監査項目の管理

費用計画の申込時の支出計画金額の合計についての基準を設定するか、費用精算の申込時の決済方法や使用位置、使用時間による金額制限を設けて使用者が費用計画や精算ドキュメントを作成する際に予め決められた制限事項を確認することができるSelf check機能を提供します。外部者が含まれた場合は1人当たりの使用金額が制限できるので、不正請託および金品授受禁止法律(キム・ヨンラン法)に対応できます。

WORKPLACEが提供した監査項目のテンプレートに基づいて費用精算についての監査基準を作成・管理します。

Self Check 管理 > 監査項目の管理に移動します。

検索ボタン:監査項目名、適用状態(適用/一時停止/臨時保存)、適用段階(費用精算の申込)を入力して希望する監査項目が速やかに照会できます。

追加ボタン:新しい監査項目を追加します。追加ボタンを押すと監査項目のテンプレート照会のポップアップが立ち上がります。

  • 提供されたテンプレートの監査ルール(外部者/基準金額/決済方法/地域/時間)を確認して作成する監査内容に合ったテンプレートを選択、監査項目の追加ボタンをクリックすると新規の監査項目の作成画面に移動します。
  • 一定金額以上の費用が使用できないように制限を置くか、従来の決裁先とは異なる決裁先(例:代表取締役の決裁を含む)を利用したい場合、監査ルールに基準金額が表示されたテンプレートを使用します。
  • 特定決済手段で一定金額以上は使用できないように制限を置くか、従来の決裁先とは異なる決裁先(例:代表取締役の決裁を含む)を利用したい場合、監査ルールに基準金額、決済方法が表示されたテンプレートを使用します。
  • 本社から一定距離以上離れた場所から一定金額以上は使用できないように制限を置くか、従来の決裁先とは異なる決裁先(例:代表取締役の決裁を含む)を利用したい場合、監査ルールに基準金額と距離が表示されたテンプレートを使用します。このときは本社からの距離を測定するために管理 > 基本環境 > 会社情報の管理に本社の住所が正確に登録する必要があり、法人カードと連動して使用先の住所が含まれた場合にのみ活用できます。
  • 休日や平日の特定時間に一定金額以上の費用は使用できないように制限を置くか、従来の決裁先とは異なる決裁先(例:代表取締役の決裁を含む)を利用したい場合、監査ルールに基準金額と距離が表示されたテンプレートを使用します。このときは平日の特定時間を確認するために法人カードと連動してカードの承認時間が含まれた場合にのみ活用できます。
  • 請託禁止法の対象が含まれた場合は該当費用件の1人当たりの使用金額を制限することができます。1人に一定金額以上の使用を制限したい場合、監査ルールに外部者が表示されたテンプレートを使用します。

[削除]ボタン:監査項目を選択してから削除ボタンをクリックして削除します。ただ、監査項目が使用中の場合は削除できません。

監査項目名をクリックすると監査項目の詳細が確認できます。

監査項目の設定および適用

監査項目の適用例

総額制限のための監査項目の作成

費用計画の申込や費用精算の申込時の総額制限について監査項目を定義します。監査項目テンプレートの選択ポップアップから「基準金額」の監査ルールが適用されたテンプレートを選択します。

監査項目テンプレート:

  • 選択した監査項目テンプレートのID、テンプレート名などが表示されます。例題文章はWORKPLACEから該当監査テンプレートの理解を助けるために作成されたものです。

監査の概要:

  • 監査項目名:監査項目名を入力します。
  • 説明:監査項目についての説明を入力します。
  • 適用段階:監査項目に適用される段階を選択します。
    • 総額制限の監査項目は費用計画の申込、費用精算の申込段階に両方適用できます。

監査項目の対象:

  • 費用項目:監査項目を適用する費用項目を表示します。
  • 帰属部署:監査を適用したい費用の帰属部署を入力します。「組織図」をクリックして適用部署を選択するか、全体にチェックを入れるとすべての部署に適用されます。予算が割り当てられた個人も費用の帰属部署とみなすが、この場合は⑤ 例外設定タブで該当社員名を入力して違反金額を設定してください。
  • 職級:監査を適用したい職級を入力します。選択した職級は入力欄の下に表示されます。全体にチェックするとすべての職級に適用されます。「人事 > 人事情報 > 基本情報の設定」から職級を「使用しない」に設定した場合は職級入力エリアが表示されません。
  • 職責:監査を適用しようとする職責を入力します。選択した職責は入力欄の下に表示されます。全体にチェックを入れるとすべての職責に適用されます。「人事 > 人事情報 > 基本情報の設定」から職責を「使用しない」に設定した場合、職責入力エリアは表示されません。

基本金額タブ:

  • 費用計画や費用精算の際に制限する基準金額を入力します。

例外設定タブ:

  • 特定社員あるいは部署長に例外違反金額を設定したいときに入力します。(例:営業チームあるいは営業チーム長)
  • 例外金額が設定された社員および部署長は監査の適用時に基本金額ではなく例外金額で適用されます。

監査の違反処理:

  • 会社の監査基準により違反項目があっても決裁を進めて処理できるようにしました。
  • 上申不能:費用計画の申込または費用精算の申込時に違反メッセージが表示され、決裁が進みません。
  • 上申機能:違反メッセージが表示されるが上申は可能で、適用する決裁先(基本決裁先/違反決裁先)を選択します。違反決裁先の設定方法は決裁先設定のガイドをご参照ください。違反決裁先が未使用になっている場合は「ワークフロー > 決裁先の設定」から「使用」に変更します。

監査項目の保存:

  • 臨時保存:監査項目の作成作業の臨時保存で、実際の費用計画の申込や費用精算の申込には適用されません。
  • 適用:監査項目の入力を完了してから適用ボタンをクリックすると内容が保存され、実際適用されます。
  • 一時停止:適用された監査項目について一時停止させることができ、一時停止をキャンセルするまで該当監査項目は費用計画、費用精算時に適用されません。
  • キャンセル:前の監査項目リスト画面に移動します。入力または修正作業中であればキャンセル状態を確認して移動します。

決済方法、地域、時間による総額制限のための監査項目の作成

決済方法、使用地域、使用時間を含む使用総額を制限する場合に入力する項目を定義します。監査ルールにより表示されるエリアが異なることがあります。

監査項目 テンプレート:

  • 選択した監査項目テンプレートのID、テンプレート名などが表示されます。例題文章はWORKPLACEから該当監査テンプレートの理解を助けるために作成されたものです。

監査概要:

  • 監査項目名:監査項目名を入力します。
  • 説明:監査項目についての説明を入力します。
  • 適用段階:監査項目が費用精算の申込段階に適用されることを表示します。
    • 決済方法/地域/時間を含む基準金額制限の監査項目は費用精算の申込段階にのみ適用されます。
    • 基準金額を制限するか外部者を含む場合、1人の使用金額制限の監査項目は費用計画の申込、費用精算の申込段階に両方適用できます。

監査の適用対象:

  • 費用項目:監査項目を適用する費用項目を表示します。
  • 部署:監査を適用したい部署を入力します。「組織図」をクリックして適用部署を選択するか、全体にチェックすると全部署に適用します。管理 > 構成員 > 基本情報の設定で部署を「使用しない」に設定した場合は部署入力エリアは表示されません。
  • 職級:監査を適用したい職級を入力します。選択した職級は入力欄の下に表示されます。全体にチェックを入れると全ての職級に適用されます。管理 > 構成員 > 基本情報の設定から職級を「使用しない」に設定した場合、職級入力エリアは表示されません。
  • 職責:監査を適用したい職責を入力します。選択した職責は入力欄の下に表示されます。全体にチェックすると全職責に適用されます。管理 > 構成員 > 基本情報の設定から職責を「使用しない」に設定した場合、職責入力エリアは表示されません。

基本金額タブ:

  • 費用精算に違反する基準金額を入力します。

例外設定タブ:

  • 特定社員あるいは部署長に例外違反金額を設定したいときに入力します。(例:営業チーム社員あるいは営業チーム長)
  • 例外金額が設定された社員および部署長は監査適用時に基本金額ではない例外金額で提供されます。

費用精算の申込における違反種類の入力

  • 費用精算の申込にのみ適用される違反種類です。
  • 監査項目 テンプレートは以下の3つの違反種類のうち1つだけを設定するようになっています。
  • 決済方法:会社の内部規定上、許されない決済手段を入力します。例えば交通代は個人カード、デビットカードの使用で一定金額以上の使用を制限する場合、決済方法に個人カード、現金をチェックします。
  • 地域:会社の内部規定上、本社から一定距離以上離れた場所での使用を制限する場合はその距離を入力します。入力した距離を超える場所での費用支出を制限します。このとき、本社からの距離を測定するために管理 > 基本環境 > 会社情報の管理に本社の住所が正確に登録される必要があり、法人カードの連動により使用先の住所が含まれた場合にのみ活用できます。例えば間食費用は本社から10Km以上離れたところで使用を制限する場合、10kmを入力します。
  • 時間:休日や平日の特定時間には使用を制限する場合、時間を入力します。平日の場合は違反となる時間区間を入力します。休日選択時は祝日を含む会社の休業日、年次使用日に使用することを制限します。このときは平日の特定時間を確認するために法人カードとの連動によりカードの承認時間が含まれた場合にのみ活用できます。例えば年次休暇日や平日22時以降の使用を制限する場合は平日にチェックを入れてから制限時間を入力、休日にチェックを入れます。

監査の違反処理:

  • 会社の監査基準により費用精算を制限しても決裁を進めて処理できるようにしました。
  • 上申不能:費用精算の申込時には違反メッセージが立ち上がり、決裁が進みません。
  • 上申可能:違反メッセージが表示されるが上申は可能で、適用される決裁先(基本決裁先/違反決裁先)を選択します。違反決裁先の設定方法はマニュアルを参照してください。違反決裁先が未使用になっている場合、管理 > ワークフロー > 決裁先の設定で「使用」に変更します。

監査項目の保存:

  • 臨時保存:監査項目の作成作業の臨時保存で、実際の費用精算の申込には適用されません。
  • 適用:監査項目の入力を完了してから適用ボタンをクリックすると内容が保存され、実際の費用精算の申込に適用されます。
  • 一時停止:適用された監査項目を一時停止することができ、一時停止をキャンセルするまで該当の監査項目は費用精算時に適用されません。
  • キャンセル:前の監査項目のリスト画面に移動します。入力または修正作業中であればキャンセル可否を確認して移動します。

外部者が含まれた1人の使用金額制限の監査項目を作成:

請託禁止法の対象に含まれた場合、適用する監査項目を作成します。監査項目テンプレートの選択ポップアップから「外部者」監査ルールが適用されたテンプレートを選択します。

監査項目テンプレート:

  • 選択した監査項目テンプレートの ID、テンプレート名などが表示されます。例題文章はWORKPLACEから該当監査テンプレートの理解を助けるために作成されたものです。

監査概要:

  • 監査項目名:監査項目名を入力します。
  • 説明:該当監査項目についての説明を入力します。
  • 適用段階:監査項目が適用される段階を選択します。
    • 外部者が含まれた1人の使用金額制限の監査項目は費用計画の申込、費用精算の申込段階に両方適用できます。

監査適用の対象:

  • 費用項目:該当の監査項目を適用する費用項目を表示します。
  • 帰属部署:外部の参加者または請託禁止法の対象有無を確認する必要がある費用項目の監査適用対象は全部署です。管理 > 構成員 > 基本情報の設定から部署を「使用しない」に設定した場合、部署入力エリアは表示されません。
  • 職級(職責):外部の参加者あるいは請託禁止法の対象有無を確認する必要がある費用項目の監査適用対象は全体職級(職責)です。管理 > 構成員 > 基本情報の設定から職級(職責)を「使用しない」に設定した場合は職級(職責)に入力エリアが表示されません。

違反の基準金額

  • 請託禁止法の対象者が含まれた場合、1人当たりの支出許容金額を制限します。
  • 設定された違反の基準金額を超過すると違反メッセージが立ち上がり、費用精算の申込はこれ以上実施できません。
  • 会社の規定により金額を変更することができます。

監査項目の保存:

  • 臨時保存:監査項目の作成作業の臨時保存で、実際の費用精算の申込には適用されません。
  • 適用:監査項目の入力完了後に適用ボタンをクリックすると内容が保存され、実際の費用精算の申込に適用されます。
  • 一時停止:適用された監査項目を一時停止させることができ、一時停止をキャンセルするまで該当の監査項目は費用精算時に適用されません。
  • キャンセル:前の監査項目リスト画面に移動します。入力または修正作業中であればキャンセル可否を確認して移動します。

違反および釈明の管理

費用精算の申込後にワークフローの処理が完了したとしても同一使用先での使用件、休日使用の件、深夜時間の使用件、勤務外地域での使用件、同一時間の重複使用件、不適切な費用執行の件、二重費用精算の申込が疑われる件に対しては費用精算の申込者から入力してもらった釈明の内容を照会および管理することができます。レポート > 各現状から釈明を要請してから内容が入力された費用は本ページで確認できます。

釈明の要請と管理の流れ

Self Check > 違反および釈明の管理に移動します。

検索ボタン:帰属部署/釈明要請/証明種類/釈明要請の区分/釈明可否を入力して希望する結果を速やかに検索することができます。

  • 帰属部署
    • 費用の申込者が2つ以上の部署に所属しているか個人に付与した予算がある場合、照会する内容に合わせて費用の帰属部署や社員名を入力して照会してください。
    • 費用の申込者における費用の帰属部署が明確である場合は(所属部署が1つ)、該当部署を入力して照会してください。
  • 釈明要請日:費用管理者が精算の申込者に釈明を要請した日付です。釈明はレポート > 各使用現状で要請できます。
  • 証明種類:法人(共用)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金のうち決済で使用した方式です。
  • 釈明要請の区分:同一使用先の重複使用/休日使用/深夜時間の使用/勤務外地域での使用/同一時間の重複使用/不適切な費用執行/二重費用精算申込の疑いなどに該当する釈明区分です。
  • 釈明可否:費用精算申込者が釈明要請のメールを受信して釈明した場合は「完了」と、釈明していない場合は「未完了」の件で照会できます。

③ 精算ドキュメントの番号をクリックして費用精算の申込ドキュメントを確認します。

④ リストから費用項目別に照会できます。

関係情報へのショートカット

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