紹介

勤務方式を指定してもらった社員が出退社チェックにより勤務記録を残します。社員たちが入力した勤務記録は[勤務] >[ 出退社管理]と[勤労時間の管理]に保存されます。

「出退社管理」画面では社員たちの出退社現状を管理し、必要に応じては特定日の出社および退社時間を修正したり、休憩時間あるいは外部勤務時間を追加することができます。

「勤労時間の管理」画面では勤務方式が指定された全社員の期間別勤労時間を照会します。また社員別の勤務時間内訳を日付別に確認して必要に応じて修正できます。

出退勤管理

出退勤管理に移動します。

② 検索エリアから照会する日付と社員名を入力して検索すると希望する結果を速やかに検索することができます。

③ 日付別に社員たちの出退社内訳を確認します。

  • 勤務方式:照会された社員の勤務方式です。当日の人事発令時に出退社記録がなければ勤務方式を従来方式で照会することができます。

  • 出社/退社:出退社のON/OFFをチェックした時間です。

  • 休憩:社員の合計休憩時間です。会社が設定した休憩時間 + 利用者が追加した時間が表示されます。勤務方式の設定時に入力された休憩時間がないか、利用者が追加の休憩時間を入力していない場合は空欄で表示されます。
  • 外部勤務:利用者の外部勤務時間です。勤務方式の設定時に外部勤務を追加するように未許可あるいは利用者が追加の外部勤務時間を入力していない場合は空欄で表示されます。
  • 不在:勤労時間に合計される不在日程を申込んだ場合は不在が時間単位で表示されます。1日に複数の不在がある場合は基準勤労時間(「自由に出退社」の場合は標準勤労時間)まで合計して表示されます。
  • 遅刻:遅刻可否のチェックが「使用」の場合、利用者がONにチェックした時刻に遅刻すると「v」字が表示されます。
  • 早退:早退可否のチェックが「使用」の場合、利用者がOFFにチェックした時刻に早退すると「v」字が表示されます。
  • 義務勤労の遵守:義務勤労時間の順守が「使用」の場合、利用者のON/OFFチェック時刻に基づいて義務勤労の遵守時は「o」字が表示されます。義務勤労の未チェックの曜日は空欄で表示されます。
  • 遅刻/早退/義務勤労の順守項目は勤務方式から設定された遅刻/早退/義務勤労の順守を使用する場合にのみ表示されます。

④ 詳細の「見る」アイコンを押して出社/退社/休憩時間/外部勤務時間を修正することができます。ただ、締め切られた日付の記録は修正できません。不在項目は利用者が申込んだ勤労時間に合計される不在日程がある場合に表示されます。

⑤ [アップロード]ボタンを押して出退社記録をアップロードすることができます。アップロードされた出退社記録は利用者がON/OFFをチェックしたものと同じだとみなして勤労時間の算出時に社員別勤務方式による計算式が適用されます。

  • 出退社のアップロード画面からアップロードボタンを押します。
  • サンプルファイルをダウンロードします。
  • 作成後にクリックしてファイルをアップロードします。
  • すでに締め切られた日付の出退社記録はアップロードできません。
  • アップロード登録時に休憩時間と外部勤務時間は入力できません。

⑥ [ダウンロード]ボタンを押して出退社記録をダウンロードします。

勤務時間管理

[勤労時間の管理]に移動します。

② 検索エリアから照会する期間と照会年/月、社員名を入力して検索すると希望する結果を速やかに検索することができます。

  • 期間:月間/週間/直接から選択できます。
  • 月間選択時に検索したい月が選択できます。
  • 週間選択時に本日が含まれた1週間がセットされます。

③ 社員の勤労時間を確認します。

  • 勤務方式:照会された社員の勤務方式です。検索された期間に2つ以上の勤務方式がある場合は最終勤務方式で表示されます。当日の人事発令時に出退社記録がなければ勤務方式を従来方式で照会することができます。

  • 通常:「勤務方式の設定」から設定された通常勤労時間を意味します。

    • 決まった時刻に出退社する方式:勤務方式から設定した通常勤労時間に勤務した場合は通常と記録し、「勤労時間に合計される不在日程」がある日に出退社記録があるときに勤務時間と認められる範囲は以下の通りです。
      • 不在日程と勤務記録が共存する日の通常勤務時間の算定
        • 不在使用時間 < 通常勤労時間
          • (不在使用時間 + 勤務時間) =< 通常勤労時間の場合は不在使用時間 + 勤務時間が認められます。
          • (不在使用時間 + 勤務時間) > 通常勤労時間の場合は通常勤労時間まで認められます。
        • 不在使用時間 >= 通常勤労時間
          • 不在使用時間 + 勤務時間は不在使用時間まで認められます。
    • 自由に出退社する方式:勤務方式から設定した精算期間の基準勤労時間以内の勤務時間を通常と記録します。
    • 「勤労時間に合計される不在日程」でも休日/休業日の不在は勤労時間に合計されません。
  • 延長:通常勤労時間以外に追加勤務をしたときに延長と表示されます。勤務結果の申込書により承認された時間のみ延長勤労と記録されます。例外として「自由に出退社」の勤務方式で基準勤労時間をすべて満たしてからの不在時間は、不在承認だけで「延長」と記録されることができます。
  • 夜間:会社が設定した夜間勤労時間に勤務した時に夜間と表示されます。勤務方式の設定により「夜間」は利用者の「通常」勤労時間あるいは「延長」勤労時間にすでに含まれて表示されるので、「合計」時間にさらに合計されることはありません。
  • 休日通常:[勤務方式の設定] > 「勤労時間」で休日と選択された日の通常勤労時間帯に勤務した場合に休日通常と表示されます。もし休日の通常勤労時間帯を指定しなかった場合は休日延長と表示されます。
  • 休日延長:[勤務方式の設定] >「勤労時間」で休日と選択された日の通常勤労時間帯以外に勤労した場合は休日延長と表示されます。
  • 休日夜間:[勤務方式の設定] > 「勤労時間」で休日と選択された日の夜間時間帯(会社が設定)に勤務した場合は休日夜間と表示されます。

WORKPLACEは勤務方式の設定の曜日別(x日のサイクルである場合は日次別)の通常勤労時間帯を「通常」勤労と計算しています。「通常」勤労時間でない場合は、勤務結果の承認による「延長」勤労と登録されます。

普通、基準となる期間の勤労日に勤労時間をすべて満たした場合、休日勤労時は「延長」勤労と判断します。しかし、勤労時間を満たしたかの判断は該当期間がすべて経過してから確認できるので、日付別に勤労時間を表示する画面では延長可否が正確に把握できません。

「勤労時間の管理」から提供する勤労時間により手当を支給する場合、勤労日の勤労時間をすべて満たしたのかを確認してから延長手当が支給されるよう、管理者がもう一度検討する必要があります。

④ 合計の「見る」アイコンを押すと社員別の勤労内訳が照会できます。

  • 検索条件の機関と年/月は全体リストと同様に検索されます。

  • 「見る」アイコンを押して勤務時間を修正することができます。管理者は締め切り前まで修正できます。

  • 「勤労時間の管理」から管理者が勤務時間を修正すると、該当日の出退社記録は初期化します。利用者はそれ以上出退社の入力および修正ができません。

⑤ [アップロード]ボタンを押して勤務時間(通常/延長/夜間/休日通常/休日延長/休日夜間)をアップロードすることができます。勤務時間がアップロード されると、該当基準日に既に入力された出退社記録は初期化して利用者は修正できなくなります。

  • 勤労時間のアップロード画面から[アップロード]ボタンを押します。

  • サンプルファイルをダウンロードします。

  • 作成後にクリックしてファイルをアップロードします。
  • アップロードした内訳は締切前まで修正できます。
  • アップロードの件別にステータスが表示されます。
    • 進行中:進行中のアップロード件は詳細内訳が照会できません。
    • 失敗:「見る」を押して次の画面から失敗の原因を把握します。エラーの原因を修正してから再度アップロードします。
    • 成功:成功したファイルは自動でアップロードおよび締め切られます。

⑥ ダウンロードボタンを押して社員別の勤務時間をダウンロードします。

勤務結果申請管理

勤務結果の申込書式で作成されたすべての内訳を照会します。勤務管理者は承認が完了した勤務結果の申込内訳をキャンセルし、申込む社員の代わりに勤務結果を作成することができます。

[勤務結果の申込管理]に移動します。

② 検索エリアから照会基準日、社員名を入力して検索すると希望する結果を速やかに検索することができます。

  • 期間:1週/1か月/3か月/6か月/1年/直接入力から選択できます。

③ 検索条件を満たす結果(社員名/部署/基準日/出社時間/退社時間/休憩時間/外部勤務時間/作成日)が照会されます。

④ 承認済みの勤務結果内訳の[キャンセル]をクリックして勤務結果のキャンセル書式を作成します。

  • 完了前のドキュメントはキャンセルできません。
  • 勤務結果の申込キャンセルのポップアップが立ち上がります。
    • 兼職のある社員は部署を選択します。
    • タイトルを入力します。
    • 原起案のドキュメント番号が表示され、クリックすると原起案のドキュメントが開きます。内容を確認します。
    • 事由を入力します。
    • 添付するファイルがある際は添付します。
    • 処理する者および共有の範囲を設定します。管理者の自動決裁先が反映されます。
    • [保存]を押すと勤務結果キャンセルのドキュメントが作成されます。作成済みの画面を確認します。
    • キャンセルされた勤務結果申込の内訳はリストから消えます。キャンセル申込のドキュメントが承認されると勤務結果承認による時間外勤務の内訳が削除されます。

⑤ 「キャンセルドキュメントを含む」にチェックを入れると、キャンセルされたドキュメントまで照会できます。

⑥ [ダウンロード]ボタンを押して社員別の勤務結果の申込内訳をダウンロードします。

⑦ [勤務結果の申込]をクリックすると申込者の代わりに勤務結果の申込書を作成することができます。

  • 管理者が代わりに申込む社員名を入力します。
  • タイトルを入力します。(例:出張者の勤務結果の代理申込)
  • 勤務結果を申込む基準日を入力します。
    • 該当日に出退社のON/OFF記録がある場合、基本値として呼び出します。
    • 同一日付に勤務結果の申込書式で申込んだドキュメントが進行中の場合は、該当日の追加申込ができません。
    • 基準日に利用者が申込んだ勤労時間に合計される不在日程がある場合は、下段に不在項目で表示されます。
    • 勤務計画を使用する会社で該当基準日の勤務計画の申込書がなくても、管理者は勤務結果の申込書を作成することができます。
  • 出社時間を入力します。もし基準日の前日夜に翌日深夜の業務結果を登録する場合であれば、出社時に日付を変更します。
  • 退社の日付と時間を入力します。
  • 会社が設定した休憩時間が基本セットとなり、社員の勤務方式設定により追加の休憩時間が入力できます。
  • 事由を入力します。
  • [ファイル添付]をクリックするかマウスでドラッグアンドドロップして関連資料を添付することができます。
  • [担当者指定]をクリックして処理する者と共有の範囲を設定します。処理する者は申込んだ社員の決裁ラインに従います。
  • [保存]をクリックすると勤務結果の代理申込が完了します。

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