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組織連動

組織連動とは、顧客会社の組織情報および社員情報をWORKPLACEの組織情報と同期化する作業を意味します。連動できる組織情報は構成員の属性を成す職級、職責、部署、Reports To、追加情報と構成員情報である社員情報です。組織連動の作業が完了すると、顧客会社における企業情報システムの組織および社員情報の変更事項をWORKPLACEから追加変更しなくても自動反映されます。

Step1. データ移管

Legacyの基本情報をWORKPLACEと同期化すると連動しやすいです。

「WORKPLACE [g] > 管理 > データ移管」メニューに移動して会社組織の基本情報、追加情報、社員情報をインポートします。データ移管についての詳細は利用者ガイドをご参照ください。

Step2. Developers各項目の連動設定

職級連動

「WORKPLACE [g] > Developers > 組織連動 > 職級」を選択します。

② 設定選択のデフォルト値はOFFで、クリックしてONに設定します。

  • 職級連動の「ON」設定時にWORKPLACEの「管理 > 構成員 > 基本情報の設定」の職級情報がリストに自動で表示されます。
  • 職級連動の「ON」設定時にWORKPLACEにおける基本情報の設定画面からは職級の照会のみ可能で、追加/削除/並び替え/保存/キャンセルボタンは画面に表示されません。連動によるWORKPLACE画面の変更事項は「連動によるWORKPLACE画面の変更事項」から確認できます。職級追加や削除、修正を希望する際は顧客会社の企業情報システムで実施します。
  • WORKPLACEにおける基本情報の設定画面で職級を「使用しない」に設定したか、職級を「使用」に設定したが入力された職級情報がない場合、職級連動を「ON」にしてもデータは表示されません。
  • 職級の連動が不要な際は設定選択を「OFF」に変更します。

③ WORKPLACEと企業情報システムの職級を連動します。

  • External Keyをマッピングします。

    • まずはダウンロードボタンをクリックして様式をダウンロードします。エクセル様式に各職級のExternal Keyを入力してからファイル添付ボタンをクリックしてアップロードします。アップロードに成功すると画面にkey値が設定されます。

  • 職級連動のAPIガイドを参照して職級情報を連動します。

職責連動

「WORKPLACE [g] > Developers > 組織連動 > 職責」を選択します。

② 設定選択のデフォルト値はOFFで、クリックしてONに設定します。

  • 職責連動の「ON」設定時はWORKPLACEの「管理 > 構成員 > 基本情報の設定」の職責情報がリストに自動で表示されます。
  • 職責連動の「ON」設定時はWORKPLACEにおける基本情報の設定画面からは職責の照会のみ可能で、追加/削除/並び替え/保存/キャンセルボタンは画面に表示されません。連動によるWORKPLACE画面の変更事項は「連動によるWORKPLACE画面の変更事項」から確認できます。職責の追加や削除、修正を希望する際は顧客会社の企業情報システムから実施します。
  • WORKPLACEの基本情報の設定画面で職責を「使用しない」で設定したか、職責を「使用」に設定しても職責情報がない場合は、職責連動をONにしても表示されません。
  • 職責の連動が不要な際は設定選択を「OFF」に変更します。

③ WORKPLACEと企業情報システムの職責を連動します。

  • External Keyをマッピングします。

    • まずはダウンロードボタンをクリックして様式をダウンロードします。エクセル様式に各職責のExternal Keyを入力してからファイル添付ボタンをクリックしてアップロードします。アップロードに成功すると画面にkey値が設定されます。

  • 職責連動 のAPIガイドを参照して職責情報を連動します。

部署連動

「WORKPLACE [g] > Developers > 組織連動 > 部署」を選択します。

② 設定選択のデフォルト値はOFFで、クリックしてONに設定します。

  • 部署連動の「ON」設定時はWORKPLACEの「管理 > 構成員 > 基本情報の設定」の部署情報がリストに自動で表示されます。
  • 部署連動の「ON」設定時はWORKPLACEの基本情報の設定画面からは部署の照会のみ可能で、追加/削除/並び替え/保存/キャンセルボタンは画面に表示されません。連動によるWORKPLACE画面の変更事項は「連動によるWORKPLACE画面の変更事項」から確認できます。部署の追加や削除、修正を希望する際は顧客会社の企業情報システムで実施します。
  • WORKPLACEの基本情報の設定画面から職責を「使用しない」に設定したか、部署を「使用」に設定しても部署情報がない場合は、部署連動をONにしても表示されません。
  • 部署連動が不要な際は設定選択を「OFF」に変更します。

③ WORKPLACEと企業情報システムの部署を連動します。

  • External Keyをマッピングします。

    • まずはダウンロードボタンをクリックして様式をダウンロードします。エクセル様式に各職責のExternal Keyを入力してからファイル添付ボタンをクリックしてアップロードします。アップロードに成功すると画面にkey値が設定されます。

  • 部署連動 のAPIガイドを参照して部署情報を連動します。

社員連動

「WORKPLACE [g] > Developers > 組織連動 > 社員」を選択します。

② 設定選択のデフォルト値はOFFで、クリックしてONに設定します。

  • 社員連動の「ON」設定時はWORKPLACEの「管理 > 構成員 > 社員管理」に登録された社員名と業務メールが自動で表示されます。
  • 社員連動の「ON」設定時はWORKPLACEの社員管理画面からは社員の照会のみ可能で、追加/一括追加/使用状態の変更/招待メールの再送信ボタンは表示されません。連動によるWORKPLACE画面の変更事項は「連動によるWORKPLACE画面の変更事項」から確認できます。社員の追加は顧客会社の企業情報システムで実施します。
  • 社員連動の「ON」設定時はWORKPLACEにおける社員の基本情報タブからは社員情報の照会のみ可能で、情報の修正や削除は使用できません。社員情報の修正や削除は顧客会社の企業情報システムから実施します。
  • 社員連動が不要な際は設定選択を「OFF」に変更します。ただ、OFFに変更すると追加情報の連動に影響することがあります。

③ WORKPLACEと企業情報システムの社員情報を連動します。

  • External Keyをマッピングします。

    • まずはダウンロードボタンをクリックして様式をダウンロードします。エクセル様式に各職責のExternal Keyを入力してからファイル添付ボタンをクリックしてアップロードします。アップロードに成功すると画面にkey値が設定されます。

  • 社員連動のAPI ガイドを参照して社員情報を連動します。

Reports To連動

① 「WORKPLACE [g] > 管理 > 構成員 > Reports To管理」に社員間Reports To情報をまず設定します。Reports Toについての説明と設定方法は利用者ガイドをご参照ください。

「WORKPLACE [g] > Developers > 組織連動 > Reports To」を選択します。

③ 設定選択のデフォルト値はOFFで、クリックしてONに設定します。

  • Reports To連動の「ON」設定時はWORKPLACEの管理 > 構成員 > Reports To管理」ではReports Toの照会のみ可能で、追加/削除/保存/キャンセルボタンは画面に表示されません。連動によるWORKPLACE画面の変更事項は「連動によるWORKPLACE画面の変更事項」から確認できます。Reports Toの追加や削除、修正を希望する際は顧客会社の企業情報システムで実施します。
  • Reports To連動が不要な際は設定選択を「OFF」に変更します。

Reports To連動のAPIガイドを参照してReports Toを連動します。

追加情報の連動

比較的大きな規模のLegacyや多様な社員の属性情報を運営してきた会社の場合、それら多様な項目をWORKPLACEと連動する必要があります。例えば、機能別権限や業務属性、勤務地域のようにWORKPLACEの基本情報から管理していない項目は追加情報として管理することができます。

「WORKPLACE [g] > Developers > 組織連動 > 追加情報」を選択します。

② 設定選択のデフォルト値はOFFで、クリックしてONに設定します。

  • 追加情報を連動する前にまずは社員連動がONにする必要があります。
  • 追加情報の「ON」設定時は「WORKPLACEの管理 > 構成員 > 追加情報の設定」のデータが表示されます。
  • 追加情報の「ON」設定時は「WORKPLACEの管理 > 構成員 > 追加情報の設定」からは照会のみ可能で、追加/削除機能は使用できません。追加情報の管理は顧客会社の企業情報システムで実施します。連動によるWORKPLACE画面の変更事項は「連動によるWORKPLACE画面の変更事項」から確認できます。
  • 追加情報の連動が不要な際は設定選択を「OFF」に変更します。

③ WORKPLACEと企業情報システムの追加情報を連動します。

  • External Keyをマッピングします。

    • まずはダウンロードボタンをクリックして様式をダウンロードします。エクセル様式に各職責のExternal Keyを入力してからファイル添付ボタンをクリックしてアップロードします。アップロードに成功すると画面にkey値が設定されます。

  • 追加情報連動のAPIガイドを参照して追加情報を連動します。

組織連動バッチの流れ

両システムの組織情報が連動してから各項目別のバッチ作業により同期化を行います。

組織連動は職級-職責-部署-社員-Reports To-追加情報の順に1日(Day)単位でバッチを実行することをおすすめします。各段階で失敗した際のロールバックプロセスは顧客会社の社内ポリシーに合わせて適用します。ただ、1段階の一部だけ失敗した際は(組織の一部が失敗)引き続き進行し、1段階全体が失敗すると(組織全体が失敗)バッチを中止することをおすすめします。

不在項目の連動

不在項目の連動とは、顧客会社の勤怠区分項目をWORKPLACEの不在項目と同期化する作業を意味します。

「WORKPLACE [g] > 管理 > ワークフロー > 不在項目の設定」に会社の企業情報システムで使う勤怠項目と同じように設定します。

「WORKPLACE [g] > Developers > 不在項目の連動」を選択します。

③ 設定選択のデフォルト値はOFFで、クリックしてONに設定します。

  • 不在項目の連動の「ON」設定時はWORKPLACEの勤怠区分と半日の使用可否が自動で表示されます。
  • 不在項目の連動の「ON」設定時は「WORKPLACEの管理 > ワークフロー > 不在項目の設定」の不在項目は照会のみ可能で、追加/削除機能は使用できません。不在項目の管理は顧客会社の企業情報システムで実施します。連動によるWORKPLACE画面の変更事項は「連動によるWORKPLACE画面の変更事項」から確認できます。
  • 不在項目の連動が不要な際は設定選択を「OFF」に変更します。

④ WORKPLACEと企業情報システムの不在項目を連動します。

  • External Keyをマッピングします。

    • まずはダウンロードボタンをクリックして様式をダウンロードします。エクセル様式に各職責のExternal Keyを入力してからファイル添付ボタンをクリックしてアップロードします。アップロードに成功すると画面にkey値が設定されます。

  • 不在項目連動のAPIガイドを参照して不在項目を連動します。

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