使用に先立ち

Q. 会社で使っていた書式があります。WORKPLACEではどのように活用できますか。

  • WORKPLACEの前に使っていた書式をそのまま移して使用することはできませんが、手軽に会社の書式を作って運営できる機能を提供しています。Drag&Drop機能でコンポーネントを移してわが社で頻繁に使う書式を構成することができます。

Q. ドキュメントに入っている情報を集めてエクセルでダウンロードすることができますか。

  • 会社が作った書式はドキュメントとしても保存できますが、データでも管理できます。承認されたデータは特定利用者に照会権限を与え、入力されたすべての内容をエクセルでダウンロードして管理できます。例えば、社員たちの名刺申込内訳を一々ドキュメントで確認するのではなく、エクセルで全体の申込内訳をダウンロードすることができます。(2019年12月オープン予定)

カテゴリーの設定

会社が使用する書式の用途と種類により書式カテゴリーを区別して管理できます。

デフォルトで基本/人事/勤務/費用カテゴリーが提供され、「基本」カテゴリーはカテゴリー名の変更とカテゴリーの削除が両方許されません。「基本」カテゴリーを除く残りのカテゴリーはカテゴリー名を変更して使用することができ、不要な場合は削除できます。他にもさらに必要な書式カテゴリーがあれば追加して使用してください。

設定されたカテゴリーは利用者のドキュメント作成メニューから書式を速やかに見つけられる分類として活用されます。

カテゴリーの設定に移動します。

[追加]をクリックして書式のカテゴリーを追加します。

  • 追加するカテゴリー名を入力します。

③ カテゴリー別に含まれた書式の数が表示されます。

④ カテゴリーの表示順を変更します。

[詳細]ボタンをクリックしてカテゴリーに含まれた書式が確認できます。

  • 並び替えタブで含まれた書式の表示順を変更します。
  • カテゴリーの変更タブに含まれた書式のカテゴリーを変更します。

[削除]ボタンをクリックしてカテゴリーを削除します。削除するカテゴリーにドキュメント書式がある場合は、まず書式を別のカテゴリーに移動してから削除してください。

[保存]を押して保存します。

書式の管理

会社で使うドキュメントの書式を作成して管理します。

WORKPLACEから基本提供する不在日程、勤務結果の申込、費用精算の申込などの書式の他、会社の業務目的に合った書式を直接作成して使用できるように書式作成機能を提供します。書式作成に役立てるべく、10種類以上の良く使う書式を予めテンプレートで構成しました。

書式の管理に移動します。

② WORKPLACEが基本的に提供する書式が照会されます。この書式は修正や削除ができず、カテゴリーと提供書式を確認することのみ可能になっています。

③ [書式の作成]をクリックして会社が必要とする書式を作成します。

書式の作成

[書式の作成]ボタンを押すと書式テンプレートの選択ポップアップが立ち上がります。以下の3つの方法で書式が作成できます。

空き書式 提供書式 わが社の書式
新しい書式が作られる空き書式のスペースに移動します。 書式作成の基礎テンプレートを提供します。
用途に合ったテンプレートを選択してわが社に合わせて修正すると、会社ならではの書式で使うことができます。
書式の作成で作成したわが社の書式です。
書式名を押すと運営中の書式をコピーして提供します。新しい内容に修正して使用してください。
空き書式で書式の作成

① [空き書式]をクリックします。書式作成のポップアップが立ち上がります。

コンポーネントエリア:基本コンポーネントとWORKPLACEコンポーネントで構成されます。基本コンポーネントで利用者が入力するタイプが多様に設定できます。WORKPLACEコンポーネントはWORKPLACEの機能を使ったコンポーネントで社員および部署検索、完了したドキュメントの添付に活用します。使用するコンポーネントをマウスのドラッグアンドドロップで書式スペースに移動します。

  • 基本コンポーネント:ドキュメントの書式構成に使用されるコンポーネントです。
基本コンポーネント 用途 属性設定
タイトル すべての書式に基本的に含まれるコンポーネントで、書式を作る途中には入力しません。 -
テキスト 短いテキストを入力してもらいます。 最大入力可能文字数を設定することができます。
入力許容値として文字/数字/特殊記号から複数選択できます。
マルチテキスト 長いテキストを入力してもらいます。 最大入力可能文字数を設定することができます。
数字 数字を入力してもらいます。 最大入力可能な桁数を設定することができます。
通貨 金額を入力してもらいます。管理者が設定した通貨がない場合は会社の基準通貨が表示されます。 出力通貨を選択すると該当通貨の金額を入力してもらいます。
ラジオボタン 提供された項目のうち1つを選択します。 選択する項目を1~N個を入力することができます。
チェックボックス 提供された項目のうち単数または複数の項目にチェックを入れます。 チェックする項目1~N個を入力することができます。
セレクトボックス 提供された複数項目のうち1つの項目を選択します。 項目リストが1~N個入力することができます。
時間(単一) 時間を選択します。 出力された時間を10分/30分/1時間間隔で選択することができます。
時間形式はAM/PMまたは24時タイプから選択できます。
基本時間の設定をしない場合は空欄で出力され、利用者設定により利用者が選択する前の基本時間が表示されます。
基本時間はすでに入力した時間形式と分単位設定を考慮して作成してください。
時間(範囲) 時間の範囲を選択します。 出力された時間を10分/30分/1時間間隔で選択することができます。
時間形式はAM/PMまたは24時タイプから選択できます。
基本時間設定をしない場合は空欄で出力され、利用者設定により利用者が選択する前の基本時間が表示されます。
基本時間はすでに入力した時間形式と分単位設定を考慮して作成してください。
日付(単一) 日付を選択します。 利用者に出力する基本日付を入力しなければ空欄で出力されます。
本日の日付を選択する場合は現在項目を、特定日付を基本値で設定する場合は使用者設定をクリックしてから基本日付の設定値に日付を入力します。
期間(範囲) 日付の範囲を選択します。 利用者が出力する基本日付を入力しないと空欄で出力されます。
現在項目の選択時は開始日と終了日として本日の日付が基本提供されます。
特定日付を基本値として設定する場合、利用者設定をクリックしてから開始日/終了日に日付を入力します。
案内文章(テキスト) 利用者に案内性格の文章が表示されます。エディターとに似ているが、利用者が入力することはできない項目です。 案内性格の文章を事前に定義しておくと、該当内容が書式内に表示されます。
エディターから入力された内容はモバイル画面から希望する形で表示されないことがありますので、プレビューから確認してから保存してください。
スマートエディター エディターを使って内容を入力します。 スマートエディターは書式別に1回のみ含むことができます。
モバイルではエディターを提供することができないので、マルチテキストに変換して表示されます。
スマートエディターのエリアに予め文章を出力する場合、出力内容を入力すると利用者の書式作成にも役立てられます。
ファイル添付 添付ボタンやdrag*drop機能を使って利用者がファイルを添付します。
ファイル添付は1つのドキュメントに1回のみ使用できます。
最大ファイルサイズの設定は添付ファイルの最大サイズを指定することでMB単位でチェックします。
添付できるファイルタイプと数が選択できます。
出力されるボタン名を設定することができ(ex.検索)、該当ボタンをクリックすると、エクスプローラーが立ち上がります。
自動番号の発行 該当ドキュメントに自動番号を附番します。 1~7桁で増えるドキュメントの番号を設定することができます。
自動番号附番時のスタート番号には文字列を含むことができます。
表タイプのデータを入力してもらいます。 出力されるフィールドは数の制限なく設定できます。ただ、モバイル使用の環境を考慮して3-4つの項目に制限することをおすすめします。
行追加を使用すると2行以上の項目を表の形で入れることができます。
ヒドゥンテキスト 作成時には表示されず、利用者がドキュメントを保存すると出力されます。ドキュメントの保存時間を記録として残す必要がある際に有効に活用できます。 自動で保存されるタイミングの時刻をYYYY.MM.DD HH:MM:SSで表現することができます。
文字列でも設定できます。
  • WORKPLACEコンポーネント:組織図と連動する社員検索と関係ドキュメント検索のコンポーネントです。
WORKPLACE コンポーネント 用途 属性設定
社員検索の自動完成 社員を検索します。 自動完成に原所属と兼職所属を一緒に表示するか原所属だけ表示するかを選択することができます。
関係ドキュメントの選択 すでに完了したワークフロードキュメントを関係ドキュメントに添付します。 出力するボタン名が設定でき、(ex.検索)、該当ボタンをクリックする際はエクスプローラーが立ち上がります。

③ 書式を構成する書式スペースです。

  • 書式のカテゴリーを設定して書式名を入力します。
  • コンポーネントをクリックすると右側の詳細設定エリアで属性を設定することができます。コンポーネント別に提供される属性がそれぞれ異なるので、各コンポーネントにはすべて属性を設定する必要があります。
  • コンポーネントの上下順番をドラッグして変更することができます。

④ コンポーネントの詳細属性を管理します。

  • 設定された属性の値により利用者の画面に提供されます。
    • 共通設定はコンポーネントを表示する名称と必須可否、簡単な説明を表示することができます。
    • 詳細設定はコンポーネント別に提供される属性がすべて異なり、上の表で確認できます。

⑤ [プレビュー]を押して作成した書式を確認します。PCとモバイルでの表示が異なることがあるので2つを両方確認してください。

⑥ [臨時保存]を押して書式を臨時保存します。

[書式保存]を押して書式を保存します。保存された書式は[書式管理]のリストから照会され、「使用」に設定する場合[マイスペース] > [ドキュメントの作成]に表示され、利用者が使うことができます。

提供書式で書式を作成

① [提供書式]をクリックします。書式作成のポップアップが立ち上がります。書式名を押すと運営中の書式をコピーして提供します。新しい内容に合わせて修正してから使用してください。

  • 通常の起案紙 ​

  • プロジェクト報告書 ​

  • 週間業務報告書 ​

  • 欠勤事由書 ​

  • 早退申込書 ​

  • 休職申込書 ​

  • 退職申込書 ​

  • 購入申込書 ​

  • 名刺申込書 ​

  • 誓約書 ​

  • 顧客不満処理書 ​

  • 顧客相談日誌 ​

  • アイディア提案書 ​

わが社の書式選択

① [わが社の書式]をクリックします。

② 会社が作成したリストが表示されます。書式を選択します。

③ すでに作成した書式がコピーされポップアップが立ち上がります。修正してから[書式保存]をクリックすると新しい書式が作成されます。

作成した書式の照会

書式管理に移動します。

② [書式作成]を使って作成した書式が照会されます。作成した書式は書式の使用可否、データの管理可否が設定でき、詳細/修正/削除ボタンが表示されます。

③ 使用可否:書式使用可否が変更できます。「使用」で設定すると[マイスペース] > [ドキュメント作成]画面に表示されます。

④ (データ)管理可否:該当書式(会社から作った書式)で作成したドキュメントの内訳を常時ダウンロードすることができる画面を提供します。ドキュメント照会時の検索項目/結果項目/データ照会権限を設定します。

  • 検索項目の設定:
    • ドキュメントタイトル/テキスト/ドキュメント番号/作成日は検索項目に基本提供される項目として別途追加しなくても基本的に業務ドキュメントの照会画面の検索エリアで確認できます。
    • 追加の検索条件としてテキスト形式の項目を追加することができ、左側で選択してから[追加]ボタンを押して検索項目のリストに追加します。[削除]ボタンを押して検索項目を削除することができます。
  • 結果項目の設定:
    • 該当書式に使われたコンポーネントが左のエリアに照会されます。
    • ドキュメントタイトル/テキスト/ドキュメント番号/作成日は結果項目に基本提供される項目として別途追加しなくても基本的に業務ドキュメントの照会画面の結果エリアで確認できます。
    • 追加内訳の項目を照会する場合、左側に結果項目として表示するコンポーネントを選択してから[追加]ボタンを押して結果項目リストに追加します。ただ、結果項目の追加に表、案内文章、スマートエディターは提供されません。
    • [並び替え]アイコンを押して項目の順番を変更することができ、[削除]を押して項目を削除することができます。
  • データ照会の権限設定:
    • 該当書式で作成したドキュメントが照会できる権限を付与します。
    • 左側で社員を検索して[追加]ボタンを押し、右側の照会権限リストに追加します。
    • 照会権限を与えられた社員は[マイスペース] > [ドキュメント照会] > [業務ドキュメントの照会]メニューが表示されます。

⑤ 詳細の[見る]アイコンを押すと書式のプレビューポップアップが立ち上がります。

⑥ [修正]アイコンを押して書式を修正することができ、書式の編集ポップアップが立ち上がります。

⑦ [削除]アイコンを押して書式を削除します。

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