始める前に
Q. 休暇の申込みをしなければなりませんが、WORKPLACEにアクセスできない状況にあります。
- WORKPLACEは管理者による休暇申込みを提供しています。休暇の申込みが難しい場合は、管理者にお願いしてください。
Q. 保存したワークフローに問題があり、文書を取消ししたいです。
- 処理の進行状況に応じて文書を取消しする方法が異なります。もし保存された文書に、[削除]ボタンがある場合は、直接取消しができます。処理済みの文書の場合は、各管理者に取消しの依頼をする必要があります。詳しい説明は文書の取り消しを参照してください。
Q. 文書を作成中ですが、休暇項目の選択に必要な項目が表示されません。
- フォームで提供される詳細項目である休暇タイプ、慶弔区分などはメンバー/経費管理者が設定したとおりに提供されます。処理が完了した不在日程文書はユーザーが直接取消申請できます。 勤務関連文書及び費用関連文書の場合、各管理者に取消しについての問い合わせをしなければなりません。 詳しい説明は、文書の取消しを参照してください。
Q. 処理中の文書の内容を修正したいです。
- 管理者が様式別に修正可能に設定しておいた場合は文書処理時に修正できます。文書を処理する時点で処理する者は文書の一部を修正でき、承認後には内容を修正できません。修正された項目は文書照会画面の情報変更内訳で確認できます。
紹介
WORKPLALCEのワークフロー文書作成と取消し方法をワークフロープロセスに従って説明します。
- 'マイスペース'の作成するで、ワークフロー書式を選択して、文書を作成します。文書作成の理解を助けるために休暇、慶弔、出張、経費計画、経費精算、勤務結果の申込みなどの詳細な作成方法を提供しています。
- 文書処理に必須的に含まれるべき対象はワークフロー管理者により設定されて提供されます。基本設定の対象は削除できません。文書の作成者と処理する人によって処理者の追加及び処理順番の変更はできます。
- 文書を処理する時点で処理する者は文書の一部を修正できます。文書が修正可能かどうかは様式別に管理者の設定によって決められ、修正可能に設定しておいた場合は修正できます。修正された項目は文書照会画面の「情報変更内訳」で確認できます。設定に関する詳しい内容はWORKPLACEワークフロー > 書式管理をご参照ください。
- 共有の設定は、文書の作成者と処理する人みんな自由に修正可能であり、文書を最後に処理した人の設定値で共有されます。処理完了後は、設定の変更は不可であり、一部共有に設定された文書の場合のみ共有者を追加できます。WORKPLACEを使用する > 共有するを参照してください。
- 進行中の文書は最初の決裁者が承認するまで回収できます。処理する者の中で一人でも処理を完了した場合や、文書が完了した場合は文書取消をご参照ください。
ワークフロー文書の作成
Step 1. ワークフロー書式の選択
画面の左側の文書作成メニューをクリックして、文書の書式画面に移動します。
WORKPLACEでデフォルトで提供される書式は休暇申請/勤務計画と結果の申込み/経費の計画と精算の申込み/一般書式があります。勤務/経費フォームの一部は、管理者がアクティブに変更した場合のみ公開されます。会社運営に必要な追加の書式は、管理者により作られ使用することができます。作成書式を選択します。
あるいはマイスペースにフォームに移動カードが設定されている場合のフォームを選択します。書式に移動は休暇、出張、外勤あるいは経費精算申込みなど使用頻度の高いフォームをホーム画面に個人が直接設定することができます。設定方法は、マイスペースの紹介を確認してください。
- 一般：会社の同意が必要または共有が必要な業務に使用するフォームです（例：教育の申込み、備品の申込み、事業関連）。
- 休暇申請：年次有給休暇、慶弔、出張、外勤、在宅勤務など、すべての不在を処理するフォームです。
- 経費計画申請：使用経費の計画を申込むフォームです。参加者に事前に支出計画を共有することができます。
- 経費精算申請：業務上支出した経費を申込む書式です。法人カード、個人カード、現金などを証拠として使われた経費を精算することができます。カード会社と連携した場合は、承認されたカードの内訳で迅速に精算することができます。経費計画が作成された場合、処理された計画文書情報に基づいて精算申込みをすることができます。
- 勤務計画申請：休日/定休日に勤務計画があるか労働日に時間外勤務をする場合は、事前に勤務計画の申込み書式介して勤務計画を登録します。勤務計画を登録していない日付に勤務結果を申込むことはできません。
- 勤務結果申請：出退勤の記録の変更を申請したり労働日に延長勤務または休日に勤務した場合、時間外勤務を労働時間に認められるためのフォームです。処理する人が'同意'する前であっても、文書を保存すると勤務状況に反映され、'拒絶'すると反映内容が取消しされます。
Step 2. 内容の作成
選択した書式の作成画面に移動し内容を作成します。
フォームを活用したCaseで休暇、慶弔、出張、経費精算の申込み、経費計画の申込み、証明書、勤務計画の申込み、勤務結果の申込み事例の活用方法を詳しく説明しています。
ファイル添付：文書作成の際、関連ファイルの添付が必要な場合は添付します。マウスでファイルをドラッグ＆ドロップして添付することができます。
関連文書の検索：文書作成の際、作成者に関連するすべての文書のリストの中で関連文書を検索し、添付することにより、文書の処理に助けを得ることができます。
- [関連文書]ボタンをクリックします。
- ポップアップウィンドウで関連文書を選択して添付します。
- 「完了した文書」や「移管文書」タブから文書を選択します。
- 「完了した文書」の検索機能は文書ボックスの検索機能の説明をご参照ください。
- 関連文書を添付すると、現在作成中の文書の処理者に関連文書の検索権限が与えられて、内容の参照ができます。
説明領域：文書作成の注意事項などの説明が表示される領域であり、ワークフロー管理者が設定します。詳細については、説明領域管理ガイドを参照してください。
Step 3. 処理する人を選択
① 担当者を指定をクリックします。
② 管理者が設定した決裁ラインがある場合は確認できます。管理者が設定した決裁ラインは修正できません。
管理者が決裁ラインを部署や役職、職責で設定した場合、作成者は当該部署/役職/職責に属する社員を必ず一人選択する必要があります。選択後、確認をクリックします。
管理者が決裁ラインをN回目Reports Toに設定した場合、作成者は必ず一名を選択する必要があります。
③ 編集：処理する人を追加するには、編集をクリックします。
④ 社員名を入力して処理する人を検索して選択します。処理する人のリストに追加されます。
⑤ 追加された処理者の決裁区分を選択します。決裁区分には承認/自動承認/合意があり、名称は管理者の設定によって様式別に異なって表示される場合があります。名称設定に関する詳しい説明はWORKPLACEワークフロー > ワークフロー基本設定 > 名称管理をご参照ください。
承認(もしくは「一般決裁」、「一般」と表示されている場合あり)：一般的な文書進行の意思決定を選択する決裁区分です。
自動承認(もしくは「参照決裁」、「参照」、「通告」と表示されている場合あり)：自動で文書を進行する決裁区分です。
- 自動同意によって処理される場合は、処理する人としては残っているが同意する必要はありません。
- 自動同意処理された社員には、自動的に同意された案内が提供されます。
- 自動同意は、一般的な決裁サービスの'参照決裁'と同じであり、決裁ラインにあるが、同意（承認）業務はしていない場合に活用することができます
- 合意(もしくは「合意決裁」、「協調」と表示されている場合あり)：「承認」と同じ処理方法で、内部の決裁ライン以外の外部の処理者を通して文書進行の意思決定を選択する決裁区分です。
⑥ 削除：処理する人から除外するには処理する人のリストから選択を解除した後、確認ボタンをクリックして保存します。
⑦ 順番の変更：処理する順番を変更するには、処理する人のリストから順番を変更したい社員を選択し、矢印ボタンを利用して順番を変更します。
⑧ [確認]をクリックして処理する人の編集を保存します。
Step 4. 共有設定
① 担当者を指定をクリックします。
② 現在、設定されている共有設定値が表示されます。
- 様式別に共有設定の時点が異なる場合があります。共有者は当該様式の共有設定に応じて文書の進行中にも文書を確認でき、コメントを作成できます。共有設定はWORKPLACEワークフロー > ワークフロー基本設定 > 共有設定の説明をご参照ください。
③ 共有値を選択します（全体共有/一部共有）。
- 共有設定は文書処理中に処理者によって変更される場合があります。文書が完了すると共有設定を変更できません。共有値は、文書の最後の処理者が設定した共有値で共有されます。
- 共有する対象がいない場合は「一部共有」を選択後、共有者を追加せずに保存します。
④ 一部共有を選択した場合、共有対象を選択するための検索ウィンドウがアクティブになります。
- 共有する組織名または社員名で検索することができます。
- 組織名で検索した場合、組織員が共有対象リストに追加されます。
- 共有する組織に下位組織を含みたい場合、'下位組織を含む'にチェックすると下位組織の組織員までみんなを共有対象に追加することができます。
- 追加された共有者の通知画面に通知が生成されます。
- 完了した文書の共有設定は変更ができないが、一部共有の場合、共有者を追加することができます。
Step 5. 保存する
すべての項目の作成と設定が完了したら、[保存]ボタンをクリックします。
- [一時保存]ボタンを押すと、一時的に保存文書が最大10件まで保存されます。
- 文書を一時的に保存する際、処理する人と共有設定は一時的に保存時点のユーザー情報として保存されます。
- 保存の前に確認ページが表示されます。作成者または決裁する人の後ろに誰が処理するか、文書が完了になると、誰に共有したかをもう一度確認することができます。
Step 6. 進行中の文書
① 進行中の文書は、マイスペース > 進行中の文書で確認できます。
② 処理状態は処理予定/要処理/処理済みと区切られます。
- 処理予定：あなたが処理する人に含まれており、まだ処理順番が到来していない文書です。あなたの処理順番になると、要処理に変更されます。マイスペース > ToDo領域に通知が生成されます。
- 要処理：あなたが処理すべきの文書です。マイスペース > ToDo領域に通知が生成されます。処理後には、処理済みの状態になります。
- 処理済み：あなたが処理完了した文書です。次の人に番が来た状態です。
③ 処理する人では、処理する人の名前と現在の進行状況を視覚的に転送します。
Step 7. 文書の完了
文書の処理が完了または拒絶されると、通知画面で通知内訳を確認することができ、通知メールが送信されます。完了した文書は、完了した文書画面に保管されます。
① [完了した文書]画面で完了された文書の処理状況（完了、拒絶）を確認することができます。
② 文書の処理が完了になると、通知画面に通知が生成され、通知メールが送信されます。完了した文書は、[マイスペース] > [完了した文書]に保管され、ワークフロー書式に従って[勤務管理] > [私の休暇記録]または[経費管理] > [経費計画状況]、[経費精算状況]に文書の内容が反映されます。ホーム画面の今週の通知内訳カードをクリックして確認します。
③ 私の休暇記録画面で私の残りの有給日と不在日程の共有の内訳を確認することができます。
- 不在日が到来していない不在日程の文書の'処理委託'または'不在メッセージ'の設定を私の休暇記録画面で変更することができます。
- 同じ日に他の不在日程がある場合には、委任事項と不在メッセージ送信が最新の登録情報になります。
- 不在メッセージと委任の設定は、文書の作成時点で登録されます。
④ 経費計画状況画面で経費計画の申込みの処理状態を確認することができます。
⑤ 経費精算状況画面で経費精算の申込みの概要と処理状況（申込み/完了/拒絶）を確認できます。
- 申込み：文書の処理する人によって処理が進行中の状態です。
- 完了：文書の処理が完了した状態です。
- 拒絶：処理する人が'拒絶'の意思を明らかにした件です。
文書の取消し
ワークフローの進行状況に応じて文書を取消しする方法が異なります。「マイスペース > 進行中の文書」で進行状況を確認し、状況に応じたガイドを参照してください。
処理する人の中の最初の処理する人が文書処理する前の場合：文書を開い、[回収]ボタンをクリックして、文書を取消しします。「自動承認」を含めて処理する者が処理を行った場合、回収ボタンはなくなります。
- 文書回収時、当該文書は一時保存され文書内容と共に作成モードに切り替わります。内容修正後に再申請できます。
- 文書の一時保存は様式別に最大10件まで可能であり、10件を超過した場合は最も古い文書から削除されます。
- 処理する者がいない文書は直ちに完了となるため、回収ボタンが表示されません。
処理する人によって処理中：[進行中の文書]で、現在の順番の処理者を確認します。名前が強調表示に見えます。そのユーザーに個別に'拒絶'の処理を依頼します。
文書処理が完了した場合：進行中の文書で文書が見つからない場合、文書は完了された件です。 ワークフローテンプレートに基づいて、以下の取消し方法を確認します。
不在日程テンプレートはユーザーが直接取消申請したり、管理者に取消しをリクエストすることができます。 管理者による不在日程取消しは、ガイドを確認してください。
- マイスペース > 文書作成 > 不在日程取消しテンプレートを選択します。
- タイトルを入力して取消し対象文書を選択します。 [完了]文書のみ表示されます。
- 取消しの理由を入力します。
- ファイル添付アイコンをクリックしたり、マウスでドラッグ＆ドロップして関連データを添付できます。
- 担当者指定をクリックして、処理する人及び共有範囲を設定します。
- [保存]をクリックすると、不在日程の取消申請が完了します。
「勤務結果申請」は勤務管理者に、「費用精算申請」は費用管理者に文書の取消しをリクエストします。
下のガイドで関連情報を確認することができます。
