使用に先立ち

Q. 食事会の費用を部署別に月50万ウォンだけ使用したいです。どのように設定すればいいでしょうか。

  • 部署別の予算管理で月別の使用金額を制限し、費用精算の申込時に活用できます。組織活性化の予算科目(基本値基準で、会社が予算項目を変更することができます。)に割当区分を「均等金額」、割当基準を「月」に設定します。費用予算の編成および割当から部署別の予算金額600万ウォンを登録して自動割当をすると、毎月50万ウォンずつの予算管理ができます。予算統制の可否を「Y」に設定すると設定された予算範囲でのみ費用を使用することができます。

Q. 費用精算時に予算が不足しているメッセージが立ち上がり、それ以上は進めない場合はどのように処理すればいいでしょうか。

  • 該当予算科目の前月予算が残っている場合は繰越で使用できるので、繰越可否を「Y」に変更します。または予算の過不足が発生する際は予算金額あるいは月別の割当金額を変更することができます。費用予算の変更から予算金額を増額したり月別に割当てられた金額を変更します。予算を制御しないと金額制限なく使用できるので予算制御の可否を「N」に変更して使用する方法もあります。

紹介

会社が1年間支出する費用の予算を月別に策定して管理します。予算科目別に割当ルールと繰越可否を設定し、予算を部署や個人に対して費用項目別に編成します。費用精算の申込時は予算の範囲内で制御でき、必要に応じて予算を増額または減額することができます。費用予算を管理して会社の財政を計画的に運営してください。予算管理メニューは会社が環境設定の管理で予算使用をYに設定した際に表示されるメニューです。

予算一括割当基準の管理

決算月を基準に1年間の予算科目別の予算金額を割り当てるための基準を管理します。

予算管理 > 予算一括割当基準の管理を選択します。

前年資料の呼出ボタンをクリックして前年度に設定した基準があれば当該年度にコピーして適用することができます。ただ、当該年度にすでに精算した(執行した)金額がある場合、前年度基準を適用することはできません。新しい決算年度が到来する前に予算計画を策定しておくと便利に基準を設定することができます。

③ 予算科目に割当区分の値を選択します。

  • 割当区分が均等金額である場合は予算が毎月均等に割り当てられます。
  • 割当区分が割合(%)である場合は月別の割当割合を直接入力することができ、割当割合の合計が100%にならなければなりません。

④ 割当区分が割合(%)の予算科目の割当基準の値を選択します。

  • 割当基準が「年」である場合、最初の月にすべて割当てて予算を使うことができます。設定 > 予算科目のコード管理から予算科目が繰り越されるように設定された場合、最初の月に割当てられた予算のうち未使用金額は翌月に自動繰り越されます。毎月の予算割当が困難な予算科目は1年単位で割り当ててから繰り越して使用することができます。
  • 割当基準が「半期」である場合は最初の月、7つ目の月に予算金額の1/2ずつ割り当てて予算を使用することができます。
  • 割当基準が「四半期」の場合は3か月に1回、予算金額の1/4ずつ割り当てて予算を使うことができます。
  • 割当基準が「月」の場合は毎月予算金額の1/12ずつ割り当てて予算を使うことができます。
  • 繰り越された予算は当該年度内で繰り越され、次年度には繰り越されません。

⑤ 保存ボタンをクリックして保存します。

費用予算の編成および割当

部署別、個人別の費用予算を編成して割当てられた予算を管理できるようにします。WORKPLACEは小規模な会社でも予算活用が便利にできるよう、割り当てられた部署および社員に対してのみ予算管理を行っています。予算が割り当てられていない場合は予算を制御せずに精算することができます。制御が必要な部署や予算科目には必要に応じて使用するように管理します。

予算管理 > 費用予算の編成および割当を選択します。

② 照会したい年度/部署を選択して照会します。

  • 部署は社員あるいは部署を自動完成機能を使って入力します。

前年資料の呼出ボタンをクリックして前年度に設定した基準があれば当該年度にそのままコピーして利用することができます。ただ、当該年度にすでに精算した(執行した)金額がある場合、前年度基準を適用することができません。新しい決算年度が到来する前に予算計画を策定しておくと便利に基準を設定することができます。

追加ボタンをクリックして新しい予算を編成することができます。

  • 予算を付与する部署または個人を選択します。通常は部署単位で予算を割当てますが、営業社員や組織首長など特定社員に追加の予算を与えることもあります。
  • 予算科目を選択します。
  • 予算金額を入力します。
  • 予算の制御可否を選択します。
    • 予算制御の可否をYに選択すると費用精算の申込過程で予算不足状態を確認します。予算の増額が必要な場合は費用管理者が予算管理 > 費用予算の変更から予算を増額してはじめて精算申込ができます。
    • 予算制御の可否をNに選択すると費用精算の申込金額が残りの予算金額より多くても制御することがなく精算できます。計画に対する実行金額は予算管理 > 費用予算の変更で月別に確認できます。
  • 保存ボタンを押して保存します。

[削除]ボタンをクリックして選択した予算を削除することができます。ただ、該当予算に執行金額がある場合は削除できません。

⑥ 費用予算を編成してから自動割当ボタンをクリックして選択された費用予算の金額を予算一括割当基準の管理で設定された基準に従って月単位で自動割当てます。

⑦ 保存ボタンをクリックして保存します。

小規模な会社では全部署全費用項目の予算をきめ細かく管理するのが困難な場合があります。 WORKPLACEは特定部署の特定費用項目(例:営業チーム対外業務は月1,000,000ウォン)だけ管理できるように構成しました。この場合は予算が付与されていない部署や社員は予算の制限なく費用精算を申込むことができます。

費用予算の変更

部署同士の予算転用が必要であるか予算の過不足が発生した際は予算金額あるいは月別の割当金額を変更することができ、その変更履歴を管理します。他にも月別の割当金額に対する執行金額が確認できるので、計画的な費用支出に役立ちます。

予算管理 > 費用予算の変更を選択します。

② 照会したい年度/部署を選択して検索します。

  • 部署は社員あるいは部署を自動完成機能を使って入力します。

執行金額、費用計画金額、可用予算にチェックが入った場合にのみリストに該当項目が表示されます。

④ 部署あるいは個人に割当てられた予算金額あるいは月別の割当金額を修正します。

⑤ 変更事由を入力します。

⑥ 変更前の予算金額および変更後の予算金額を確認してから[保存]ボタンを押して保存します。

変更履歴タブをクリックして費用予算変更の履歴が確認できます。

  • 件別に変更日付および変更された金額、変更事由を確認します。

計算ルール

  • 割当残額 = 予算金額 – 割当金額の合計
  • 割当金額の合計 = 1月~12月割当金額の累計
  • 執行金額 = 部署の予算科目による費用精算申込の累計金額
  • 繰越の可否がYの場合の月別可用予算 = 前月の可用予算 + 当月の割当金額 – 当月の執行金額
  • 繰越の可否がNの場合の月別可用予算 = 当月の割当金額 – 当月の執行金額

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