始める前に
Q. 処理済みのワークフローを一部のユーザーのみに共有できますか？
- ワークフロー文書の共有設定は、文書の作成者と処理者により自由に変更できますが、最終処理者の設定値が共有されて、完了した後は共有設定の変更ができません。ただし、一部共有と設定されている場合、共有者を追加することができます。
共有設定
WORKPLACEだけのワークフロー'共有'と'共有意見'で社内コミュニケーションが強くなります。文書別の共有範囲（全体共有/一部共有）を設定することができ、情報の共有とセキュリティの両方に満足させることができます。
特に最新共有お知らせで'今日'の完了ワークフローを提供して確認が必要な情報を明瞭にお伝えします。社員は、自由に共有コメントを介して同僚とコミュニケーションします。[すべての文書]でも確認できます。
- 共有設定は全体共有/一部共有と区切られます。
- 全体共有：WORKPLACEすべてのユーザーが文書を閲覧して共有意見を作成します。
- 一部共有：指定された特定の対象者だけが文書を閲覧して共有意見を作成します。ワークフロー完了後にも共有者の追加などの共有設定は変更できます。共有者を入力しない場合は文書の作成者と処理者にのみ共有されます。
共有設定は文書の作成者と処理者により変更可能であり、最終処理者が設定した値で共有されます。
- 文書の保存：文書作成者の共有設定
- ワークフロー進行中：処理者による共有設定の変更が可能
- ワークフロー完了：共有設定の変更が不可能。ただし、'一部共有'と設定されている場合、共有者の追加が可能
共有者を追加する方法
「一部共有」を設定した場合、共有者を追加できます。
① 担当者指定をクリックします。
② 一部共有と設定された場合、共有者の追加ができます。
- 処理完了になった文書は共有設定の変更ができません。
- 既に設定された共有者は削除できません。
③ 共有者として追加したい対象を検索して追加します。
- 組織名または従業員名で検索することができます。
- 組織名で検索すると組織員が共有対象リストに追加されます。
- 共有する組織に下位組織を含みたい場合、'下位組織を含む'にチェックすると下位組織の組織員みんなを共有対象に追加することができます。
- 追加された共有者の通知画面に通知が生成されます。
共有意見
ワークフローが完了になると、設定された共有対象は共有意見を作成することができます。共有意見の作成機能は、メッセンジャーのようなUIとデザインで社員の参加を誘導します。
Step 1. 文書の選択
最新共有の通知またはすべての文書、完了した文書でワークフロー処理済み文書を選択します。
共有時点は「完了後に共有」と「文書作成から継続して共有」があります。共有時点は管理者の設定に応じて様式別に異なる適用をすることができます。共有時点の設定に関する詳しい内容はワークフロー基本設定 > 共有設定をご参照ください。
- 共有時点を「文書作成から継続して共有」に設定すると、進行中の文書も閲覧及びコメントを作成できます。ただし、文書処理中に処理者によって共有対象から除外されると、以後は文書を閲覧できなくなります。
- 共有時点を「完了後に共有」に設定すると、完了した文書のみ閲覧及びコメントを作成できます。拒否や取消された文書も共有コメントを作成できます。
Step 2. 共有意見の入力
- 最新の共有ニュースから文書を選択すると、その文書の照会画面に移動します。
- 画面の右側に共有意見領域があります。スクロールボタンをクリックして、以前に作成された共有意見を確認することができます。
- 共有意見リストの入力欄に共有意見を作成し、[確認]ボタンをクリックします。
- 共有意見が入力されると、文書の作成者と共有意見者の通知画面に通知が生成されます。
- 自分が作成した共有意見は[X]ボタンが表示されます。削除したい場合に使用します。
Step 3. 共有意見の確認
- 共有意見が作成されると文書の作成者とその文書に共有意見を作成した人の通知画面に通知が生成されます。
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