監査項目の管理

経費計画を申請する際、総支出計画金額に対する基準を設定したり、経費精算申請の際、決済方法や使用場所、使用時間による金額の制限を設けて、ユーザーが経費計画や精算文書を作成する際に予め定められた制限事項を確認できるSelf check機能を提供します。外部からの参加者が含まれている場合、1人当たりの使用金額を制限することがあるため、金額上限の制限が可能です。

WORK PLACEが提供する監査分類テンプレートを基に、経費計画、経費精算に対する監査基準を生成·管理します。

不正利用管理> 監査項目管理に移動します。

検索ボタン: 監査項目名、適用状態(適用/一時停止/臨時保存)、経費科目、適用段階(経費計画申請/経費精算申請)を入力し、必要な監査項目を素早く照会することができます。

  • 監査分類: 基準額制限、部外者が参加する時の1人当たりの基準額制限、決済方法及び基準額制限に区分されます。以下の③番で監査分類別監査項目の生成についての詳しい説明を提供します。

追加ボタン: 新しい監査項目を追加します。監査項目の管理詳細画面が開きます。

  • 追加する監査項目の経費科目を選択します。
  • 適用段階: 監査項目が適用される段階(経費計画申請、経費精算申請)を選択します。

    • 会社で経費計画を使用しない場合、経費計画の申請段階が見えなくなります。
    • 決済方法に関する基準金額制限は経費精算申請段階にのみ適用されるため、経費計画申請にチェックを入れる際の監査分類選択項目には見つかりません。
適用段階 選択可能な監査分類
経費計画申請 基準額制限
部外者が参加する時の1人当たりの基準額制限
経費精算申請 基準額制限
部外者が参加する時の1人当たりの基準額制限
決済方法及び基準額制限
  • 監査項目名: 監査項目管理リストに表示され、項目名を入力します。
  • 監査分類: 監査分類は、1つずつ設定することで提供されます。 選択した経費科目の「参加者の追加」の設定値により、「外部参加時、1人あたりの基準金額制限」が露出されないことがあります。設定の詳細は経費科目コード管理を参照してください。

    • 部外者が参加する時の1人当たりの基準額制限: 外部の方が参加された場合、1人あたりの基準金額を制限します。外部参加者が含まれた場合は、当該経費の件当たりの1人当たり使用金額を制限することがあります。 1人当たり一定金額以上の使用を制限しようとする場合、監査分類に部外者が参加した場合1人あたりの基準金額制限を使用します。
    • 基準額制限: 一定金額以上の経費を使用できないように制限するか、既存の決裁ラインと異なる決裁ライン(例:代表取締役決裁を含む)を利用しようとする場合、監査ルールに基準金額制限を使用します。
    • 決済方法及び基準金額制限: 特定の決済手段として一定金額以上を使用できないように制限するか、既存の決裁ラインと異なる決裁ライン(例:代表取締役の決裁を含む)を利用しようとする場合、監査分類に決済方法及び基準金額制限を使用します
  • 監査分類を選択すると詳細設定画面が表示されます。詳しい設定方法は以下をご参照ください。

削除ボタン:監査項目を選択し、削除ボタンをクリックして削除します。 但し、監査項目が使用中の場合は削除できません。

監査項目名をクリックすると、監査項目の詳細を確認することができます。

監査項目の設定及び適用

総金額制限のための監査項目作成

経費計画申請や経費精算申請時の総金額制限に対する監査項目を定義します。 監査分類で、「基準額制限」を選択します。

① 基本設定情報を入力します。

  • 帰属部署:監査を適用しようとする経費帰属部署を入力します。 「組織図」をクリックして適用部署を選択するか、全体をチェックすると、すべての部署に適用されます。 予算を付与された個人も経費帰属部署とみなされますが、その場合は、5例外設定タブからその社員名を入力し、違反金額を設定してください。
  • 職級:監査を適用しようとする職級を入力します。 選択した職級は、入力欄の下に表記されます。 全体をにチェックすると、すべての職級に適用されます。「人事 > 人事情報 > 基本情報設定」 で、職級を 「使用しない」 に設定した場合、職級の入力領域は表示されません。
  • 職責: 監査を適用しようとする職責を入力します。 選択した職責は入力欄の下に表記されます。 全体をにチェックすると、すべての職責に適用されます。 '人事 > 人事情報 > 基本情報設定' で職責を 「使用しない」 に設定した場合は、職責の入力領域は表示されません。
  • 金額: 経費計画や経費精算時に制限する基準金額を入力します。

② 例外情報を入力します。

  • 特定の社員または部署長に例外違反金額を設定しようとするときに入力します。 (例:営業チーム社員、もしくは営業チームリーダー)
  • 例外金額が設定された社員および部署長は、監査適用時、基本金額ではなく例外金額として適用されます。

③ 監査違反時の処理方法を選択します。

  • 会社の監査基準に従って違反項目があっても決済を進め処理できるようにしました。
  • 上申不可:経費計画申請または経費精算申請時に違反メッセージが表示され、決裁進行されません。
  • 上申可能:違反メッセージが表示されるが、上申可能で適用する決裁ライン(基本決裁ライン/違反決裁ライン)を選択します。 違反の決裁ラインの設定方法は決裁ラインの設定ガイドを参照してください。 違反決裁ラインが未使用となっている場合、[ワークフロー] > [決裁ライン設定] から「使用」 に変更します。

監査項目保存:

  • 臨時保存: 監査項目作成作業の臨時保存であり、実際の経費計画申請や経費精算申請には適用されません。
  • 適用: 監査項目入力完了後、適用ボタンをクリックすると内容が保存され、実際に適用されます。
  • 一時停止: 適用された監査項目に対して一時停止することができ、一時停止を取り消すまで、当該監査項目は経費計画、経費精算時に適用されません。
  • 取消し: 以前の監査項目リスト画面に移動します。 入力または修正作業中であれば、キャンセル有無を確認して移動します。

決済方法による総金額制限のための監査項目作成

決済方法を含めた総使用金額を制限する場合の監査項目を定義します。経費精算申請にのみ適用され、監査分類から「決済方法に対する基準額制限」を選択します。

① 基本設定情報を入力します。

  • 帰属部署: 監査を適用しようとする経費の帰属部署を入力します。 「組織図」をクリックして適用部署を選択するか、全体をチェックするとすべての部署に適用されます。 予算を付与された個人も経費の帰属部署とみなされますが、その場合は、②例外設定タブからその社員名を入力し、違反金額を設定してください。
  • 職級: 監査を適用しようとする職級を入力します。 選択した職級は、入力欄の下に表記されます。全体をにチェックすると、すべての職級に適用されます。「メンバー > メンバー情報 > 基本情報設定」 で、職級を 「使用しない」 に設定した場合、職級の入力領域は表示されません。
  • 職責: 監査を適用しようとする職責を入力します。 選択した職責は入力欄の下に表記されます。全体をにチェックすると、すべての職責に適用されます。 'メンバー > メンバー情報 > 基本情報設定' で職責を 「使用しない」 に設定した場合は、職責の入力領域は表示されません。
  • 金額: 経費精算時に制限する基準金額を入力します。
  • 決済方法: 会社内規定上許可されていない決済手段を入力します。 例えば、交通費は個人カード、現金の使用を一定金額以上に制限する場合、決済方法に個人カード、現金をチェックします。

② 例外情報を入力します。

  • 特定の社員または部署長に例外違反金額を設定しようとするときに入力します。 (例:営業チーム社員もしくは営業チームリーダー)
  • 例外金額が設定された社員および部署長は、監査適用時に基本金額ではなく例外金額として適用されます。

③ 監査違反時の処理方法を選択します。

  • 会社の監査基準に従って違反項目があっても決済を進め処理できるようにしました。
  • 上申不可: 経費精算を申請すると違反メッセージが表示され、決済進行されません。
  • 上申可能: 違反メッセージが表示されるが、上申可能で適用する決裁ライン(基本決裁ライン/違反決裁ライン)を選択します。違反の決裁ラインの設定方法は決裁ラインの設定ガイドを参照してください。違反決裁ラインが未使用となっている場合、[ワークフロー] > [決裁ライン設定] から 「使用」 に変更します。

監査項目保存:

  • 臨時保存: 監査項目作成作業の臨時保存であり、実際の経費精算申請には適用されません。
  • 一時保存: 監査項目作成作業の臨時保存であり、実際の経費精算申請には適用されません。
  • 一時停止: 適用された監査項目に対して一時停止することができ、一時停止を取り消すまで当該監査項目は経費精算時に適用されません。
  • 取消し: 以前の監査項目リスト画面に移動します。 入力または修正作業中であれば、取消しの有無を確認して移動します。

外部者が含まれた一人当たりの使用金額制限の監査項目の作成

外部者が含まれた場合に適用する監査項目を作成します。監査分類から部外者が参加する時の1人当たりの基準額制限を選択します。選択した経費科目の「参加者の追加」の設定値により、「部外者が参加する時の1人当たりの基準額制限」が露出されないことがあります。 詳細は、経費科目コード管理を参照してください。

① 基本設定情報を入力します。

  • 基準金額 : 外部者を含むの場合1当たりの支出許容金額を制限します。
    • 設定された違反基準金額を超過すると違反メッセージが表示され、ワークフローの進行が制限されます。
    • 会社の規定によって金額変更が可能です。

② 監査適用対象:参加者追加が必須である経費科目の監査適用対象は、全部署と全役職(本)に自動的に適用されます。

監査項目保存:

  • 臨時保存: 監査項目作成作業の臨時保存であり、実際の経費計画や経費精算申請には適用されません。
  • 適用: 監査項目入力完了後、適用ボタンをクリックすると内容が保存され、実際に適用されます。
  • 一時停止: 適用された監査項目に対して一時停止することができ、一時停止を取り消すまで当該監査項目は費用精算時に適用されません。
  • 取消し: 以前の監査項目リスト画面に移動します。 入力または修正作業中であれば、取消しの有無を確認して移動します。

違反及び疎明管理

経費精算申請後、ワークフロー処理が完了しても、同一使用先での使用件、休日使用件、深夜時間の使用件、勤務外の地域での使用件、同一時間で重複使用件、不適切な経費執行件、二重経費精算申請の疑いの件について、経費精算の申請者から入力された疎明内容を照会·管理することができます。 レポート > 各現況で疎明要請後、内容が入力された経費は本ページで確認できます。

疎明要請と管理の流れ

不正利用管理 > 違反及び疎明管理に移動します。

検索 ボタン: 帰属部署/疎明要請日/証憑タイプ/疎明要請区分/疎明可否を入力し、必要な結果を素早く検索できます。

  • 帰属部署:
    • 経費の申請者が2つ以上の部署に所属されたり、個人に付与した予算がある場合、照会する内容に適した経費の帰属部署やサウォンミョンを入力して照会してください。
    • 経費申請者の経費の帰属部署が明確な場合(所属部署1個)該当部署を入力して照会してください。
  • 疎明要請日:経費管理者が精算申請者に疎明を要請した日付です。 疎明要請は、レポート > 各使用状況から可能です。
  • 証憑タイプ:法人(共用)/法人(個人)/法人(チェック)/個人カード/現金のうち、決済に使用した方式です。
  • 疎明要請区分: 休日使用/不適切経費執行/二重経費精算申請の疑いなどに該当する疎明区分です。
  • 疎明の有無:経費精算申請者が疎明要請メールを受け取り、疎明した場合は「完了」で、疎明していない場合は「未完了」件で照会することができます。

③ 精算文書番号をクリックして、経費精算申請文書を確認します。

関連情報リンク

以下のガイドで関連情報が確認できます。

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