外部データの読み込み
WORKPLACE以前に使用していた外部ソリューションの決裁文書をPDFに変換して簡単にWORKPLACEに読み込むことができ、WORKPLACEで作成された文書と一緒にアーカイビングされて管理/照会することができます。
提示された作成ガイドに従って移管する文書の基本情報の作成後、文書と添付ファイルをガイドに合わせてアップロードすると、文書がWORKPLACEに移管されます。 移管された文書は、「ワークフロー > 移管文書の管理」 メニューで確認することができるし、文書の共有区分によって共有されたユーザーは、「マイスペース > 文書照会 > 移管文書の照会」 画面でも、文書を確認することができます。
共有された文書は、WORKPLACEで作成した文書と同様に共有者を追加し、共有意見を交換することができます。
① 「ワークフロー > データ移管」に移動します。
② Step 1.文書を移管するため、サンプルファイルをダウンロードします。
サンプルファイルダウンロードをクリックしてサンプルファイルをダウンロードします。
作成ガイドを参考に、シートごとに基本文書情報、処理者情報、共有設定情報を入力し、ファイルを保存します。
③ Step 2.[アップロード]を押して作成した文書情報ファイルをアップロードします。
登録データの確認
アップロードした結果を確認します。
- 入力エラーがあるシートやセルは赤色で表記され、下段にエラーメッセージが表示されます。
- エクセルファイルのエラーを修正して再アップロードします。
④ Step 3.文書番号ごとの関連ファイルをフォルダに入れて圧縮してアップロードします。
- 文書番号別のフォルダを1つずつ作成します。
- PDF ファイルの形の決裁文書を、その文書番号のフォルダに入れます。
- 文書に添付ファイルがある場合は、フォルダの下位に再びフォルダを作成し、全体の添付ファイルを入れて、そのフォルダ名を文書番号に設定します。
- PDFファイル形態の決裁文書と文書に関する添付ファイルが入っているフォルダ全体を一つのZIPファイルに圧縮してアップロードします。
登録済み
アップロードした結果を確認します。
- 文書ZIPファイルアップロードに成功すると、アップロードしたPDF文書および添付ファイルを確認することができます。
管理者
- [移管文書管理]メニューが表示され、ワークフロー管理者は移管された文書を確認することができます。
- 文書の選択後、削除することができます。
- 文書リストをダウンロードすることができます。
- 文書のタイトルをクリックして詳細情報を確認することができます。
ユーザー
- アップロードされた文書情報に設定された共有区分に従って、共有されたユーザーに 「マイスペース > 文書の照会 > 移管文書の照会」メニューが表示され、共有された文書を確認することができます。
- 「全体」:全社員に「移管文書の照会」メニューが表示され、共有された移管文書の確認が可能です。
- 「一部」:一部指定された社員に限って「移管文書の照会」メニューが表示され、共有された移管文書の確認が可能です。
