使用に先立ち

Q. WORKPLACEの利用者登録の前に組織情報を先に登録する必要がありますか。

  • WORKPLACE [g]では組織を部署で表現しています。部署設定は管理 > 構成員情報の設定 > 基本情報の設定をご参考ください。

Q. WORKPLACE使用の案内Eメールの送信にエラーがあります。案内メールを再送信することができますか。**

  • 社員管理のメイン画面は登録された全社員が照会できるページです。案内メールの再送信が必要な社員に招待メール項目のメールアイコンをクリックしてパスワードの再設定メールを送信することができます。

  • 再送信の後もEメールの送信に問題があると社員情報の詳細画面に移動してEメールアドレス項目を確認します。

社員の招待

個別の追加

社員管理画面の追加ボタンをクリックすると社員情報の入力画面が開きます。

② 社員の基本情報を入力します。

  • 氏名、業務メール、個人メール項目は必須入力項目で、会社に合った項目のみ入力します。
  • 業務メールと個人メールは同じメールを使っても構いませんが、別のメールアドレスを使うことをおすすめします。メールIDは2文字以上で英数字と特殊文字. - _ !が入力できます。

③ 会社が定義した追加情報がある場合、追加情報タブをクリックして登録します。

④ 保存をクリックすると社員に招待メールが送信されます。

⑤ 招待メールからメール認証ボタンをクリックしてパスワードを再設定します。

一括追加

① 社員管理に移動します。

② 一括追加を追加します。

③ サンプルファイルダウンロードをクリックします。

サンプルファイル作成の案内

サンプルファイル作成の案内を参考して内容を作成・保存します。

添付追加をクリックして作成したファイルを選択します。

保存をクリックして保存します。

⑦ 登録結果を確認します。

登録データの確認

  • 入力エラーのあるシートやセルは赤色で表示され、下段にエラーメッセージが立ち上がります。
  • 登録したエクセルファイルからエラーを修正して再びアップロードします。

登録完了

社員の一括追加で完了結果を確認します。

  • 登録が完了すると管理 > 構成員 > 社員管理で追加された社員が確認できます。

社員管理

わが社に登録された全社員が照会できるページです。

① 使用状態は社員が招待されてからログインの可否を知らせます。

  • 使用:社員が招待メールを受信しパスワードを設定してログインができる状態です。
  • 使用待ち:招待を受けたが社員がパスワードを設定しなかったためログイン不能の状態です。

② 状態変更項目の一時停止ボタンをクリックすると社員のログインが一時停止します。もう一度使用ボタンをクリックするとログインできます。ログインが一時停止しても課金対象には含まれます。

③ 招待メールの項目にある日時はメールが送信された日時を表示し、緑色のメールアイコンをクリックして招待メールを再送信します。

④ 退職する社員が出てきたら情報を削除しなければならず、社員目録のうち該当社員の氏名の前にある緑のアイコンをクリックして削除することができます。

⑤ 詳細情報画面から[削除]ボタンをクリックすると社員情報が削除され、復旧できません。

⑥ 右下の印刷アイコンを押すと該当社員の人事カードがプリントアウトできます。

人事カードの印刷

印刷オプションウィンドウから希望する出力項目を選択して確認を押すと、選択した項目のみプリントアウトできます。印刷項目の設定は社員別にそれぞれの形で印刷できます。

削除社員の管理

削除者の場合、社員検索から照会されません。ただ、削除しても削除発生タイミングの前に設定された内容が存在することがあり、以下のように表示されます。

  • 削除発生の前に、ドキュメントの処理者に設定された場合は氏名の前に[削除]と表示され、管理者には決裁先変更の案内メールが送信されます。管理者は処理する者の編集から他の社員に処理を委任することができます。

  • 削除発生時点から削除者のドキュメント処理通知のメール画面に同意/拒絶/拒絶委任ボタンは無効化で表示されます。

  • 「管理 > 決裁先の設定」時に直接入力で決裁者に指定された社員の場合は[削除]が表示され、管理者はキャンセルを押して決裁先を変更することができます。

部署長管理

「構成員>基本情報の設定」メニューから部署を使用に設定した場合にのみ利用できます。 部署のLeaderを部署長に指定してから決裁先を次数別の上位部署長に設定しておくと有効に利用できます。

① 部署をクリックします。

② 部署に所属している社員のうち部署のLeaderを選択して保存します。

③ 決裁先の設定で次上位部署長が書式別に自動設定できます。

Reports To管理

「構成員 > 基本情報の設定」からReports Toを使用に設定した場合のみ利用できます。 Reports Toは業務の報告を受けるマネージャーの概念で、マトリクス組織内の社員が報告する業務の内容によりマネージャーを選択指定できるように複数のマネージャーをReports Toに設定することができます。決裁先を次数別Reports Toに設定する場合、次数別のReports Toが自動で指定されます。

① Reports Toに指定する社員名を自動完成機能を使って入力し指定することができます。

② 設定されたReports Toは入力フィールドの右側で確認でき、赤色のXを押して削除できます。

③ 保存をクリックします。

④ Reports To社員を検索すると、該当社員の上位Reports Toと該当社員に報告するDirect Reportsと一緒に照会することができます。

⑤ 決裁先の設定で次数別Reports Toを書式別に自動設定することができます。

「Reports To」とは何ですか。

  • 報告対象を意味することで、業務報告をする上位の社員をReports Toと表現し、Reports To(person)を略して呼びます。個人間報告ラインで組織を構成する場合には社員別にReports Toを設定し、それを使った自動決裁ラインを作成することができます。2人以上をReports Toで設定することができるのでマトリクス組織での活用度が高く、ドキュメント処理時により適した処理者を選択してワークフローを進めることができます。

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