ご使用にあたって

Q. 「メンバー」サービスの使用権限は、どのように取得しますか?

Q. メンバー基本情報設定は必ず必要ですか?

  • メンバー基本情報(役職、職責、社員番号など)が含まれます。

Q. 複数の社員情報を一度に追加したいと思います。

Q. 社員の役職・職責情報を変更したいです。

  • 社員の役職/職責情報は人事カード内の役職/職責修正から変更できます。「WORKPLACEメンバー> 社員管理」で社員名をクリックして修正してください。

Q. WORKPLACE使用案内メール発送にエラーがあります。案内メールを再送することができますか ?

  • WORKPLACE メール再送が必要な場合は、WORKPLACE メンバー > アカウント管理へ移動してメールをクリックします。

  • 再送後もメールの送信に問題がある場合、WORKPLACEメンバー>アカウント管理に移動して個人メールアドレス在職状態をもう一度確認してください。在職状態が入社予定なら予定されて入社予定日にWORKPLACEの使用案内メールが社員のプライベートメールアドレスに送信されます。メール再送時前に発送されたメールは、無効になります。

紹介

組織の人事基準を設定してWORKPLACEに社員を招待します。ここで説明する人事の基本設定はWORKPLACE使用のために一番先に行わなければなりません。

メンバー基本設定のプロセス

「メンバー」サービスに接続方法

  • メンバーサービスは、画面の上段にあるメニューからアクセスすることができます。
  • メンバーメニューは、アクセス権限をもつユーザーにしか表示されません。

組織情報の設定

Step 1. 組織図の設定

ツリー形式の組織図を設定します。画面から直接入力する方法とフォーム使って一括追加する方法があります。

組織図に移動します。

  • 組織図を作成または編集することができます。
  • サブ部署や組員がいる組織を削除するには、移動される部署を入力する必要があります。
  • 部長は「WORKPLACE メンバー> 部署長管理」で設定し、決裁ラインの上位組織の長に設定されます。

② 組織図を編集します。組織を追加する方法は次のとおりです。

  • 追加:部署を追加します。部署名を編集する際に部署名を入力します。
  • 削除: 部署を削除します。プレビュー領域で、削除する部署を選択して、[削除]をクリックします。部署に所属員がいれば部署を削除することができません。
  • 順番の変更:部署をマウスでドラッグしておいて、部署の階層及び順番を変更します。
  • 部署名の変更:部署を選択した後、変更する部署名を編集領域に入力します。多言語入力が可能です。

[確認]をクリックします。

Step 2. 基本情報の設定

会社の人事施策に基づいて社員の属性情報を設定します。役職や職責など、社員情報の項目の使用有無を選択的に設定することができます。使用を設定した項目は、社員情報を入力する時に表示されるようになり、社員の検索結果から露出の有無を設定して、検索用の情報として用いることができます。

[基本情報の設定]に移動します。

業務メールは基本的に使用に設定されます。

プライベートのメール項目の使用の有無を選択します。

  • 会社が個人メールを使用しないに設定した場合、パスワード設定メールは業務メールに送信されます。

携帯電話・会社の電話番号項目の使用の有無を選択します。

Reports To項目の使用の有無を選択します。社員検索ウィンドウの組織図から個人レポートラインのReports Toを確認することができます。

入社日・雇用形態・役職・職責項目の使用有無を選択します。使用の場合は、[Y]を選択します。

  • 使用有無を[N]に変えると社員情報を入力する時に、そのフィールドは公開されません。
  • 入社日・雇用形態・役職・職責を使用中に、人事施策を変更するために使用有無を[N]に変えると、役職・職責の情報が初期化され、再び使用に変更しても元に復旧できません。
  • 雇用形態・役職・職責名は、会社の内部ルールに基づいて項目名を変更することができます。
    • 雇用形態・役職名・職責名を入力します。多言語を使用する場合、多言語入力[A] ボタンが見えるので、言語固有の名称を入力することができます。
    • [追加]をクリックして項目を追加します。
    • [順番の変更]を用いてリストの順番を変更することができます。
    • [削除]をクリックすると項目が削除できます。使用中の役職・職責は削除することができません。

社員番号 項目の使用の有無を選択します。

  • 社員番号の使用の有無[Y] に選択し、社員番号の項目をクリックすると、右側の領域から社員番号の自動付与の有無を選択することができます。
    • 社員番号の自動付与をチェックした際、その後に入社する社員から順番に番号が自動的に付けられます。メンバー情報> 社員番号の管理メニューからは、社員番号を照会用にのみ使用することができます。
    • 社員番号の区分名、シリアル番号の長さを設定しておけば、より便利に利用することができます。
    • 既に入社した社員に、他のルールの社員番号が付与されている時に、社員番号の自動付与を先に解除して[メンバー情報]> [社員番号の管理] メニューから既に入社した社員の番号を手動で変更した後に使用してください。
    • 社員番号の自動付与機能を使用しない場合は、[メンバー情報]> [社員番号の管理] メニューから社員番号を手動で管理します。
  • 社員番号が付与された社員がいる状態で、社員番号の使用の有無を[N]に変更すると、既存の社員番号の情報は初期化されます。

社員検索露出の有無[はい]に設定すると、、ユーザー画面の右上の社員検索を通じて検索された結果の画面に公開されます。

⑨ [保存]をクリックします。

Step 3. 追加情報の設定

会社で管理する情報のうち、基本的な情報に含まれていない項目は、追加情報から直接入力して管理することができます。 Y / N型、選択型、日付型、敍述型など、様々な方法で、必要な項目を追加することができ、さらに必要に応じて社員の情報検索に露出することができます。

追加情報の設定に移動します。

② 社員情報の登録時に個人情報・キャリア情報の使用の有無を選択します。選択を解除した時には、社員情報登録フィールドは見えません。

追加をクリックすると、追加情報の設定ポップアップが立ち上がります。

  • 追加情報名を入力、形態の選択、社員の検索結果に露出の有無を選択して保存します。
  • 追加された情報が見えるので、順番の変更・修正・削除が可能です。
  • 選択型のコンボ型の場合は、項目名を設定することができ、右側の領域に、各詳細項目別に社員数が表示されます。
  • 社員検索露出の有無[Y] に設定した時、追加情報の項目が社員の検索結果に露出されます。

Step 4. 社員番号の管理

メンバー情報>基本情報の設定の社員番号の使用の有無が使用に設定され、社員番号の自動付与を使用していない時に、このメニューから社員に付与する社員番号を管理します。

社員番号の管理に移動します。

  • 社員番号:社員番号の入力フィールドに付与された社員番号を入力します。
  • 検索:検索領域に社員番号と社員名を入力すると、必要な情報をすばやく検索することができます。
  • ダウンロード:社員番号の情報をダウンロードしてExcelファイルに保存することができます。

メンバー情報>基本情報の設定社員番号の自動付与にチェックの時、社員番号の入力フィールドは編集できない状態に変わり、既に入社した社員の社員番号の変更が必要な場合は、メンバー情報>基本情報の設定の社員番号の自動付与を先に解除して、社員番号の管理メニューから既に入社した社員の数を手動で変更した後に使用してください。

社員情報の入力及び招待

社員情報の入力は直接入力する方法と、提供された書式を用いて「一括追加」方法があります。「一括追加」は、システムの初期設定時、既存の社員を再度登録するときに有用です。個人情報のすべての必要な値が入力されると、その社員にWORKPLACEの使用案内メールが自動的に送信されます。

社員の管理

  • 社員を追加すると、個人メールにログイン案内メールが送信されます。メールを認証した社員は、WORKPLACEを使用することができます。
    • 会社が個人メールを使用しないに設定した場合、案内メールは業務メールに送信されます。
  • 一括追加は社員をいっぺんに追加する用途に限られるため、既に登録されている社員の人事情報は一括で変更することができません。
  • 業務メールアドレスは、ユーザーのログインIDとして使われます。
  • [ビュー]をクリックすると、社員情報を確認することができます。
  • 下の印刷アイコンを押すと、該当社員の人事カードをプリントすることができます。

人事カードのプリントアウト

印刷オプションウィンドウで、目的の出力項目を選択した後、確認をクリックすると、選択した項目のみをプリントアウトすることができます。出力項目に対する設定は、各社員ごとに異なる出力が可能です。

一括追加

[社員管理]に移動します。

[一括追加]をクリックします。

[サンプルファイルのダウンロード]をクリックします。

サンプルファイル作成の案内

サンプルファイル作成の案内を参考にしてコンテンツを作成し保存します。

[一括追加]をクリックして作成したファイルを添付します。

[保存] をクリックします。

登録データの確認

  • 入力エラーがあるシートやセルは赤で表記され、下段にエラーメッセージが表示されます。
  • 登録したExcelファイルでエラーを修正した後、再アップロードします。

登録完了

社員の一括追加完了の結果を確認します。

  • 登録が完了すると、メンバー>メンバー情報>社員の管理で追加された社員を確認することができます。

個別に追加

[社員管理]に移動します。

[追加]をクリックします。

③社員の[基本情報]を入力します。社員の個人情報の内のすべての必須入力値を作成します。

  • 部署、役職・職責、在職の状態、雇用形態の変更は、社員の個人情報で行われます。
  • 業務メールと個人メールのIDは、2桁以上の英数字特殊文字. - _ !を使います。
  • 「勤務形態」と「入社日」が登録されていないと有休が作成できないので、不在日程テンプレート及び社員別有休照会を利用するためには必ず入力しなければなりません。

④ 会社で定義された追加情報がある場合には、追加情報をクリックして登録します。

[保存]をクリックすると、WORKPLACEの使用案内メールがすぐに送信されます。入社予定者は、

アカウント管理

WORKPLACEのユーザーアカウントの使用状態を確認し、アカウントを一時停止することができます。

① WORKPLACEのユーザーの使用状態を確認します。

  • 使用: 通常にWORKPLACEを使っているユーザーです。一時停止をクリックしてWORKPLACEの使用を制限することができます。
  • 使用待機: 招待メールを送信したにもかかわらず、ログインしないユーザーです。使用の待機状態が続く場合は、招待メールを正常に受信したかを確認します。
  • 一時停止: WORKPLACEの管理者によって使用が制限されている状態です。メモをクリックして、一時停止の理由を確認します。使用制限を解除するには、使用をクリックします。一時停止状態は、課金対象になります。
  • アカウントロック:定められた回数までパスワードを間違えて入力した場合、アカウントがロックされ、当該状態が表示されます。アカウントロックを解除するには管理者が招待メールを再送信するか、ユーザーがパスワードを初期化して状態を変更できます。

② ユーザーアカウントを一時停止します。理由を作成して保存すると、使用状態から確認できます。一時停止状態を解除した場合、使用をクリックします。

③ ユーザーのログインセッションを強制終了できます。強制終了するには[ログアウト]をクリックします。ログアウトは最大5分程度かかる場合があり、その後ユーザーは再びログインできます。

④WORKPLACEの招待メール再送:登録された社員の個人メールアドレスにWORKPLACE招待メールを送信します。

部署長管理

部署のLeaderを部署長に指定してから決裁先を次数別の上位部署長に設定しておくと有効に利用できます。

① 「メンバー情報 > 部署長管理」に移動します。

② 部署に所属している社員のうち部署のLeaderを選択して保存します。

③ 決裁先の設定で次上位部署長が書式別に自動設定できます。

Reports To管理

「メンバー > 基本情報の設定」からReports Toを使用に設定した場合のみ利用できます。 Reports Toは業務の報告を受けるマネージャーの概念で、マトリクス組織内の社員が報告する業務の内容によりマネージャーを選択指定できるように複数のマネージャーをReports Toに設定することができます。決裁先を次数別Reports Toに設定する場合、次数別のReports Toが自動で指定されます。

① Reports Toに指定する社員名を自動完成機能を使って入力し指定することができます。

② 設定されたReports Toは入力フィールドの右側で確認でき、赤色のXを押して削除できます。

③ 保存をクリックします。

④ Reports To社員を検索すると、該当社員の上位Reports Toと該当社員に報告するDirect Reportsと一緒に照会することができます。

⑤ 決裁先の設定で次数別Reports Toを書式別に自動設定することができます。

「Reports To」とは何ですか。

  • 報告対象を意味することで、業務報告をする上位の社員をReports Toと表現し、Reports To(person)を略して呼びます。個人間報告ラインで組織を構成する場合には社員別にReports Toを設定し、それを使った自動決裁ラインを作成することができます。2人以上をReports Toで設定することができるのでマトリクス組織での活用度が高く、ドキュメント処理時により適した処理者を選択してワークフローを進めることができます。

マネージメント照会設定

会社で「勤怠 」サービス使用時に表示されるメニューです。会社全体あるいはユーザーの所属組織(兼職を含む)のメンバーの状況、不在状況と勤務状況を照会できるように照会範囲と権限を設定します。

メンバーの状況

[マネジメント照会設定]に移動して メンバーの状況をクリックします。

② 照会範囲を設定します。設定された照会範囲は[マイスペース] > [マネジメント] > [メンバーの状況]画面で、ユーザーが確認できる範囲を意味します。

  • 全体の不在状況:会社全体の社員の不在の状況を照会します。
  • マイ組織の不在状況:ユーザーが所属している組織の不在の状況を照会します。
  • 「メンバー >メンバー情報 >基本情報の設定」で部署を「使用しない」に設定すると、照会範囲の設定領域は表示されません。

③ 照会権限を設定します。設定された照会権限に応じて、メニュー領域に [メンバーの状況] メニューを表示するかどうかが決まります。

  • 部署長:部署長にのみメニュー領域に[メンバーの状況]が表示されます。
  • 一部ユーザー:社員名/部署検索ウィンドウで、社員や部署で検索してリストに追加します。リストに追加された社員/部署にのみ、メニュー領域に[メンバーの現況]が表示されます。

部署の不在状況

[マネジメント照会設定]に移動して 部署の不在状況をクリックします。

② 照会範囲を設定します。設定された照会範囲は[マイスペース] > [マネジメント] > [部署の不在状況]画面で、ユーザーが確認できる範囲を意味します。

  • 全体の不在状況:会社全体の不在の状況を照会します。
  • マイ組織の不在状況:ユーザーが所属している組織の不在の状況を照会します。
  • 「メンバー>メンバー情報>基本情報の設定」で部署を「使用しない」に設定すると、照会範囲の設定領域は表示されません。

③ 照会権限を設定します。設定された照会権限に応じて、メニュー領域に [部署の不在状況] メニューを表示するかどうかが決まります。

  • 部署長:部署長にのみ、メニュー領域に[部署の不在状況]が表示されます。
  • 一部ユーザー:社員名/部署検索ウィンドウで、社員や部署で検索してリストに追加します。リストに追加された社員/部署のみに、メニュー領域に[部署の不在状況]が表示されます。

部署の勤務状況

[マネジメント照会設定]に移動して 部署の勤務状況をクリックします。

② 照会範囲を設定します。設定された照会範囲は「マイスペース >マネジメント>部署の勤務状況」画面で、ユーザーが確認できる範囲を意味します。

  • 全体:会社の全社員の勤務状況を照会します。
  • マイ組織:ユーザーが所属している組織の勤務状況を照会します。
  • 「メンバー>メンバー情報>基本情報の設定」で部署を「使用しない」に設定すると、照会範囲の設定領域は表示されません。

照会権限を設定します。設定された照会権限に応じて、ユーザーのメニュー領域に [部署の勤務状況] メニューを表示するかどうかが決まります。

  • 部署長:部署長にのみ、メニュー領域に[部署の勤務状況]が表示されます。
  • 一部ユーザー:社員名/部署検索ウィンドウで、社員や部署で検索してリストに追加します。リストに追加された社員/部署にのみ、メニュー領域に[部署の勤務状況]が表示されます。

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