文書管理

決裁管理者がシステム上の全ての文書を照会することができ、処理中の全ての文書の決裁ラインを修正したり、共有設定の修正、処理者を委任処理することができます。文書を非表示にすることで、ユーザー画面に当該文書が表示されないようにします。

  • 検索:照会する情報を入力すると、必要な情報を素早く検索することができます。
  • 文書の照会:リストから文書をクリックすると、文書の詳細画面に移動します。
  • 文書の非表示:文書を非表示にすると、ユーザー画面に当該文書が表示されないが、管理者は文書管理で照会することができます。決裁処理中の文書は非表示にすることができません。
  • 文書の表示:取消ラインの示された文書を選択した後、表示するをクリックすると文書が再度管理者とユーザーの画面に表示されます。

  • [ダウンロード]:リストの文書情報をExcelファイルでダウンロードします。
  • 決裁ラインの変更及び委任: ワークフロー管理者は進行中の文書を処理する人を追加したり、次の決裁者を選任することができます。
    • 処理者追加: 処理する人の領域で[編集]をクリックして文書処理者を追加します。ただし、次の処理者の後にのみ追加できます。
    • 処理者委任: 次の決裁者に処理を委任する場合、伝達される者を検索して委任することができます。

文書の削除

完了した文書を対象に、必要に応じて文書を削除できる機能を提供します。文書を削除すると、テンプレート別に各サービスに入力されたデータが一緒に削除されます。削除された文書やデータは復旧できません。文書の削除は慎重に行わなければならず、サービスに入力されたデータの削除が必要でない場合は文書の非表示機能を利用してください。

① [ワークフロー] > [文書管理]に移動します。

② 完了した文書の中から削除したい文書をクリックし、文書照会画面に入ります。

③ 下段の[削除]ボタンをクリックして削除理由を作成し、[確認]をクリックして文書を削除します。

文書削除の流れ

  • 締め切られた文書の削除: 有休や勤務が締め切られた文書は管理者に締め切り解除をリクエストした後、削除できます。
    • 有休の締め切り: 有休発生基準管理の有休使用期間の設定に応じて、前年度に使用した有休を申請できる期間が決められます。当該期間が過ぎた有給申請文書は、勤怠管理者に「有休使用期間」の変更をリクエストした後、削除できます。
    • 勤務の締め切り: 基準日の勤務時間が確定した勤務結果申請文書は、勤怠管理者に確定キャンセルをリクエストした後、削除できます。
  • 締め切り前の文書やその他の文書: 締め切り前の文書及び一般/勤務計画申請/経費計画申請/会社が作成したテンプレートで作成された文書はすぐに削除できます。
  • 削除された文書は[ユーザー] > [文書箱]及び [ワークフロー]> [文書管理]で照会できなくなります。

④ 削除が完了した文書はAdmin > セキュリティ> 文書削除内訳に記録されます。

文書削除の際の変更事項

  • 有休/特別休暇 : 使用した有休や休暇日数が復旧されます。
  • 慶弔休暇/出張 : 使用した休暇日が復旧されます。
  • 勤務計画申請 : 計画申請の内訳が削除されます。
  • 勤務結果申請 : 出退勤チェック以外の出勤/退勤/休憩/外部勤務の入力時間が削除されます。勤務の累積時間を再計算します。
  • 経費計画 : 計画申請の内訳が削除されます。予算が復旧されます。
  • 経費精算 : 精算申請の内訳が削除されます。予算が復旧されます。伝票が逆仕訳されます。
  • 会社が作成したテンプレート: 業務文書の内訳が削除されます。

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