は通貨種類を選択してから現地で使った金額と基準通貨の基準金額をそれぞれ入力します。(例:韓国ウォンKRWを基準通貨で使う会社がアメリカ出張で経費を使った場合、USD 100 / KRW 120,000を一緒に入力します。)
    • 金額は領収証の内容と一致しなければなりません。
    • 領収証添付ボタンをクリックして画像フィアルおよびPDFファイルをアップロードすることができます。領収証ファイルをアップロードします。
    • 領収証を添付しないと利用内訳を追加することができません。
    • Xをクリックすると添付されたファイルが削除されます。
  • 利用日、利用先を入力します。
  • 費用精算についての詳細を入力します。

⑥ 利用者が申込んだ費用計画のうち期間内の未精算件がある場合、費用の使用計画のドキュメント照会ボタンが有効化してクリックすると費用の使用計画の選択 のポップアップが立ち上がります。精算内容に該当する費用計画のドキュメントを選択して確認を押します。

⑦ 選択された費用計画の内容(費用項目/外部者、参加者/詳細)が自動で表示されます。

  • 費用計画の作成時に選択した費用項目により外部者および参加者エリアが表示されます。請託禁止法の対象者および内外の参加者を確認して必要であれば修正できます。

⑧ 精算の詳細を入力します。

⑨ 追加ボタンをタッチして内訳を追加します。

⑩ 精算について処理する者に残すべき事由がある場合に入力します。

⑪ 処理済みの関係ドキュメントがある場合に登録します。

処理する者および共有範囲を設定します。

  • 処理する者はワークフロー管理者の設定により定まり、詳細により基本決裁先とは異なる決裁先(代表取締役の決裁が含まれた違反決裁先)が適用されることがあります。詳細は「決裁先設定」ガイドをご参照ください。

[保存]ボタンをクリックして精算金額、予算および監査項目の違反可否をそれぞれチェックしてから費用精算の申込を完了します。

  • 精算金額のチェック:
    • 精算する金額を計画した金額と比較し、金額を超過すると以下のメッセージが立ち上がりワークフローの進行が制限されます。

  • 予算チェック:
    • 該当時点の可用予算と比較し、予算を超過すると以下のような予算不足メッセージが立ち上がりワークフローの進行が制限されます。この場合、費用管理者に予算の増額を要請するか、可用予算の範囲内で精算を申込んでください。

  • 監査項目のチェック:
    • 監査項目はWORKPLACEの導入時に設定されていないので、費用管理者が会社の内部規定に合わせて費用項目別の監査項目を設定する必要があります。詳細は「監査項目の管理」ガイドをご参照ください。
    • 費用精算段階に適用される監査は、基準金額と決済方式/時間/距離についての制限および外部者を含む場合は1人当たりの金額に制限があり、違反すると以下のような監査項目の違反メッセージが立ち上がり、費用精算申込を完了することができません。ただ、費用管理者が該当の監査項目について基本決裁先とは異なる決裁先(例:代表取締役の決裁を含む違反決裁先)を適用した際は、違反項目があってもワークフローを完了することができます。

  • 精算処理のステータスは費用管理 > 費用精算状況からご確認できます。

c. 費用計画の未使用及び連動された法人カードがある場合の費用精算の申込

文書作成 > 費用精算の申込を選択します。

② 費用精算の申込タイトルを入力します。(例:企画チームの食事会費用を精算します。)

  • タイトルは選択値で、利用者が入力しないとシステムに指定されたタイトルが自動で入力されます。

③ 兼職である場合、兼職部署と費用精算を申込む費用の帰属部署を選択します。

  • 2つ以上の部署に所属している場合、兼職部署の選択と共に費用の帰属部署を選択します。精算内容に適した費用の帰属部署を選択してください。
  • 費用の帰属部署が明確である場合(所属部署が1つ)は部署の選択ウィンドウが立ち上がりません。

④ 法人カードを保有していて未精算の内訳がある場合は連動精算内訳の追加タブが立ち上がり、利用者の法人カード利用内訳が表示されます。

  • 保有している法人カードがなくてもカード保有者から精算を委任された場合、カード連動照会の精算タブが表示されることがあります。

⑤ 精算内訳の追加タブをクリックすると法人カードの連動内訳の選択のポップアップが立ち上がります。

  • カード会社との連動により利用者が保有している法人カードが表示され、精算するカードを選択します。
  • 照会される承認内訳から精算したい内訳を選択して確認を押します。
    • 会社の精算可能期間が経過した件は表示されません。費用管理者は連動されたカードの承認内訳の精算可能期間を設定することができます。設定についての詳細は「費用 > 環境設定の管理」をご参考ください。
    • 利用者が精算を除外および委任した承認内訳は表示されません。
    • 精算済みの法人カードの利用内訳は表示されません。

⑥ 選択した法人カードの利用内訳(カード情報/金額/利用日/利用先)が自動で表示されます。

  • ポップアップで選択した件数だけの内訳が表示されます。
  • 領収証添付ボタンを押して受け取った領収証を添付することができます。
  • 領収証を添付していない場合、完了されたドキュメントボックスから自動で作成された領収証を確認することができます。(該当領収証は確認用で、法律上で有効なものではありません。)
  • 法人カード利用の領収証はワークフローの処理プロセスで処理者が詳細を確認することができます。

⑦ 費用項目を選択します。費用項目 の選択により外部者および参加者を追加することができます。

⑧ 外部者、参加者エリアで請託禁止法の対象者が含まれたか、内外の参加者が誰かを設定します。

  • 請託禁止法の対象者は不正請託および金品などの授受禁止に関する法律により公共機関、メディア、公共/私立学校の役職員および配偶者が精算対象に含まれた場合に表示します。
  • 参加者は内部の役職員、外部者を個別で登録することができ、登録者本人は基本参加者として設定されます。
  • 費用項目により外部者と参加者が追加できる場合は管理者により設定され、必須入力項目ではありません。
  • 内部者の場合は検索の自動完成機能を使って入力でき、部署入力の際は部署の構成員全体が参加者として追加されます。
  • 外部者の場合は所属と氏名を入力して追加ボタンを押し参加者として追加します。
  • Xを押して参加者を削除します。

⑨ カードの連動内訳以外に個人カード、現金などを使っての追加精算が必要な際は精算内訳の追加タブをクリックします。

  • 領収証添付ボタンをクリックして画像フィアルおよびPDFファイルをアップロードすることができます。領収証ファイルをアップロードします。
    • 領収証を添付しないと利用内訳が追加できません。
    • Xをクリックすると添付されたファイルが削除されます。
  • 証明種類(法人(共用)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金)を入力します。
    • 証明種類は法人(共用)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金が登録でき、法人の個人カードを保有していない場合は法人(個人)項目は表示されません。
  • 金額は基本的に会社で設定した基準通貨で入力し、外貨の場合は通貨種類を選択してから現地で使った金額と基準通貨の基準金額をそれぞれ入力します。(例:韓国ウォンKRWを基準通貨で使う会社がアメリカ出張で経費を使った場合、USD 100 / KRW 120,000を一緒に入力します。)
    • 金額は領収証の内容と一致しなければなりません。
  • 利用日、利用先を入力します。
  • 費用項目を選択します。費用項目により外部者および参加者を追加することができます。
    • 請託禁止法の対象者は不正請託および金品などの授受禁止に関する法律により公共機関、メディア、公共/私立学校の役職員および配偶者が精算対象に含まれた場合に表示します。
    • 参加者は内部の役職員、外部者を個別で登録することができ、登録者本人は基本参加者として設定されます。
    • 費用項目により外部者と参加者が追加できる場合は管理者により設定され、必須入力項目ではありません。
    • 内部者の場合は検索の自動完成機能を使って入力でき、部署入力の際は部署の構成員全体が参加者として追加されます。
    • 外部者の場合は所属と氏名を入力して追加ボタンを押して参加者として追加します。
    • Xを押して参加者を削除します。
  • 費用精算についての詳細を入力します

⑩ 費用計画について処理する者に残すべき事由を入力します。

⑪ 処理済みの関係ドキュメントがある場合に登録します。

⑫ 処理する者と共有範囲を設定します。

  • 処理する者は費用管理者の設定により定まり、内容により基本決裁先とは異なる決裁先(例:代表取締役の決裁が含まれた違反決裁先)が提供されることがあります。決裁先はワークフロー管理者が設定し、詳細は「決裁先設定」ガイドをご参照ください。

[保存]をタッチすると休暇申込が完了します。

  • 予算チェック:

  • 該当時点の可用予算と比較し、予算を超過すると以下のような予算不足メッセージが立ち上がりワークフローの進行が制限されます。この場合、費用管理者に予算の増額を要請するか、可用予算の範囲内で精算を申込んでください。

  • 監査項目のチェック:

    • 監査項目はWORKPLACEの導入時に設定されていないので、費用管理者が会社の内部規定に合わせて費用項目別の監査項目を設定する必要があります。詳細は「監査項目の管理」ガイドをご参照ください。
    • 費用精算段階に適用される監査は、基準金額と決済方式/時間/距離についての制限および外部者を含む場合は1人当たりの金額に制限があり、違反すると以下のような監査項目の違反メッセージが立ち上がり、費用精算申込を完了することができません。ただ、費用管理者が該当の監査項目について基本決裁先とは異なる決裁先(例:代表取締役の決裁を含む)を適用した際は、違反項目があってもワークフローを完了することができます。

  • 精算処理のステータスは費用管理 > 費用精算状況で確認できます。

d. 費用計画の未使用及び連動された法人カードがない場合の費用精算の申込

[文書作成] > [費用精算の申込]を選択します。

② 費用精算の申込タイトルを入力します。(例:企画チームの食事会費用を精算します。)

  • タイトルは選択値で、利用者が入力しないとシステムに指定されたタイトルが自動で入力されます。

③ 費用精算を申込む費用の帰属部署を選択します。

  • 2つ以上の部署に所属している場合、兼職部署の選択と共に費用の帰属部署を選択します。精算内容に適した費用の帰属部署を選択してください。
  • 費用の帰属部署が明確である場合(所属部署が1つ)は部署の選択ウィンドウが表示されません。

精算内訳の追加タブをクリックして精算する内容を入植します。

  • 証明種類(法人(共用)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金)を入力します。
    • 証明種類は法人(共用)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金が登録でき、法人の個人カードを保有していない場合は法人(個人)項目は表示されません。
  • 金額は基本的に会社で設定した基準通貨で入力し、外貨の場合は通貨種類を選択してから現地で使った金額と基準通貨の基準金額をそれぞれ入力します。(例:韓国ウォンKRWを基準通貨で使う会社がアメリカ出張で経費を使った場合、USD 100 / KRW 120,000を一緒に入力します。)
    • 金額は領収証の内容と一致しなければなりません。
  • [領収証添付]ボタンをクリックして画像フィアルおよびPDFファイルをアップロードすることができます。領収証ファイルをアップロードします。
    • 外部者の場合は所属と氏名を入力して追加ボタンを押して参加者として追加します。
    • [X]を押して参加者を削除します。
  • 利用日、利用先を入力します。
  • 費用項目を選択します。費用項目により外部者および参加者を追加することができます。
    • 請託禁止法の対象者は不正請託および金品などの授受禁止に関する法律により公共機関、メディア、公共/私立学校の役職員および配偶者が精算対象に含まれた場合に表示します。
    • 参加者は内部の役職員、外部者を個別で登録することができ、登録者本人は基本参加者として設定されます。
    • 費用項目により外部者と参加者が追加できる場合は管理者により設定され、必須入力項目ではありません。
    • 内部者の場合は検索の自動完成機能を使って入力でき、部署入力の際は部署の構成員全体が参加者として追加されます。
    • 外部者の場合は所属と氏名を入力して追加ボタンを押し参加者として追加します。
    • Xを押して参加者を削除します。
  • 費用精算についての詳細を入力します。
  • 追加ボタンをタッチして内訳を追加します。

⑤ 費用計画について処理する者に残すべき事由を入力します。

⑥ 処理済みの関係ドキュメントがある場合に登録します。

⑦ 処理する者と共有範囲を設定します。

  • 処理する者は費用管理者の設定により定まり、内容により基本決裁先とは異なる決裁先(例:代表取締役の決裁が含まれた違反決裁先)が提供されることがあります。決裁先はワークフロー管理者が設定し、詳細は「決裁先設定」ガイドをご参照ください。

[保存]をタッチすると休暇申込が完了します。

  • 予算チェック:

    • 該当時点の可用予算と比較し、予算を超過すると以下のような予算不足メッセージが立ち上がりワークフローの進行が制限されます。この場合、費用管理者に予算の増額を要請するか、可用予算の範囲内で精算を申込んでください。
  • 監査項目のチェック:

    • 監査項目はWORKPLACEの導入時に設定されていないので、費用管理者が会社の内部規定に合わせて費用項目別の監査項目を設定する必要があります。詳細は「監査項目の管理」ガイドをご参照ください。
    • 費用精算段階に適用される監査は、基準金額と決済方式/時間/距離についての制限および外部者を含む場合は1人当たりの金額に制限があり、違反すると以下のような監査項目の違反メッセージが立ち上がり、費用精算の申込を完了することができません。ただ、費用管理者が該当の監査項目について基本決裁先とは異なる決裁先(例:代表取締役の決裁を含む)を適用した際は、違反項目があってもワークフローを完了することができます。

  • 精算処理のステータスは費用管理 > 費用精算状況で確認できます。

勤務計画申請

休日/休業日に勤務する計画があるか勤労日に時間外の勤務をしなければならない場合、予め勤務計画の申込書式で勤務計画を登録します。勤務計画の申込書式は、勤務サービスおよび勤務計画を使っている場合のみ利用できます。「勤務計画」利用の設定方法は「設定ガイド」をご参考ください。

[文書作成] > [勤務計画申請]またはホーム画面に勤務計画の申込へのショートカットが設定されている場合に選択します。

② 勤務計画申込のタイトルを入力します(例:夜間の勤務計画を申込します。)。タイトルを入力しなくてもドキュメントの内容に合わせて自動でタイトルが構成されるので、必ず入力しなければならない項目ではありません。

③ 勤務結果を申込む基準日を入力します。

  • 本日を含む未来日付の勤務計画を申込むことができます。

④ 勤務する時間を入力します。[追加]ボタンを押して複数の区間を入力することができます。

⑤ 事由を入力します。

⑥ [ファイル添付]をクリックするか、マウスでドラッグアンドドロップして関係資料を添付することができます。

⑦ [担当者指定]をクリックして処理する者および共有範囲を設定します。

⑧ [保存]をクリックすると勤務計画申込が完了します。申込結果は[ドキュメント照会] > [完了]ドキュメントボックスから確認します。

勤務結果申請

出退社記録の変更あるいは勤労日に延長勤務をしたか休日/休業日に勤務した場合、勤務結果の申込書式を作成して承認を得てはじめて延長(時間外)勤労と記録されます。本書式は勤務サービスを使う場合にのみ利用できます。「勤務」サービス利用の設定方法は設定ガイドをご参考ください。

[文書作成] > [勤務結果申請]またはホーム画面に勤務結果の申込へのショートカットを設定した場合に選択します。

② 勤務結果の申込タイトルを入力します(例:夜間勤務の承認を要請します。)。

③ 勤務結果を申込む勤務の日付を入力します。

  • 該当日の出退勤ON/OFF記録がある場合、基本値を呼び出します。
  • 勤務した結果を申込むもので、本日までの記録のみ申込できます。
  • 同じ日付に勤務結果の申込書式で申込んだドキュメントが進行中である場合、該当日の追加申込はできません。
  • 基準日に利用者が申込んだ勤労時間に合計される不在日程がある場合、下段に不在項目として表示されます。

④ 出社時間を入力します。もし基準日の前日夜、翌日深夜の業務結果を登録する場合なら、出勤時に日付を変更します。

⑤ 退社の日付と時間を入力します。もし基準日の前日夜、あるいは翌日の深夜に退社した結果を登録する場合は日付を選択する必要がります。出社時間と退社時間の間にあった時間外勤務時間が下段に自動で表示されます。

⑥ 会社が設定した休憩時間が基本設定され、社員の勤務方式設定により追加の休憩時間を入力することができます。

⑦ 社員の勤務方式設定により外部勤務時間を入力することができます。休憩時間を勤労時間に合わせて与える場合でも、追加で入力した外部勤務時間には自動休憩が適用されないので、休憩を除いた時間を入力するか休憩を追加する必要があります。

⑧ 事由を入力します。

⑨ [ファイル添付]アイコンを押して関係資料を添付することができます。

⑩ 処理する者および共有範囲を設定します。変更するにはStep 3. 処理する者の設定をご参考ください。

⑪ [保存]を押すと勤務結果の申込が完了します。申込結果は[ドキュメント照会] > [完了]ドキュメントボックスから確認します。

  • 作成者が勤務結果の申込ドキュメントを保存すると承認とみなして[勤務管理] > [勤務の現状]の該当時間に反映されます。
  • 拒絶されると該当日の出社/退社あるいは休暇や外部勤務時間の変更または通常勤労の時間外勤務時間が認められません。

Step 3. 処理する者の設定

処理する者をタッチします。

  • 処理する者のボタンに設定された処理者数が表示されます。
  • 現在設定された処理者のリストが表示されます。
  • 管理者がすでに作成者の部署長やReports Toを設定しておいた場合、処理する者が予め指定されていることもあります。
  • 作成者のReports Toが2名以上設定された場合、氏名をすぐ表示せずにドキュメント処理により適したものを選択する必要があります。

編集をタッチして編集画面に移動します。追加、並び替え、削除ができます。

追加:検索フィールドに追加する社員の氏名を検索して選択します。

並び替え:並び替えのボタンを押したままドラッグして希望する順番に移動させます。

削除:リストから氏名の右側にある[X]をタッチします。管理者が設定した処理者は削除できません。

⑥ 編集を終了するには確認をタッチします。

⑦ 設定が完了した処理者のリストが表示されます。 <- ボタンをタッチしてドキュメントの作成画面に戻ります。

Step 4. 共有設定

共有設定をタッチします。

② 共有設定を選択します。

  • 全体共有、共有しないを選択する場合、変更する共有値を選択して[確認]を押すとドキュメントの作成画面に戻ります。
  • 一部共有を選択する場合、共有する対象を指定するためのプロセスが進みます。

共有者追加:検索フィールドに追加する社員の氏名または部署を検索して選択します。

  • 共有者は組織名と社員名で検索して追加することができ、組織名の場合は所属している組織員が個別で表示されます。
  • 共有する組織に下位組織を含む場合、「下位組織を含む」にチェックすると下位組織の組織員まですべて共有対象に追加することができます。

④ 削除:リストから氏名の右側にある[X]をタッチします。

[確認]をタッチします。

⑥ ボタンから設定された共有設定が表示されます。

Step 5. 進行中のワークフロー

進行中のワークフローにおけるワークフローの進行状況はドキュメントボックスで確認できます。ドキュメントタイトルの前にワークフローの進行状態が表示されます。

[ドキュメント照会]を選択します。

② 「全体」ドキュメントボックスに移動します。「進行中」のドキュメントボックスに移動すると、進行中の件のみ確認できるので便利です。

③ ドキュメントタイトルの前に進行状態が表示されます。

  • 処理予定:処理する者に自分が含まれているドキュメントで、まだ処理の順番が回っていないワークフローです。
  • 処理する:ワークフローの処理をしなければならないドキュメントです。該当の件は[マイスペース] > [処理するドキュメント]エリアにも表示されます。「処理する」ドキュメントをワークフロー処理をすると「処理した」に変更されます。
  • 処理した: ワークフローを処理してから次の処理者にワークフローが移動した状態です。

④ 「完了」ドキュメントボックスで処理が完了したドキュメントのリストが確認できます。

  • 完了:すべての処理者から「同意」処理を行われた件です。
  • 拒絶:処理者の1人が「拒絶」処理をしてワークフローが終了した件です。

⑤ 費用精算の申込の件は、[マイスペース] > [今月の精算内訳]エリアからワークフローの進行状態が確認できます。

  • 要請:ドキュメントが保存され、ワークフローが進行中の件です。

Step 6. ワークフローの完了

ワークフローの処理が完了すると、[マイスペース ]> [今週の通知内訳]エリアに通知が立ち上がり、通知のEメールが送られます。ワークフローの書式により[マイスペース] > [自分の不在日程]エリアまたは[今月の精算内訳]エリアにワークフローの内容が反映されます。

① ワークフローの処理(同意/拒絶/委任)が完了すると[マイスペース] > [今週の通知内訳]エリアに通知が立ち上がります。

② ワークフローのドキュメントは[ドキュメント照会] > [完了]で確認できます。

③ [自分の不在 日程]エリアから自分の使用休暇日および不在申込の内訳が確認できます。

  • 不在日が回っていない不在日程の委任設定を[自分の不在日程]エリアで変更することができます。
  • 同じ日付に別の不在区分の日程がある場合、委任内容が最新登録情報に維持されます。

④ 「精算内訳」エリアで費用精算申込の内訳が確認できます。ワークフローが完了すると「完了」または「拒絶」で表示され、拒絶された件は翌日にリストから消えます。

  • 完了:最終ワークフローまでの処理が完了してワークフローが完了した件です。
  • 拒絶:処理者によりワークフローが拒絶された場合は翌日にリストから削除されます。

ドキュメントキャンセル

ワークフローの進行状況によりドキュメントのキャンセル方法が異なります。[ドキュメント照会] > [進行中]から進行状況を確認して、状況別のガイドをご参考ください。

  • 処理する者のうち最初の決裁者がドキュメントの処理前である場合:ドキュメントの[削除]をタッチしてドキュメントをキャンセルします。処理する者が処理を行った場合、[削除]は消えます。

  • 処理する者により処理進行中: [ドキュメント照会] > [進行中]から現在順番の処理する者を確認します。氏名が強調処理で表示されます。該当の利用者に「拒絶」処理を要請します。

  • ドキュメント処理が完了した場合:[ドキュメント照会] > [進行中]からドキュメントが見つからなければドキュメントが完了た件です。管理者にドキュメント削除を要請します。

ワークフローの同意/拒絶/委任

WORKPLALCEのワークフロードキュメントの作成とキャンセル方法をワークフローのプロセスに従って説明します。

ワークフロードキュメントが保存されると、処理する者として含まれた利用者にワークフロー要請のお知らせが[マイスペース] > [処理するドキュメント]エリアがに生成され、処理要請のメールが送られます。処理者はWORKPLACEはウェブとモバイル、メール画面でワークフローを処理することができます。

ワークフローの処理 プロセス

Step 1. ワークフロー処理要請の受信

  • ワークフロー処理を要請されると、マイスペース > 処理するドキュメントエリアに通知が立ち上がります。
  • 通知をタッチすると該当ワークフローのドキュメント照会画面に移動します。

Step 2. 内容検討

ドキュメントの照会画面に移動して内容を検討します。処理コメントを書き込むか、共有設定および処理する者を修正することができます。

① 共有設定を確認します。設定を変更するには共有設定をタッチします。

  • 共有設定値は最終処理者の設定値を最終的が反映されます。

② [情報変更の内訳]を押して処理する者、共有設定などドキュメントにおける自分の情報変更事項を確認します。

Step 3. ワークフローの処理

処理する者をタッチすると処理画面に移動します。

  • 処理した者はリストから自分の名前の上に、処理する者は自分の名前の下に位置します。

編集を押して処理する者を修正(追加/削除/並び替え)することができます。

③ コメント作成欄にコメントを書き込むことができます。

  • 入力した意見はドキュメント作成者と処理者みんな閲覧できます。

[同意]、[拒絶]、[委任]から1つのボタンを押してワークフローを処理します。

  • 全処理者のワークフロー処理が完了すると、ドキュメント作成者と全処理者の[マイスペース] > [今週の通知内訳]エリアに「ワークフロー 完了」の通知が立ち上がります。
  • ワークフローのドキュメントは「ドキュメント照会 > 全体、完了」で確認できます。

[委任]を押して不在期間のワークフロー委任者を指定することができます。

  • 不在期間中に委任者にはワークフロー処理要請の通知Eメールが送られ、委任者の「マイスペース > 処理するキュメント」エリアにワークフロー処理要請の通知が立ち上がります。
  • ワークフローが完了すると、委任者とワークフローを委任した当事者はみんな[マイスペース] > [今週の通知内訳]からワークフローの完了事項が確認できます。

⑥ 自分の次に処理する者が2人以上の場合、「Reports To選択」からドキュメント 処理に適した処理者を委任された者が代わりに選択する必要があります。

共有コメント

ワークフローが完了するとドキュメントの共有範囲に従って共有コメントを作成し社員たちを意見を交わすことができます。共有コメントの作成機能はメッセンジャーに近いUIおよびデザインで、社員たちの参加を促します。

不在日程のワークフローを登録すると、ワークフローと不在日程共有が同時に行われます。同僚の慶弔休暇申込書にお祝いのコメントを書き込んでください。

共有コメントを書き込む

  • ワークフローが完了した件は[最新の共有ニュース]で共有されます。全体共有出ない場合、錠前の形で区別します。
  • 社員たちは「最新の共有ニュース」でドキュメントを閲覧してコメントを書き込むことができます。
  • 共有コメントを作成したり確認するにはドキュメント照会画面の下段にある共有設定ボタンを選択します。
  • 以前書き込んだすべての共有コメントが確認でき、コメントの入力フィールドに自分の意見を書き込んで共有することができます。
  • 共有コメントが書き込まれると、ドキュメント作成者と該当ドキュメントに共有コメントを書き込んだ者の[マイスペース] > [今週の通知内訳]エリアに通知が立ち上がります。

ドキュメントボックスおよびドキュメントの照会

WORKPLACEはワークフロードキュメントの処理ステータスにより「全体」/「進行中」/「完了」ドキュメントボックスに自動で分類して保存されます。ドキュメントボックスからタブを使ってそれぞれのドキュメントボックスに移動することができます。検索機能を使って必要なドキュメントを速やかに検索することができます。

全体

  • 自分が作成したか処理する者に含まれたドキュメントと共有してもらったドキュメントを確認することができます。
  • 「最新の共有ニュース」に過去/現在時点に表示されるすべてのドキュメントを照会することができます。

進行中

  • 自分が作成したか処理する者に含まれたドキュメントからワークフローが進行中の件の進行状況を確認します。処理しなければならない「処理する」ドキュメントは強調処理して表示されます。
  • ワークフローのステータスは処理予定/処理する/処理したで区別されます。
    • 処理予定のドキュメント:処理する者に自分が含まれたドキュメントで、まだ処理する順番が回っていないドキュメントです。
    • 処理するドキュメント:ワークフロー処理をしなければならないドキュメントです。該当の件は[私のスペース] > [TODO]エリアにも表示されます。「処理する」ドキュメントを処理すると「処理した」に変更されます。
    • 処理したドキュメント:ワークフローを処理してから次の処理者にワークフローが移った状態です。

完了

  • 自分が作成したか処理する者に含まれたドキュメントからワークフローが完了した(完了/拒絶)ドキュメントを確認します。
  • [自分のワークフロードキュメントのみ照会]を使って自分が作成したドキュメントのみ確認することができます。
  • 同僚から共有してもらったドキュメントを確認することができます。

参考事項

カレンダーの使い方

  • カレンダーから日付をタッチすると選択した日付が開始日と終了日が入力された状態で詳細設定エリアが立ち上がります。
  • 開始日の入力ウィンドウをタッチして有効化してからカレンダーから開始日を変更することができます。
  • 終了日の入力ウィンドウをタッチして有効化してからカレンダーから終了日を変更することができます。
  • Xをタッチすると選択が解除されます。
  • [前の日付]、[次の日付]を使って別の月に移動します。

[使用例]

  • 単一選択時:日付選択 -> (招請設定)確認] -> カレンダーの下段に選択日リストが立ち上がる
  • 2日以上選択時:開始日、終了日を選択 -> (詳細設定)[確認] -> カレンダーの下段に選択日のリストが立ち上がる
  • 午前/午後の半日選択時:日付選択 -> (詳細設定)開始日と終了日のそれぞれ「半日」を選択 -> (詳細設定)[確認] -> カレンダーの下段に選択日のリストが立ち上がる
  • 時間選択時:日付選択 -> (詳細設定)開始日と終了日のそれぞれ「時間および分」を選択 -> (詳細設定) [確認]-> カレンダーの下段に選択日のリストが立ち上がる

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