始める前に

Q. WORKPLACE利用案内メールを受け取りました。

  • 簡潔なプロセスで業務効率を高めてくれるWORKPLACEユーザになったあなた、おめでとうございます。WORKPLACEユーザーの追加方法は、メンバー担当者が人事情報に収集した個人メールで利用案内メールを送信する方式です。ユーザーは、'メール認証'および'パスワードの設定'の後、すぐ利用できます。

Q. モバイルでWORKPLACEを利用することができますか?

  • 出退勤チェック、休暇スケジュール、経費計画、経費精算、同僚の休暇を確認など、すべてのユーザー機能は、PCとモバイルで同じように利用できます。ただしメンバー、ワークフロー、勤怠、経費などの管理メニューの場合は、モバイルでの機能が制限されます。

紹介

WORKPLACEは簡潔なプロセスのワークフローで業務をより簡単かつ迅速に処理するのに役立ちます。ユーザーの行為に応じた書式の区分で(休暇申請/経費計画申請/経費精算申請/一般/勤務結果申請)書式の選択がより簡単になります。名刺の申込み、情報保護誓約書など会社で使用されている書式は便利な方法で簡単に作って使えます。

WORKPLACEだけの共有型ワークフローで社員間のコミュニケーションがより強力になります。出張ワークフローを作成すると、出張経費申込みと情報共有が同時に行われます。同僚の慶弔休暇申請書にお祝いのメッセージを残してみてください。

利用を始める

言語設定

言語を変更することができます。初めて設定されている言語は、ユーザーのブラウザの言語設定に従います。

画面の紹介

① ロゴ領域:クリック時WORKPLACEのホーム画面の'マイスペース'に移動します。会社のロゴ画像を挿入することができます。

② 社員検索:組織図と社員の情報を検索します。

③ サービスの上部のメニューボタン:アクセス権限があった場合、サービスメニュー(メンバー/ワークフロー/Admin/勤怠/経費)が提供されます。特定のサイトへのショートカットを提供することができます(管理者設定)。

④ よくある質問、お問い合わせ、WORKPLACEお知らせの内容を確認できます。

⑤ ユーザー情報と設定:私の情報やパスワードを変更して、WORKPLACE利用環境を設定します。

⑥ 説明書のショートカット:WORKPLACEの利用が難しい場合、クリックしてその画面の利用説明を参照します。

⑦ コンテンツ領域:ユーザーに関する情報は'マイスペース'、社内の情報は'最新共有の通知'で確認できます。各コンテンツの詳細な説明は、以下を参照してください。

⑧ コンテンツ選択ボタン: ⑦ コンテンツ領域に表示される画面を選択します。ログイン時には'マイスペース'のコンテンツが選択されます。

⑨ 文書作成: WORKPLACEで提供されるすべての書式がカードの形で表示されます。作成したい文書の書式を選択します。ワークフロー文書の作成方法は、WORKPLACE 使用 > ワークフロー文書作成を参照します。

⑩ 文書の表示:文書の処理状態に応じて、3つの文書に区分されています。文書箱の詳細な説明は、'文書箱'紹介を参照してください。

区分 説明
すべての文書 私が作成者または処理者である文書または共有されているすべての文書を確認します。
進行中の文書 私が作成者または処理者である文書の中に進行中である文書を確認します。
完了した文書 私が作成者または処理者である文書の中に処理完了になった文書を確認します。

⑪ 勤怠管理:会社で「勤怠」 サービス使用時に表示されるメニューです。 私の不在記錄の申込み内容と同僚の不在の申込み状況を照会して、出退勤状況と勤務状況を照会することができます。メンバー管理の設定に応じて不在状況メニューが表示され、会社の'勤怠'サービスを利用する際、出退勤状況/勤務状況メニューが見えます。

⑫ 経費管理:会社で「経費」サービス使用時に表示されるメニューです。私の経費計画状況、経費精算状況、予算状況、法人カード利用内訳を確認することができます。経費管理の設定に応じて、経費計画状況、予算状況の利用内訳は、権限内で提供されます。

⑬ 文書照会:他のシステムから移管した文書は移管文書照会から、様式作成で文書化した資料は業務文書照会から照会できます。両メニューは照会権限があるユーザーにのみ表示されます。「移管文書照会」メニューの表示権限と詳細説明は、WORKPLACE 使用 > 文書の照会 > 移管文書照会をご参照ください。「業務文書照会」メニューの表示権限と詳細説明は、WORKPLACE 使用 > 文書の確認> 業務文書照会をご参照ください。

⑭ マネジメント: 会社で「勤怠」サービス使用時に表示されるメニューです。 自分の組織(兼職を含む)あるいは会社全体の構成員の状況、部署の不在状況および部署の勤務状況を照会することができます。メンバ管理者の照会権限設定に従ってメニューが表示され、メニューの露出権限と詳細説明はWORKPLACEメンバ > メンバの基本設定 > マネジメント照会設定を確認してください。。

WORKPLACEに接続

Step 1. WORKPLACEに登録

  • WORKPLACE利用案内メールのメール認証をクリックしてWORKPLACEに移動します。
  • パスワードを設定し、ログインします。

Step 2. WORKPLACEに接続(https://企業ID.ncpworkplace.com

  • 会社のWORKPLACE URLはhttps://企業ID.ncpworkplace.comです。
  • WORKPLACE URLはWORKPLACE申込み完了通知メールまたはWORKPLACE利用案内メールで確認できます。
  • 会社WORKPLACE URLの確認ができない場合は、https://www.ncpworkplace.com/authn/login/introLoginに接続してログインします。

Step 3. WORKPLACE モバイルアプリをインストール

  • モバイルアプリの案内及び設置のQRコードはWORKPLACE利用案内メールにも含まれています
  • モバイルアプリの利用説明は、'WORKPLACE モバイル > モバイル共通'を参照します。

'マイスペース'の紹介

マイスペースはWORKPLACE接続時に見える最初の画面であり、ワークフローの進行状況など、ユーザーが確認する必要がある重要な情報を要約的に迅速に確認できるように構成されています。

「マイスペース」は、基本表示する領域と設定やサービス使用によって表示される領域で構成されます。 状況別表示領域は下の表を参照してください。

表示設定時の表示 基本表示 「勤怠」使用時の表示 「経費」使用時の表示
ガイド,
すぐ作成する
TODO,
今週の通知内訳
私の不在記録,
出退勤カード
今月の精算内訳,
経費計画未精算内訳

マイスペースボタン:マイスペースに移動します。

② マイスペース設定ボタン: マイスペースに表示するカードを設定します。クリックするとポップアップが開きます。

  • 共通の表示項目は会社の管理者の設定で決まり、すべての社員に共通して適用されます。管理者が設定した項目はユーザーが変更できません。(チェックボックス無効化)
  • 管理者が選択しなかった項目に対して追加設定を行いたい場合、ユーザーが個別に修正することができます。マイスペースの設定ポップアップで追加で表示する項目を選択し、確認を押します。
  • 順序変更ボタンをクリックし、各領域内の表示順序を変更することができます。

ガイド領域

ワークフローの作成ガイド: WORKPLACE メンバーの照会/決裁文書の作成/文書の決裁/文書の照会/通知設定ガイドをすぐに確認できるクイックボタンです。「ガイドを見る」をクリックすると当該説明書に移動します。

  • 管理者が基本表示に設定した場合、X(閉じる)ボタンが見えません。個別の表示設定を行うと閉じるボタンが見えるようになり、Xをクリックして閉じることができます。再び開くにはマイスペース > 設定ポップアップで変更してください。
Task領域

TODO領域:私が処理する必要がある文書が表示されます。文書をクリックすると、そのワークフロー文書に移動します。

私の不在記録カード領域:私の残りの有休日数と最新の不在内訳が表示されます。不在日程の場合、不在日程領域で委任者と不在メールの設定を変更することができます。クリック時に'私の不在日程'ページに移動します。

出退勤カード領域:会社が設定したユーザーごとの勤務方式に応じて出退勤(ON / OFF)ボタンが表示されます。ON / OFFの記録は、各ユーザーの勤務方式に応じて労働時間で算定されて勤務現況に反映されます。ユーザーごとの勤務方式による出/退勤領域の詳細は、勤怠管理を参照してください。

  • 日付:会社基準の日付と曜日が表示されます。会社のタイムゾーン情報とは異なるタイムゾーンを使用しているユーザーは、会社のタイムゾーン情報が表示されます。

今月の精算内訳カード領域:私の経費精算の申込み件数と支給件数が表示されます。クリック時に'経費精算現況'ページに移動します。

経費計画未精算内訳カード領域:ユーザーが申込みした経費計画の中、未精算件がある場合、その件数が表示されます。経費管理者が経費計画を'使用'に設定した場合に表示される領域です。

今週の通知内訳領域:今週の通知内訳がある場合、通知件数が表示され、クリックすると'通知'の内訳ページに移動します。

すぐ作成する領域

すぐ作成するカード:使用頻度の高い書式を書式区分ごとにすぐに移動できるクイックボタンです。頻繁に使う書式を書式区分単位で構成し、個人化することができます。


⑪ Task領域とすぐ作成する領域のカードは領域内でDrag&Dropで位置変更することができます。

'最新の共有ニュース'の紹介

最新の共有ニュースは私が作成したか処理された文書を'最近(今日)'の時点で並び替え、情報の適時性を強化した形のボードです。

今の時点で意味のある共有の内容を確認し、コメントを残してみてください。

最新の共有ニュースボタン:最新の共有ニュースに移動します。今日完了した私と同僚の一般書式と会社が作成した書式のワークフローの件が表示されます。私の作成した件と私が処理する必要がある人が含まれている件も表示されます。

② 各書式別の共有文書タブ:勤怠や経費サービス使用に応じて共有文書が領域別に分類されることがあります。

  • 休暇領域:勤怠サービス使用時、休暇領域が表示され、不在日程書式で作成された文書がその領域に表示されます。不在開始日が早い順に私と同僚の不在計画が表示されます。一つの不在日程の書式で続かない日の不在日程を登録する場合、今日から最も近い不在日程のみが表示されます。そして不在の終了日の翌日、リストから消えます。管理者が使用しないため、設定時に領域は表示されないことがあります。
  • 経費領域: 経費サービス使用時、経費領域が表示され、経費計画、経費精算申請書式で作成された文書が該当領域に一覧表示されます。今日完了した私と同僚の費用計画の申込みと費用精算の申込み件が表示されます。私が作成した件と私が処理する必要がある人が含まれている件も表示されます。管理者が使用しないため、設定時に領域は表示されないことがあります。
  • 会社管理者の設定によって領域が追加され、一覧表示される書式が指定されます。今日完了した私と同僚の一般書式と会社が作成した書式のワークフローの件が表示されます。私の作成した件と私が処理する必要がある人が含まれている件も表示されます。

私の組織のみを表示:私の所属した部署員が共有した文書のみが表示します。

最新の共有ニュースの表示基準は、下記のとおりです。

カードの開始時点〜終了時点 優先順位
休暇申請 ワークフロー完了日〜不在終了日 不在開始日が早い順
経費計画申請 ワークフロー処理完了日 ワークフロー作成日が最新順
経費精算申請 ワークフロー処理完了日 ワークフロー作成日が最新順
一般及び会社作成書式 ワークフロー処理完了日 ワークフロー作成日が最新順
  • 処理者はワークフローの進行中の文書も照会ができます。

'文書作成'の紹介

WORKPLACEの書式を選択する画面です。

基本的に提供する書式と、「勤怠」や「経費」サービスの使用時に提供する書式で構成されます。 状況別提供書式は下表を参照してください。

基本書式 「勤怠」使用時に提供 「経費」使用時に提供
一般 不在日程,
勤務計画申請,
勤務結果申請
経費計画申請,
経費精算申請

この他に、会社が書式作成で作成した書式がある場合、書式が表示され、選択して作成します。

カテゴリは管理者が変更可能であり、カテゴリー下位に書式がない場合は表示されません。カテゴリー設定方法は、ワークフロー > カテゴリー設定の説明を参照してください。画面の右側のアイコンをクリックすると、カードビューとリストビューに切り替えすることができます。

  • 一般:会社の同意が必要か共有が必要な業務に使用する書式です(例:教育申込み、備品の申込み、事業関連)。
  • 不在日程:休暇、慶弔、出張、外勤、在宅勤務など、すべての不在を処理する書式です。
  • 勤務計画申請:休日/定休日に勤務計画があるか労働日に時間外勤務をする場合は、事前に勤務計画の申込み書式に勤務計画を登録します。勤務計画を登録しなかった日付に勤務結果を申込むことはできません。
  • 勤務結果申請:出退勤記録の変更を申請したり労働日に延長勤務または休日に勤務した場合、時間外勤務を労働時間に認められるための書式です。処理する人が'同意'する前であっても、文書を保存すると勤務現況に反映され、'拒絶'すると反映内容が取消されます。
  • 経費計画申請:使用経費の計画を申込む書式です。参加者に事前に支出計画を共有することができます。
  • 経費精算申請:業務上支出した経費を申込む書式です。法人カード、個人カード、現金などを証憑として使われた経費を精算することができます。カード会社と連携した場合は、承認されたカードの内訳で迅速に精算することができます。経費計画が作成された場合、処理された計画文書情報に基づいて精算申込みをすることができます。

'通知'の紹介

通知の内訳を確認することができます。ワークフローの進行状況が時間順に表示されて、ワークフローの進行の流れを確認することができます。

通知設定は会社の管理者により共通で設定され、未設定の項目についてはユーザー個人が追加で設定できます。「通知」画面の通知は、通知チャネルを「マイスペース」に設定した時に受信します。管理者による通知設定はWORKPLACEワークフロー > ワークフロー基本設定 > 通知管理を参照し、ユーザーの通知の追加方法は自分の情報の修正及び環境設定 > 通知設定をご参照ください。

通知は下記の通りに生成されます。

  • 私が作成したワークフローに誰か共有意見を作成した時

  • 作成した文書を誰かが修正した時

  • 私は共有意見を作成した文書に誰かが共有意見を作成した時

  • 作成した文書が管理者によってキャンセルした時

  • 処理する文書ある時

  • 作成した文書が管理者によって削除された場合

  • 処理した文書を誰かが修正

  • 私が作成したワークフローまたは私を処理する人が含まれているワークフローが完了(同意/拒絶/取消)された時

  • 自動同意文書ある時

  • 文書が回収されました時

  • 誰かが一部共有の形で私に文書を共有した時

  • 共有された文書から除外

  • 共有コメントが作成された文書に誰かが共有コメントを作成した時

  • 経費フォームで参加者として追加された場合

私の情報の修正、および環境設定

私の情報やパスワードを変更して、WORKPLACEの使用環境を設定する方法を説明します。

私の情報を修正

  • 私の情報の中で、名前、部署、役職および職責、業務メールは変更できません。
  • ニックネームは、同じ名前のユーザーとの区別する時に便利です。
  • 修正された内容は、私の人事情報に反映されます。
  • 会社が設定した人事情報項目に応じて、個人が変更できる項目が異なります。

パスワードの変更

  • 新しいパスワードを入力して、パスワードを変更します。
  • 安全な使用のためにパスワードを3ヶ月に一回変更することをお勧めします。

通知設定

WORKPLACEはワークフロー進行中に発生する自分と関連したイベントについて通知を提供します。共通する通知の設定は会社管理者の設定に従い、すべての社員に共通して適用されます。管理者が設定しない項目について追加で通知の受信を希望する場合、ユーザーが個別に修正できます。

  • 会社管理者が設定した通知項目とチャネルは個人では解除できません。未設定項目についての追加は可能です。
  • 通知受信は「マイスペース > 通知」画面及び「今週の通知内訳」カードの数字カウント、WORKPLACEモバイルアプリのプッシュ通知、メールLINE WORKSのトーク(外部サービス連携設定をしたお客様)の形で提供されます。
  • 通知受信チャネルを追加した後、[確認]をクリックします。ユーザーが追加した通知は当該ユーザーにのみ送信されます。

環境設定

言語

  • 使用する表示言語を選択します。
  • WORKPLACEは5つの言語を提供し、ユーザーが選択して楽に使用することができます。
  • 使用言語を変更は、ログイン画面でもできます。

時間帯

  • 管理者が設定した時間帯がデフォルトとして設定されています。
  • 出張や海外勤務時に私がある場所の時間帯を設定することができます。
  • 会社の管理者が設定した時間帯と個人の時間帯が異なる場合は、文書作成、文書照会および管理者の文書内訳の照会等の画面で'会社タイムゾーン'が表記されます。

パスワードの初期化

パスワードを紛失した場合は、パスワードを初期化することができます。

ログイン画面のパスワードの初期化をクリックします。パスワードの初期化ウィンドウにユーザーの名前/業務メールアドレスを入力して確認をクリックすると、私の情報に登録した個人のメールアドレスに認証メールが送信されます。認証メールを開いて、パスワードをリセットします。

社員検索

① WORKPLACE上部の虫眼鏡アイコンをクリックします。

② 検索結果のポップアップの社員検索フィールドに検索する社員名または部署名を入力します。検索オートコンプリートを提供しています。会社の管理者が設定した社員情報の項目がポップアップに提供されます。たとえば、内線番号やSNS IDなどが追加されることができ、職級情報や携帯電話番号は表示されないことがあります。

③ 不在の社員に'不在'タグが表示され、タグをクリックすろと不在メッセージを確認することができます。

組織図

組織図は、部署ツリーと社員ツリーで区切ります。会社の管理者が、当社に合わせて部署やReports Toの使用するかどうかを設定すると、その設定に応じて組織図のツリー形式が決定されます。両方を使用するように設定されている場合は、組織図を二タイプで照会することができます。

部署ツリー

社員検索ウィンドウで部署名で検索するか、又は社員検索結果画面の最初の画面である'社員リスト'で特定社員の部署を選択した時、すぐに確認できます。

① 検索結果ウィンドウの左側領域に会社の部署ツリーが見えて検出された部署名を確認することができます。

② 部署ツリーで部署名をクリックすると、右側に部署長と部署員の情報がカードの形で見えます。

③ 部署の全社員数と部署を兼任する社員の数が表示されます。

④ 部署とReports Toの両方を使用する場合、組織図を部署ツリーと社員ツリー二つのタイプに照会することができ、右側のボタンで移動できます。

社員ツリー

社員ツリーの検索結果画面の最初の画面である'社員リスト'で特定社員のReports Toを選択すると確認できます。選択された社員を中心に、上下Direct Report関係を確認することができます。

① クリックされた社員の情報がツリーの中で見えます。

② 上は、この社員のManager、下は、この社員にReportする社員です。

③ 社員情報カードの数は、この社員にReportする人の数を表示し、数字をクリックすると、その社員を中心にDirect Report関係を見ることができます。

④ 部署とReports Toの両方を使用する場合は、組織図を二つのタイプとして照会することができ、右側のボタンで移動できます。

'Reports To'とは何ですか? 報告対象を意味する言葉で、業務報告をする上位社員をReports Toで表現し、Reports To(person)を省略して呼びます。部署や個人別の報告ラインを両方とも使用している会社でも、Aの業務は、部署長を中心に、B業務はReports Toを中心に場合によって使用できます。たとえば経費精算は、個人レポートライン(Reports To)に、不在日程は部署長に報告して管理されている場合、書式別に決裁ラインを異なる設定にして使用することができます。

説明書を見る

WORKPLACEユーザー画面の右上の'?'アイコンをクリックすると、該当する画面の説明が右領域に開きます。文書作成、ワークフロー処理、最新共有の通知のコメント登録など、ユーザーのすべての機能をガイドで確認することができます。不明な点があるページで'?'アイコンをクリックしてみてください。

よくある質問、お問い合わせ、WORKPLACEお知らせ

よくある質問:FAQページに移動します。

お問い合わせ:WORKPLACE利用中のご不明な点については、「お問い合わせ」をご利用いただけます。 クリックするとNAVER CLOUD PETFORMの顧客サポートの問い合わせにつながります。

WORKPLACE お知らせ:WORKPLACEの改善点やbug fixを確認することができます。

参考事項

WORKPLACE推奨環境

20年間、国内のWebサービスを先導してきたNAVERの技術力が集約されたWORKPLACEは、様々なウェブ、モバイルに最適化された環境を提供します。

PC Mobile
OS Windows
Mac
Android 5.0 以上
iOS 9.0 以上
Window Explorer 10 以上
Chrome 25 以上
Firefox 20 以上
Chrome 25 以上
Mac Chrome 25 以上
Safari 6.0 以上
Firefox 20 以上
Safari 6.0 以上

グローバルネットワークを支援しており、海外どこでもデータの読み込み速度を最適に維持することがWORKPLACEが持っているもう一つの強みです。

ログイン状態を保持

WORKPLACEのユーザーのログイン情報は、PC上で24時間、モバイル機器で30日間保持されます。

もしWORKPLACEログイン状態を保持しない場合、以下の手順を試してみてください。

  • ブラウザのCookieが有効になっていることを確認します。一部のウイルス対策や関連ソフトウェアにより、Cookieが削除されることがあります。
  • クッキーが有効になっている場合は、ブラウザのキャッシュを削除します。
  • WORKPLACEに接続し、ブラウザにログインパスワードを保存します。
  • 同じブラウザを使用してWORKPLACEに接続します。
  • パスワードの変更時、現在接続しているブラウザ認証セッションを除いたすべてのセッションが自動的にログアウトされます。

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