「費用管理」の紹介

自分の費用計画状況、費用精算状況、予算状況、法人カード使用の内訳(カード会社と連動している法人カード所有時は自動表示)を確認することができます。

費用計画状況

利用者が作成したか参加者として設定された費用計画のドキュメントを照会します。ワークフローが完了した費用計画ドキュメントのみ確認できます。

費用管理 > 費用計画状況を選択します。

検索エリアから作成日/予想日程を入力すると、希望する情報が速やかに検索できます。

  • 作成日:費用計画を作成した日付です。当月1日から本日までが基本設定となり、検索区間を変更して照会することができます。

計画ドキュメントの番号をクリックすると費用計画ドキュメントの内容が確認できます。

費用精算状況

申込んだ費用精算のドキュメントのうち、精算が完了したドキュメントを照会します。

費用管理 > 費用精算状況を選択します。

② 検索エリアからフィルターアイコンを押すと帰属部署/作成日/証明種類を入力して検索することができます。

  • 帰属部署
    • 費用申込者が2つ以上の部署に所属している場合、照会する内容に適した費用の帰属部署を入力して照会してください。
    • 費用申込者の費用帰属部署が明確である場合は(所属部署1つ)該当する部署を入力して照会してください。
  • 作成日:費用精算の申請を登録した日付です。当月1日から本日までが基本設定となり、検索区間を変更して照会することができます。
  • 証明種類:法人(共用)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金のうち決済に使った方式です。

③ 精算ドキュメントの番号をクリックすると費用精算の申込のドキュメント内容が確認できます。

予算状況

利用者の部署または利用者に予算が当てられた場合に該当Eメニューが表示されます。

費用管理 > 予算状況タブを選択します。

② 検索エリアから年度/貴族部署を入力すると、希望する情報を速やかに検索することができます。

  • 帰属部署
    • 2つ以上の部署に所属した場合、照会する内容に適した部署を入力して照会してください。
    • 利用者の個人に当てられた予算がある場合は自分の名前でも照会できます。

③ 自分が所属した部署または自分の予算科目別の可用予算を確認します。

  • 費用管理者が予算科目コードを設定する際は予算科目の繰り越し設定を「Y」にした場合、前月の可用予算が翌月に繰り越されます。繰り越しの設定が「N」である場合は繰り越されません。
  • 費用管理者が費用予算を編成する際に予算科目の予算制御可否の設定を「Y」にした場合、費用精算の申込み金額が可用予算より大きいと精算できません。
  • 予算の繰り越し可否の設定と統制可否の設定は会社の費用管理者にお問い合わせください。

可用予算の計算方法

  • 繰り越し可否が「Y」の場合:可用予算 =前月の可用予算 + 当月の割当金額 – 当月の執行金額
  • 繰り越し可否が「N」の場合:可用予算 = 当月の割当金額 –当月の執行金額

法人カードの使用内訳

カード会社と連動して法人カードを管理すると、自分が保有している法人カードの使用内訳が照会できます。法人の共用カードと複数人数が一緒に使う法人カードの場合、実際の利用者が直接精算できるように委任するか、精算が不要な内訳を除外させることができます。本メニューは法人カードを保有している社員には常に表示し、法人カードを保有していないが精算を委任された社員にも表示されます。

費用管理 > 法人カードの使用内訳のタブを選択します。

検索エリアからフィルターアイコンを押すと承認日/精算状態/承認状態/カード番号/利用先を入力して検索することができます。

  • 承認日:カードを承認した日付です。検索区間を変更して照会することができます。
  • 利用先:連動されたカードがある場合、法人カードの利用内訳に表示された加盟店を意味します。カード会社と連動せずに直接入力した場合の利用先を意味します。
  • 精算のステータス:精算除外、精算委任、未精算あるいは精算済みの件をステータス別に検索できます。
  • キャンセル可否:カード利用のキャンセル件あるいは承認が件別に検索できます。
  • カード番号:利用者が保有している法人カードの番号を意味します。

③ 費用精算の申込対象でない承認内訳は精算除外を押して除外させることができます。除外された内訳は費用精算の申込時のカード連動照会の精算タブに表示されません。

④ 他の社員が使用した内訳は選択してから精算委任ボタンをクリックして実際使用した社員に精算を委任することができます。委任された社員は費用精算の申込時にカード連動照会精算のタブにその内容が表示されます。精算を委任した件はカードの保有者が精算から除外することができません。精算除外に変更するには委任をキャンセルしてから除外する必要があります。

⑤ 「精算除外」あるいは「精算委任」状態の使用件はキャンセルボタンをクリックしてキャンセルでき、再び精算できる状態となります。精算委任をキャンセルすてからもう一度再委任できます。

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