ご使用にあたって

Q. 一時休日を指定する必要があります。

  • 年次差引の設定メニューで勤務区分を変更して、一時的休日に指定することができます。既に作成した不在は反映されないので、不在の申請をキャンセルするなど、個別の措置が必要です。詳細については、 '年次差引の設定'をご参考にしてください。

Q. 慶弔と出張申請の履歴は、不在履歴の照会リストと違うのですか?

  • 慶弔と出張の場合には、それぞれ慶弔金と出張手当の支給が伴います。慶弔・出張申請履歴では手当の支給額の確認が可能です。

紹介

不在スケジュールのワークフローで作成された社員のすべての不在履歴を照会、またキャンセルする方法について説明します。管理者は、社員に代わって不在スケジュールフォームを作成したり、またそれをキャンセルすることができます。年次の使用状況の把握及び退社年次の精算が可能です。年次差引の設定では休務に指定する必要がある日付を設定することができます。不在状況を共有することができる対象と共有範囲を指定して「マイスペース」で、ユーザーが不在状況をすぐに確認できるように設定します。

慶弔、出張手当の支払い履歴の管理方法は、'WORKPLACE 勤怠 > 慶弔及び出張の管理'をご参考にしてください。

不在履歴の照会

不在スケジュールフォームで作成されたすべての不在の履歴を照会します。

① ダッシュボードで、今日の不在者数をすぐに確認することができます。

② カードをクリックしたり、もしくは左側のメニューから[不在履歴照会]をクリックすると、不在履歴リストを確認することができます。

③ 検索領域で不在項目、社員名、期間(不在日・申請日)を入力すると、必要な情報をすばやく検索することができます。

不在スケジュールのキャンセル

管理者は、承認済みの不在登録の履歴をキャンセルすることができます。[不在履歴照会]でリストの[キャンセル申請]をクリックしてキャンセルフォームを作成します。キャンセルが承認されると、不在登録の履歴が削除されます。その時、差し引かれた年次がある場合は、復旧されます。

管理者による不在スケジュールの申請

不在スケジュールの対象者が不在スケジュールのフォーム作成が困難な場合、管理者は、当事者に代わって不在スケジュールを作成することができます。管理者によって作成された不在スケジュールのフォームからは不在スケジュール対象者も確認することができます。

[不在履歴照会] に移動します。

② 検索:照会する情報を入力すると、必要な情報をすばやく検索することができます。

③ 社員が登録した不在履歴を照会することができます。

④ 社員が不在時、管理者がその社員に代わって不在スケジュールの作成が可能です。 [不在のスケジューリング] をクリックします。

⑤ 不在した社員名を入力します。オートコンプリート機能を提供します。

⑥ タイトルを入力します。

⑦ 不在項目を選択します。

⑧ 不在の理由を入力します。

⑨ 不在の状態共有を設定します。 [設定] ボタンを押します。

  • 共有の有無をチェックします。連続的に選択された不在は、連続期間に対する共有の有無が公開されます。連続的に選択された不在ではない場合には、日付ごとの共有の有無が公開されることもあるので、共有する日付を選択します。
  • 共有する時間帯を入力します。その日のその時間帯のみ不在メールが送信されたり、決裁の委任が行われます。
  • 不在メッセージを作成します。
    • 申請中の日付と同じ日付に他の不在の設定がある場合は、不在メッセージが最新の登録情報に維持されることを知らせます。
    • 入力した内容は、上記の共有期間の間、社員情報の不在状態から表示されます。
  • 決裁委任の有無を選択します。
    • 決済委任をするには、チェックして委任者を検索して選択します。
    • 該当社員に転送された決裁リクエストは、上記で設定された共有期間の間、委任者に送信されます。
    • 申請中の日付と同じ日付に他の不在の設定がある場合は、委任事項が最新の登録情報として維持されることを知らせるメッセージが表示します。

[添付ファイルのアイコン] をクリックするか、マウスでドラッグ&ドロップして、関連資料を添付することができます。

[関連文書] をクリックして、作成している内容に関連した文書を検索して添付します。

⑫ 担当者の指定をクリックして処理する人と共有範囲を設定します。処理する人は、不在する社員の決裁ラインを実行します。

⑬ [保存]をクリックして保存します。

不在状況照会の設定

全社あるいはユーザー本人が所属している組織(兼職を含む)の不在状況を照会できるように照会の範囲と権限を設定します。

[不在状況照会設定] に移動します。

② 照会範囲を設定します。設定された照会の範囲は、不在状況の詳細ページで、ユーザーが確認できる社員の範囲を意味します。

  • 全体の不在状況:全社社員の不在状況を照会します。
  • 私の組織の不在状況:ユーザーが所属している組織の不在状況を照会します。
  • [Admin]> [メンバー]> [基本情報の設定]で部署を使用しないことで、設定するときに照会範囲の設定領域は見えません。

③ 照会権限を設定します。設定された照会の権限に応じて、メニュー領域に[不在状況] メニューの公開の有無が決まります。

  • 全ユーザー:すべてのユーザーにメニュー領域に[不在状況]メニューが露出されます。人事管理者が設定した検索範囲内の不在状況を照会することができます。
  • 部長:部長にのみメニュー領域に[不在状況]メニューが公開されます。
  • 一部のユーザー:社員名・部署検索ウィンドウから社員もしくは部署で検索して、リストに追加して追加された社員・部署のみのメニュー領域に[不在状況]メニューが公開されます。

年次照会及び修正

社員の年次日数と使用日および残りの日数を確認して修正する方法を説明します。年次発生基準の管理で設定した値に応じて発生した年次が反映されます。管理者は、必要に応じて調整日数で社員の残りの日数を調整することができ、変更された内容は情報変更の履歴から照会することができます。

年次照会/修正に移動します。

② 検索機能を利用して特定部署の年次内訳を照会したり、特定社員の年次内訳を照会することができます。

有給休暇の発生 : 総発生有給休暇を意味します。 年度別年次+繰越日数+調整年次で計算されます。

  • 年度別有給休暇: 会社管理者が「年次基準管理」で設定したオプション値により発生した年次日数です。

    • ただし、実際の労働日数が80%に満たない場合は、年次休暇の発生が100%に満たない可能性もあります。 この場合、満勤した月数分の年次が生まれます。
  • 繰越日数:年次発生の初年度に残り日数がある場合は翌年に繰り越されますが、2年以内に使用しなければならず、3年目には持ち越されません。 繰越日数は整数(+)でのみ表示されます。

  • 調整日数:年次を管理者が直接に調整する領域です。詳細は⑤をご参照ください。

使用日数: 社員が年次差し引き不在日程を作成し、文書が上申された時点で使用日数が反映されます。

⑤ 残りの日数: 総発生有給休暇-使用日数として計算される値です。

年次調整: 必要に応じて、管理者は社員の年次を修正することができます。 修正アイコンを押して、調整年次と調整事由を入力します。 調整内訳は、年次調整内訳のタブで確認できます。

年次差引の設定

会社の休日を照会して、勤務区分を変更し、年次差引の設定をすることができます。勤務の区分による年次差引日数が不在スケジュールフォームの年次作成時に反映されます。既に作成された不在には反映されないので、不在申請をキャンセルするなど、個別の措置が必要です。会社休日設定は WORKPLACE Admin > 基本的な情報の設定 > 会社の休日の管理をご参考にしてください。

[年次差引の設定] に移動します。

② 勤務区分は変更する日付を選択して、勤務区分の値を変更します。

  • 基本的に、今月のリストが表示され、年度や月の移動が必要な場合、上段で検索して移動します。
  • 勤務区分の項目は休日不在終日勤務でなっています。
  • 会社の休日管理から週休に設定した日は、自動的に休日と表示されます。年次を差し引くなら終日勤務に変更して保存します。
  • 会社の休日管理で「日本」、国ごとのカレンダーの休日と会社が追加した休日が自動的に休務と表示されます。
  • 週休日や休日でない日は自動的に終日に設定されます。
  • 年次の差引きがなかったり、半日勤務に変更したい時は、勤務区分で変更します。

[保存] をクリックします。

勤務区分が変更された日付のみを表示をチェックすると人事担当者が勤務区分を変更した日付だけを集めて見ることができます。

特別休暇の照会/付与

特別休暇を照会したり、既に与された特別休暇を修正することができます。「繰り返さない」特別休暇に対象者を指定することができます。

[特別休暇の照会/付与]に移動します。

② 検索領域で特別休暇名を選択するか、休暇期間や対象者名を入力すると、より早く検索することができます。終了および削除された休暇は「終了および削除履歴を含む」をチェックし、使用履歴を確認することができます。

③ 繰り返される特別休暇に対象者を入れた場合、対象者のリストが照会できます。

④ [追加]をクリックして、特別休暇を使用する対象者を追加します。

  • 特別休暇の選択:追加する特別休暇を選択します。「繰り返されない」特別休暇だけがリストに表示されます。
  • 有効期間:休暇の有効期間を入力します。不在日程を作成する際、使用日がその有効期間に含まれなければなりません。
  • 発生日数:対象者が申請する時に、使用する全発生日数を入力します。
  • 対象者:付与される人を部署/社員検索で指定します。
  • [追加]をクリックすると、リストに追加されます。

⑤ 修正アイコンをクリックして、個別の休暇日数を修正することができます。

⑥ 削除アイコンをクリックして、該当社員に付与された特別休暇を削除します。「繰り返し」に設定された特別休暇は、[特別休暇]>[特別休暇の設定]の対象者から除けば、繰り返しで生成されることはありません。

⑦ 特別休暇の支給内訳をExcelファイルでダウンロードします。

慶弔申請の照会およびキャンセル

慶弔日を基準に最近順に並べられた慶弔申請のリストと支給された慶弔金を照会します。

  • 検索:期間別、慶弔区分別、社員別に検索し、必要な情報をすばやく検索することができます。
  • ダウンロード:申請履歴をダウンロードしてExcelファイルで保存します。
  • キャンセル:慶弔申請をキャンセルするには、[キャンセル]をクリックした後、ポップアップウィンドウに理由を入力して保存します。
    • 慶弔申請をキャンセルした時は、コスト支払いキャンセルのための逆仕訳伝票が自動的に生成されます。支払い後には自動的に逆仕訳伝票が生成されないため、会計管理者にお問い合わせください。

出張申請の照会およびキャンセル

出張日を基準に最近順に並べられた出張申請のリストと支給された出張手当を照会します。

  • 検索:期間別、出張先別、社員別に検索し、必要な情報をすばやく検索することができます。
  • ダウンロード:申請履歴をダウンロードしてExcelファイルで保存します。
  • キャンセル:出張申請をキャンセルするには、[キャンセル]をクリックした後、ポップアップウィンドウに理由を入力して保存します。

関連情報のショートカット

下記のガイドで関連情報を確認することができます。

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