ご利用の前に

Q. 勤務サービスを利用したいのですが、設定方法を教えてください。

  • [Admin] > [基本環境] > [サービス利用設定]にて勤務を'利用する'に設定すると、勤怠サービスをご利用いただけます。利用の際、管理メニューに勤怠メニューが追加され、年次、慶弔休暇を申請することができ、ユーザーのマイページに出社退社タイムカードが表示されます。 設定方法は、'勤怠'サービスの利用設定ガイドをご参照ください。

Q. 勤怠サービス権限の取得方法を教えてください。

紹介

勤怠サービスは、年次休暇、特別休暇、慶弔、出張の基準を設定し、勤務設定機能を提供します。

勤怠管理の接続方法

  • 勤怠サービスは、画面の上段に位置するメニューを介してアクセスすることができます。
  • '勤怠'メニューは、権限のあるユーザーにのみ表示されます。

休暇タイプの設定

会社の休暇タイプを設定します。設定された項目は、不在スケジュール文書のフォームに反映されます。休暇区分を年次、特別休暇と入力すると、各区分ごとに詳細設定が可能です。

[休暇タイプ設定]に移動します。 

[追加] をクリックすると、入力フィールドが生成されます。

③ 内容を書き込みます。

  • 休暇タイプ名は、会社の内部ルールに基づいて設定することができます。
  • 理由(説明フレーズ)にフォーム作成ガイドを提供すると便利です。
  • 休暇区分を選択します。 年次、特別休暇は選択された休暇区分に応じて詳細設定が可能です。
    • 「有給休暇」: 有給申請情報に反映されます。
    • 「特別休暇」: 生理休暇がデフォルトで提供されており、削除/修正/追加することができます。「特別休暇」に設定された休暇は、[特別休暇の照会/付与]に反映されます
      • 対象者が設定されている特別休暇を削除したり、「休暇区分」を変更する際に対象者に付与された特別休暇が削除されます。
    • 「該当なし」: 有給の差引や特別休暇がない場合は、選択します。
  • 時間単位(終日・半日・1時間・2時間・30分)を選択します。
    • 基本的な値は、終日8時間です。 「勤怠」サービスの勤務方式別の1日所定労働時間としてみなします。例えば、所定労働時間が8時間の場合、終日は8時間であり、半日は4時間です。
    • 2時間:会社の通常の労働時間が7時間である場合には、2時間・4時間・6時間単位で不在を申込むことができます。
  • 労働時間に含むかどうかを選択します。 該当項目は、「勤怠」サービスを使用した場合のみ公開されている項目です。を [Y]に設定した時、申請した不在時間は、通常の労働時間に含まれて計算されます。但し、休日・定休日の不在は労働時間に含まれません。
  • 順番変更の矢印をクリックして、不在項目の順番を変更することができます。使用頻度の高い項目を優先順位に配置すると、使いやすいです。

[保存] をクリックします。

年次基準の管理

年次有給休暇の基準を設定し、社員の勤務形態と勤続年数に応じた年次日数を設定します。年次は使用日の時点で算定され、次の年度の年次を事前に発生させたり、前年度の年次を特定の時点に締め切ることができる機能を提供します。

Step 1. 年次基準の設定

[年次基準の管理]に移動します。

有休発生基準を選択します。基準を変更すると、今年度の有休使用の内訳が初期化されます。

年次発生時点を選択します。基準を変更すると、本年度の年次使用内訳が初期化されます。

  • 入社日、入社後1/2/3/4/5/6ヵ月 : 入社後6ヵ月が基本で選択されています。
    • 通常、雇用開始日から6ヵ月勤続勤務した場合に有休が付与されますが、会社によっては入社日や入社後1/2/3/4/5ヵ月にも有休を付与できるように設定することができます。
  • 一斉付与を選択: 設定された付与日に全社員に有休が付与され、付与日を設定します。(例: 4月1日に一斉付与)

② 有給休暇発生時点を選択します。 翌年の年次をあらかじめ申請できるよう、翌年の年次が発生する時点を設定します。

  • 年次の起算日:翌年の年次が発生した日で、この日から翌年の年次を申請することができます。
  • 年次の起算日1/2/3ヶ月前:翌年の年次が発生する日から1ヶ月・2ヶ月・3ヶ月前で、この日から翌年の年次を申請することができます。例えば、「年次の起算日1ヶ月前」に設定した場合は、翌年が始まる日(例:1月1日)の1ヶ月前の日(今年12月1日)から翌年の年次を申請することができます。
  • 入社日を基準にする会社である場合には、社員ごとに入社日を基準に毎早朝に配置(Batch)が作動して年次発生時点の設定に基づいて自動的に年次が発生されます。

有給休暇使用期間を選択します。既に使用した前年度の年次を年が明けた後でも申請できる範囲を指定します。この機能は、年次を先に使用してから申請を後にした場合でも申し込むことができる締め切りの設定と似ています。設定された期間内の不在スケジュールを申請することができ、また期間が経過すると、前年度の年次は申込むことができなくなります。

  • 次回の年次起算日の直前:翌年の年次が発生した前日まで「不在スケジュール>年次」を申請することができます。例えば、翌年の年次が1月1日に発生した場合、今年12月31日まで不在スケジュールを申込まなければなりません。
  • 次回の年次起算日、10日/ 1ヶ月/ 3ヶ月/ 6ヶ月/ 1年以内:次回の年次発生日以降10日以内/ 1ヶ月/ 3ヶ月/ 6ヶ月/ 1年以内に不在スケジュール>年次を申込むことができます。例えば、「次回の年次起算日10日以内」に設定した場合、翌年の年次発生日以降、10日以内に不在スケジュールを申込むことができます。

有給休暇使用限度を選択します。

  • 残りの年次内でのみ使用:今年の残りの年次日数に限り申請できるように制限して年次がマイナス( - )にならないようにします。
  • 制限しない:今年の残りの年次日数より多い年次を申請することができます。

⑤ 勤務形態と勤続年数別に付与される基本有休日数です。勤務形態はメンバー>社員管理>社員情報登録の際に設定され、社員の週間勤務日数に応じて「フルタイム(週5日)」と「週4日/3日/2日/1日」に区分されます。有休は勤務形態とは関係なく雇用日から6ヵ月以上勤続勤務し、当該期間の勤務日の80%以上出勤した場合に付与されます。ただし、週間勤務日数が5日以下の勤務形態の場合、有休は比例して付与されます。

  • 勤務形態がフルタイムの場合: 6ヵ月勤続勤務すると10日が付与され、それ以降は勤続年数に応じて追加付与されます。
勤続年数 6ヶ月 1年6ヶ月 2年6ヶ月 3年6ヶ月 4年6ヶ月 5年 6ヶ月 6年 6ヶ月以上
年次付与日数 10日 11日 12日 14日 16日 18日 20日

「フルタイム」勤務形態には以下の二つの場合があります。

  • 週間勤務時間が30時間以上、週間勤務日数が5日以上の一般労働者

  • 年間勤務日数が217日以上の労働者

  • 勤務形態が週4日/3日/2日/1日の場合: 週間勤務時間が30時間以下の場合(パート、アルバイトなど)に該当し、週間勤務日数と年間勤務日数に応じて比例して付与されます。この場合にも勤続年数が累積されるとともに有休が追加付与されます。
週所定労働日数 年所定労働日数 6ヶ月 1年 6ヶ月 2年 6ヶ月 3年 6ヶ月 4年 6ヶ月 5年 6ヶ月 6年 6ヶ月以上
4日 169~216日 7 8 9 10 12 13 15
3日 121~168日 5 6 6 8 9 10 11
2日 73~120日 3 4 4 5 6 6 7
1日 48~72日 1 2 2 2 3 3 3

「週4日、3日、2日、1日」の勤務形態は以下の場合に該当します。

  • 週の労働時間が30時間以下、週の労働日数が5日以下の労働者。
  • 週の労働日数別の年間労働日数のマッチングは、上の表を参照してください。(例:年間労働日数が73~120日の労働者は、「週2日」勤務形態とします。)

特別休暇設定

特別休暇は社内規定に基づいて、特定の社員が特定の期間中に使用できる休暇を意味します。特別休暇が付与された社員は、不在日程を申請することで、特別休暇を使用することができます。[Time off] > [不在項目設定]で「特別休暇」に設定された不在項目を照会することができます。また、特別休暇のプロパティ設定で対象者を追加したり、休暇日数を変更することができます。

[特別休暇設定]に移動します。

② [Time off] > [不在項目設定]で「特別休暇」に設定された休暇のリストです。

③ 特別休暇のプロパティを設定します。クリックすると、プロパティ設定のポップアップが表示されます。

  • 繰り返しの有無:休暇の繰り返しを選択します。

    • 制限なし:1回限りの使用で、繰り返し作成されません。制限なしと設定された特別休暇は、 [特別休暇] >[特別休暇照会/付与] 画面で、対象者を追加することができます。説明の詳細は 特別休暇の照会/付与説明を参照してください。

    • 毎月:毎月1日から末日まで使用でき、未使用の場合の繰越はされず、翌月に繰り返して作成されます。

    • 毎年:毎年1月1日から12月31日まで使用でき、未使用の場合の繰越はされず、翌年に繰り返して作成されます。
    • 「毎月/毎年」を選択する際、下部に対象者の指定領域が表示されます。
  • 発生日数:休暇発生日数を入力します。個別休暇日数の変更は、[特別休暇] > [特別休暇照会/付与]で変更できます。

  • 使用方法:

    • 制限なし:発生日数を使用制限なしで一度に使用したり、分割して終日単位として使用することができます。
    • 「月に1日」:1か月に1日のみ使用することができます。
    • 連続した日に使用:
      • [不在項目設定]で時間単位が「終日」に設定されます。また、特別休暇のみ「連続した日に使用」の方法を選択することができます。
      • 連続した日に使用する方法として、発生日数は整数のみ入力できます。
      • 休暇発生日数が2日以上の場合、発生日数分を連続した日に一度に使用しなければなりません。
      • 「連続した日に使用」方法をとる特別休暇は、[不在項目設定]において、時間単位を終日ではない他の単位に変更することができません。
  • 対象者を指定します。

    • 対象者の指定は、繰り返し(毎月/毎年)の時にのみ表示されます。繰り返さない休暇は、特別休暇照会/付与 の説明を参照してください。

    • 部署や/社員単位で設定できます。特別休暇対象者は、[マイスペース]>>[文書作成]>不在日程の申請時、「不在項目」の選択に該当する特別休暇が表示されます。

      • 「対象者」を含む時点で休暇をすぐに付与:すでに実行中の繰り返し休暇に新規対象者を含めた時、その社員にすぐに休暇を付与するかどうかを選択します。チェックする時に対象者を追加すると、その対象者に特別休暇がすぐに付与されます。

        • 特別休暇の対象者は

          • [マイスペース]>[文書作成]>[不在日程]の不在項目の選択で、特別休暇を選択することができ、使用できる特別休暇日数が表示されます。

          • 特別休暇を使用する際、[マイスペース]>[マイ不在日程]で特別休暇の使用内訳/使用日数/残日数が確認できます。

    ④ 修正:特別休暇のプロパティを修正することができます。

    • 対象者が指定されている特別休暇は、「繰り返しの有無」及び「発生日数」、「対象者を含んだ時点で休暇をすぐに付与」を変更することができません。修正が必要な場合、対象者をすべて削除した後に修正できます。
    • 対象者を削除する時、その対象者に付与された特別休暇は、すぐに削除されます。

慶弔・出張基準の管理

慶弔、出張の不在スケジュール文書の書式を活用するために休暇日、慶弔金などの基準設定が必要です。

慶弔基準の管理

会社で慶弔と認める項目を設定し、各慶弔別に慶弔主体と社員との関係に応じて提供する慶弔休暇日数と慶弔金を設定します。

[慶弔基準の管理]に移動します。

② [追加]をクリックすると、下段に入力フィールドが生成されます。

③ 慶弔区分を入力します。

④ [追加]、[削除]をクリックして、慶弔休暇及び慶弔金を支給する家族関係を設定します。

⑤ 関係別に提供する休暇日数慶弔金を入力します。

⑥ [保存] をクリックします。

慶弔以外にも傷病への見舞金や災害見舞金など会社が提供する福祉がある場合、慶弔区分の名称を変更して幅広い範囲での休暇申請書として活用できます。

出張基準の管理

出張先や職級に応じて出張手当を設定します。

[出張基準管理]に移動します。

② [追加]をクリックすると、下段に入力フィールドが生成されます。

③ 出張先、海外出張の有無、通話を入力します。

  • 出張手当の支給基準を入力します。

  • 職級の使用の有無を[Y]に設定すると、職級別に出張手当を細分化して支給することができます。

  • 日給適用の方法を設定すると、選択された方式による日給が不在スケジュール(出張)の申請時に表示されます。

    • 日給支給 方式: 出張期間のすべての期間に出張日給を支給する方式です。

  • 1泊2日以上の日給支払方式:当日出張の際には日給を支給せず、出張期間が1泊2日以上になったときに、すべての期間に出張日給を支給する方式です。

  • 開始を除く方式:出張開始日を除き、残りの期間の出張日給が支給されます。

[保存] をクリックします。

勤務方式設定

会社の勤務スタイルに合わせて出社退社記録を管理することができます。各社に合った勤務形態を作り、社員別の勤務パターンによって出社退社を記録します。社員の出社退社時刻は勤務時間と計算され、遅刻や早退、義務労働(コアタイム)を管理することができます。

会社の勤務形態を設定します。[勤務] > [勤務方式設定]に移動します。

新規追加

[追加する]をクリックし、新しい勤務方式を生成します。

勤務方法は、'決まった時刻に出社退社'する勤務形態と'決まった時刻を選択して出退勤''自由に出社退社'する勤務形態とがあります。下記のように提供された勤務方法別リンクをクリックして、詳しい勤務方法の設定方法を確認してください。

勤務方法 適用方式
決まった時刻に出社退社 a. 曜日別
b. x日間繰り返し
c. 個人別
決まった時刻を選択して出退勤 d. 曜日別
自由に出社退社 e. 曜日別

勤務対象者設定

勤務形態別に該当する対象者を指定して社員がそれぞれの勤務パターンに合わせて出社退社できるように設定します。社内に複数種類の勤務形態が存在することができます。(例:生産部は交替勤務制、営業部はフレックスタイム制、人事部は固定勤務制)

[勤務対象者を設定する]に移動します。

[修正する]をクリックし、勤務形態別の対象者を指定します。

  • 適用日を選択します。会社は修正する勤務形態を適用するうえで、労働者代表と書面による合意のもと、勤務形態を決めることになります。通常、適用日は未来の特定日から開始されるが、必要に応じて修正内容を即時適用することも可能です。

    • 予め予約された修正事項がある場合、予約を修正することができるが、他の修正を予約することができません。予め予約された修正が適用された後、他の修正を予約することができます。
  • 勤務形態別社員をマッピングします。

    • 社員又は部署を検索して選択します。部署を選択する際、下位部署を含んで指定されます。
    • 全社員を対象に1つの勤務形態を設定したい場合、最上位部署を入力して指定することができます。この場合、新規入社者にも同じ勤務形態が即時適用されます。
    • 全社員を対象とする勤務形態が適用されたとしても、下位部署、個人に別の勤務形態を適用することができます。適用される勤務形態の優先順位は、個人>下位部署>上位部署の順です。
    • [x]をクリックすると、削除されます。
  • [確認]をクリックして保存します。適用日が当日(予め予約されている件がない際)である場合、当日の出社退社に対する記録の有無に応じて異なってきます。

    • 適用日が当日である場合

      • 当日の出社退社に対する記録がある場合

        • 初期化:当日出社退社をチェックした全ての社員の出社退社の記録を初期化した後、修正時点から修正内容を反映します。修正された内容が当日以後の日程(例:不在日程を申請した社員がいる場合)に影響がある場合、当該修正事項に対する処理を手動で行う必要があります。
        • 翌日反映:当日出社退社をチェックした社員の出社退社の記録に影響を与えることなく、翌日から修正内容を反映します。

      • 当日の出社退社に対する記録がない場合
      • 既に登録された勤務時間は影響を受けないが、修正した時点から対象者の出社退社方式と勤務時間が変更されることがあります。
    • 適用日が未来の特定日である場合

      • 指定した日の夜明けに修正内容が自動的に適用されます。

③ 勤務形態別にマッピングされた社員リストを確認します。

勤務スケジュールの管理

所定時間に出退勤の「個別」適用方法が必要な場合は、その社員が勤務スケジュールをアップロードします。このメニューは、勤務対象者の設定で「個別」勤務方法にマッピングされた対象者があるとき表示されます。

[勤務スケジュールの管理]に移動します。

② [アップロード]ボタンをクリックして、社員の勤務スケジュールをアップロードします。

[サンプルファイルのダウンロード] ボタンをクリックして、書式をダウンロードします。書式に合わせて個別の勤務スケジュールを作成します。

④ ファイルをアップロードします。アップロードの状態が「エラー」と表示される場合、メッセージを確認して修正した後、再度アップロードします。

⑤ アップロードが成功したら、[詳細]ボタンをクリックして、アップロードされた個別勤務スケジュールを確認することができ、指定した対象者に適用されます。

締切管理

出社退社記録を通じた勤務時間は、個々人の給与に関わる重要な情報です。社員の延長勤務、休日勤務状況を正確に把握し、手当に適用させようとする場合、出社退社記録を締め切り(Closing)を行う過程が必要です。

WORKPLACEでは、締切機能を利用することで、締切日までの出社退社記録を修正することができないようにする機能を提供しています。

[締切管理]に移動します。

[締切を追加する]をクリックし、締切日程を作成します。

③ ポップアップで締切日と確定期間を入力し、確認をクリックします。締切は、会社の定めた算定単位で実行します。決まった時刻に出社退社である場合、1週単位、自由に出社退社である場合、1ヵ月単位を基本設定として算定単位が定義されています。

  • 締切日:一定期間(例:月単位締切、週間単位締切など)の出社退社時間など、勤務内容に対する修正を締め切る日付です。締切日は、本日以後の日に入力することができません。締切日が作られると、ユーザーに即時確認の通知メールが送信されます。
  • 確定期間:締切日に対する通知を受けた後、ユーザーが締切日までの出社退社内容を確認して確定する期間です。確定期間は、本日以前の日になることはできません。確定期間までユーザーが確定しなければ、出社退社状況及び勤務状況画面で締切ボタンが消えます。但し、勤務管理者は、確定期間によらず手動で確定することができます。
  • 締切日程が作られると、締切日~確定日の間、ユーザーの[マイページ] > [出社退社状況]及び[マイページ] > [勤務状況]画面に'xxxx年xx月xx日までの勤務確定'が表示され、確定後は、締切日以前の記録を修正することができません。

[修正する]をクリックして作られた締切日及び確定期間を修正することができます。確定期間は、本日以前の日に修正することができません。修正後に保存する際にも、ユーザーに即時確定の通知メールが送信されます。たった1人の社員でも勤務確定をした場合は、締切日の修正はできません。

削除:作られた締切日程に対して1人の社員でも勤務確定をした場合には削除することができません。

個人別締切状況タブをクリックし、ユーザー別の締切状況を確認します。

  • 締切日別に社員の確定状況や社員名で検索して照会することができます。
  • 確定期間内の勤務内容の締切をしていない社員は、管理者が代わりに確定をしなければならないため、'確定していない社員のみを表示する'にチェックして未確定社員を確認します。
  • 未確定社員を選択した後、[勤務確定]をクリックして勤務を確定します。
    • 未確定社員に処理中の文書がある場合、勤務を確定することができません。
    • 締切に関連するテンプレートは、締切期間の含まれた勤務結果申請及び不在日程申請(勤務時間の合計'Y')文書です。
    • 処理中の文書が完了した後、勤務を確定することができます。
    • 管理者が勤務確定の際、ユーザー画面に「xxxx年xx月xx日までの勤務を確定する」ボタンが消えます。
  • 「確定取消」ボタンを押して、既定の勤務を取り消すことができます。
  • ダウンロードボタンをクリックし、社員の勤務確定の詳細をExcelファイルでダウンロードすることができます。
  • 勤務を確定した後は、確定日以前の日付による勤務結果の申請及び不在日程の申請を行うことができません。

環境設定の管理

名称管理

勤務開始時点と終了時点を意味するボタンの名称を設定することができます。

[名称の管理]に移動します。

  • 自社で使用している出勤と退勤ボタンの名称を選択して保存します。

  • マイスペースの出退勤のボタン名を適用します。

勤務計画設定

勤務計画を使用するかどうか、及び勤務計画申請期間を設定します。

[環境設定の管理]に移動します。

勤務計画使用の要否を選択できます。

  • 勤務計画の「使用」を選択すると、「マイスペース」 >「文書の作成]」画面に 勤務計画の申請 書式が表示され、予定されている休日勤務や時間外勤務について事前に勤務計画を申請することができます。

勤務計画を使用すると、申請可能期間を設定できます。勤務計画の申請は、基準日前に(勤務を実行する前に)作成することが望ましいです。しかし、特定の理由で事前に勤務計画を作成できないとしても、例外として基準日以降の計画を作成できるようオプション化しました。

  • 基準日当日:時刻(何時何分)を細かく定めて勤務計画申請書を作成することができます。
  • 基準日当日以外:3日後/7日後/10日後/終了前まで勤務計画申請書を作成することができます。
  • 申請可能期間内に勤務計画が未作成の場合、勤務結果を作成することはできません。

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