始める前に

Q. Web上での決裁文書作成とモバイルでの決裁文書作成方法に違いはありますか?

  • 類似なUIで構成されてWORKPLACEウェブの使用経験がある方は、誰でも簡単モバイルを利用することができます。

Q. モバイルアプリのアイコンのバッジの数字は何を意味しますか?

  • 処理する文書の数がアプリアイコンのバッジで提供されます。

紹介

WORKPLACEモバイルは、Webと同様に、ワークフロー文書を作成し、文書箱からワークフロー処理過程を確認することができます。

処理者はモバイル画面で、ワークフロー文書処理の意見を作成し、処理(同意/拒絶/委任)したり、共有設定を変更することができます。ワークフローが完了になると、ワークフロー文書は、最新の共有ニュースに共有され、社員は共有意見を介して意見を交換します。

WORKPLACEモバイルのワークフロー活用範囲

文書の作成

ワークフロー文書作成プロセス

  • マイスペースでワークフロー書式を選択して文書を作成します。
  • 処理者グループには、ワークフロー管理者が設定した処理者が含まれて提供され、削除することができません。文書の作成者と処理者は処理者を追加したり、処理順番を変更することができます。
  • 文書が保存されると、文書の作成者と処理者の最新の共有ニュースに共有されます。文書の処理が完了になると、共有者の最新の共有ニュースに共有され、文書の照会と共有意見の作成ができます。
  • 文書の作成者と処理者は共有設定を変更することができ、最終処理者の共有設定で、最終的に共有されます。ワークフローの完了後には、共有設定を変更することが不可能であり。一部共有と設定された文書は、共有者を追加できます。
  • 保存されたワークフロー文書は、文書処理が発生する前まで文書作成者によってキャンセル可能です。ワークフローが進行中またはワークフローが完了した件のキャンセルが必要な場合は、文書の取消を参照します。
  • 文書を処理する時点で処理する者は文書の一部を修正できます。文書が修正可能かどうかは様式別に管理者の設定によって決められ、修正可能に設定しておいた場合は修正できます。修正された項目は文書照会画面の「情報変更内訳」で確認できます。設定に関する詳しい内容はWORKPLACEワークフロー > ワークフローのテンプレート作成 > テンプレート管理をご参照ください。

Step 1. ワークフロー書式の選択

ワークフロー書式を選択します。

WORKPLACEが基本的に提供するフォーム及び勤怠や経費サービス使用時に提供されるフォームがあります。 以外の会社が作成したフォームがある場合、書式を選択し、文書を作成します。

基本フォーム '勤怠'使用時 '経費'使用時
一般 休暇申請,
勤務結果申請,
勤務計画申請
経費計画申請,
経費精算申請

  • 一般:WORKPLACEが基本的に提供する書式であり、会社の同意が必要または共有が必要な業務に使用する書式です(例:教育の申込み、備品の申込み、事業関連)。書式作成を介した書式とは異なり、書式区分を入れて活用することができます。
  • 休暇申請:休暇、出張、病気休暇、在宅勤務など、すべての不在を処理する書式です。
  • 勤務計画申請:休日/定休日に勤務計画があるか労働日に時間外勤務をする場合は、事前に勤務計画の申込み書式に勤務計画を登録します。勤務計画を登録しなかった日付に時間外勤務結果を申込むことはできません。
  • 勤務結果申請:出退勤記録の変更を申請したり労働日に延長勤務または休日に勤務した場合、時間外勤務を労働時間に認められるための書式です。処理する人が'同意'する前であっても、文書を保存すると勤務状況に反映され、'拒絶'すると反映内容が取消されます。
  • 経費計画申請:使用経費の計画を申込む書式です。参加者に事前に支出計画を共有することができます。
  • 経費精算申請:業務上支出した経費を申込む書式です。法人カード、個人カード、現金などを証憑として使われた経費を精算することができます。カード会社と連動した場合は、承認されたカードの内訳で迅速に精算することができます。経費計画が作成された場合、処理された計画文書情報に基づいて精算申込みをすることができます。

Step 2. 内容の作成

選択された書式の作成画面に移動し内容を作成します。

休暇、出張、経費計画、経費精算、勤務計画/結果申請の作成方法については、次の文書を参照してください。

休暇の申込み(休暇申請フォーム)

2件以上の休暇を一つのワークフローで作成することができます。

① 休暇のタイトルを入力します(例:有休1日を申請します)。

② 不在項目で年次休暇を選択します。

③ カレンダーで有休の使用日のを選択し、詳細設定で選択した後確認をタッチして算定日数を確認します。

  • 当社の'[メンバー] > [休暇タイプ設定] > [年次休暇]'の時間単位の設定に従って
    • '全日'単位:日付をタッチすると、詳細設定で該当日の'午前〜午後'と表示されます。一日以上の有休申込みの場合、'開始日'と'終了日'をタッチすると、その期間に有休を申し込むことができます。
    • '半日'単位:日付をタッチすると、詳細設定で該当日の'午前'半日または'午後'半日の中から選択します。(例えば、午後半日は午後〜午後と表示されます。)
    • '30分'単位:日付をタッチすると、詳細設定で'30分'単位の不在を選択することができます。
    • '1時間'単位:日付をタッチすると、詳細設定で'1時間'単位の不在を選択することができます。
    • '2時間'単位:有休の使用日をタッチすると不在日程の選択ポップアップで'2時間'単位を選択することができます。会社の一般労働時間が7時間である場合は、2時間/4時間/6時間の不在を申し込むことができます。
  • [前の日付]、[次の日付]をタッチすると、前月と次月に移動できます。
  • 選択された日付はカレンダー内の強調表示が生成され、選択した期間がカレンダーの下部に表示されます。残りの有休日数と使用した有休日数の情報をカレンダーの上部で確認します。
  • 会社で'勤務'サービスを使用して、不在項目が労働時間に含まれ'Y'に設定された場合、締切日までの勤務確定した後は、締切日の前の日付に有休を申し込むことができません。

④ 休暇理由を入力します。

⑤ 不在状態の共有を設定します。

  • 共有可否をチェックします。連続的に選択された不在はその連続期間について共有可否が公開されます。連続的に選択された不在ではない場合は、日付別に共有可否を公開することができます。共有する日付を選択します。

    • 共有する時間を入力します。設定した当日の時間もの間に不在メールが送信されたり決裁委任が行われます。
    • 不在メッセージを作成します。
      • 同じ日付に他の不在の設定がある場合、不在メッセージが最新の登録情報で維持されることをお知らせします。
      • 入力した内容は、上記の共有期間に社員情報の不在状態で表示されます。
    • 決裁委任をするには、チェックして委任者を検索して選択します。
      • 私への決裁申請は上記に設定した共有期間の間、委任者に渡されます。
      • 同じ日付に他の不在の設定がある場合、委任事項が最新の登録情報で維持されることを通知するメッセージが表示されます。
    • カレンダー登録の有無を選択します。

      • 登録する:共有した不在日程が、外部ソリューションカレンダー(LINE WORKSカレンダー)に自動登録されます。

      • 登録しない: 不在日程が外部ソリューションカレンダーに登録されません。「登録する」設定の後「登録しない」に修正すると、カレンダーから削除されます。

ファイル添付をタッチして関連資料を添付することができます。

関連文書アイコンをタッチして文書を添付することができます。

処理する人と共有値を設定します。変更するには、Step 3. 処理する人の設定を参照してください。

保存をタッチすると、休暇の申込みが完了になります。

出張の申込み(休暇申請フォーム)

出張で使用した出張経費は出張不在の後、経費精算の申請書式で作成します。

① タイトルを入力します(たとえば、ミラノ博覧会参観の出張を申請します)。

② 不在項目で出張を選択して出張地区分項目を選択します。

  • 出張地区分と出張手当は会社内規に従い、他の項目は人事担当者にお問い合わせください。

③ カレンダーで出張日を選択して、詳細設定で確認をタッチします。

  • 二日以上の連続した日の出張は、カレンダーで開始日と終了日を選択して、詳細設定で確認をタッチします。

④ 理由を入力します。

⑤ 不在状態の共有を設定します。

  • 共有可否をチェックします。連続的に選択された不在はその連続期間について共有可否が公開されます。連続的に選択された不在ではない場合は、日付別に共有可否を公開することができます。共有する日付を選択します。

    • 共有する時間を入力します。設定した当日の時間もの間に不在メールが送信されたり決裁委任が行われます。
    • 不在メッセージを作成します。
      • 同じ日付に他の不在の設定がある場合、不在メッセージが最新の登録情報で維持されることをお知らせします。
      • 入力した内容は、上記の共有期間に社員情報の不在状態で表示されます。
    • 決裁委任をするには、チェックして委任者を検索して選択します。
      • 私への決裁申請は上記に設定した共有期間の間、委任者に渡されます。
      • 同じ日付に他の不在の設定がある場合、委任事項が最新の登録情報で維持されることを通知するメッセージが表示されます。
    • カレンダー登録の有無を選択します。

      • 登録する: 共有した不在日程が、外部ソリューションカレンダー(LINE WORKSカレンダー)に自動登録されます。
      • 登録しない: 不在日程が外部ソリューションカレンダーに登録されません。「登録する」設定の後「登録しない」に修正すると、カレンダーから削除されます。

ファイル添付をタッチして関連資料を添付することができます。

関連文書アイコンをタッチして文書を添付することができます。

処理する人と共有値を設定します。変更するには、Step 3. 処理する人の設定を参照してください。

保存をタッチすると、出張の申込みが完了になります。

経費計画申請

業務の上、使用経費について計画を提出し、参加者に事前に経費の使用計画を共有することができます。

メニュー表示 > 経費計画申請もしくはホーム画面で経費計画の申込みに移動がある場合は、選択します。

② 経費計画の申込みのタイトルを入力します。(例えば、企画チームの飲み会の経費計画の申込みです。)

  • タイトルは必須ではなく、ユーザーが入力しない場合は、システムが指定したタイトルが自動的に入力されます。

③ 経費計画を申請したい経費帰属部署を選択します。

  • 2つ以上の部署に属する場合、兼職部署選択のように経費帰属部署を選択します。経費計画の内容に適した経費帰属部署を選択してください。
  • 経費帰属部署が明確である場合(所属部署1つ)部署の選択ウィンドウが表示されません。

④ 経費計画の精算予想日程を入力します。開始日を入力すると終了日は7日後の日付に自動的に設定され、変更することができます。設定した予想期間内に未精算の経費計画は精算できません。

[経費科目を追加]ボタンをタッチして、内訳の作成画面に移動します。

⑥ 経費科目を選択します。

  • 経費科目選択に応じて部外者と参加者を追加することができ、部外者と参加者を追加できるかどうかは、経費管理者により設定されます。経費科目の設定の詳細については、'経費項目コード管理'ガイドを参照してください。
  • 選択された帰属部署に予算が配分された場合、その経費項目の精算予定日の利用可能予算が表示されます。利用可能予算は繰越可否に応じて、その時点の割当予算額からその時点までに執行額の差で表示されます。

⑦ 使用額を入力します。金額は会社が設定した基準通貨で入力します。

⑧ 選択した経費項目に応じて、参加者の追加領域が表示されます。内外の参加者は誰かを入力します。

  • 参加者として内部の役職員と部外者を個別に登録することができ、登録者本人は基本の参加者と設定されます。
  • 経費科目に応じて、参加者を追加することができるかどうかは管理者により設定され、必須入力項目ではありません。
  • 会社の人は、オートコンプリート検索を介して入力可能であり、部署を入力するとその部署の全メンバーが参加者として追加されます。
  • 部外者の場合、所属と名前を入力した後、追加ボタンをタッチして、参加者に追加します。
  • [X]をタッチして、参加者を削除します。

⑨ 該当の経費計画内訳について詳細を記載する必要がある場合、入力します。

[追加]ボタンをタッチして、作成された内訳を確認します。

⑪ 内訳の修正が必要な場合、タッチて変更します。

⑫ 削除したい内容がある場合、[X]ボタンをタッチして削除します。

⑬ 申込み内容が3件以上の場合、折りたたみをタッチし詳細内訳を閉じておいて要約のみを見ることができます。

⑭ 経費計画について、処理する人に残すべきの理由を入力します。

⑮ 既に処理された関連文書がある場合、登録します。

処理する人と共有範囲を設定します。

  • 処理する人は、経費管理の設定者により決まり、内容に応じて、基本決裁ラインと他の決裁ライン(例えば、代表取締役の決裁が含まれている違反決裁ライン)が適用される場合があります。決裁ラインは、ワークフロー管理者が設定し、詳細については、'決裁ライン設定'ガイドを参照してください。

[保存]ボタンタッチして、監査項目に違反するかどうかをチェックした後、経費計画の申込みを完了します。

  • 監査項目はWORKPLACE導入時に設定されていないため、経費管理者が会社内規に合わせて経費項目別に監査項目を設定しなくてはいけません。詳細については、'監査項目管理'ガイドを参照してください。
  • 経費計画段階で適用される監査は、部外者を含む場合、1人当たり金額の制限と合計支出金額の制限です。違反した場合、以下のようなメッセージが表示され、経費計画の申込みを完了することができません。ただし、経費管理者がその監査項目の基本決裁ラインと他の決裁ライン(例えば、代表取締役決裁を含む違反決裁ライン)を適用した場合、違反項目があってもワークフローを完了することができます。

経費精算申請

業務の上、支出した経費を精算します。法人カード、個人カード、現金など様々な証憑で使用した経費を精算することができます。

使用する経費の経費計画を申請した場合、その経費計画に基づいて簡単に経費を精算することができます。経費計画を使用有無に応じて、下記のように2つのケースに分けられます。

区分 使用 未使用
経費計画 a b
a. 経費計画使用の場合の経費精算の申込み

[文書作成] > [経費精算申請]もしくはホーム画面に経費精算の申込みに移動がある場合は、選択します。

② ユーザーが兼職の場合、部署を選択します。所属部署が一つ存在する場合は、部署選択が表示されません。

③ 経費精算の申込みタイトルを入力します。(例えば、企画チームの飲み会の経費を精算します。)

  • タイトルは必須ではなく、ユーザーが入力しない場合は、システムが指定したタイトルが自動的に入力されます。

④ 経費精算を申請したい経費帰属部署を選択します。

  • 2つ以上の部署に属する場合、兼職部署選択のように経費帰属部署を選択します。経費精算の内容に適した経費帰属部署を選択してください。
  • 経費帰属部署が明確である場合(所属部署1つ)部署の選択領域が表示されません。

直接に精算内訳を追加タブをタッチします。

  • 証憑の種類(法人(公共)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金)、使用金額、使用日、使用先を入力します。
    • 証明の種類は、法人(公共)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金を登録することができ、法人、個人カードを保持していない場合は、法人(個人)の項目は表示されません。
  • 金額は、基本的に会社が設定した基準通貨で入力し、外貨の場合、通貨の種類を選択した後、現地で使用した金額と基準通貨の基準額をそれぞれに入力します。(例えば、JPYを基準通貨として使用している会社で、米国出張で経費を使用した場合は、USD100/ JPY11,000を一緒に入力します。)
    • 金額は領収書の内容と同一にする必要があります。
    • [領収書の添付]ボタンをタッチして、画像ファイルやPDFファイルをアップロードすることができます。領収書ファイルをアップロードします。
    • 領収書を添付しなかった場合、使用内訳を追加することができません。
    • [X]をタッチすると、添付されたファイルが削除されます。
  • 使用日、使用先を入力します。
  • 経費精算に関して詳細を入力します。

⑥ ユーザーが申請した経費計画の中、未精算の件がある場合、経費使用計画の[文書の照会]ボタンがアクティブになり、タッチすると経費使用計画の選択ポップアップが表示されます。精算内容に該当する経費計画文書を選択し、確認をタッチします。

⑦ 選択された経費計画の内容(経費項目参加者/詳細)が自動的に表示されます。

  • 経費計画を作成する際、選択された経費項目に応じて、参加者領域が表示されます。請託禁止法対象者と内部/外部の参加者を確認し、必要に応じ修正ができです。

⑧ 精算に関して詳細を入力します。

⑨ [追加]ボタンをタッチして内訳を追加します。

⑩ 処理する人に残すべきの理由を入力します。

⑪ 既に処理された関連文書がある場合、登録します。

処理する人と共有範囲を設定します。

  • 処理する人は、経費管理の設定者により決まり、内容に応じて、基本決裁ラインと他の決裁ライン(例えば、代表取締役の決裁が含まれている違反決裁ライン)が適用される場合があります。詳細については、'決裁ライン設定'ガイドを参照してください。

[保存]ボタンをタッチして、予算と監査項目に違反するかどうかをチェックした後、経費精算の申込みを完了します。

  • 精算金額チェック:
    • 精算する金額を計画した金額と比較して金額を超えた場合、以下のようなメッセージが表示され、ワークフローの進行が制限されます。

  • 予算チェック:
    • 該当の時点の利用可能予算と比較して、予算を超えた場合、以下のような予算不足のメッセージが表示され、ワークフローの進行が制限されます。この場合、経費管理者に予算増額を依頼するか、利用可能予算の範囲内で精算の申込みをしてください

  • 監査項目チェック:
    • 監査項目はWORKPLACE導入時に設定されていないため、経費管理者が会社内規に合わせて経費項目別に監査項目を設定しなくてはいけません。詳細については、'監査項目管理'ガイドを参照してください。
    • 経費精算段階で適用される監査は、基準額と支払方法/時間/距離の制限や部外者を含む場合、1人あたりの金額に制限があり、違反した場合以下のようなメッセージが表示され、経費精算の申込みを完了することができません。ただし、経費管理者がその監査項目につて基本決裁ラインと他の決裁ライン(例えば、代表取締役の決裁が含まれている違反決裁ライン)を適用すると、違反項目があっても、ワークフローを完了することができます。

  • 経費精算処理の状態は、経費管理 > 経費精算状況で確認できます。
b. 経費計画未使用の場合の経費精算の申込み

[文書作成] > [経費精算申請]を選択します。

② 経費精算の申込みタイトルを入力します。(例えば、企画チームの飲み会の経費を精算します。)

  • タイトルは必須ではなく、ユーザーが入力しない場合は、システムが指定したタイトルが自動的に入力されます。

③ 経費精算を申請したい経費帰属部署を選択します。

  • 2つ以上の部署に属する場合、兼職部署選択のように経費帰属部署を選択します。経費精算の内容に適した経費帰属部署を選択してください。
  • 経費帰属部署が明確である場合(所属部署1つ)部署の選択ウィンドウが表示されません。

直接に精算内訳を追加タブをタッチして、精算したい内容を入力します。

  • 証憑の種類(法人(公共)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金)を入力します。
    • 証明の種類は、法人(公共)/法人(個人)/法人(デビット)/個人カード/現金を登録することができ、法人、個人カードを保持していない場合は、法人(個人)の項目は表示されません。
  • 金額は、基本的に会社が設定した基準通貨で入力し、外貨の場合、通貨の種類を選択した後、現地で使用した金額と基準通貨の基準額をそれぞれに入力します。(例えば、JPYを基準通貨として使用している会社で、米国出張で経費を使用した場合は、USD100/ JPY11,000を一緒に入力します。)
    • 領収書の内容と同一にする必要があります。
  • [領収書の添付]ボタンをタッチして、画像ファイルやPDFファイルをアップロードすることができます。領収書ファイルをアップロードします。
    • 領収書を添付しなかった場合、使用内訳を追加することができません。
    • [X]をタッチすると、添付されたファイルが削除されます。
  • 使用日、使用先を入力します。
  • 経費科目を選択します。経費科目に応じて、参加者を追加することができます。
    • 参加者として内部の社員と部外者を個別登録することができ、登録者本人は基本の参加者に設定されます。
    • 経費科目に応じて、参加者を追加することができるかどうかは管理者により設定され、必須入力項目ではありません。
    • 会社の人は、オートコンプリート検索を介して入力可能であり、部署を入力するとその部署の全メンバーが参加者として追加されます。
    • 部外者の場合、所属と名前を入力した後、[追加]ボタンをタッチして、参加者に追加します。
    • [X]をタッチして、参加者を削除します。
  • 経費精算と関連して詳細を入力します。
  • [追加]ボタンをタッチして内訳を追加します。

⑤ 精算ついて処理する人に残すべきの事項がある場合に入力します。

⑥ 既に処理された関連文書がある場合、登録します。

処理する人と共有範囲を設定します。

  • 処理する人は、ワークフローの管理者の設定により決まり、内容に応じて、基本決裁ラインと他の決裁ライン(例えば、代表取締役の決裁が含まれている違反決裁ライン)が適用される場合があります。詳細については、'決裁ライン設定'ガイドを参照してください。

[保存]ボタンをタッチして、経費精算の申込みを完了します。

  • 予算チェック:
    • 該当の時点の利用可能予算と比較して、予算を超えた場合、以下のような予算不足のメッセージが表示され、ワークフローの進行が制限されます。この場合、経費管理者に予算増額を依頼するか、利用可能予算の範囲内で精算の申込みをしてください。

  • 監査項目チェック:
    • 監査項目はWORKPLACE導入時に設定されていないため、経費管理者が会社内規に合わせて経費項目別に監査項目を設定しなくてはいけません。詳細については、'監査項目管理'ガイドを参照してください。
    • 経費精算段階で適用される監査は、基準額と支払方法の制限や部外者を含む場合、1人あたりの金額に制限があり、違反した場合以下のようなメッセージが表示され、経費精算の申込みを完了することができません。ただし、経費管理者がその監査項目につて基本決裁ラインと他の決裁ライン(例えば、代表取締役の決裁が含まれている違反決裁ライン)を適用すると、違反項目があっても、ワークフローを完了することができます。

  • 経費精算処理の状態は、経費管理 > 経費精算状況で確認できます。

勤務計画申請

休日/休業日に勤務する計画があったり、労働日に時間外勤務をする場合は、事前に勤務計画の申込み書式で勤務計画を登録します。勤務計画の申込み書式は勤務サービスの使用及び勤務計画を使用しようとする場合のみ利用できます。'勤務計画'をアクティブにする方法は、設定ガイドを参照してください。

[文書作成] > [勤務計画申請]もしくはホーム画面に勤務計画の申込みに移動が設定されている場合は、選択します。

② 勤務計画の申込みのタイトルを入力します(例えば、夜間勤務計画を申請します)。タイトルを入力しなくても文書の内容に合わせ、自動的にタイトルが設定されるので、必ず入力しなければならない項目ではありません。

③ 勤務計画の申込みの基準日を入力します。

  • 今日を含め、将来の日付に勤務計画の申込みができます。

④ 勤務時間を入力します。[追加]ボタンをタッチして、複数の区間を入力することができます。

⑤ 理由を入力します。

⑥ [ファイルを添付]をタッチして、関連資料を添付することができます。

⑦ [担当者を指定]をタッチして処理する人と共有範囲を設定します。

⑧ [保存]をタッチすると、勤務計画の申込みが完了します。申込み結果は、[文書表示] > [完了]文書箱を介して確認します。

勤務結果申請

出退勤記録変更や労働日に延長勤務をし、又は休日/休業日に勤務をした場合、勤務結果の申込み書式を作成して、承認を受けてこそ、延長(時間外)勤務と記録されます。本書式は、勤務サービスを使用している場合のみ利用できます。

[文書作成] > [勤務結果申請]もしくはホーム画面に勤務結果の申込みに移動が設定されている場合は、選択します。

② 勤務結果の申込みのタイトルを入力します(例えば、夜間勤務承認を申請します)。

③ 勤務結果の申込みの基準日を入力します。

  • 該当日の出退勤のON / OFF記録がある場合、デフォルト値を読み込みます。
  • 勤務結果を申し込むのは、今日までの記録のみ申込みができます。
  • 同じ日に勤務結果の申込み書式で申込みした文書が進行中である場合、その日の追加申込みはできません。
  • 基準日にユーザーが申込みした労働時間に含まれる不在日程がある場合、下部の不在項目に表示されます。

④ 勤務時間を入力します。もし基準日の前日の夜に、翌日早朝の仕事の結果を登録する場合、出勤時の日付を変更します。

⑤ 退勤の日付と時刻を入力します。もし基準日の前日の夜もしくは翌日早朝に退勤した結果を登録する場合は、日付を選択する必要があります。出勤時間と退勤時間もの間の時間外勤務時間が一番下に自動的に表示されます。

⑥ 会社が設定した休憩時間が基本的に設定され、社員の勤務方式の設定に応じて追加休憩時間を入力することができます。

⑦ 社員の勤務方式の設定に応じて、外部勤務時間を入力することができます。休憩時間を労働時間に比べて付与する場合も、追加で入力した外部勤務時間には自動休憩が適用されないので、休憩を除いた時間を入力するか、休憩を追加しなければいけません。

⑧ 理由を入力します。

⑨ [ファイルを添付]をタッチして、関連資料を添付することができます。

処理する人と共有範囲を設定します。変更するには、Step 3. 処理する人の設定を参照してください。

⑪ [保存]をタッチすると、勤務計画の申込みが完了します。申込み結果は、[文書表示] > [完了]文書箱を介して確認します。

  • 作成者が勤務結果の申込み文書を保存すると、承認とみなして、[勤務管理] > [勤務現況]の対応する時間に反映されます。
  • 拒絶されると、該当日出勤/退勤あるいは休暇や外部の勤務時間の変更や一般的な労働時間外の勤務時間が認められません。
一般申請

文書作成 > 一般様式を選択します。

② 一般申請のタイトルを入力します(例:一日講義計画を申請します)。

  • タイトルの入力は必須です。

③ 様式に合わせて内容を入力します。

ファイル添付をクリックしてデータを添付できます。

関連文書をクリックして作成中の内容と関連する文書を探して添付すると、文書処理に役立ちます。

担当者指定をクリックして処理する者を設定します。

共有範囲を設定します。

保存をクリックすると処理が始まり、処理が完了すると指定された共有範囲に共有されます。

Step 3. 処理する人の設定

処理する人をタッチします。処理する人ボタンに設定された修理者の数が表示されます。

  • 現在設定された処理者リストが表示されます。
  • 管理者が決裁ラインを部署や役職、職責で設定した場合、作成者は当該部署/役職/職責に属する社員を必ず一人選択する必要があります。選択後、[確認]をクリックします。

  • 管理者が決裁ラインをN次Reports Toに設定した場合、作成者は必ず一名を選択してください。

編集をタッチして、編集画面に移動します。追加、順番の変更、削除ができます。

追加:検索フィールドに追加したい社員の名前を検索して選択します。

④ 追加された処理者の決裁区分を選択します。決裁区分は承認/自動承認/合意があり、名称は管理者の設定によって異なって表示される場合があります。

  • 承認(もしくは「一般決裁」、「一般」と表示されている場合あり):一般的な文書進行の意思決定を選択する決裁区分です

  • 自動承認(もしくは「参照決裁」、「参照」、「通告」と表示されている場合あり):自動で文書を進行する決裁区分です。

    • 自動承認で処理される場合、決裁ラインには残っていますが別途に承認する必要がありません。
    • 自動承認が処理された社員には自動承認されたという案内が提供されます。
    • 自動承認は一般的な決裁サービスの「参照決裁」と同じであり、決裁ラインには含まれますが承認(同意)業務は行わない場合に活用できます。
  • 合意(もしくは「合意決裁」、「協調」と表示されている場合あり):「承認」と同じ処理方法で、内部の決裁ライン以外の外部の処理者を通して文書進行の意思決定を選択する決裁区分です。

順番の変更:順番の変更ボタンを押しながらドラッグして目的の順番に移動させます。

削除:リストから名前の右側の[X]をタッチします。

⑦ 編集を終了するには、確認をタッチします。

⑧ 設定完了した処理者のリストが表示されます。[<-]ボタンをタッチして、文書の作成画面に戻ります。

Step 4. 共有設定

共有設定をタッチします。

  • 管理者の設定により様式別に共有時点が異なる場合があります。共有者は当該様式の共有設定に応じて文書の進行中にも文書を確認でき、コメントを作成できます。共有設定はWORKPLACEワークフロー > 共有設定の説明をご参照ください。

② 共有設定を選択します。

  • 「全体共有」及び「一部共有」の中から選択できます。
  • 共有設定は文書処理中に処理者によって変更される場合があります。文書が完了すると共有設定は変更できません。共有対象は文書の最終処理者が設定した共有設定に従って共有されます。
  • 一部共有を選択する場合、共有対象を指定するためのプロセスを行います。
  • 共有する対象がいない場合は「一部共有」を選択後、共有者を追加せずに保存します。

共有者を追加:共有する組織名または社員名で検索すると、共有対象のリストに追加されます。

  • 組織名で検索する場合、組織のメンバーが共有対象リストに追加されます。
  • 共有する組織に下位組織を含みたい場合、'下位組織を含む'をチェックして下位組織の組織員みんなを共有対象に追加することができます。
  • 完了した文書の共有設定の変更はできませんが、「一部共有」の場合は共有者を追加できます。

④ 削除:リストで名前の右側の[X]をタッチします。

⑤ [確認]をタッチします。

⑥ 設定された共有設定が表示されます。

Step 5. 進行中のワークフロー

進行中のワークフローの進行状況は、文書箱から確認できます。文書のタイトルの前にワークフローの進行状況が表示されます。

進行中文書箱に移動すると、進行中の件のみ確認することができて便利です。文書のタイトルの前に進行状態が表示されます。

  • 処理予定:処理する人に私が含まれている文書、まだは処理順番が到来していないワークフローです。
  • 要処理:ワークフロー処理をする必要がある文書です。この件は、[マイスペース] > [ToDo]領域にも表示されます。要処理文書をワークフロー処理すると処理済みに変更されます。
  • 処理済み:ワークフロー処理した後、次の処理者にワークフローが渡された状態です。

② '完了した文書'で処理が完了した文書のリストを確認することができます。

  • 完了:すべての処理者から'同意'処理された件です。
  • 返戻:処理者の一人が'拒絶'処理して、ワークフローが終了した件です。

「すべての文書」で処理が進行中の文書と完了、拒否された文書リストを確認できます。

  • 右上の「文書表示設定」機能で自分が処理者である文書と共有された文書をフィルターで素早く確認できます。

完了した文書で処理が完了したド文書のリストを確認することができます。

  • 完了:すべての処理者から'同意'処理された件です。
  • 返戻:処理者の一人が'拒絶'処理して、ワークフローが終了した件です。

⑤ 使用した経費の精算件は[マイスペース] > [今月の精算内訳]領域で、経費精算の申込み件数と支払件数を確認することができます。

  • 支払い:会計で使用経費の支払いを確定した出金伝票を作成したものです。実の支給の時点とは異なる場合があります。

Step 6. ワークフロー完了

会社管理者の通知設定に応じて、ワークフロー処理の完了時に「マイスペース > 通知」画面、メールアドレスまたはモバイルプッシュ通知を受信します。

① ワークフロー処理(同意/拒絶/委任)が完了すると、[今週の通知内訳]領域に通知が生成されます。

② ワークフロー文書は完了した文書で確認できます。

私の不在記録ページで私の残りの休暇日と不在の申込み内訳を確認することができます。

  • 私の不在記録領域で委任と不在メッセージの設定を変更することができます。
  • 同じ日に他の不在区分の日程がある場合には、委任事項と不在メッセージ発送事項が最新登録情報になります。

精算内訳カードをタッチして、経費精算の申込み현황ページで支払い処理の状態を確認できます。ワークフローが完了すると、同意または拒絶と表示され、支払い処理が完了すると支給表示に変更されます。実の支給の時点とは異なる場合があります。

  • 完了:最終ワークフローまでの処理が完了して、ワークフローが完了した件です。
  • 拒絶:処理者によってワークフローが拒絶された件です。

文書の取消し

ワークフローの進行状況に応じて文書を取消しする方法が異なります。進行中の文書で進行状況を確認し、状況に応じたガイドを参照してください。

  • 処理する人の中の最初の処理する人が文書処理する前の場合:作成者は、文書を開き、[回収]をクリックして文書を取り消します。「自動承認」を含めて処理する者が処理を行った場合、回収ボタンはなくなります。

    • 文書回収時、当該文書はPC画面に一時保存されます。一時保存した文書を確認する場合はPC画面をご利用ください。
    • 回収後、モバイル画面は文書内容と共に作成モードに切り替わります。
    • 文書の一時保存(PC画面)は様式別に最大10件まで可能であり、10件を超過した場合は最も古い文書から削除されます。
    • 処理する者がいない文書はすぐに完了となるため、回収ボタンが表示されません。

  • 処理する人によって処理中進行中の文書で、現在の順番の処理者を確認します。名前が強調表示に見えます。そのユーザーに個別に'拒絶'の処理を依頼します。

  • 文書処理が完了になった場合:進行中の文書で文書を見つけることができない場合は、文書が完了されたことです。ワークフロー書式に従って'不在日程'は人事管理者に、'勤務結果の申込み'は勤務管理者に、'経費精算の申込み'は経費管理者に文書の取消しを依頼します。

ワークフローの同意/拒絶/委任

WORKPLALCEのワークフロー文書作成と取消方法をワークフロープロセスに従って説明します。

ワークフロー文書が保存されると、処理する人に含まれているユーザーに、ワークフローの申込みの通知がマイスペース > ToDo領域に生成され、処理を依頼するメールが送信されます。処理者はWebとモバイルとメール画面でワークフロー処理ができます。

ワークフロー処理のプロセス

Step 1. ワークフロー処理の申込みを受信

  • ワークフロー処理の申込みを受信すると、[マイスペース] > [ToDo]領域に通知が生成されます。
  • 通知をタッチすると、そのワークフロー文書照会画面に移動します。

Step 2. 内容の検討

文書照会画面に移動して内容を検討します。処理意見を作成するか、共有設定と処理する人を変更することができます。

① [処理する]を押して文書を処理します。

② 共有設定を確認します。設定を変更するには、共有設定をタッチします。

  • 共有設定値は、最後の処理者の設定値で最終反映されます。
  • 別途の共有対象がない場合は、「一部の共有」を選択し、共有者を追加せずに保存します。

情報変更内訳をタッチして処理する人、共有設定など、文書の情報の変更を確認します。

④ 当該文書に対する通知をON/OFFにするボタンです。通知設定がなされていても、個別文書の画面で通知OFFをクリックした場合、当該文書に対するすべての通知が自分に届きません。文書の通知項目は「マイスペース > 通知設定」をご参照ください。

Step 3. ワークフロー処理

処理する人をタッチすると、処理画面に移動します。

  • 処理した人はリストで自分の名前の上部に、処理する人はリストから自分の名前の下に位置します。

② 決裁区分が自動承認(もしくは「参照決裁」、「参照」または「通告」と表示)の場合、処理する者には含まれていますが別途に承認する必要はありません。

③ 決裁区分が承認合意の場合、処理ボタン(承認/却下/委任)のうち一つをクリックしてワークフローを処理します。処理ボタンの名称は管理者の設定によって異なって表示される場合があります。

編集をタッチして処理する人を修正(追加/削除/順番の変更)することができます。

  • 追加する者を検索して処理する者リストに追加します。
  • 処理者に対して決裁区分(承認/自動承認/合意)を選択します。
  • 順序変更と削除ができます。
  • 確認をクリックして処理する者の編集を完了します。
  • 当該文書の決裁ラインが「N次Reports To」に設定されている場合、次に処理する者が2名以上の場合があります。処理委任を受けた場合は「Reports To選択」で文書処理に適した処理者を、委任された人が代わりに選択しなければなりません。

⑤ 処理ボタンをクリックしてワークフローを処理します。

  • 意見作成欄と処理意見を入力することができます。

    • 入力された意見は、文書の作成者と処理者の両方閲覧できます。
  • 処理ボタンを押します。

    • 承認(もしくは「同意」、「賛成」、「確認」と表示):文書内容に同意し、次の段階に進むことを意味します。
    • 却下(もしくは「返却」、「拒否」、「反対」、「取消」と表示):文書の進行をストップし、それ以上進めないことを意味します。
    • 委任(もしくは「伝達」と表示):文書の意思決定の義務を他の人に与えることを意味します。
  • すべての処理者のワークフロー処理が完了すると、文書の作成者とすべての処理者の今週の通知内訳領域にワークフロー完了通知が生成されます。

  • ワークフロー文書は、すべての文書、完了した文書で確認できます。

委任をタッチしてワークフロー委任者を指定することができます。

  • 委任者にワークフロー処理の申込みの通知メールが配信され、委任者のマイスペース > ToDo領域にワークフロー処理の申込みの通知が生成されます。
  • ワークフローが完了すると、委任者とワークフローを委任した当事者の両方今週の通知内訳カードをタッチして、ワークフロー完了を確認することができます。
文書修正後に承認

文書の修正が必要な場合、処理者が文書を修正してから承認できます。

① 修正可能な様式の場合、[修正]ボタンが表示されます。

② [修正]ボタンを押すと、作成された内容と一緒に作成モードに切り替わります。

  • 内容を修正します。修正された内訳はユーザー > 文書照会 > 「情報変更内訳」ポップアップで確認できます。
  • 処理者により修正された項目は青色で表示されます。

  • 様式別に修正できない項目は下の表をご参照ください。
様式名 修正できない項目
一般 兼職部署、区分
不在日程 兼職部署, 休暇タイプ, 出張先, 慶弔区分, 関係
不在日程取消 兼職部署, キャンセル対象文書
勤務結果申請 兼職部署, 基準日
勤務結果取消 兼職部署, キャンセル対象文書
勤務計画申請 兼職部署, 基準日
様式作成機で作った様式 隠しテキスト及び自動番号コンポーネント、スマートエディタコンポーネントは、修正するとマルチテキストボックスで出力されます。

③ 処理コメントを入力します。

④ [保存後に承認]ボタンをクリックします。文書修正後の処理時には委任と却下はできません。

共有意見

ワークフローが完了すると、最新の共有ニュースに共有されます。文書の共有範囲に応じて[保存後に承認]ボタンをクリックします。文書修正後の処理時には委任と却下はできません。 共有意見の作成機能は、メッセンジャーのようなUIとデザインで社員の参加を誘導します。

共有意見を作成する

  • ワークフロー完了の件は最新共有お知らせに共有されます。全体の共有がない場合は、ロックの形で区分されます。
  • 社員は最新共有お知らせで文書を閲覧して共有意見を作成することができます。
  • 管理者の「共有時点」の設定に応じて共有可能時点が決まります。
    • 共有時点を「文書作成から継続して共有」に設定すると、進行中の文書も閲覧及びコメントを作成できます。ただし、文書処理中に処理者によって共有対象から除外されると、それ以上文書を閲覧できなくなります。
    • 共有時点を「完了後に共有」に設定すると、完了した文書のみ閲覧及びコメントを作成できます。拒否や取消された文書も共有コメントを作成できます。
  • 共有意見を作成したり、確認するには、文書の照会画面の下部の共有設定ボタンをタッチします。
  • 以前に作成されたすべての共有意見の確認が可能であり、意見の入力フィールドに私の意見を作成し、共有することができます。
  • 共有意見が作成されると、文書の作成者とその文書に共有意見を作成した人のマイスペース> 今週の通知内訳領域に通知が生成されます。

文書箱と文書の照会

WORKPLACEは、ワークフロー文書の処理状況に応じて、すべて/進行中/完了した文書箱を自動的に分類して保管します。検索機能を使用して、必要な文書をすばやく検索することができます。

すべての文書

  • 私が作成した文書、処理する人に含まれている文書、そして共有された文書を確認することができます。
  • 最新の共有のニュースに過去/現在の時点で表示されるすべての文書を参照することができます。
  • 文書の進行状態別(実行、完了、拒否)で検索して照会できます。処理中の文書は「実行」状態で表記されます。
  • フィルター機能で自分が処理者である文書と共有された文書を素早く確認できます。

進行中の文書

  • 私が作成した文書、処理する人に含まれている文書の中、ワークフローが進行中である文書の進捗状況を確認します。要処理文書は強調表示が表示されます。
  • ワークフローの状態は、処理予定/要処理/処理済みと区切られます。
    • 処理予定の文書:処理する人に私が含まれている文書であり、まだ順番が到来していない文書です。
    • 要処理:ワークフロー処理をする必要がある文書です。[マイスペース] > [要処理文書]領域でも確認できます。要処理文書を処理すると処理済みに変更されます。
    • 処理済み:ワークフロー処理後、次の処理者にワークフローが渡された状態です。

完了した文書

  • 私の作成したか、または処理者に含まれている文書の中でワークフローが完了になった(完了/拒否/取消)文書を確認します。
  • 私が処理した文書のみを表示を利用して、私は作成した文書のみを確認することができます。
  • 同僚に共有された文書を確認することができます。

文書再上申

完了(拒否含む)した文書には作成者に[再上申]ボタンが表示されます。既存の文書を活用してスピーディーな作成を希望する場合、再上申を利用して文書を作成してください。

  • [再上申]ボタンをクリックした場合、文書作成モードに切り替えられ、作成済みの項目の中から活用できる項目は埋められた状態で開きます。
  • 文書内容を修正した後、[保存]します。

移管文書照会

WORKPLACE以前に使用していた外部ソリューションの決裁文書を「ワークフロー > データ移管」からPDFファイルで保存し、WORKPLACEに移管できます。移管した文書は文書別の共有設定に応じて「マイスペース> 文書照会 > 移管文書照会」メニューに表示されます。

参照事項

カレンダーの使い方

  • カレンダーで日付をタッチすると、選択した日付が開始日と終了日として入力された状態で詳細設定領域に表示されます。
  • 開始日の入力ウィンドウをタッチでアクティブして、カレンダーで開始日を変更することができます。
  • 終了日の入力ウィンドウをタッチでアクティブして、カレンダーで終了日を変更することができます。
  • Xをタッチすると、選択が解除されます。
  • [前の日付][次の日付]をタッチすると、前月と次月に移動できます。

[使用例]

  • 単一選択の場合:日付を選択 -> (詳細設定)確認 -> カレンダーの下部に選択日のリストを生成
  • 二日以上選択の場合:開始日、終了日を選択 -> (詳細設定)確認 -> カレンダーの下部に選択日のリストを生成
  • 午前/午後半日選択の場合:日付を選択 -> (詳細設定)開始日と終了日、それぞれ'半日'を選択 -> (詳細設定)確認 -> カレンダーの下部に選択日のリストを生成
  • 時間選択の場合:日付を選択 -> (詳細設定)開始日と終了日、それぞれ'時間と分'を選択 -> (詳細設定)確認 -> カレンダーの下部に選択日のリストを生成

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