紹介

勤務形態の指定された社員が出社退社をチェックすることで、勤務記録を残します。社員の入力した勤務記録は、[勤怠]>[勤務] >[出社退社管理]と[勤務時間管理]に保存されます。

'出社退社管理'画面では、社員の出社退社状況を管理し、必要に応じて、特定日の出社及び退社時間を修正したり、休憩時間或いは外回りの勤務時間を追加することができます。

'勤務時間管理'画面では、勤務形態の指定された全社員の期間別勤務時間を照会します。なお、社員別勤務時間の詳細を日付別に確認し、必要に応じて、修正することができます。

出退勤管理

[出退勤管理]に移動します。

② 検索領域で照会する日付と社員名を入力して検索すると、より早く検索することができます。

③ 日付別社員の出社退社の詳細を確認します。

  • 勤務方式:照会された社員の勤務方式です。当日の人事辞令の際、出社退社記録がなければ勤務形態が従来の形態として照会されることがあります。
  • 出社/退社:出社退社ON/OFFをチェックした時間です。
  • 休憩:社員の休憩時間の合計です。会社で設定した休憩時間+ユーザーが追加した時間が表示されます。勤務形態を設定する際、入力された休憩時間がないか、ユーザーが追加の休憩時間を入力しなかった場合に、空欄として表示されます。
  • 外勤:ユーザーの外勤時間です。勤務形態を設定する際、外勤を追加するように不許容或いはユーザーが追加の外勤時間を入力しなかった場合には、空欄として表示されます。
  • 不在:勤務時間に合算される不在日程を申請した場合に、不在が時間単位で表示されます。1日に色んな不在がある場合、基準労働時間('自由に出社退社'の場合に、標準労働時間)まで合算して表示されます。
  • 遅刻:遅刻のチェックを'利用'にする場合、ユーザーがONをチェックした時刻に遅刻の際に'✓'が表示されます。
  • 早退:早退のチェックを'利用'にする場合、ユーザーがOFFをチェックした時刻に遅刻の際に'✓'が表示されます。
  • 義務労働遵守:義務労働時間の遵守を'利用'にする場合、ユーザーのON/OFFチェック時刻を基に、義務労働を遵守する際に'o'が表示されます。義務労働がチェックされていない曜日は空欄として表示されます。
  • 遅刻/早退/義務労働遵守項目は、勤務形態で設定された遅刻/早退/義務労働遵守を利用する場合にのみ表示されます。

④ 詳細の[みる]アイコンをクリックし、出社/退社/休憩時間/外勤時間を修正することができます。但し、締め切られた日の記録は、修正ができません。不在項目は、ユーザーの申請した勤務時間に合算される不在日程がある場合に表示されます。

⑤ [アップロードする]ボタンをクリックし、出社退社記録をアップロードすることができます。アップロードされた出社退社記録は、ユーザーがON/OFFチェックしたのと同様と見なし、勤務時間の算出時に社員別勤務形態による計算式が適用されます。

  • 出社退社のアップロード画面からアップロードするをクリックします。
  • サンプルファイルをダウンロードします。
  • 作成後にクリックしてファイルをアップロードします。
  • 既に締め切られた日に対する出社退社記録はアップロードされません。
  • アップロードで登録した後、休憩時間と外勤時間の入力はできません。

⑥ [ダウンロードする]をクリックして出社退社記録をダウンロードします。

勤務時間管理

[勤務時間管理]に移動します。

② 検索領域で照会する期間と照会年/月、社員名を入力して検索すると、より早く検索することができます。

  • 期間:月間/週間/直接の中から選択することができます。
  • 月間を選択した際、検索しようとする月を選択することができます。
  • 週間を選択した際、本日を含む一週間が設定されます。

③ 社員の勤務時間を確認します。

  • 勤務形態:照会された社員の勤務形態です。検索された期間に2つ以上の勤務形態がある場合、最終の勤務形態で表示されます。当日の人事辞令の際、出社退社記録がなければ勤務形態が従来の勤務形態で照会されることがあります。
  • 通常:[勤務形態設定]にて設定された通常労働時間を意味します。
    • 決まった時刻に出社退社する勤務形態:勤務形態で設定した通常労働時間に勤務した場合、通常で記録し、'勤務時間に合算される不在日程'がある日に出社退社記録がある場合、勤務時間として認められる範囲は、以下の通りです。
      • 不在日程と勤務記録とが一緒にある日の通常労働時間の算定
        • 不在利用時間 < 通常労働時間
          • (不在利用時間 + 勤務時間) =< 通常労働時間である場合には、不在利用時間 + 勤務時間が認められます。
          • (不在利用時間 + 勤務時間) > 通常労働時間である場合には、通常労働時間まで認められます。
        • 不在利用時間 >= 通常労働時間
          • 不在利用時間 + 勤務時間は、不在利用時間までのみ認められます。
    • 自由に出社退社する勤務形態:勤務形態で設定した算定期間内の基準労働時間以内の勤務時間を通常で記録します。
    • '勤務時間に合算される不在日程'であっても、休日/休務日の不在は、勤務時間に合算しません。
  • 延長:通常労働時間の他に、追加勤務をした際、延長として表示されます。勤務結果申請書を通じて承認された時間のみが延長勤務として記録されます。例外的に、'自由に出社退社する'勤務形態で基準労働時間を全て満たした後の不在時間は不在の承認のみで'延長'で記録されることができます。
  • 深夜:会社で設定した深夜労働時間に勤務した際、深夜で表示されます。勤務形態設定によって、'深夜'はユーザーの'通常'労働時間或いは'延長'労働時間に既に含まれて表示されるため、'合計'時間に追加で合算されません。
  • 休日通常:[勤務形態設定] > '勤務時間'領域で休日に選択された日の通常労働時間帯に勤務した場合、休日通常で表示されます。もし、休日の通常労働時間帯を指定しなかった場合、休日延長で表示されます。
  • 休日延長:[勤務形態設定] > '勤務時間'領域で休日に選択された日の通常労働時間帯の他に勤務した場合、休日延長で表示されます。
  • 休日深夜:[勤務形態設定] > '勤務時間'領域で休日に選択された日の深夜時間帯(会社で設定)に勤務した場合、休日深夜で表示されます。

WORKPLACEは、勤務形態設定の曜日別(x日間繰り返しの場合、日目別)の通常労働時間帯を'通常'労働として計算しています。'通常'労働時間でない場合、勤務結果承認を通じた'延長'勤務として登録されます。

通常、基準となる期間の間、勤務日に勤務時間を全て満たした場合、休日勤務の際、'延長'勤務として判断します。しかし、勤務時間を満たしたかの判断をするためには、当該期間を経過しなければならず、日付別の勤務時間を表示する画面では延長の有無を正確に確認することができません。

'勤務時間管理'で提供する勤務時間に応じて、手当の支給の際、勤務日の勤務時間を全て満たしたかを確認した後、延長手当が支給されるように管理者がもう一度検討する必要があります。

④ 合計の'みる'アイコンをクリックすると、社員別の勤務内容を照会することができます。

  • 検索条件の期間と年/月は全リストと同様に検索されます。
  • 'みる'アイコンをクリックし、勤務時間を修正することができます。管理者は締切前まで修正することができます。

  • '勤務時間管理'で管理者が勤務時間を修正すると、当該日の出社退社記録は初期化されます。ユーザーは、更なる出社退社の入力及び修正をすることができません。

⑤ [アップロードする]をクリックし、勤務時間(通常/延長/深夜/休日通常/休日延長/休日深夜)をアップロードすることができます。勤務時間がアップロードされると、当該基準日に既に入力された出社退社記録は初期化され、ユーザーは修正することができません。

  • 勤務時間のアップロード画面で[アップロードする]をクリックします。
  • サンプルファイルをダウンロードします。
  • 作成後、クリックしてファイルをアップロードします。
  • アップロードした内容は、締切前まで修正することができます。
  • アップロード件別の状況が表示されます。
    • 処理中:処理中のアップロード件は、詳細内容を照会することができません。
    • 失敗:'みる'をクリックし、次の画面で失敗原因を確認します。エラー原因を修正した後、再アップロードします。
    • 成功:成功したファイルは自動でアップロード及び締め切られます。

⑥ [ダウンロードする]をクリックし、社員別の勤務時間をダウンロードします。

勤務結果申請管理

勤務結果申請テンプレートで作成された全ての内容を照会します。勤務管理者は、承認が完了した勤務結果申請内容を取り消すことができ、申請する社員の代わりに勤務結果を作成することができます。

[勤務結果申請管理]に移動します。

② 検索結果で照会基準日、社員名を入力して検索すると、より早く検索することができます。

  • 期間:1週間/1ヵ月/3ヵ月/6ヵ月/1年間/直接入力の中から選択することができます。

③ 検索条件に合った結果(社員名/部署/基準日/出社時間/退社時間/休憩時間/外勤時間/作成日)が照会されます。

④ 承認完了している勤務結果内容の[取り消す]をクリックし、勤務結果取消テンプレートを作成します。

  • 完了していない文書は取り消すことができません。
  • 勤務結果申請取消ポップアップがオープンされます。
    • 兼任のある社員は部署を選択します。
    • タイトルを入力します。
    • 原起案文書番号が表示され、クリックする際、原起案文書が開きます。内容を確認します。
    • 事由を入力します。
    • 添付するファイルがある際に添付します。
    • 処理する人及び共有範囲を設定します。管理者の自動決裁ラインが反映されます。
    • [保存する]をクリックすると、勤務結果取消文書が作成されます。作成完了した画面を確認します。
    • 取り消された勤務結果申請内容は、リストから削除されます。取消申請文書の承認が完了すると、勤務結果承認による時間外勤務内容が削除されます。

⑤ '取消文書を含める'にチェックすると、取り消された文書まで照会することができます。

⑥ [ダウンロードする]をクリックし、社員別の勤務結果申請内容をダウンロードします。

⑦ [勤務結果申請]をクリックすると、申請者の代わりに勤務悔過申請書を作成することができます。

  • 管理者が代わりに申請する社員名を入力します。
  • タイトルを入力します。(例:出張者勤務結果代理申請)
  • 勤務結果を申請する基準日を入力します。
    • 当該日の出社退社ON/OFF記録がある場合、基本値としてインポートします。
    • 同日付に勤務結果申請テンプレートで申請した文書が処理中の場合、当該日の追加申請はできません。
    • 基準日にユーザーの申請した勤務時間に合算される不在日程がある場合、下に不在項目として表示されます。
    • 勤務計画を利用する会社で当該基準日の勤務計画申請書がなくても、管理者は勤務結果申請書を作成することができます。
  • 出社時間を入力します。もし、基準日の前夜、翌日の明け方の業務結果を登録する場合なら、出社の際に日付を変更します。
  • 退社した日付と時間を入力します。
  • 会社で設定した休憩時間が基本設定として入力されており、社員の勤務形態の設定に応じて追加の休憩時間を入力することができます。
  • 事由を入力します。
  • [ファイルを添付する]をクリックするか、マウスでドラッグ&ドロップして関連資料を添付することができます。
  • [担当者を指定する]をクリックし、処理する人と共有範囲を設定します。処理する人は、申請した社員の決済ラインに従って決まります。
  • [保存する]をクリックすると、勤務結果代理申請が完了します。

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