使用に先立ち

Q.当社で管理する社員情報とWORKPLACEで管理する情報が異なります。社員登録時はすべての項目を入力しなければなりませんか。

  • 構成員情報 > 基本情報の設定メニューから当社に合った項目のみを選択して使用可否を使用に設定すると、社員登録時に必要な項目のみ入力することができます。

Q. 「Reports To」とは何ですか。

  • 報告対象を意味することで、業務報告をする上位社員をReports Toと表現し、Reports To(person)を略して呼びます。個人間報告ラインで組織を構成する場合には社員別にReports Toを設定し、それを使った自動決裁ラインを作成することができます。2人以上をReports Toで設定することができるのでマトリクス組織での活用度が高く、ドキュメント処理時により適した処理者を選択してワークフローを進めることができます。

Q. 部署と兼職部署の違いは何ですか。

  • ある社員が複数部署に重複して所属をおく場合、原所属部署と兼職の所属部署をそれぞれ運営することができます。原所属は基本部署を意味し、重複する部署がある場合は複数の兼職部署をマッチすることができます。兼職部署を登録した社員は、ワークフロー振興の際に兼職部署の決裁先で不在日程や経費の申請、一般ドキュメントを進行させることができます。

Q. 新入社員が入社しました。どこで情報を入力すればいいですか。

  • 会社の基本情報および追加情報を設定してから構成員 > 社員管理管理の追加ボタンをクリックすると社員情報を入力するページが立ち上がります。情報を入力して保存すると自動で案内のEメールが送信されます。

Q. 退職者はどのように処理されますか。

  • 構成員 > 社員管理画面で退職者氏名の横にあるアイコンをクリックすると、社員情報の詳細画面が開きます。右下の削除ボタンをクリックすると該当社員は削除されます。削除すると該当社員についてのすべての情報がシステムから削除され、復旧できません。

Q. 社員の職級/職責情報が変更したいです。

  • 構成員 > 社員管理画面で社員の氏名の横にあるアイコンをクリックすると、社員情報の詳細画面が開きます。職級/職責情報を変更することができます。職級/職責項目がない場合は「基本情報の設定」で使用可否を使用に設定すると利用できます。

紹介

本節でご説明する構成員情報の設定はWORKPLACEの使用のため最優先に設定する必要がある内容です。

基本情報の設定

わが社に合った社員の属性情報を設定します。部署、職級、職責など社員情報項目の使用可否を選択設定し使用目的に合わせて管理できるのはもちろん、社員検索の結果に表示可否を設定して検索用情報として活用することができます。ただ、部署とReports toを使用する場合は社員検索に自動で表示されます。

部署の設定

部署項目の使用可否をはいに設定すると右側に部署を構成するエリアが表示されます。

追加をクリックして部署を追加します。下位部署を追加する際は上位部署を選択した状態で追加をクリックします。

③ 削除する部署を選択して[削除]ボタンをクリックし選択した部署を削除します。

④ 移動する部署を選択して上/下ボタンをクリックすると、ツリーから部署の上下順番を変更することができます。

部署名を選択すると部署名を変更することができ、Aをクリックして多言語の名前を入れることができます。

⑥ マウスのドラッグアンドドロップを使って部署を希望の位置に変更させることができます。

社員検索の表示可否はいに設定するとユーザー画面の右上にある社員検索から照会された結果画面に表示されます。

追加情報の設定

わが社で管理する情報のうち基本情報に含まれていない項目は、追加情報で直接入力して管理することができます。Y/Nタイプ、選択タイプ、日付タイプ、叙述タイプなど多様な方式で必要項目を追加することができ、必要に応じて社員情報検索に表示させることもできます。

追加をクリックすると追加情報設定のポップアップが立ち上がります。

② 追加情報の名前入力、形の選択、社員検索結果に表示可否を選択して保存します。

③ 追加された情報が表示され順番変更/修正/削除ができます。

④ 選択タイプのコンポ型は、右のエリアに各詳細項目別の社員数を表示します。

社員検索表示の可否はいに設定すると利用者画面の右上にある社員検索から照会された結果画面に表示されます。

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