始める前に

Q. 文書箱の文書を削除することができますか?

  • WORKPLACEで生成されたすべての文書は、アーカイブされ、ユーザー自らの削除はできません。ワークフローの進捗状況に応じた文書の取り消し方法があります。処理する人のうち、最初に処理する人が文書処理前である場合、作成者は文書を開いて [回収] をクリックし、文書を取り消します。回収された文書は書式別の一時保存箱に保存されます。処理が完了した文書の場合、各管理者に取り消しについて問い合わせなければなりません。文書箱の文書は、ワークフロー管理者が文書の'示す'/'隠す'機能を利用して、ユーザーと管理者の画面全体で見えないように処理することができます。

Q. 完了した文書の内容を修正したいです。

  • 決裁文書は企業の重要な情報として活用されるため、処理者が完結した文書は修正できません。WORKPLACEは完了後すぐに当該文書をPDFで保存し、処理結果を安全に保管します。万が一、修正が必要な事項があれば、共有コメントを追加して文書の履歴を管理できます。

文書箱の紹介

WORKPLACEワークフロー文書の処理状況に応じて、すべての文書/進行中の文書/完了した文書に自動的に分類されて保管されます。WORKPLACE左側のメニューから、それぞれの文書箱に移動可能であり、文書箱別に検索機能を提供します。

すべての文書

  • 検索エリア:

    • 状態:文書の進行状態別(実行、完了、拒否)で検索して照会できます。処理中の文書は「実行」状態で表記されます。
    • 様式:基本提供様式及び会社で作成した様式で作成された文書を照会できます。
    • 内容:文書内容検索(タイトル/本文/タイトル+本文/添付ファイル)機能をご提供しているので、希望する検索ワードを入力して照会できます。
      • 下部の文書エリアに検索ワードが含まれている場合、ハイライト表示されます。
      • 右上に「最新順」/「関連度順」の並び替え基準が表示され、選択して照会します。
        • 最新順:検索キーワードに適した最も新しい文書が上に照会されます。
        • 関連度順:検索キーワードに最も関連している結果が上に照会されます。
  • フィルター機能:右上のフィルター機能で自分が処理者である文書と共有された文書を素早く確認できます。

  • 最新共有の通知に過去/現在の時点で表示されるすべての文書を参照することができます。

進行中の文書

私が作成した文書、処理する人に含まれている文書の中、ワークフローが進行中である文書の進捗状況を確認します。

  • 検索エリア:
    • 状態:文書の進行状態別(実行、完了、拒否)で検索して照会できます。処理中の文書は「実行」状態で表記されます。
    • 様式:基本提供様式及び会社で作成した様式で作成された文書を照会できます。
    • 内容:文書内容検索(タイトル/本文/タイトル+本文/添付ファイル)機能をご提供しているので、希望する検索ワードを入力して照会できます。
      • 下部の文書エリアに検索ワードが含まれている場合、ハイライト表示されます。
      • 右上に「最新順」/「関連度順」の並び替え基準が表示され、選択して照会します。
        • 最新順:検索キーワードに適した最も新しい文書が上に照会されます。
        • 関連度順:検索キーワードに最も関連している結果が上に照会されます。
  • 照会結果エリア:

    • ワークフローの状態は、処理予定/要処理/処理済みと区切られます。検索領域でのワークフローの状態を処理済みで検索すると、処理する人に本人が何度も含まれている場合、'処理予定'状態の文書が照会されることがあります。

    • 処理する人でワークフローの進行状況が視覚的に表現されて、ワークフローの進行状況を迅速に把握することができます。

      • 決裁区分は処理者名の前に付きます。設定により決裁区分の名称が他の名称で表示される場合があります。決裁区分の名称設定はWORKPLACEワークフロー > 名称管理をご参照ください。
      • 処理する人のラインの内、ユーザーが画面よりも長い場合、ワークフローラインの右側に折り畳みボタンが生成されます。折り畳みボタンをクリックして、ワークフローラインのすべての処理者を確認することができます。
      • 処理済み:ワークフロー処理後、次の処理者にワークフローが渡された状態です。
      • 要処理:ワークフロー処理をする必要がある文書です。マイスペース > 要処理文書領域でも確認できます。要処理文書を処理すると処理済みに変更されます。
      • 処理予定:処理する人に私が含まれている文書であり、まだ順番が到来していない文書です。

完了した文書

私の作成または処理した文書の中でワークフローが完了になった(完了/拒否)文書が保管されます。同僚に共有された文書を確認することができます。

  • 検索エリア:
    • 状態:文書の進行状態別(実行、完了、拒否)で検索して照会できます。処理中の文書は「実行」状態で表記されます。
    • 様式:基本提供様式及び会社で作成した様式で作成された文書を照会できます。
    • 内容:文書内容検索(タイトル/本文/タイトル+本文/添付ファイル)機能をご提供しているので、希望する検索ワードを入力して照会できます。
      • 下部の文書エリアに検索ワードが含まれている場合、ハイライト表示されます。
      • 右上に「最新順」/「関連度順」の並び替え基準が表示され、選択して照会します。
        • 最新順:検索キーワードに適した最も新しい文書が上に照会されます。
        • 関連度順:検索キーワードに最も関連している結果が上に照会されます。

文書の照会

文書の内容と処理した人のリスト、共有意見、情報の変更内訳を確認します。

① 共有意見を作成したり、以前に作成した共有意見を削除します。他の社員が作成した共有意見を確認します。

  • 共有範囲が「一部共有」の場合、共有する社員を追加または削除できます。

印刷をクリックして印刷プレビューを確認し、文書を印刷します。共有意見を含むかどうかを選択することができます。

  • 「WORKPLACE Admin > 会社のロゴ及びカラー管理」で会社のロゴ画像をPCに適用すると、文書出力の際、下部に会社のロゴのイメージが表示されます。

情報変更内訳:文書の決裁ラインの変更内訳、文書修正内訳及び共有設定の変更内訳が表示されます。

通知ON/OFF:文書別通知をON/OFFにするボタンです。通知設定がなされていても、個別文書画面で通知OFFをクリックした場合、当該文書に対するすべての通知が自分に届きません。文書の通知項目は「マイスペース > 自分の情報修正及び環境設定 > 通知設定」をご参照ください。

文書再上申

完了(拒否含む)した文書には作成者に[再上申]ボタンが表示されます。既存の文書を活用してスピーディーな作成を希望する場合、再上申を利用して文書を作成してください。

  • [再上申]ボタンをクリックした場合、文書作成モードに切り替えられ、作成済みの項目の中から活用できる項目は埋められた状態で開きます。
  • 文書内容を修正した後、[保存]します。

業務文書の照会

WORKPLACEが基本的に提供してる書式のほか、会社が作成した書式で作成された文書を照会します。

① 書式別に照会権限を付与されて、書式が'使用'に設定された場合、社員に、[私のスペース] > [文書照会] > [業務文書照会]メニューが表示されます。会社が書式を'使用しない'と設定すると、このメニューは表示されません。

② 照会したい書式を選択します。複数の書式の照会権限を持っている場合は、照会したい書式を選択する必要があります。

③ 検索したい条件を入力して照会します。作成日/作成者/文書のタイトルは基本的に提供される検索項目であり、設定に応じて'テキスト'入力形式の検索項目が追加されることがあります。

④ 文書の照会結果です。作成日/作成者/文書のタイトルは、基本的に提供される結果の項目であり、会社の設定によって書式別の結果の項目が追加されることがあります。ただし、結果の項目に印、案内文、スマートエディタコンポーネントは提供されていません。

⑤ [表示]ボタンをクリックして、文書の詳細を確認します。

移管文書の照会

WORKPLACE以前に使用していた外部ソリューションの決裁文書を「ワークフロー > データ移管」からPDFファイルで保存し、WORKPLACEに移管できます。移管した文書は文書別の共有設定に応じて「マイスペース > 文書照会>移管文書照会」メニューに表示されます。

関連情報に移動

下のガイドで関連情報を確認することができます。

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