使用に先立ち

Q. 費用サービスの権限はどのように獲得しますか。

紹介

WORKPLACE費用サービスは使用中の法人カード会社と連動して領収証処理を容易に行い、費用精算の申込の際は内外の参加者を追加して処理プロセスを透明に管理することができます。

費用サービスへの接続方法

  • 費用サービスは画面上段に位置しているメニューからアクセスできます。
  • 費用メニューは権限をもつ利用者にのみ表示されます。

環境設定の管理

費用サービスの環境設定では決算区分、精算可能期間、予算の使用可否、費用計画の使用可否、カード会社との連動可否、深夜時間の設定など基本情報を設定します。

費用 > 設定 > 環境設定の管理を選択します。

決算区分値を設定します。

  • 該当設定値により会期に適用される月の適用が異なります。
    • 例) 3月決算は会期が4月から翌年の3月まで適用されます。

精算可能期間を設定します。

  • 法人カードの承認内訳について費用精算の申込可能期間を設定することができます。長い間精算しなかったため生じる費用管理のRiskがあれば、精算可能期間を短く設定して使用したら直ちに精算できるように設定できます。
  • 費用の使用日から設定された期間内にのみ精算できます。
  • 「0日」に設定すると期間制限なしに精算できます。

予算の使用可否を選択します。

  • 会社の費用支出についての予算は部署別(あるいは個人別)、費用項目別に管理する場合に使用します。
  • 予算は1年単位で策定でき、前年度の編成内訳をインポートして容易に適用できます。
  • 予算の使用可否をNに設定すると予算制御、予算の現状など算に関する一連の機能を使うことができません。

費用計画の使用可否を選択します。

  • 使用する費用についての計画を申込む場合に使用します。参加者に予め費用支出計画を共有することができ、費用計画が精算に繋がり費用を使ってから容易に精算できます。
  • 費用計画の使用可否をYに設定する際に利用者には費用計画の申込、費用管理 > 費用計画の現状、費用管理者には費用 > 費用精算の管理 > 計画現状の照会メニューがオープンします。利用者が申込んだ費用計画のうち未精算の件がある場合は、マイスペースの精算内訳の左側に費用計画精算の申込エリアが表示されます。

カード会社の連動可否を選択します。

  • カード会社の連動ソリューションを使ってScrapingしたカード利用情報をカード会社から送信してもらえます。
  • 連動されたカード会社に保存されたすべての承認内訳、買入内訳、請求内訳を1日単位で提供します。
  • 韓国基準で深夜にBatch作業をして前日の承認内訳まで確認できるようにします。
  • 連動したカード会社の法人カードを登録する際に1カード当たりに費用が付加されます。
  • 基本的にカード会社の連動可否がNに設定され、カード会社と連動する場合はカード内訳の照会、費用精算の管理 > 精算除外の現状、レポートメニューがオープンします。

深夜時間を設定します。

  • 深夜時間を設定すると該当時間に連動された法人カードで使用した費用精算の申込内訳が照会できます。
  • レポート > 深夜時間の使用現状から深夜時間の使用内訳を確認してから作成者に釈明するように要請することができます。

予算科目コードの管理

予算科目を設定して管理します。

費用 > 設定 > 予算科目コードの管理を選択します。

② 検索エリアに予算科目名を入力して希望する結果を速やかに検索することができます。

予算科目のコード名を修正するか繰越の可否、順番、使用可否が変更できます。

  • 繰越は設定 > 環境設定の管理に設定された決算区分を基準に1年以内で実施できます。(例:決算区分が12月の場合、繰越は当該1月から12月までのみ可用予算が繰越可能。)
  • 使用中の予算科目を「使用しない」に修正したいとき、まずは設定 > 費用項目のコード管理から該当の予算科目が選択された費用項目を他の予算科目にマッチするかその費用項目コードの使用を「N」に変更した後、予算科目の使用を「N」に変更してください。

追加をクリックして新規の予算科目を追加します。

[保存] ボタンをクリックして保存します。

費用項目コードの管理

費用 > 設定 > 費用項目のコード管理を選択します。

検索エリアから費用項目名を入力して希望する結果を速やかに検索することができます。

追加をクリックして新規の費用項目を追加することができます。

  • 費用項目のコードを入力します。
  • 費用項目のコード名を入力します。
  • 参加者の追加可否を選択します。Yの場合は費用精算の申込作成時に内部および外部の参加者を入力することができます。
  • 請託禁止法の対象確認の可否を選択します。Yの場合は費用精算の申込作成時に外部者のエリアが表示され、請託禁止法の対象可否を選択および入力することができます。
  • 予算科目のコードを選択します。
  • 費用項目の使用可否を選択します。

[保存]ボタンをクリックして保存します。

カードの管理

カード会社の連動に必要な各カード会社とカード情報を管理します。

カード会社の連動は各カード会社の法人顧客ウェブサイトにおけるログイン情報に基づいて承認の内訳を自動でインポートする方式です。管理者は会社が使っているログインIDとパスワードを入力してカードの承認内訳をWORKPLACEにインポートすることができます。カード会社のログインIDおよびPasswordは、NAVERクラウドプラットフォームの個人情報処理方針によりNAVERクラウドプラットフォームのWORKPLACEで安全に保存/管理されます。

画面は大きく上段のカード会社の管理エリアと下段のカード情報の管理エリアで構成されます。

カード会社の管理

費用 > 設定 > カードの管理を選択します。

「+」 ボタンをクリックするとカード会社の選択ポップアップが立ち上がります。

  • 環境設定で連動を「Y」に設定した場合:
    • 連動タブ:カード会社の連動ソリューションから連動できるカード会社(2018年9月現在は国民、ロッテ、BC、新韓、ハナSK、現代、農協、ウリ)が表示されます。会社で使用中のクレジットカード会社を選択して保存を押すとカード管理の上段にあるカード会社のリストに該当するカード会社が追加されます。すでに登録したカード会社は灰色で表示されます。
    • 未連動タブ:WORKPLACEからカード会社の連動サービスを提供しないカード会社のリストです。会社から利用するカード会社がある場合は選択して保存を押します。連動サービスが提供されないが、カード会社にカードを登録してはじめて個別カードを登録することができます。

  • 環境設定でカード会社との連動を「N」に設定した場合、タブは提供されません。

③ 環境設定でカード会社と連動しておいた場合(「費用 > 設定 > 環境設定の管理」のカード会社との連動可否がYの場合)に該当エリアが表示され、ONが基本設定となっています。特定カード会社との連動を中止する場合、OFFに変更することができ連動設定されたカードの連動が中止します。

  • ONの場合はカード会社と連動されたカードの承認内訳、買入内訳、請求内訳などを1日単位でScrapingしてくることができます。カード会社Scrapingの可能条件を確認します。
    • カード会社のホームページにログインIDとPasswordを入力します。
    • 連動ボタンをクリックします。
      • Login ID/Password入力エラーが発生すると個別カードを登録してから有効性検査を行う際に「ログインエラー」状態に表示されます。カード別の有効性検査の結果はカード内訳の照会 > 連動エラーの現状から確認できます。
    • 連動成功時は該当カード会社の保有クレジットカードのリストが画面下段のカード情報の管理エリアに表示されます。
  • OFFの場合はカードの承認内訳をScrapingしないが、法人カードの精算申込などの目的で法人カードの情報を追加することができます。

④ カード会社名タブのXを押して登録されたカード会社を削除することができます。削除したいカード会社に登録された法人カードがある場合は、該当カード会社の法人カードをすべて削除してからカード会社を削除することができます。

カード情報の管理

追加ボタンをクリックして会社で使用する法人カードを追加します。カード会社の連動可否がONの場合は法人カードの追加時に1カード当たりの費用が賦課されます。

  • カード会社と連動されない法人カードはScraping機能が使用できないが、費用精算はできます。

  • カード番号/カードの別名/保有社員(カード担当者)を入力します。

  • 保有社員を入力すると法人カードの承認内訳を表示し、個人別費用精算を手軽に実施することができます。

  • カード区分/決済日を選択します。カード区分が「法人(デビット)」の場合は決済の口座番号を選択して入力する必要があります。

  • カードの有効期限をMM/YYの形で入力します。

  • 連動のY/Nを選択します。

  • カードを登録してから個別カードの連動をY/Nに変更することができます。Nの状態からYに変更した後、保存の際にカードの有効性検査が行われます。

  • 連動状態:登録された法人カードの状態を表示します。

    • 新規登録:法人カードの新規追加時は「新規登録」状態で表示されます。
    • 連動登録:法人カード会社がログイン情報を確認する時は発行されたすべてのカード情報をインポートしたときに「連動登録」で表示されます。
    • 正常:法人カードの有効性検査の結果、連動されたカード会社でScrapingに問題がない場合は「正常」と表示されます。
    • エラー:カード番号、カードの状態(例:紛失、満了)およびその他の情報が正確でない場合は「エラー」と表示されます。
    • ログインエラー:カード会社の連動ソリューションによりLogin Passwordが正確でない場合は「ログインエラー」と表示されます。安全に法人カードのホームページが利用できるようにログインエラーの状態では該当カード会社に対するScrapingをこれ以上実施しません。
    • 未連動:該当のカード会社が連動していないカード会社であるか、カード情報の連動状態をNにチェックした場合は「未連動」と表示されます。
    • エラー/ログインエラー状態の連動現状はカード内訳の照会 > 連動エラーの現状に累積されます。
  • カード使用のY/Nを選択します。使用を「N」に変更すると費用精算の申込時にカード選択で該当カードが表示されません。

カードの有効性検査はカード状態の変更が必要な場合に選択してクリックすることでカードの有効性を常時検査することができます。

  • 連動状態が「エラー」で表示された場合、カード会社の連動可否およびカード情報を再確認してから有効性検査を実施します。
  • 連動状態が「ログインエラー」と表示された場合、カード会社のログイン情報を正しく入力してから有効性検査を実施します。

⑦ カードを選択してから削除ボタンを押してカードを削除します。

⑧ 保存ボタンを押して保存します。

⑨ 登録された法人カード数の合計と連動状態によるカード数を表示します。「費用 > 設定 > 環境設定の管理」のカード会社との連動可否がNの場合、連動状態によるカード数は表示されません。

⑩ ダウンロードボタンをクリックして登録されたカード会社別のカード情報をダウンロードします。

カード会社の登録、費用精算(カード連動の照会精算)の連携

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