始める前に

Q. 休暇期間中に決裁処理が難しいです。処理する方法はありますか？

  • 不在日程を作成する時に委任者を設定してください。本人の不在期間中に指定された委任者に処理申請が渡されます。委任によって、文書処理済みになっても処理を閲覧することができます。WORKPLACE[Collabo]商品のユーザーの場合、不在通知メールを利用することが可能であり、不在の際も迅速な業務処理ができます。

Q. 決裁者として委任されたユーザーが不在の状態になると、委任の設定が取消になりますか？

  • 委任者として指定されたユーザーが不在の場合、文書の進行状況をワークフロー管理者が把握して担当者を委任することができるように自動的にワークフロー管理者に渡されます。

Q. 'Reports To'とは何ですか？

  • 報告対象を意味する言葉で、業務報告をする上位社員をReports Toで表現し、Reports To（person）を省略して呼びます。個人の間で報告ラインで組織を構成する場合、社員別にReports Toを設定し、これを活用した自動決裁ラインを作ることができます。2人以上のReports Toの設定が可能であり、マトリックス組織での利用率が高く、文書処理の際、より適切な処理者を選択して、ワークフローを進行することができます。

Q. 文書処理の委任を受けたけど、次の処理者が私のManagerではありません。

  • ワークフロー処理の委任を受けた場合、委任を受けた社員は席を外した社員の代わって文書処理をしているので、次の処理者は席を外した社員のManager（Reports To）になります。もし席を外した社員のReports Toが2人以上であれば委任を受けた者が代わりに選択しなければなりません。

Q. 文書処理中ですが内容を少しだけ変更したいです。文書の内容を修正できますか？

  • 様式別に文書の修正ができるように設定でき、管理者が修正可能に設定しておいた場合、文書の進行中に修正できます。処理中の文書について内容の修正が必要な場合は、処理する者が文書の一部を修正できます。承認後には内容の修正はできません。また、最初の作成者は保存後は修正できず、文書の内容修正がどうしても必要な場合は次の処理者に「拒否」処理を要請するか、文書修正後に承認するように要請してください。修正された項目は文書照会 > 「情報変更内訳」で確認できます。

Q. メールで処理要請を受け取りました。処理ボタンがすべて無効化されていますが、どうしたら良いですか？

  • 文書がPC及びモバイルですでに処理されたか、作成者が文書を回収した場合はそれ以後は処理できないため、ボタンが無効化されます。メールの下部にある文書へのショートカットを利用して移動すると、処理内容を確認できます。ただし、作成者によって回収された文書は削除されているため、確認できません。

紹介

文書処理申請はマイスペース > ToDoの通知またはメールを介して伝達されます。ウェブ、モバイル、メール画面で迅速な意思決定と文書処理が可能です。このセクションでは、Webとメールでのワークフロー処理方法を説明します。

モバイルでの文書の処理方法は、Webと同じで、詳細な説明は、'WORKPLACEモバイル > 文書処理'を参照してください。

ワークフロー処理のプロセス

ワークフローで同意拒絶委任する

Step 1. ワークフロー処理申請を受信

  • マイスペース（要処理文書）の通知
    • ワークフロー処理申請を受信すると、マイスペース > ToDo領域に通知が生成されます。
    • 通知をクリックすると、そのワークフロー文書に移動します。
  • メール通知
    • ワークフロー処理申請メールが送信されます。メール画面で文書の内容を確認し、処理（同意/拒絶/委任）ができます。メール画面の処理ボタン名はワークフロー管理者の設定によって異なって表示される場合があります。詳しい説明はWORKPLACEワークフロー > 名称管理をご参照ください。
    • 文書に移動ボタンをクリックすると、WORKPLACEに移動して、ワークフローの文書を確認することができます。
  • モバイルPush通知
    • ワークフロー処理申請を受信すると、WORKPLACEモバイルアプリを使用している場合、Push通知が送信されます。
    • モバイルでPushをクリックすると、該当の文書に移動して、ワークフロー文書を確認することができます。

通知設定は会社の管理者が設定した通知項目別のチャネル(マイスペース/モバイルアプリプッシュ通知/メールアドレス)設定通知に合わせて受信されます。チャネル設定が行われていない場合、受信できないことがあります。設定されていない項目はユーザーが[マイスペース] > [自分の情報修正及び環境設定] > [通知設定]から追加で設定できます。

Step 2. 内容の検討

① ワークフロー文書の内容が見えます。

② EDITアイコンをクリックして処理する人を追加または削除することができます。

  • 追加する者を検索して処理する者リストに追加します。
  • 決裁区分(承認/自動承認/合意)を選択します。
    • 承認(もしくは「一般決裁」、「一般」と表示されている場合あり)：一般的な文書進行の意思決定を選択する決裁区分です。
    • 自動承認(もしくは「参照決裁」、「参照」、「通告」と表示されている場合あり)：自動で文書を進行する決裁区分です。決裁区分が自動承認の場合は別途に処理する必要がないため、自動承認されたという案内が提供されます。
    • 合意(もしくは「合意決裁」、「協調」と表示されている場合あり)：「承認」と同じ処理方法で、主に内部の決裁ライン以外の外部の処理者を通して文書進行の意思決定を選択する決裁区分です。

  • 管理者が決裁ラインを'N次Reports To'に設定した場合、そして作成者に2人以上のReports To（Manager）が存在する場合、必ず一人を選択する必要があります。

③ 処理意見を入力する領域です。処理意見は文書の作成者と処理者のみんなが閲覧できます。

④ 文書処理ボタンです。処理ボタンの名称は管理者の設定によって異なって表示される場合があります。文書処理は Step 3. ワークフロー処理をご参照ください。

⑤ 設定されている共有範囲を確認したり、共有範囲を変更することができます。

  • 共有範囲が「一部共有」の場合、共有者を追加または削除できます。共有対象リストにいる社員は文書の共有を受け取ったり共有コメントを作成でj-きますが、元々は共有対象に含まれていても処理者によって削除された場合は共有権限が撤回されます。
  • 共有対象は文書の最終処理者が設定した共有設定に従って共有されます。
  • 共有する対象がいない場合は「一部共有」を選択後、共有者を追加せずに保存します。

⑥ [情報変更内訳]をクリックして決裁ライン変更内訳、共有設定変更内訳、文書修正内訳を確認します。詳しい説明はWORKPLACE 使用 > 文書の照会をご参照ください。

⑦ 修正ボタンです。様式別の設定に応じて、処理者は文書内容を修正後に処理できます。詳しい説明は Step 3. ワークフロー処理をご参照ください。

⑧ 印刷をクリックして、文書を印刷します。

⑨ 当該文書に対する通知をON/OFFにするボタンです。通知設定が行われていても、個別文書の画面で通知OFFをクリックした場合、当該文書に対するすべての通知が自分に届きません。文書の通知項目は「マイスペース > 自分の情報の修正及び環境設定 > 通知設定」をご参照ください。

Step 3. ワークフローの処理

① 自動同意で処理される場合、処理者には残るが別に同意する必要はありません。

  • 自動同意処理を設定した社員には、自動的に同意されたと案内が提供されます。

② 決裁区分が承認や合意の場合、処理ボタン(承認/却下/委任)のうち一つをクリックしてワークフローを処理します。処理ボタンの名称は管理者の設定によって異なって表示され、詳しい内容はWORKPLACEワークフロー > ワークフロー基本設定 > 名称管理をご参照ください。

  • 処理コメントを入力します。

  • 処理ボタンをクリックします。

    • 承認(もしくは「同意」「賛成」「確認」と表示)：文書内容に同意し、次の段階に進むことを意味します。
    • 却下(もしくは「返却」「拒否」「反対」「取消」と表示) : 文書の進行をストップし、それ以上進行しないことを意味します。
    • 委任(もしくは「伝達」と表示)：文書の意思決定の義務を他の人に与えることを意味します。

③ 処理委託が必要になる場合、委任をクリックして、委任先を検索して選択します。

  • 委任先にワークフロー処理申請の通知メールが配信され、委任先のマイスペース > Todo領域にワークフロー処理申請の通知が生成されます。
  • ワークフローの進行状況は、委Todo任先と委任元のみんなが[進行中の文書]で確認できます。
  • ワークフローが完了になると、委任先と委任元のみんなの通知画面に通知が送信されます。

④ 該当の文書の決裁ラインが'N次Reports To'に設定された場合、次の処理者が2人以上もいることがあります。処理の委任を受けた場合、'Reports Toを選択'で文書の処理に適した処理者を委任先として選択する必要があります。

⑤ 要処理文書が費用精算の申込みあるいは費用計画の申込み文書である場合、そして会社の監査規則に違反する内容が含まれてる場合、完了した文書照会画面で監査違反アイコンが表示され、処理する前にクリックして内容を事前に確認します。監査違反アイコンは、文書処理の段階のみで表示され、処理の完了後には表示されません。

文書修正後に承認

文書の修正が必要な場合、処理者が文書を修正してから承認できます。

① 修正可能な様式の場合、文書処理画面に[修正]ボタンが表示されます。

② [修正]ボタンをクリックすると、作成された内容と一緒に作成モードに切り替わります。

  • 内容を修正します。修正された内訳はユーザー > 文書照会 > 「情報変更内訳」ポップアップで確認できます。
  • 処理者により修正された項目は青色で表示されます

  • 様式別に修正できない項目は下の表をご参照ください。
様式名 修正できない項目
一般 兼職部署、区分
不在日程 兼職部署, 休暇タイプ, 出張先, 慶弔区分, 関係
不在日程取消 兼職部署, キャンセル対象文書
勤務結果申請 兼職部署, 基準日
勤務結果取消 兼職部署, キャンセル対象文書
勤務計画申請 兼職部署, 基準日
様式作成機で作った様式 隠しテキスト及び自動番号コンポーネント、スマートエディタコンポーネントは、修正するとマルチテキストボックスで出力されます。v

③ 処理コメントを入力します。

④ [保存後に承認]ボタンをクリックします。文書修正後の処理時には委任と却下はできません。

Step 4. ワークフローの完了

  • ワークフローが完了になると、文書の作成者と管理者の両方の通知画面に通知が送信されます。
  • ワークフロー文書は、すべての文書または完了した文書から確認できます。

Step 5.共有

  • ワークフロー完了の件は最新の共有ニュースに共有されます。全体の共有がない場合は、ロックの形で区分されます。
  • 様式別の文書共有時点の設定に応じて、文書処理中に共有するか、処理完了から共有できます。
  • 今日の時点で確認する必要がある情報を中心に並び替えされます。
  • 社員は最新の共有ニュースで文書を閲覧して共有意見を作成することができます。文書閲覧やコメントの作成が可能かどうかは、共有設定によって異なります。
  • 管理者の設定に応じて文書の進行中にもコメントの作成が可能です。詳細については、'WORKPLACEを使用する > 共有する'ガイドを参照してください。

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