経費計画申請

業務の上、使用経費について計画を提出し、参加者に事前に経費の使用計画を共有することができます。

文書作成 > 経費計画申請もしくはホーム画面で経費計画申請に移動がある場合は、選択します。

② ユーザーが兼職している場合、部署を選択します。所属部署が一つ存在する場合、部署選択が表示されません。

③ 経費計画の申込みのタイトルを入力します。(例えば、企画チームの飲み会の経費計画の申込みです。)

  • タイトルは必須ではなく、ユーザーが入力しない場合は、システムが指定したタイトルが自動的に入力されます。

④ 経費計画を申請したい経費帰属部署を選択します。

  • 2つ以上の部署に属する場合、兼職部署選択のように経費帰属部署を選択します。経費計画の内容に適した経費帰属部署を選択してください。
  • 経費帰属部署が明確である場合(所属部署1つ)部署の選択ウィンドウが表示されません。

⑤ 経費計画の精算予想日程を入力します。開始日を入力すると終了日は7日後の日付に自動的に設定され、変更することができます。設定した予想期間内に未精算の経費計画は精算できません。

経費項目を追加ボタンをクリックすると、経費項目の追加ボタンの上に内訳1の作成領域が表示されます。

⑦ 経費科目を選択します。

  • 経費項目選択に応じて部外者と参加者を追加することができ、部外者と参加者を追加できるかどうかは、経費管理者により設定されます。経費項目の設定の詳細については、'経費科目コード管理'ガイドを参照してください。
  • 選択された帰属部署に予算が配分された場合、その経費項目の精算予定日の利用可能予算が表示されます。利用可能予算は繰越可否に応じて、その時点の割当予算額からその時点までに執行額の差で表示されます。

⑧ 使用額を入力します。金額は会社が設定した基準通貨で入力します。

⑨ 部外者の追加領域に参加者が誰かを入力します。

  • 参加者として内部の役職員と部外者を個別に登録することができ、登録者本人は基本の参加者と設定されます。
  • 会社の人は、オートコンプリート検索を介して入力可能であり、部署を入力するとその部署の全メンバーが参加者として追加されます。
  • 経費科目に応じて、参加者を追加することができるかどうかは管理者により設定され、必須入力項目ではありません。
  • 部外者の場合、所属と名前を入力した後、追加ボタンをクリックして、参加者に追加します。
  • Xをクリックして、参加者を削除します。

⑩ 該当の経費計画内訳について詳細を記載する必要がある場合、入力します。

⑪ 追加で申請したい経費計画がある場合経費科目を追加ボタンをクリックして、⑦〜⑩を繰り返します。

⑫ 削除したい内容がある場合、Xボタンをクリックして削除します。

⑬ 申込み内容が3件以上の場合、折りたたみをクリックし詳細内訳を閉じておいて要約のみを見ることができます。

⑭ 経費計画について、処理する人に残すべきの理由を入力します。

⑮ 既に処理された関連文書がある場合、登録します。

広げるをクリックして処理する人と共有範囲を設定します。

  • 処理する人は、経費管理の設定者により決まり、内容に応じて、基本決裁ラインと他の決裁ライン(例えば、代表取締役の決裁が含まれている違反決裁ライン)が適用される場合があります。決裁ラインは、ワークフロー管理者が設定し、詳細については、'決裁ライン設定'ガイドを参照してください。

一時保存ボタンをクリックすると、内容を一時保存リストに追加することができ、前に一時保存した内容を読み込んで編集することもできます。[保存]ボタンをクリックして、監査項目に違反するかどうかをチェックし、経費計画の申込みを完了します。

  • 監査項目はWORKPLACE導入時に設定されていないため、経費管理者が会社内規に合わせて経費項目別に監査項目を設定しなくてはいけません。詳細については、'監査項目管理'ガイドを参照してください。
  • 経費計画段階で適用される監査は、部外者を含む場合、1人当たり金額の制限と合計支出金額の制限です。違反した場合、以下のようなメッセージが表示され、経費計画の申込みを完了することができません。ただし、経費管理者がその監査項目の基本決裁ラインと他の決裁ライン(例えば、代表取締役決裁を含む違反決裁ライン)を適用した場合、違反項目があってもワークフローを完了することができます。

  • 経費計画の処理状態は、マイスペース > 進行中の文書、あるいは経費管理 > 経費計画状況で確認します。

経費精算申請

業務の上、支出した経費を精算します。法人カード、個人カード、現金など様々な証憑で使用した経費を精算することができます。

使用する経費の経費計画を申請した場合、その経費計画に基づいて簡単に経費を精算することができます。経費計画を使用可否と連動した法人カードの有無に応じて、下記のように4つのケースに分けられます。

区分 使用 未使用
経費計画 a b

a. 経費計画使用の場合の経費精算の申込み

文書作成 > 経費精算申請もしくはホーム画面に経費精算申請に移動がある場合は、選択します。

② ユーザーが兼職の場合、部署を選択します。所属部署が一つ存在する場合は、部署選択が表示されません。

③ 経費精算の申込みタイトルを入力します。(例えば、企画チームの飲み会の経費を精算します。)

  • タイトルは必須ではなく、ユーザーが入力しない場合は、システムが指定したタイトルが自動的に入力されます。

④ 経費精算を申請したい経費帰属部署を選択します。

  • 2つ以上の部署に属する場合、兼職部署選択のように経費帰属部署を選択します。経費精算の内容に適した経費帰属部署を選択してください。
  • 経費帰属部署が明確である場合(所属部署1つ)部署の選択領域が表示されません。

直接に精算内訳を追加タブをクリックします。

  • 証憑の種類(法人(公共)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金)を入力します。
    • 証明の種類は、法人(公共)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金を登録することができ、法人、個人カードを保持していない場合は、法人(個人)の項目は表示されません。
  • 金額は、基本的に会社が設定した基準通貨で入力し、外貨の場合、通貨の種類を選択した後、現地で使用した金額と基準通貨の基準額をそれぞれに入力します。(例えば、JPYを基準通貨として使用している会社で、米国出張で経費を使用した場合は、USD100/ JPY11,000を一緒に入力します。)
    • 金額は領収書の内容と同一にする必要があります。
    • 領収書の添付ボタンをクリックして、画像ファイルやPDFファイルをアップロードすることができます。領収書ファイルをアップロードします。
    • 領収書を添付しなかった場合、使用内訳を追加することができません。
    • Xをクリックすると、添付されたファイルが削除されます。
  • 使用日、使用先を入力します。

⑥ ユーザーが申請した経費計画の中、未精算の件がある場合、精算内訳領域に'経費使用計画'の文書の照会ボタンがアクティブになり、クリックすると経費使用計画の選択ポップアップが表示されます。精算内容に該当する経費計画文書を選択し、確認をクリックします。

⑦ 選択された経費計画の内容(経費科目/参加者/詳細)が自動的に表示されます。

  • 経費計画を作成する際、選択された参加者領域が表示されます。内部/外部の参加者を確認し、必要に応じ修正ができです。

⑧ 削除したい内容がある場合、Xボタンをクリックして削除します。

⑨ 申込み内容が3件以上の場合、折りたたみをクリックし詳細内訳を閉じておいて要約のみを見ることができます。

⑩ 精算について処理する人に残すべきの理由を入力します。

⑪ 既に処理された関連文書がある場合、登録します。

広げるをクリックして処理する人と共有範囲を設定します。

  • 処理する人は、ワークフロー管理者の設定によって決まり、内容に応じて基本決裁ラインと他の決裁ライン(例えば、代表取締役の決裁が含まれている違反決裁ライン)が適用される場合があります。詳細については、'決裁ライン設定'ガイドを参照してください。

一時保存ボタンをクリックすると、内容を一時保存リストに追加することができ、前に一時保存した内容を読み込んで編集することもできます。

[保存]ボタンをクリックして、監査項目に違反するかどうかをチェックし、経費精算の申込みを完了します。

  • 精算金額チェック:
    • 精算する金額を計画した金額と比較して金額を超えた場合、以下のようなメッセージが表示され、ワークフローの進行が制限されます。

  • 予算チェック:
    • 該当の時点の利用可能予算と比較して、予算を超えた場合、以下のような予算不足のメッセージが表示され、ワークフローの進行が制限されます。この場合、経費管理者に予算増額を依頼するか、利用可能予算の範囲内で精算の申込みをしてください。

  • 監査項目チェック:
    • 監査項目はWORKPLACE導入時に設定されていないため、経費管理者が会社内規に合わせて経費項目別に監査項目を設定しなくてはいけません。詳細については、'監査項目管理'ガイドを参照してください。
    • 経費精算段階で適用される監査は、基準額と支払方法の制限や部外者を含む場合、1人あたりの金額に制限があり、違反した場合以下のようなメッセージが表示され、経費精算の申込みを完了することができません。ただし、経費管理者がその監査項目につて基本決裁ラインと他の決裁ライン(例えば、代表取締役の決裁が含まれている違反決裁ライン)を適用すると、違反項目があっても、ワークフローを完了することができます。

  • 経費精算処理の状態は、経費管理 > 経費精算現況で確認できます。

b. 経費計画未使用の場合の経費精算の申込み

文書作成 > 経費精算申請を選択します。

② ユーザーが兼職の場合、部署を選択します。所属部署が一つ存在する場合は、部署選択が表示されません。

③ 経費精算の申込みタイトルを入力します。(例えば、企画チームの飲み会の経費を精算します。)

  • タイトルは必須ではなく、ユーザーが入力しない場合は、システムが指定したタイトルが自動的に入力されます。

④ 経費精算を申請したい経費帰属部署を選択します。

  • 2つ以上の部署に属する場合、兼職部署選択のように経費帰属部署を選択します。経費精算の内容に適した経費帰属部署を選択してください。
  • 経費帰属部署が明確である場合(所属部署1つ)部署の選択ウィンドウが表示されません。

直接に精算内訳を追加タブをクリックして、精算したい内容を入力します。

  • 証憑の種類(法人(公共)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金)を入力します。
    • 証明の種類は、法人(公共)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金を登録することができ、法人、個人カードを保持していない場合は、法人(個人)の項目は表示されません。
  • 金額は、基本的に会社が設定した基準通貨で入力し、外貨の場合、通貨の種類を選択した後、現地で使用した金額と基準通貨の基準額をそれぞれに入力します。(例えば、JPYを基準通貨として使用している会社で、米国出張で経費を使用した場合は、USD100/ JPY10,000を一緒に入力します。)
    • 領収書の内容と同一にする必要があります。
  • 領収書の添付ボタンをクリックして、画像ファイルやPDFファイルをアップロードすることができます。領収書ファイルをアップロードします。
    • 領収書を添付しなかった場合、使用内訳を追加することができません。
    • Xをクリックすると、添付されたファイルが削除されます。
  • 使用日、使用先を入力します。
  • 経費科目を選択します。参加者を追加することができます。
    • 参加者として内部の社員と部外者を個別登録することができ、登録者本人は基本の参加者に設定されます。
    • 会社の人は、オートコンプリート検索を介して入力可能であり、部署を入力するとその部署の全メンバーが参加者として追加されます。
    • 経費科目に応じて、参加者を追加することができるかどうかは管理者により設定され、必須入力項目ではありません。
    • 部外者の場合、所属と名前を入力した後、追加ボタンをクリックして、参加者に追加します。
    • Xをクリックして、参加者を削除します。
  • 経費精算と関連して詳細を入力します。

⑥ 精算ついて処理する人に残すべきの事項がある場合に入力します。

⑦ 既に処理された関連文書がある場合、登録します。

広げるをクリックして処理する人と共有範囲を設定します。

  • 処理する人は、ワークフロー管理者の設定によって決まり、内容に応じて基本決裁ラインと他の決裁ライン(例えば、代表取締役の決裁が含まれている違反決裁ライン)が適用される場合があります。詳細については、'決裁ライン設定'ガイドを参照してください。

一時保存ボタンをクリックすると、内容を一時保存リストに追加することができ、前に一時保存した内容を読み込んで編集することもできます。

[保存]ボタンをクリックして、監査項目に違反するかどうかをチェックし、経費精算の申込みを完了します。

  • 予算チェック:
    • 該当の時点の利用可能予算と比較して、予算を超えた場合、以下のような予算不足のメッセージが表示され、ワークフローの進行が制限されます。この場合、経費管理者に予算増額を依頼するか、利用可能予算の範囲内で精算の申込みをしてください。

  • 監査項目チェック:
    • 監査項目はWORKPLACE導入時に設定されていないため、経費管理者が会社内規に合わせて経費項目別に監査項目を設定しなくてはいけません。詳細については、'監査項目管理'ガイドを参照してください。
    • 経費精算段階で適用される監査は、基準額と支払方法/時間/距離の制限や部外者を含む場合、1人あたりの金額に制限があり、違反した場合以下のようなメッセージが表示され、経費精算の申込みを完了することができません。ただし、経費管理者がその監査項目につて基本決裁ラインと他の決裁ライン(例えば、代表取締役の決裁が含まれている違反決裁ライン)を適用すると、違反項目があっても、ワークフローを完了することができます。

  • 経費精算処理の状態は、経費管理 > 経費精算状況で確認できます。

書式別タイトルを構成と例示

文書作成時に文書のタイトルを入力しなかった場合、自動的に文書の要約情報がタイトルとして提供されます。処理する人が文書のタイトルだけで決裁する内容が何か分かることができます。

作成者がタイトルを入力しなかった場合、下記のように文書とメールのタイトルが提供されます。

書式名 作成文書のタイトル 作成文書のタイトルの例示 処理するメールのタイトル 処理するメールのタイトルの例示
経費計画申請 書式名 - 経費項目 他n件、金額 通貨単位 経費計画の申込み - 事務用品 2,500 JPY (¥) 作成者 書式名 - 経費項目 他n件、金額 通貨単位 鄭光一 経費計画の申込み - 海外出張経費 他1件、10,000 JPY (¥)
経費精算申請 書式名 - 経費項目 他n件、金額 通貨単位 経費精算の申込み - 事務用品 2,500 JPY (¥) 作成者 書式名 - 経費項目 他n件、金額 通貨単位 鄭光一 経費経費経費精算の申込み - 海外出張経費 他1件、10,000 JPY (¥)

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