使用に先立ち

Q. 管理者が設定した決裁ライン(処理した者)をワークフロー処理中にドキュメントの作成者または処理した者が変更することができますか。

  • 管理者が設定した基本処理者を利用者が削除することはできません。ワークフローに追加すべき処理者は「処理する者の編集」から処理者に追加してください。

Q. 使用していた決裁書式は活用できますか。

  • ワークフロー管理の「一般書式の設定」機能から活用できます。様式が決まっている場合、文章様式を使って表などの形を構成することができます。

Q. 決裁ラインの設定時は部署長とReports Toに違いがありますか。

  • WORKPLACE [g]は、部署中心の会社や個人別報告ラインのReports To中心の会社でも便利に利用できます。2つを兼用する会社でもA業務は部署長中心に、B業務はReports Toを中心に状況に合わせて使用できます。例えば経費の精算は個人の報告ライン(Reports To)により、不在日程は部署長に報告して管理する場合、書式別に決裁ラインの設定を変えて使用することができます。

Q. 年次申込の際に職級が部長以上の職員は代表の決裁まで受けるように設定することができますか。

  • 不在日程書式の決裁ライン設定で、基本決裁ラインの設定の他に条件別の決裁ラインを追加で設定することができます。条件別の決裁ライン設定ポップアップで「不在項目使用」にチェックを入れて年次を選択します。「対象者使用」にチェックして対象者の人事情報で「職級」を選択してから、わが社の部長以上の職級をすべて選択します。次の処理者入力から「直接入力」方式で代表を設定してから保存します。

紹介

WORKPLACEのワークフロー書式をわが社の管用に合わせて設定します。業務別の処理者をフレキシブルに設定して全社員とドキュメントを共有することで、上手にコミュニケーションする社内文化を構築することができます。

決裁ライン設定

書式別決裁ライン(処理する者)を設定します。決裁ライン(処理する者)の設定は次数別に上位の部署長、次数別Reports toまたは特定社員単位で設定できます。管理者が設定した基本処理者を利用者が削除することはできません。

決裁ラインの設定に移動します。

② 書式を選択して決裁ラインの使用可否を選択します。

  • 決裁ラインの「使用」が基本値として設定、提供されます。「使用」を選択した状態で決裁ラインを別途指定しないと、ドキュメントを作成するタイミングで決裁ラインの編集機能を使って利用者が直接処理する者を追加することができます。

  • 決裁ラインの「使用」を解除するとドキュメント書式に決裁ライン設定エリアが表示されません。

③ (決裁ライン使用で設定する際に)追加ボタンをクリックします。

④ 作成された入力フィールドにワークフローの処理者を設定します。

決裁ラインの項目 説明 選択できる場合 自動同意の可否
N次上位部署長 作成者の1~N次上位部署長を自動で呼び出します。会社の部署Levelだけ指定できます。 基本情報設定の部署使用を「はい」に設定した場合にのみ表示されます。 使用可能
Reports To 次数が自動で設定されたReports Toが表示されます。例えばReports Toを2回設定する場合、1次Reports To、2次Reports To(Reports to's reports to)に設定されます。 基本情報設定のReports To使用を「はい」に設定した場合にのみ表示されます。 使用不能
直接入力 社員名を直接入力して常に該当社員が同意できるように入れることができます。 常に選択できます。 使用可能
  • 決裁ラインに自動同意の対象者を選択することができます。
    • 自動同意:決裁ラインに自動同意の対象者を選択することができます。自動同意を使用すると処理段階に自動処理され、処理者に通知のEメールが送信されます。

⑤ 順番の変更:処理者の処理順番が変更できます。

⑥ 削除:処理者が削除できます。

⑦ 優先順位で適用する決裁条件がある場合、条件別決裁ラインの追加をクリックして設定します。

  • 条件別の決裁ライン設定ポップアップが立ち上がります。

  • ポップアップの上段内容は書式別に異なる表示になることがあります。

    • 不在日程:不在項目、対象者の人事情報による設定に対応します。(例:部長職級者の年次登録)
    • 費用計画の申込、費用精算の申込:対象者の人事情報による設定に対応します。(例:A事業所に所属している社員の精算申込)
    • 一般:書式区分、対象者の人事情報により設定できます。
  • 条件別の決裁ライン設定(例:不在日程の書式)

    • 不在項目に使用する際は「使用」にチェックして適用する項目を選択します。
    • 対象者に使用する際は「使用」にチェックして適用する対象者の部署/職級/職責/事業所から選択します。部署/職級/職責/事業所の選択は、管理 > 構成員 > 基本情報設定に影響を受けることがあります。(例:基本情報の設定から職級を「使用しない」で設定すると、選択項目に職級が表示されません。)
    • 追加ボタンを押して処理する者(部署長、Reports To、直接入力)を入力して自動同意の可否をチェックします。
    • 確認を押すと条件別の決裁ライン追加が完了します。条件別に決裁ラインが複数追加された場合は、順位が高いものから実行され、最後に追加した条件が第1順位で適用されます。

⑧ 保存ボタンをクリックします。

⑨ 費用精算の申込、費用計画の申込書式は、基本決裁ラインの他に違反決裁ラインを追加で設定することができます。

  • 違反決裁ライン:違反決裁ラインは、費用 > Self Check管理 > 監査項目管理から監査項目を作成する際に違反項目に対してワークフローを持続する場合、基本決裁ラインと異なる決裁ラインを適用するときに使用します。違反決裁ラインは基本決裁ラインより上位の処理者や費用担当者を直接指定して活用することになります。(例:監査項目違反の際は代表取締役の決裁を追加)
  • 違反決裁ラインの使用可否がチェックされてはじめて違反項目を違反決裁ラインで決裁できるように設定することができます。詳細については監査項目作成のマニュアルをご参考ください。

決裁ライン例外管理

書式別に設定された決裁ラインから処理者あるいはドキュメントの作成部署別に例外処理が必要な場合に決裁ラインの例外案を登録します。

決裁ラインの例外管理に移動します。

② 例外内容を入力して登録をクリックすると下段のリストに追加されます。

  • 原決裁者別、書籍別、書式の詳細項目別に設定できます。
  • 決裁者の省略、変更設定、自動などの設定ができ、変更時は決裁の委任者を指定してはじめて設定が完了します。
  • 重複する例外変更案は登録できません。

決裁ライン設定のコツ

  • [削除]をクリックして例外設定の項目を削除します。
  • 決裁ラインの例外設定がドキュメント作成タイミングに反映された場合、決裁ラインの例外項目を削除しても例外設定が維持されます。
  • 処理者が退職するなどの事由により例外反映ができない場合は、例外設定はシステムから自動で削除され、元も決裁ラインが適用されます。
  • 自動同意設定時に処理すべき段階に自動で同意され、処理者に通知メールが送られます。

説明領域管理

説明エリアを使って利用者にドキュメント作成ガイドを提供することができます。説明エリアから提供するコンテンツはテキストと画像を使って自由に編集できます。

説明エリアの管理に移動します。

② 書式を選択します。

③ 説明エリアの使用可否を選択することができます。「使用」が基本設定で提供されます。

④ (説明エリアの使用時)は書式別にドキュメント説明の内容を入力します。

⑤ 利用者がドキュメント作成画面の下段に説明内容が表示されます。

説明エリアの文章例

書式 説明文章の例
不在日程 年次、病気休暇、出張、在宅勤務といった日程の共有に活用される書式です。
費用精算の申込 業務上支出した経費を申込む書式です。法人カード、個人カード、現金など多様な証明で使用した費用を精算することができます。カード会社と連動する場合、承認済みのカードの内訳で速やかに精算できます。
一般

書式権限の設定

書式別の作成権限を組織や権限、社員単位で与えるか除外する設定を行います。

書式権限の設定に移動します。

② 各書式を選択します。

③ 作成権限を選択します。

④ 選択付与/選択除外で指定する際に該当対象者のリストを入力します。

⑤ 保存をクリックします。

書式権限設定のコツ

  • 書式作成の権限のない利用者の画面には該当書式が表示されません。
  • 退職した者や削除された権限、部署があるとリストから自動で削除されます。

共有設定

書式別の共有状態を設定します。全社員とドキュメントを共有することでオープンした社内文化を構築することができます。

共有設定に移動します。

② 書式を選択します。

③ 全体共有、一部共有、共有しないから選択できます。

④ 一部共有を選択する際は共有対象を指定することができます。

保存をクリックします。

共有設定のコツ

  • 一部共有の場合は組織や権限、作成者の部署、社員単位で共有対象を選択することができます。
  • 共有状態は決裁進行中に利用者が変更できます。
  • Reports Toには共有を設定することができません。2名以上のReports Toがいる場合は選択していない状態で共有者を指定することができないため、共有設定の際はReports Toを選択することができません。

不在項目の設定

会社の不在項目を設定します。設定された項目は不在日程のドキュメント書式に反映されます。

不在項目の設定に移動します。

追加をクリックすると入力フィールドが作成されます。

③ 内容を入力します。

  • 「不在項目」の名前は会社の内部規定により設定できます。多言語を使用する場合、基本値を含め使用する多言語だけの項目名を入力します。
  • 「事由(説明文章)」に書式作成ガイドを提供すれば便利です。
  • 時間単位(終日/半日/1時間/2時間/30分)を選択します。
    • 終日:基本値は終日の8時間です。「勤務」サービスの勤務方式による1日の所定勤労時間とみなします。例えば所定の勤労時間が8時間の場合、終日は8時間で半日は4時間です。
    • 2時間:会社の通常勤労時間が7時間の場合、2時間/4時間/6時間の不在日程を申込むことができます。
  • 勤労時間に合計するか否かを選択します。該当項目は「勤務」サービスを使用する場合にのみ表示される項目です。「Y」で設定すると申込んだ不在時間は通常勤労時間に合計して計算されます。ただ、休日/休業日の不在は勤労時間に合計しません。
  • 「順番の変更」でプルダウンメニューの表示順を設定します。使用頻度の高い項目を優先に配置すると使用しやすいです。

保存をクリックします。

一般書式の設定

企業の内部規定に従ってワークフロー書式を追加または削除します。表/画像の挿入など書式別に文章の様式が自由に編集できるエディターが提供されます。

一般書式の設定に移動します。

② 書式追加を「使用」に設定します。

③ 追加ボタンを押して書式を追加します。書式名を入力します。

文章様式の使用可否にチェックすると利用者のドキュメント作成画面に設定の様式が表示されます。

⑤ エディターを使って文章の様式を作成します。

⑥ プレビューボタンを押して様式を確認します。

⑦ 保存ボタンを押すと設定した様式が保存され、ドキュメント作成画面に適用されます。

一般書式追加のコツ

  • 文章の様式を「PC、モバイル共に」に選択する場合、一部の編集機能が制限されます。
  • 追加した書式別の決裁ライン設定は書式追加の[使用]にチェックして決裁ラインの設定メニューから設定します。

文書番号管理

書式別にドキュメント番号の附番ルールを設定して自由に管理できます。

ドキュメント番号管理のコツ

  • まずはドキュメント番号の形を選択します。例:年月日+書式区分+一連番号
  • 年月日形式/書式区分名/一連番号の長さ/区分子をそれぞれ選択します。
  • ドキュメント番号の使用中にルールを変更すると、変更時点から作成したドキュメントに適用されます。

不在状況照会設定

会社全体あるいは利用者本人が所属している組織の不在現状が照会できるように照会の範囲と権限を設定します。

不在状況照会設定に移動します。

② 照会の範囲を設定します。

  • 全体の不在現状:社内全社員の不在現状を照会します。
  • 自分の組織の不在現状:利用者が所属している組織の不在現状を照会します。
  • 「管理 > 構成員 > 基本情報の設定」から部署を「使用しない」に設定すると、照会範囲の設定エリアは表示されません。

③ 照会権限を設定します。

  • 全体利用者:全利用者に不在状況メニューが表示され、人事管理者が設定した照会範囲内の不在現状が照会できます。
  • 部署長:部署長たちにのみ「私のスペース > 私の不在記錄」エリアに不在状況メニューが表示されます。
  • 一部利用者:社員名/部署検索ウィンドウから社員あるいは部署で検索してリストに追加、リストに追加された社員/部署に不在状況メニューが表示されます。

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