ご使用にあたって

Q. NAVERクラウドプラットフォームWORKPLACEに基本情報を設定する理由は何ですか?

  • WORKPLACEは、会社情報を生成、蓄積、そして同時に共有するシステムです。従って情報保管前にどのような情報をどのように保管するかに対し、基準の設定が必要です。

Q. 社名が変更されました。

  • 社名情報が入っている各メニューから直接修正できます。WORKPLACEの管理内で、会社情報の管理作業場の管理会社のロゴ及びカラーの管理から社名を変更してください。
  • 組織図から最上位の組織名を変更します。「メンバー」>「組織図」に移動します。最上位の組織を選択し、部署名が変更された社名に変更します。
  • WORKPLACE URLで使用されている会社のIDは、オンラインからはすぐに変更することが困難です。サポートセンターまでお問い合わせください。

Q. 会社の休日設定と年次差引の設定の違いは何ですか?

  • 会社の休日設定では、国別のカレンダー情報に基づいた休業日及び週休を設定します。会社創立記念日のような毎年繰り返される休業日を設定しておくと、別に休暇の申し出がなくても、年次差引せずに休みになります。指定された休日中に年次差引が必要な休日の場合は、[勤怠]>[年次差引の設定]から勤務区分を変更します。

Q. 2つの言語以上を使用することができますか?

  • WORKPLACEの管理者は、基本言語と、ユーザーが追加で使用する言語を設定します。ユーザーは、管理者が設定した言語の中から本人の画面に表示される言語を選択することができます。ただし、基本言語に設定された項目は必ず入力する必要があります。

Q. 会社のアイデンティティをWORKPLACEに適用したいと思います。

  • 会社のロゴとカラー設定を通じてWORKPLACEのログイン画面、メイン画面に会社のアイデンティティ演出が可能です。

概要

WORKPLACEの基本情報の設定を通じて、会社のカスタマイズ情報管理環境を構築します。

会社の基本情報を入力して、ロゴ及びメインカラーを設定し、会社のアイデンティティをWORKPLACEに適用します。サービスの上段のメニューにWORKPLACE拡張サービスと会社ホームページなどの関連サイトへのショートカットを登録すると、使用アクセシビリティを向上させることができます。会社の休業日の管理はWORKPLACEが提供する国別のカレンダーで簡単に設定することができます。言語・タイムゾーンの設定でグローバルビジネス環境に最適化された業務環境を提供することができます。

WORKPLACE管理の流れ

  • WORKPLACEは登録後すぐに使用できるように設定を完了して提供します。必要に応じて、デフォルトの環境メニューから内容を追加することができます。
  • 社員情報の登録を担当する人事管理を招待して、社員登録のためのパスワードポリシーを検討します。
  • 管理者の役割についての説明は、WORKPLACE スタート > 管理者の役割の内容をご参考にしてください。

WORKPLACE Admin サービスに接続方法

  • WORKPLACE Admin メニューはマイスペースのサービス上段メニューに含まれています。  
  • Admin メニューは、管理者権限を持つユーザーの画面のみ公開されます。

会社情報管理

登録時に入力した会社情報が、基本的に反映されています。

  • 多言語を使う場合、会社名及び事業所名の多言語入力ボタン[A]をクリックして多言語情報を入力します。
    • WORKPLACEを申し込む時に、コンソールで設定した国、GMT時間、基準通貨、言語のデフォルト値を確認することができます。
    • 会社URLは変更できません。

言語・タイムゾーンの設定

WORKPLACEで、管理者が入力値の言語を選択することができます。

  • 多言語使用の有無を設定することができ、選択した言語に応じて追加及び管理が可能です。

入力値の言語とは?

  • 肩書き(例: 部長、課長、研究員)など、管理者が設定した値のことを言います。

会社のロゴ及びカラーの管理

WORKPLACEの代表URLのログインページ、PC画面、モバイルアプリの読み込み及び画面の上段に表示された会社のロゴや会社名を設定することができます。カラーを設定すると、WORKPLACEに会社のアイデンティティを強化することができます。ロゴの形の変形を防ぐために推奨される解像度の画像を使用します。

① 会社名を入力するか、ロゴ画像を登録します。画像は、透明な背景の380x112pixelを勧めます。

② WORKPLACEの基本ロゴの露出(使用しない)、社名の露出やロゴ画像の露出を設定します。

③ メニュー領域の背景色及びポイントカラーを設定します。

[WORKPLACE PC - メニューの背景色を適用した例]

[WORKPLACE PC - 社名及びカラーを適用した例]

  • 会社のロゴイメージを適用した場合は、PCからの文書を出力する時に下段に会社のロゴが表示されます。

[WORKPLACEモバイル - カラーを適用した例]

サービスページの上段メニュー

サービスページの上段にWORKPLACEの拡張サービスと会社のホームページのように頻繁に訪問するサイトのショートカットをメニューに登録しておくと、アクセスしやすくなります。 WORKPLACEのAdmin、メンバー、ワークフロー、勤怠、経費サービスは、アクセス許可がある場合、基本的に提供されます。

  • 登録された画像がない場合には、デフォルトの画像が表示されます。画像の推奨仕様は3MB未満、20x20pixel、PNGファイルです。
  • サービスをクリックすると、サービスページが立ち上がるところを新しいウィンドウ開き・現在のウィンドウの切り替え・指定ウィンドウの開きの中から選ぶことができます。

サービスページの上段メニューの構成例

  • Admin、メンバー、ワークフローメニューは、権限獲得時に上段のメニューに自動的に追加されます。

[管理者]

基本的に提供するメニュー NCP 管理者 WORKPLACE 管理者 ワークフロー管理者 メンバー管理者 勤怠管理者 経費管理者
WORKPLACE Admin
ワークフロー
メンバー
勤怠
経費

会社の休業日の管理

会社の休業日・休日を設定します。

① 国別のカレンダー使用の有無及び週休を設定します。基準言語を「日本語」に設定すると日本のカレンダーが自動的に反映されます。

  • 週休日に設定された日は、休日と表示されます。

② カレンダーの特定日を選択して、会社の休業日に指定します。

  • 会社の休業日に指定された日は休業日と表示されます。

③ 国別のカレンダーの使用、あるいは会社で休業日を指定する時に、休業リストに休業日が表示されます。

会社の休業日に設定された日に使われた経費精算する時、精算後でも事後管理が可能です。[経費]> [レポート]> [休日の使用]から会社の休業日に使われたコストの精算については、精算書の作成者に説明を求めることができます。


休日変更事項は、次の項目に影響する場合があります。調整が必要な場合は、勤怠管理者が勤務時間の変更と有休の調整を手動で行わなければなりません。

  • 勤務時間に合算される不在申請があった場合、既に申請した不在日が終日勤務だったとしても休日に変更されません。
  • 勤務方式が設定された過去の日付は、当日が勤務日だった場合は休日に変更されません。

マイスペース管理

マイスペースに表示する項目を管理します。管理者が設定した表示項目はすべての社員に共通して適用され、ユーザーが解除することはできません。管理者が選択しなかった項目に対して追加設定を行いたい場合、ユーザーが個別に修正することができ、マイスペースの設定ポップアップで追加します。

  • ガイド:ユーザーの マイスペースでワークフローの作成ガイド(「メンバーの照会/決裁文書の作成/文書の決裁/文書の照会/通知設定」)の表示可否を設定します。
  • Task: ユーザーのマイスペースで処理する文書/私の休暇日程/出退勤/今月の精算内訳/未精算内訳(費用計画)/今週の通知内訳カードの表示可否を設定します。
  • すぐ作成する:ユーザーのマイスペースに書式のショートカットを設定します。基本的に提供される「一般」書式以外に、会社が作成した書式がある場合にもショートカットを設定することができます。
  • 会社で勤怠/経費サービス、または費用計画を使用しない場合、一部項目が見えなくなることがあります。

最新の共有ニュース管理

ユーザーの「共有する最新のお知らせ」画面に表示される領域を設定します。

  • 不在日程領域: 勤怠サービスを使用中の場合は「不在日程」領域が「使用」として追加され、「ユーザー > 共有する最新のお知らせ」に領域が表示されます。
    • 不在日程テンプレートで作成された文書が並べられます。不在日程文書は他の領域に表示されるように設定できません。
    • 使用しないに変更すると「ユーザー > 共有する最新のお知らせ」に「不在日程」領域は表示されません。
  • 経費領域: 経費サービスを使用中の場合は「経費」領域が「使用」として追加され、「ユーザー > 共有する最新のお知らせ」に領域が表示されます。
    • 経費計画/経費精算申請テンプレートで作成された文書が並べられます。経費計画/経費精算申請文書は他の領域に表示されるように設定できません。
    • 使用しないに変更すると「ユーザー > 共有する最新のお知らせ」に「経費」領域は表示されません。
  • 領域追加: [追加]をクリックすると、新しい領域を追加できます。
    • 区分名を入力します。(例: 勤務)
    • 使用要否を「使用」に設定します。
    • 「見る」をクリックし、テンプレートを指定します。ポップアップから登録するテンプレートを選択し、[登録]ボタンをクリックします。当該テンプレートで作成された文書がこの領域に表示されます。

サービス使用設定

WORKPLACEで勤務、経費サービスの使用有無を設定します。

勤怠サービスを使用すると、会社の特性に合わせた働き方を生成し、社員ごとに勤務パターンに基づいて出退勤を記録することができます。社員の通勤時間は労働時間として計算され、遅刻や早退、義務労働(コアタイム)を管理することができます。

経費サービスを利用すると、経費精算申請の際に内外部の出席者を追加して経費使用を明確に管理することができます。会社の経費使用ルールを予め設定し、社員自らが経費のルールに合わせて使用したのかをチェックすることができます。会食費など予算管理が必要な場合、会食費として支出される予算を部署別に割り当て、月別に一定金額を使うように管理することができます。

① [管理] > [サービス使用の設定]メニューに移動します。

② '勤怠'サービスの使用有無を決めます。

③ '経費'サービスの使用有無を決めます。

'勤怠' サービスを使う時の画面の変化

  • マイスペースに出退勤ON/OFF エリアが有効になります。
  • [マイスペース] > [文書作成] に休暇申請、勤務計画の申請(使用時)、勤務結果の申請書式が表示されます。
  • [マイスペース] > [不在管理]が勤怠管理に変わり、そのサブメニューに出退勤状況勤務状況が提供されます。
  • [Admin]> [権限の管理]で勤怠管理の権限が追加されます。
  • サービスメインメニューに[勤怠]メニューが追加されます
  • 使用していた勤怠サービスをもうこれ以上使用しない場合は、上記の項目がすべて無効になります。

'経費' サービスを使う時の画面の変化

  • マイスペースに今月の精算内訳、経費計画の未精算内訳(経費計画使用時)カードが有効になります。
  • [マイスペース] > [文書作成] に経費計画の申請(使用時)、経費結果の申請書式が表示されます。
  • [マイスペース] > [経費管理]メニューが表示され、下位に経費精算状況、経費計画状況、予算現況メニューが表示されます。
  • [Admin]> [権限の管理]で経費管理の権限が追加されます。
  • サービスメインメニューに[経費]メニューが追加されます
  • 使用していた経費サービスをもうこれ以上使用しない場合は、上記の項目がすべて無効になります。

パスワードポリシーの管理

パスワードポリシーを設定します。最適なセキュリティ管理のための設定が基本的に提供されます。

モバイル機器の状況

WORKPLACEに接続されたユーザーのモバイル機器の情報を確認します。

ログイン状況

ユーザーのWORKPLACEにアクセス状況を確認します。

  • ドメイン内のログインを追跡し、成功、失敗、または疑われるログインを表示します。
  • ログイン情報の保管は、最大3ヶ月が限界です。
  • 検索期間は最大1ヶ月しか選択できません。
  • データをダウンロードして確認することができます。

サポートセンターにアクセス許可

WORKPLACEを使用中に発生したエラーを処理する際に、お客様の情報にアクセスして問題の原因と解決策を見つけなければならない場合、お客様に同意を求めた後、その情報にアクセスしなければなりません。エラーを解決した後、そのページから同意チェックを外し、サポートセンターにアクセスすることを遮断することができます。

パートナー社または会社(NAVERクラウド(株))は、アクセス目的のためにだけ、情報にアクセスするので、弊社は重大な過失がない限り一切の責任を負いません。

セキュリティ > サポートセンターにアクセス許可メニューに移動して「同意する」をチェックしてください。

② [保存]をクリックします。

接続IPの設定

WORKPLACEはどこからでもアクセス可能なパブリックネットワークを使用しているが、会社が使用しているプライベートネットワークでのみWORKPLACEに接続できるように設定することができます。 WORKPLACEモバイルアプリ、NAVER WORKアプリでは、接続IPの設定と関係なく使用可能です。

① [Admin] > [セキュリティ] > [接続IP設定] メニューに移動します。

② 接続IPの制限の有無を選びます。

③ ②で「指定したIPのみ接続を許可」を選択するとき、許可するIPまたはIP帯域を入力します。

  • IP指定に役に立つように右上にマイ接続のIPアドレスを提供しています。
  • 会社のIPアドレス(xxx.xxx.xxx.xxx)及び帯域(xxx.xxx.xxx.0/24)を確認して、指定したIPのみアクセスできるようにします。
  • 許可されたIPアドレスの範囲外での接続時のログインは制限されます。

「代表管理者は全てのIPで接続許容」をチェックし、代表管理者はアクセス制限なしに全てのIPで接続にすることができます。

代表者は、WORKPLACEの管理者の中でも「代表」表示がついている社員で、NAVERクラウドプラットフォーム管理権限とWORKPLACEの管理権限を同時に持つ1人のユーザーを「代表WORKPLACE管理者」と定義します。代表管理者の変更は、管理者役割の説明をご参考にしてください。

⑤ [保存]をクリックします。

もし接続のIPアドレスを誤って入力してしまい、すべての社員がWORKPLACEへ進入できなくなった場合は、サポートセンターまでお問い合わせください。

データバックアップ

WORKPLACEで作成された資料と情報はすべて貴社所有のデータとして、作成内訳をいつでもダウンロードできます。今まで作成された文書とメンバー情報のすべてを一括ダウンロードして保管用として活用したり、利用中の他のソリューションに移行したりできます。特に文書の場合、完了(拒否及び取消含む)した文書を個別にPDFで保存して提供するため、会社の重要文書の保管にも役立ちます。

長期間WORKPLACEを利用してきた顧客企業の場合は、作成された情報が多いためバックアップ情報をお渡しするのに時間がかかる場合があります。バックアップの申請後、ダウンロードの準備が完了したらメールで案内が送信され、すぐにダウンロードが可能です。

① [Admin] > [セキュリティ] > [データバックアップ]メニューに移動します。

② サービス別にダウンロード可能なリスト及びファイル形式を確認します。

  • ご利用中のサービスに限りダウンロードできます。
  • 希望するサービスやメニュー作成時期を選択してダウンロードすることはできず、Zipファイル形式ですべての内訳をダウンロードします。
  • ワークフロー文書は実行状態の情報はダウンロードしません。
  • 文書の添付ファイルもダウンロードします。
  • 文書は作成日基準のフォルダで区分してダウンロードします。
  • 貴社が設定した言語でダウンロードします。

③ [申請]ボタンをクリックしてデータバックアップを申請します。申請が完了すると[ダウンロード]ボタンが表示されます。

  • ダウンロードの準備が完了すると案内メールが送信されます。
  • バックアップする情報が多くない場合はすぐにダウンロード可能です。

④ ダウンロード申請中にキャンセルしたい場合、[バックアップ初期化]をクリックしてキャンセルすることができ、初期化ボタンをクリックするとダウンロード中のファイルが削除されます。

サービス初期化

WORKPLACEの使用時に作成された文書、利用ログなどを初期化するか、設定値まですべて初期化できる機能を提供します。初期化を希望する場合はNAVERクラウドのヘルプセンターにお問い合わせください。ご相談後、ヘルプセンターが「サービス初期化」メニューを要請された日から7日間オープンします。

① 「Admin」> 「セキュリティ」> 「データバックアップ」に移動します。初期化前にデータバックアップを通して使用中の情報をすべてダウンロードした後、初期化を実行します。

② 「サービス初期化」タブメニューを選択します。ヘルプセンターで初期化期間にのみ一時的にオープンする機能です。

③ 初期化作業が可能な期間が表示されます。当該期間が過ぎるとサービス初期化メニューは表示されません。

④ 初期化方法を選択します。

  • データ初期化:設定情報を除外したすべての入力値を初期化する方法です。
    • ワークフロー:作成していたすべての文書が削除され、初期化されます。
    • 勤怠: 不在内訳、有給変更内訳、特別休暇、慶弔/出張内訳、出退勤内訳、勤務結果の申請内訳がすべて削除され、初期化されます。
    • 経費: 予算/精算/計画内訳、違反/疎明内訳がすべて削除され、初期化されます。
    • ログ情報:サービス別のタイムライン、モバイルデバイス現況、ログイン現況が削除されて初期化されます。
    • マイスペース:ユーザー > 「自分の情報」を除くすべての文書、作業内訳が削除され初期化されます。
    • ログイン:WORKPLACEのログインパスワードは維持されます。
  • サービス初期化:入力値及び設定情報まですべて初期化する方法です。データ初期化で実行される初期化項目と共に、管理者が設定した値(例:ワークフロー決裁ラインの設定)まですべて削除されて初期化されます。初期化時に特記事項がある項目は以下の内容をご参照ください。
    • メンバー:
      • 部署:会社が「メンバー」> 「組織情報」 > 「組織図」で構成していた組織図はすべて初期化され、最上位部署のみ維持されます。社員の部署情報も最上位部署に変更されます。
      • 雇用形態:会社が[メンバー」 > 「メンバー情報」>「基本情報の設定」で設定した雇用形態は、すべて初期化され、一時的に「待機」状態に変更されます。
      • 社員管理:在職/休職状態の社員のみ維持され、退職者及び入社予定者の情報はすべて削除されます。
      • 社員の人事カードは必須情報(名前、部署:最上位部署、業務用メールアドレス、個人メールアドレス)のみ維持されます。
    • 管理権限:会社が権限管理で構成していた権限はすべて初期化され、WORKPLACEの代表権利者のみすべてのサービスの権利者として維持されます。
    • マイスペース:ユーザー > 「自分の情報」の人事必須情報のみ維持されます。
    • ログイン:WORKPLACEのログインパスワードは維持されます。
    • WORKPLACE Developers: Developers使用中の会社の場合、設定事項が初期化されます。

⑤ 初期化進行時、初期化可能な期間/区分/日付/担当者情報が表示されます。

文書消除内訳

ワークフロー > 文書管理で削除した文書がある場合、このメニューが表示され、文書の削除履歴を確認することができます。

「セキュリティー > 文書消除内訳」メニューに移動します。

  • 削除された文書の履歴と理由を確認します。
  • PDFダウンロード アイコンをクリックし、削除された文書の内容をダウンロードすることができます。 文書の削除については、ガイドを参照してください。

関連情報のショートカット

下記のガイドで関連情報を確認することができます。

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