ご利用の前に

Q. ワークフローサービスの利用権限の取得方法を教えてください。

Q. 管理者の設定した決裁ライン(処理した人)をワークフローの処理中に文書作成者又は処理した人によって修正することはできますか?

  • 管理者の設定した基本処理者は、ユーザーが削除することができません。ワークフローに必須として追加されなければならない処理者は'決裁ライン設定'にて処理者として追加してください。

Q. 使っていた決裁願テンプレートを活用することはできますか?

  • ワークフローのテンプレート作成機能を利用することで活用することができます。テンプレートが決まっている場合、文例を利用して表などの形式を構成することができます。

紹介

WORKPLACEのワークフローテンプレートを各社の環境に合わせて設定します。決裁ラインを利用しないか、全社員と文書を共有できるようにすることがことで、風通しのよい社風を構築することができます。

ワークフローの接続方法

  • ワークフローサービスは、画面上段にあるサービスの上メニューからアクセスすることができます。
  • メニューは、権限のあるユーザーの画面のみに表示されます。

決裁ライン設定

テンプレート別決裁ライン(処理する人)を設定します。決裁ラインの設定は、次数別上位部署長、次数別Reports To又は特定の社員単位で設定が可能であり、条件別決裁ラインを追加で設定することもできる。管理者の設定した基本処理者は、ユーザーが削除することができません。

決裁ラインを設定するに移動します。

② カテゴリーをクリックしてテンプレートを選択し、決裁ラインを利用するか否かを選択します。

  • 決裁ラインの'利用'が基本値に設定されて提供されます。
  • 決裁ラインの'利用'を解除すると、文書テンプレートに決裁ラインの設定領域が表示されません。

③ (決裁ラインを利用するに設定する際)追加するボタンをクリックします。

④ 作成されたフィールドで決裁区分を選択します。決裁区分は全部で3種類に分かれています。

  • 承認(もしくは「一般決裁」、「一般」と表示されている場合あり):一般的な文書進行の意思決定を選択する決裁区分です。
  • 自動承認(もしくは「参照決裁」、「参照」、「通告」と表示されている場合あり):自動で文書を進行する決裁区分です。

    • 自動承認で処理される場合、決裁ラインには残っていますが別途に承認する必要がありません。
    • 自動承認が処理された社員には自動承認されたという案内が提供されます。
  • 自動承認は一般的な決裁サービスの「参照決裁」と同じであり、決裁ラインには含まれますが承認(同意)業務は行わない場合に活用できます。

  • 合意(もしくは「合意決裁」、「協調」と表示されている場合あり):「承認」と同じ処理方法で、内部の決裁ライン以外の外部の処理者を通して文書進行の意思決定を選択する決裁区分です。処理アクションは「承認」と同じですが、ユーザーに合意の状態にラベルが表示されます。

処理者を入力します。

決裁ライン項目 説明 選択可能な場合 自動同意可否
第N次上位部署長 作成者の第1~N次上位部署長を自動でインポートします。会社の部署Level分指定することができます。 基本情報設定の部署利用を'はい'に設定した場合にのみ表示されます。 利用可能
Reports To 次数が自動的に設定されたReports Toが表示されます。例えば、Reports Toを2回設定する場合、第1次Reports To、第2次Reports To(Reports To's reports to)に設定されます。 基本情報設定のReports Toの利用を'はい'に設定した場合にのみ表示されます。 利用不可
部署 特定の部署を決裁ラインとして設定する場合、当該部署の社員を自動で読み込み、文書作成時に作成者が一名を選択する必要があります。 いつも選択できます。 利用可能
役職 特定の役職を決裁ラインとして設定する場合、当該役職の社員を自動で読み込み、文書作成時に作成者が一名を選択する必要があります。 基本情報設定の役職使用を「はい」に設定した場合のみ表示されます。 利用可能
職責 特定の職責を決裁ラインとして設定する場合、当該職責の社員を自動で読み込み、文書作成時に作成者が一名を選択する必要があります。 基本情報設定の職責使用を「はい」に設定した場合のみ表示されます。 利用可能
直接入力 社員名を直接入力し、常に当該社員が同意できるように入力することができます。 いつも選択できます。 利用可能
  • 決裁ラインを部署/役職/職責に設定した場合、ユーザーは一名を選択する必要があります。

  • 「メンバー > メンバー情報 >基本情報設定」でReports Toを利用するか否か'はい'に設定した場合、決裁ラインの設定で処理者を第N次Reports Toに選択することができます。処理者がN次Reports Toに設定する場合、決裁区分は自動承認(参照決裁/参照/通告)を選択できません。

⑥ 順番の修正:処理者の処理順を修正することができます。

⑦ 削除:処理者を削除することができます。

⑧ 優先順位で適用する決裁条件がある場合、条件別決裁ラインを追加するをクリックして設定します。

  • 条件別決裁ライン設定のポップアップが表示されます。

  • ポップアップの上段の内容は、テンプレート別に異なるように表示されることがあります。

    • 一般:対象者の人事情報に応じた設定が可能です。
  • 条件別決裁ラインの設定

    • 様式区分に使用した場合、「使用」にチェックを入れて適用する項目を選択します。
    • 対象者に利用する際、'利用する'にチェックして適用する対象者の部署/職位/職名の中から選択します。職位/職名の選択は、「メンバー > メンバー情報 > 基本情報設定」の影響を受けることがあります。(例:基本情報設定で職位を'利用しない'に設定する際、選択項目に職位が表示されません。)
    • 追加ボタンをクリックして処理する人(部署、役職、職責、部署長、Reports To、直接入力)を入力し、自動同意可否をチェックします。
    • 確認をクリックすると、条件別決裁ラインの追加が完了します。条件別決裁ラインが複数追加された際、順位の高いものから実行され、最後に追加した条件が第1順位として適用されます。

⑨ 保存ボタンをクリックします。

⑩ 経費精算申請、経費計画申請テンプレートは、基本決裁ラインの他違反決裁ラインを追加で設定することができます。

  • 違反決裁ライン:違反決裁ラインは、[経費] > [不正利用管理] > [監査項目管理]にて監査項目を作る際、違反された項目に対し、ワークフローを継続する場合、基本決裁ラインと異なる決裁ラインを適用する際に利用します。違反決裁ラインは、基本決裁ラインより上位の処理者や経費担当者を直接指定して活用します。(例:監査項目違反時、代表理事の決裁を追加)
  • 違反された項目を違反決裁ランとして決裁できるように設定するためには、違反決裁ラインの利用の有無がチェックされていなければなりません。詳しい内容は、監査項目作成に関する説明書をご参照ください。

決裁ライン設定のコツ

  • '決裁ライン'は'処理する人'、'決裁者'は'処理者'を意味します。
  • 管理者の設定した決裁ラインに有効でない決裁者(退職、休職による一時停止)が発生する場合、ワークフロー管理者に決裁ライン変修正リクエストを通知するメールが送信されます。
  • 管理者の設定した決裁ラインに空席の部署長が含まれている場合、テンプレートの決裁ラインは空制対象の除外された状態で提供されます。

決裁ライン例外管理

テンプレート別に設定された決裁ラインで処理者別に例外処理が必要な場合、決裁ライン例外管理に登録します。

決裁ライン例外管理に移動します。

② 例外内容を入力して登録するをクリックすると、下段リストに追加されます。

  • 原決裁者別、カテゴリー別、テンプレート別、テンプレート細部項目別で設定が可能です。
  • 決裁者の省略、変更設定又は自動同意設定ができ、変更設定を完了するためには決裁委任者を指定しなければなりません。
  • 重複された例外変更設定を登録することができません。

決裁ライン設定のコツ

  • 「削除する」をクリックし、例外設定項目を削除します。
  • 決裁ラインの例外設定が文書作成時点に反映された場合、決裁ラインの例外項目を削除するとしても例外設定が維持されます。
  • 処理者が退職などの事由により例外反映ができない場合、例外設定はシステム上で自動的に削除され、元の決裁ラインが適用されます。
  • 自動同意設定の際、処理すべき段階で自動的に同意され、処理者に通知メールが送信されます。

説明領域管理

説明領域を利用してユーザーに文書作成ガイドを提供することができます。説明領域から提供するコンテンツは、テキストとイメージを利用して自由に編集することができます。

説明領域のフレーズ例

テンプレート 説明フレーズ例
一般 教育申請、備品購入申請などに活用するテンプレートです。予想される経費の支出に対して予め同意を得たり、社内社員と共有することができます。

テンプレート権限設定

テンプレート別作成権限を組織や権限、社員単位で与えたり除外する設定を行います。

テンプレート権限設定のコツ

  • テンプレート作成権限のないユーザーの画面には、当該テンプレートが表示されません。
  • 退職した人や削除された権限、部署があればリストから自動的に削除されます。

共有設定

テンプレート別共有状況を設定します。処理完了した文書に意見を共有します。全社員と文書を共有できるようにすることで風通しのよい社風を構築することができます。

共有設定に移動します。

② 様式カテゴリをクリックし、様式を選択して様式別の詳細区分に適用するか選択します。詳細区分に適用する場合、「使用する」にチェックを入れて詳細区分を選択します。

共有設定:全体共有/一部共有に分かれます。

  • 共有設定は文書処理中に処理者によって変更可能です。文書が完了すると共有設定を変更できません。
  • 「一部共有」を選択した場合、共有者を追加できます。

共有時点:文書を照会して共有コメントを作成できる共有時点を設定します。

  • 「文書作成から継続して共有」:文書進行中でも文書照会及びコメントを作成できます。文書進行中に他の処理者によって共有対象から除外された場合、文書照会とコメント共有権限が撤回されます。
  • 「完了後に共有」:文書が完了(拒否含む)された後に文書照会及びコメント共有が可能です。

⑤ 「一部共有」時、組織/権限/部署/ユーザー別に指定できます。選択した結果は共有対象リストに表示されます。

⑥ 保存をクリックして共有設定を保存します。

「文書作成から継続して共有」で共有時点を設定すると、処理中の処理者によって共有対象が変更される場合があります。「全体共有」から「一部共有」への変更、共有者の削除などで文書の照会権限が回収される場合があります。業務目的に合わせて慎重に設定してください。

テンプレートの管理

スマートエディタが含まれている書式に対し、エディタ領域に表示されるテンプレートを管理します。エディタテンプレートを予め設定しておくと、文書を作成する際に自動的に表示されるので、さらに便利になります。

テンプレートの管理に移動します。

書式リストから書式を選択します。スマートエディタコンポーネントが追加されたテンプレートのみ表示されます。

テンプレートを使用にチェックを入れると、設定したテンプレートがユーザーの文書作成画面に表示されます。

  • チェックを解除すると、テンプレートが表示されません。

④ エディタを用いてテンプレートを作成します。

⑤ [プレビュー]ボタンを押してテンプレートを確認します。

⑥ 保存ボタンを押すと設定されたテンプレートが保存され、文書作成画面に適用されます。

文書番号管理

テンプレート別に文書番号の採番ルールを設定して自由に管理することができます。

文書番号管理のコツ

  • まず、文書番号形式を選択します。例:年月日+テンプレート区分+シリアル番号
  • 年月日形式/テンプレート区分名/シリアル番号長/区分子をそれぞれ選択します。
  • 文書番号の利用中にルールを変更すると、変更時点から作成された文書に適用されます。

名称管理

ワークフローで使用される名称を会社に合わせて様式別に変更できます。決裁区分及び処理ボタンの名称を管理します。

名称管理に移動します。

決裁区分を選択します。様式カテゴリをクリックして様式を選択し、様式別の詳細区分に適用するか選択します。適用時、[使用]にチェックを入れます。

③ 会社で使用する決裁区分の名称を選択します。

  • 承認:一般的な文書進行の意思決定を選択する決裁区分です。区分名を「一般決裁」、「承認」、「一般」から選択します。
  • 自動承認:自動で文書を進行する決裁区分です。区分名を「参照決裁」、「自動承認」、「参照」、「通告」から選択します。
  • 合意:内部決裁ライン以外の外部処理者を通して文書進行の意思決定を選択する決裁区分です。区分名を「合意決裁」、「合意」、「協調」から選択します。

処理ボタンを選択します。様式カテゴリをクリックし、様式を選択して様式別の詳細区分に適用するか選択します。下位区分に適用する場合、[使用]にチェックを入れます。

⑤ 会社で使用する処理ボタンの名称を選択します。

  • 承認ボタン:文書の次の段階に進むことを意味します。ボタン名を「承認」、「同意」、「賛成」、「確認」の中から選択します。
  • 却下ボタン:文書の進行を止め、それ以上進めないことを意味します。ボタン名を「返却」、「拒否」、「反対」、「取消」の中から選択します。
  • 委任ボタン:文書の意思決定義務を他の人に与えることを意味します。ボタン名を「委任」、「伝達」の中から選択します。

作成ボタンを選択します。 書式カテゴリーをクリックして書式を選択し、書式別の詳細区分に適用するかを選択します。下位区分に適用する際は、[使用] をチェックします。

⑦ 会社で使用する作成ボタンの名称を選択します。

  • 保存: 文書の生成を意味します。 ボタン名を '上申'、'起案'、'要請'、'保存' の中から選択します。

⑧「保存」をクリックして保存します。

決裁区分の名称に影響される画面

通知管理

WORKPLACEはワークフローの進行過程で発生する自分と関連した通知をすぐに提供することで、必要な情報の確認及び迅速なコミュニケーションを行い、関連する通知項目とチャネルを設定します。

通知受信チャネルは「マイスペース > 通知」、「モバイルプッシュ通知」、「メール」、「LINE WORKSのトーク(サービス連携設定時)」の形があります。

通知は下記の通りに生成されます。

  • 私が作成したワークフローに誰か共有意見を作成した時
  • 作成した文書を誰かが修正した時
  • 私は共有意見を作成した文書に誰かが共有意見を作成した時
  • 作成した文書が管理者によってキャンセルした時
  • 処理する文書ある時
  • 作成した文書が管理者によって削除された時
  • 処理した文書を誰かが修正
  • 私が作成したワークフローまたは私を処理する人が含まれているワークフローが完了(同意/拒絶/取消)された時
  • 自動同意文書ある時
  • 文書が回収されました時
  • 誰かが一部共有の形で私に文書を共有した時
  • 共有された文書から除外
  • 共有コメントが作成された文書に誰かが共有コメントを作成した時

通知管理に移動します。

② 通知項目を確認し、項目別に通知送信チャネルを設定します。

  • 管理者が設定した内容はすべてのユーザーとすべての文書に共通して適用され、ユーザーが解除することはできません。
  • チェックしない項目はユーザーが通知を追加できます。ユーザー個人別の通知の追加設定はWORKPLACE 使用 > 自分の情報の修正及び環境設定 > 通知設定をご参照ください。
  • 個別文書の通知をユーザーがON/OFFにでき、文書で通知をOFFにした場合、当該文書に対するすべての通知が当該ユーザーに送信されません。

③ 「確認」をクリックして保存します。

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