ご利用の前に

Q. 会社で使っているテンプレートがあります。WORKPLACEではどのように活用すればいいですか?

  • WORKPLACE前に使っていたテンプレートをそのまま移して利用することはできますが、簡単に会社のテンプレートを作り、運用できるような機能を提供しています。Drag&Drop機能でコンポーネントを移して各社で多く使うテンプレートを構成することができます。

Q. 文書に入っている情報を集めてExcelでダウンロードすることはできますか?

  • 会社の作ったテンプレートは文書としても保管されますが、データとしても管理することができます。承認されたデータは、特定のユーザーに照会権限を与え、入力された全ての内容をExcelでダウンロードして管理することができます。例えば、社員の名刺申請詳細を一々文書で確認するのではなく、Excelで全ての申請詳細をダウンロードすることができます。

カテゴリー設定

会社の使うテンプレートの用途と種類に応じて、テンプレートのカテゴリーを区分して管理することができます。

デフォルトとして基本カテゴリーが提供され、'基本'カテゴリーは、カテゴリー名の修正とカテゴリーの削除が許容されません。'基本'カテゴリーを除く残りのカテゴリーは、カテゴリー名を修正して利用することができ、必要でない場合に削除することができます。その他に必要なテンプレートのカテゴリーがあれば追加してご利用ください。

設定されたカテゴリーは、ユーザーの文書を作成するメニューから、テンプレートを素早く探すための分類として活用されます。

カテゴリーを設定するに移動します。

[追加する]をクリックし、テンプレートのカテゴリーを追加します。

  • 追加するカテゴリー名を入力します。

③ カテゴリー別に含まれているテンプレート数が表示されます。

④ カテゴリーの表示順を修正します。

[詳細をみる]をクリックし、カテゴリー内に含まれたテンプレートを確認することができます。

  • 順番修正タブで含まれたテンプレートの表示順を修正します。
  • カテゴリー修正タブで含まれたテンプレートのカテゴリーを修正します。

[削除する]をクリックしてカテゴリーを削除します。削除するカテゴリーに文書テンプレートがある場合、まずテンプレートを別のカテゴリーに移動した後削除してください。

[保存する]をクリックして保存します。

テンプレート管理

会社で利用する文書のテンプレートを作って管理します。

WORKPLACEで基本設定として提供するテンプレートの他に、会社の業務目的に合ったテンプレートを直接作り、利用することができるようにテンプレート作成機能を提供します。テンプレート作成をサポートすべく、よく使われるテンプレートを前もって作成しておきました。

テンプレート管理に移動します。

② WORKPLACEが基本設定として提供するテンプレートが照会されます。このテンプレートは、修正や削除ができず、カテゴリーと提供するテンプレートの確認のみができます。

③ [樣式作成]をクリックし、各社で必要とするテンプレートを作ります。

テンプレート作成

[テンプレートを作る]をクリックすると、テンプレート選択のポップアップが開きます。合計で3つの方法でテンプレートを作ることができます。

空のテンプレート 提供テンプレート 我が社のテンプレート
新しいテンプレートを作れる空のテンプレート空間に移動します。 テンプレート作成のベーシックテンプレートを提供します。
用途に合ったテンプレートを選択した後、各社に合わせて修正すると、自社ならではのテンプレートを作ることができます。
テンプレートを作る機能で作られた我が社のテンプレートです。
テンプレート名をクリックすると、運用中のテンプレートをコピーして提供します。新しい内容で適切に修正した後利用することができます。
空のテンプレートでテンプレートを作る

① [空のテンプレート]をクリックします。テンプレート作成ポップアップが開きます。

コンポーネント領域:ベーシックコンポーネントとWORKPLACEコンポーネントで構成されます。ベーシックコンポーネントとして、ユーザーが入力するタイプを多様に設定することができます。WORKPLACEコンポーネントは、WORKPLACEの機能を活用したコンポーネントとして、社員及び部署の検索、完了した文書の添付に活用します。利用するコンポーネントをマウスDrag&Dropしてテンプレート空間に移動します。

  • ベーシックコンポーネント:フレーズテンプレートの作成に使われるコンポーネントです。
ベーシックコンポーネント 用途 プロパティ設定
タイトル 全てのテンプレートに基本的に含まれるコンポーネントであり、テンプレートを作る過程では入力しません。 -
テキスト 短いテキストを入力します。 最大入力文字数を設定することができます。
「管理者設定」で選択する際に、入力できる最大文字数を設定します。
入力許容値として文字/数字/特殊記号のうち多重選択することができます。
マルチテキスト 長いテキストを入力します。 最大入力文字数を設定することができます。
「管理者設定」で選択する際に、入力できる最大文字数を設定します。
入力許容値として文字/数字/特殊記号の中から多重選択することができます。
入力ウィンドウの高さを設定することができます。
数字を入力します。 最大入力桁数を設定することができます。
「管理者設定」で選択する際に、入力できる最大文字数を設定します。
「小数点数入力を許可」にチェックを入れると、小数点数を入力することができます。
通貨 金額を入力します。管理者の設定した通貨値がない場合、会社の基準通貨が表示されます。 通貨選択の設定可否を選択することができます。
「管理者設定」で選択する際に、表示する通貨を選択します。選択した通貨の金額を入力することができます。
「しない」を選択する場合、ユーザーの画面に会社の基準通貨が基本的に表示され、他の通貨を選択して金額を入力することもできます。
ラジオボタン 提供された項目の中から1つを選択します。 選択する項目を1~N個入力することができます。
チェックボックス 提供された項目のうち、単数又は複数の項目をチェックします。 チェックする項目を1~N個入力することができます。
セレクトボックス 提供された複数の項目の中から1つの項目を選択します。 リストの項目を1~N個入力することができます。
マルチセレクトボックス 提供された複数の項目の中から一つ、またはそれ以上の項目を選択します。 項目リストを1~N個まで入力することができ、一つ以上の項目を選択できます。
時間(単一) 時間を選択します。 出力された時間間隔を10分/30分/1時間おきから選択することができます。
時間形式はAM/PM又は24時形式の中から選択することができます。
時/分を分離して表示するよう設定できます。
基本時間の設定で「管理者設定時間」を選択すると、表示される時間を設定することができます。
「ユーザーの現在時間」を選択すると、ユーザーの現在の時間帯が基本的に表示されます。
「しない」を選択すると、「00:00」で表示されます。
基本時間は、既に入力した時間形式と分単位設定を考慮して作成してください。
時間(範囲) 時間範囲を選択します。 出力された時間間隔を10分/30分/1時間おきから選択することができます。
時間形式はAM/PM又は24時形式の中から選択することができます。
時/分を分離して表示するよう設定できます。
基本時間の設定で「管理者設定時間」を選択すると、表示される時間を設定することができます。
「ユーザーの現在時間」を選択すると、ユーザーの現在の時間帯が基本的に表示されます。
基本時間は、既に入力した時間形式と分単位設定を考慮して作成してください。
日付(単一) 日付を選択します。 ユーザーに出力される基本日付を入力しない場合、空欄で出力されます。
特定の日付を基本値として表示する場合、 管理者設定日を選択し、表示される日付を設定します。
ユーザー設定日を基本値として表示する場合、ユーザー設定日を選択します。
期間(範囲) 日付の範囲を選択します。 ユーザーに出力される基本日付を入力しない場合、空欄で出力されます。
特定の日付を基本値として表示する場合、 管理者設定日を選択し、表示される開始日及び終了日を設定します。
ユーザー設定日を基本値として表示する場合、ユーザー設定日を選択します。
案内フレーズ(テキスト) ユーザーに案内フレーズが表示されます。エディタと類似しているが、ユーザーが入力できない項目です。 案内フレーズを予め定義しておくと、当該内容がテンプレート内で表示されます。
エディタから入力された内容は、モバイル画面で希望する形として表示されないことがあるため、プレビューを通じて確認した後保存してください。
スマートエディタ エディタを利用して内容を入力します。 スマートエディタは、テンプレート別に一度のみを含むことができます。
スマートエディタ領域に予めフレーズを出力する場合、出力内容を入力すると、ユーザーのテンプレート作成に役に立ちます。
ファイル添付 添付ボタンやdrag*drop機能を利用してユーザーがファイルを添付します。
添付ファイルは、1つの文書に一度だけ利用することができます。
ファイルの最大サイズの設定は、添付ファイルの最大サイズを指定するものとして、MB単位でチェックします。
「しない」を選択すると、サイズ制限なしに添付することができます。
添付できるファイルタイプと数を選択することができます。「しない」を選択すると、タイプ制限なしに添付することができます。
出力するボタン名を設定することができ(例えば、検索する)、当該ボタンをクリックする際、ブラウザが開きます。
画像本文添付 添付ボタンやドラッグ & ドロップ機能を用いて、ユーザーが画像ファイルを添付します。添付された画像は文書の本文ですぐに確認できます。 ファイルの最大サイズ設定は、添付ファイルの最大サイズを指定することで、MB単位で設定します。「しない」を選択すると、サイズの制限なしに添付できます。
添付できるファイルタイプと数を選択できます。「しない」を選択すると、タイプの制限なしで添付できます。
表示されるボタン名を設定することができ(例: 検索する)、当該ボタンをクリックするとファイル検索ウィンドウが開きます。
自動番号発行 当該文書に自動番号を与えます。 1~7桁に増加する文書番号を設定することができます。
開始番号の設定可否を「管理者設定」に選択すると自動番号の開始番号設定値を設定することができ、開始番号は文字列を含むことができます。
表形式のデータを入力します。 表示されるフィールドは数の制限なしに設定できます。ただし、モバイル使用環境を考慮して、3~4の項目に制限することを推奨します。
フィールド別の属性は「文字/数字/日付/コンボ」の中から選択できます。
「文字」を選択する場合、文字/数字/特集文字などの形式の内容を入力できます。「数字」を選択する場合、数字のみ入力することができ、百単位を超えると自動的に「1,234」の形で表示されます。「日付」を選択する場合、ユーザーがカレンダーから日付を選択することができます。「コンボ」を選択する場合、一つ以上の項目を追加してその中からユーザーが自由に選択するよう設定できます。
行追加を用いると、2行以上の項目を表の形で入れることができます。
ヒドゥンテキスト 作成時には表示されず、ユーザーが文書を保存すると表示されます。文書保存時間を記録として残す必要がある場合には使うことができます。 自動的に保存される時点の時刻をYYYY.MM.DD HH:MM:SSで表現することができます。
文字列でも設定することができます。
「作成者の部署/名前を表示」にチェックを入れると、自動的に部署と名前が表示されます。
住所 住所を検索して、入力します。 会社が選択した「国」に応じて国別コンポーネントで提供されます。
韓国を選択した場合、郵便番号の検索結果での選択に応じて、自動入力機能が提供されます。日本を選択した場合、有効な(3+4桁)郵便番号を入力した後、フォーカスアウトすると住所の自動入力が提供されます。その他の国の場合、別途の郵便番号入力なしにテキスト入力フィールドが二つ提供されます。
  • WORKPLACEコンポーネント:組織図と連携した社員検索と関連文書検索のコンポーネントです。
WORKPLACE コンポーネント 用途 プロパティ設定
社員検索自動完成 社員を検索します。 社員情報表示の設定可否を選択することができます。「管理者設定」を選択し、表示する社員情報の値にチェックを入れます。
自動補完に元所属と兼職所属を共に表示するか、元所属のみを表示するかを選択することができます。
多重社員選択にチェックを入れて、複数人を選択できるようにすることもできます。
部署の選択 部署を検索します。 部署検索を設定します。基本部署設定では、部署選択に基本表示される部署を設定します。「作成者部署」を選択すると作成者の部署が基本で選択され、「選択部署」を選択して部署を指定すると、指定した部署が表示されます。すべて選択して追加にチェックを入れると、一度に部署全体を選択できます。複数選択可能にチェックを入れると、一つ以上の部署を追加することができます。
関連文書選択 既に完了したワークフロー文書を関連文書として添付します。 照会される書式のカテゴリを「すべて」選択すると、すべてのカテゴリ内の文書を照会することができます。特定のカテゴリ内でのみ照会する場合、「管理者設定カテゴリ」を選択して書式カテゴリを指定します。
出力されるボタン名を設定することができ(例えば、検索する)、当該ボタンをクリックすると、ブラウザが開きます。
  • 特定のコンポーネントは、マウスでドラッグ&ドロップすることで、一行に最大3つのコンポーネントを配置することができます。 必要に応じて適切なサイズに配置してみてください。

③ テンプレートを作成するテンプレート空間です。

  • テンプレートのカテゴリーを設定し、テンプレート名を入力します。
  • コンポーネントをクリックすると、右の詳細設定領域でプロパティを設定することができます。コンポーネン別で提供されるプロパティが全て異なるため、それぞれのコンポーネントに対してプロパティ設定を行う必要があります。
  • コンポーネントの上下順番をドラッグして修正することができます。

④ コンポーネントの詳細なプロパティを管理します。

  • 設定されたプロパティ値に応じてユーザー画面に提供されます。
    • 共通設定は、コンポーネントの表示する名称と必須か否か、概略説明を表示することができます。
    • 詳細設定は、コンポーネント別に提供されるプロパティが全て異なり、上記表で確認することができます。

⑤ [プレビューを表示する]をクリックし、作られたテンプレートを確認します。PCとモバイルとで表示される画面が異なる場合があるため、2通り全部確認が必要です。

⑥ [一時保存する]をクリックしてテンプレートを一時保存します。

[テンプレートを保存する]をクリックしてテンプレートを保存します。保存されたテンプレートは、[テンプレート管理]リストから照会され、'利用する'に設定する場合、[マイページ] > [文書を作成する]に表示され、ユーザーが利用することができます。

提供テンプレートでテンプレートを作る

① [提供テンプレート]をクリックします。テンプレート作成ポップアップが開きます。テンプレート名をクリックすると、WORKPLACEの提供する通常の会社で主に使われるテンプレートをコピーして提供します。新しい内容で好適に修正した後ご利用ください。

  • 一般起案紙

  • プロジェクト報告書

  • 週間業務報告書

  • 欠勤理由書

  • 早退申請書

  • 休職申請書

  • 退職申請書

  • 購買申請書

  • 名刺申請書

  • 誓約書

  • 顧客苦情処理書

  • 顧客相談日誌

  • アイディア提案書

我が社のテンプレートを選択する

① [我が社のテンプレート]をクリックします。テンプレート作成ポップアップが開きます。テンプレート名をクリックすると、我が社で運用中のテンプレートをコピーして提供します。新しい内容で好適に修正した後ご利用ください。

② 会社で作成したテンプレートリストが表示されます。テンプレートを選択します。

③ 既に作成したテンプレートがコピーされてポップアップが開きます。修正後[テンプレートを保存する]をクリックすると、新しいテンプレートが作られます。

作成したテンプレート照会

テンプレート管理に移動します。

② [テンプレートを作る]を通じて作成したテンプレートが照会されます。作成されたテンプレートは、テンプレート利用の有無、(データ)管理の有無を設定することができ、詳細/修正/削除ボタンが表示されます。

③ 利用の有無:テンプレート利用の有無を切り替えることができます。'利用する'に設定する際、[マイページ] > [文書作成]画面に表示されます。

④ 処理中の文書の修正:処理する文書に修正する内容がある場合、処理者がすぐに修正後、処理できる機能を提供します。

  • 処理中の文書の修正を[使用する]に設定した場合、処理者が文書を修正後に処理できます。
  • 文書の修正事項は文書内の情報変更内訳から提供されます。
様式名 修正できない項目
一般 兼職部署、区分
作成した様式 隠しテキスト及び自動番号コンポーネント、スマートエディタコンポーネントは、修正するとマルチテキストボックスで出力されます。

⑤ (データ)管理の有無:当該テンプレート(会社で作ったテンプレート)で作成した文書の詳細を常にダウンロードできる画面を提供します。文書を照会する際、検索項目/結果項目/データ照会権限を設定します。

  • 検索項目設定:
    • 文書のタイトル/テキスト/文書番号/作成日は、検索項目に基本設定として提供する項目として、別に追加しなくても基本的に業務文書照会画面検索領域で確認することができます。
    • 追加の検索条件としてテキスト形式の項目を追加することができ、左から選択した後、[追加する]をクリックして検索項目リストに追加します。[削除する]をクリックして検索項目を削除することができます。
  • 結果項目設定:
    • 当該テンプレートで使われたコンポーネントが左領域に照会されます。
    • 文書のタイトル/テキスト/文書番号/作成日は、結果項目に基本設定として提供する項目として、別に追加しなくても基本的に業務文書照会画面結果領域で確認することができます。
    • 追加の詳細項目を照会する場合、左から結果項目として表示するコンポーネントを選択した後、[追加する]をクリックして結果項目リストに追加します。但し、結果項目追加に表、案内フレーズ、スマートエディタコンポーネントは提供されません。
    • [順番を修正する]をクリックし、項目の順番を入れ替えることができ、[削除する]をクリックして項目を削除することができます。
  • データ照会権限設定:
    • 当該テンプレートとして作成された文書を照会できる権限を付与します。
    • 左から社員を検索し、[追加する]をクリックして右の照会権限リストに追加します。
    • 照会権限を与えられた社員は、「マイスペース > 文書をみる > 業務文書照会」メニューが表示されます。

⑤ 詳細の[見る]をクリックすると、テンプレートのプレビューポップアップが開きます。

⑥ [修正する]をクリックし、テンプレートを修正することができ、テンプレート編集ポップアップが開きます。

⑦ [削除する]をクリックし、テンプレートを削除します。

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