ご利用の前に

Q. 勤怠サービスを利用したいのですが、設定方法を教えてください。

  • 「Admin」 > 「基本環境」 > 「サービス利用設定」にて勤務を'利用する'に設定すると、勤怠サービスをご利用いただけます。利用の際、管理メニューに勤怠メニューが追加され、ユーザーのマイページに出退勤タイムカードが表示されます。 設定方法は、「勤怠」サービスの利用設定ガイドをご参照ください。

Q. 勤怠サービス権限の取得方法を教えてください。

紹介

会社の勤務スタイルに合わせて出退勤記録を管理することができます。各社に合った勤務形態を作り、社員別の勤務パターンによって出退勤を記録します。社員の出退勤時刻は勤務時間と計算され、遅刻や早退、義務労働(コアタイム)を管理することができます。

勤怠管理の接続方法

  • 勤怠サービスは、画面の上段に位置するメニューを介してアクセスすることができます。
  • '勤怠'メニューは、権限のあるユーザーにのみ表示されます。

勤怠基準の設定

不在タイプの設定

会社の不在タイプを設定します。設定された項目は、不在スケジュール文書のフォームに反映されます。システムが提供する慶弔・出張の不在項目を使う時に、慶弔金や出張手当の支給のための会計処理が連動されます。

[不在タイプ設定]に移動します。 

[追加] をクリックすると、入力フィールドが生成されます。

③ 内容を書き込みます。

  • 不在項目名は、会社の内部ルールに基づいて設定することができます。
  • 理由(説明フレーズ)にフォーム作成ガイドを提供すると便利です。
  • 不在区分を選択します。 年次特別休暇は、選択された休暇区分に応じて詳細設定が可能です。
    • 「年次」 : 年次申請情報に反映されます。
    • 「特別休暇」:保健休暇、褒賞休暇、代休が提供されます。
      • 代休は基本的に提供される特別休暇であり、削除することはできません。
        • 使用有無は、「N」と表示されます。
        • 代休を「使用する」に変更すると、休日出勤は記録されず、特別休暇設定による休日勤務時間分の代休が自動的に与えられます。代休取得の変更については、会社とメンバーの合意の下で進めてください。詳しい内容については、特別休暇の設定ガイドを参照してください。
    • 「該当なし」:年次休暇の差引きや特別休暇でない場合に選択します。
  • 時間単位(終日・半日・1時間・2時間・30分)を選択します。
    • 基本的な値は、終日8時間です。 「勤怠」サービスの勤務方式別の1日所定労働時間としてみなします。例えば、所定労働時間が8時間の場合、終日は8時間であり、半日は4時間です。
    • 2時間:会社の通常の労働時間が7時間である場合には、2時間・4時間・6時間単位で不在を申込むことができます。
    • 出張、慶弔休暇は「一日」単位のみ提供されます。
    • 特別休暇の場合、時間単位設定によって特別休暇の使用方式設定に制限があることがあります。
      • 代休は時間単位の選択に応じて、特別休暇設定 > 分単位の不在切替の値が設定されます。詳しい内容については、特別休暇の設定を参照してください。
  • 労働時間に含むかどうかを選択します。該当項目は、「勤怠」サービスを使用した場合のみ公開されている項目です。を「Y」に設定した時、申請した不在時間は、通常の労働時間に含まれて計算されます。但し、休日・定休日の不在は労働時間に含まれません。
    • 代休は基本的に勤務時間に合算して提供され、変更することはできません。
  • 順番変更の矢印をクリックして、不在項目の順番を変更することができます。使用頻度の高い項目を優先順位に配置すると、使いやすいです。

「保存」 をクリックします。

代休とは?

会社と勤務者の合意に基づいて、あらかじめ休日と勤務日を交換することを意味します。休日と決まっている日に勤務をした場合、既存の勤務日の中から代休を指定できます。勤務時間は、勤労基準法で定めた法定労働時間(1日8時間、週40時間)を超えない範囲内で適用される必要があります。代休が成立するには、労働協約や就職規則における休業の根拠が必要であり、その理由と方法等の内容が明示されなければなりません。

慶弔・出張基準の管理

慶弔、出張の不在スケジュール文書の書式を活用するために休暇日、慶弔金などの基準設定が必要です。 コストが支給される場合、WORKPLACEの会計サービスとの連動で自動伝票の作成と自動承認処理が行われます。

慶弔基準の管理

会社で慶弔と認める項目を設定し、各慶弔別に慶弔主体と社員との関係に応じて提供する慶弔休暇日数と慶弔金を設定します。

[慶弔基準の管理]に移動します。

② [追加]をクリックすると、下段に入力フィールドが生成されます。

③ 慶弔区分を入力します。

④ [追加]、[削除]をクリックして、慶弔休暇及び慶弔金を支給する家族関係を設定します。

⑤ 関係別に提供する休暇日数慶弔金を入力します。

⑥ [保存] をクリックします。

出張基準の管理

出張先や職級に応じて出張手当を設定します。

[出張基準管理]に移動します。

② [追加]をクリックすると、下段に入力フィールドが生成されます。

③ 出張先、海外出張の有無、通話を入力します。

  • 出張手当の支給基準を入力します。

  • 職級の使用の有無を[Y]に設定すると、職級別に出張手当を細分化して支給することができます。

  • 日給適用の方法を設定すると、選択された方式による日給が不在スケジュール(出張)の申請時に表示されます。

    • 日給支給 方式: 出張期間のすべての期間に出張日給を支給する方式です。

    • 1泊2日以上の日給支払方式:当日出張の際には日給を支給せず、出張期間が1泊2日以上になったときに、すべての期間に出張日給を支給する方式です。

    • 開始を除く方式:出張開始日を除き、残りの期間の出張日給が支給されます。

[保存] をクリックします。

休職区分の設定

休職も人事発令項目に反映する休職項目を設定して、項目別に給与に反映の有無、勤務日数の算定の有無を設定します。使用頻度の高い項目を優先順位に配置すると便利です。勤務日数を算定する無給休暇で、実際の勤務日数が80%に満たなければ年次に認められない場合があります。

年次基準の管理

年次発生の基準を設定し、勤続年数に応じた年次日数を設定します。年次は使用日の時点で算定され、次の年度の年次を事前に発生させたり、前年度の年次を特定の時点に締め切ることができる機能を提供します。

年次発生基準の設定

[年次発生基準の管理]に移動します。

年次発生基準会計年度入社日のいずれかを選択します。基準を変更した時、今年度の年次使用履歴が初期化されます。

年次発生時点を選択します。翌年の年次を事前に申請することができるように、翌年の年次が発生する時点を設定します。

  • 年次の起算日:翌年の年次が発生した日で、この日から翌年の年次を申請することができます。
  • 年次の起算日1/2/3ヶ月前:翌年の年次が発生する日から1ヶ月・2ヶ月・3ヶ月前で、この日から翌年の年次を申請することができます。例えば、「年次の起算日1ヶ月前」に設定した場合は、翌年が始まる日(例:1月1日)の1ヶ月前の日(今年12月1日)から翌年の年次を申請することができます。
  • 入社日を基準にする会社である場合には、社員ごとに入社日を基準に毎早朝に配置(Batch)が作動して年次発生時点の設定に基づいて自動的に年次が発生されます。

年次使用の期間を選択します。既に使用した前年度の年次を年が明けた後でも申請できる範囲を指定します。この機能は、年次を先に使用してから申請を後にした場合でも申し込むことができる締め切りの設定と似ています。設定された期間内の不在スケジュールを申請することができ、また期間が経過すると、前年度の年次は申込むことができなくなります。

  • 次回の年次起算日の直前:翌年の年次が発生した前日まで「不在スケジュール>年次」を申請することができます。例えば、翌年の年次が1月1日に発生した場合、今年12月31日まで不在スケジュールを申込まなければなりません。
  • 次回の年次起算日、10日/ 1ヶ月/ 3ヶ月/ 6ヶ月/ 1年以内:次回の年次発生日以降10日以内/ 1ヶ月/ 3ヶ月/ 6ヶ月/ 1年以内に不在スケジュール>年次を申込むことができます。例えば、「次回の年次起算日10日以内」に設定した場合、翌年の年次発生日以降、10日以内に不在スケジュールを申込むことができます。

年次使用の限度を選択します。

  • 残りの年次内でのみ使用:今年の残りの年次日数に限り申請できるように制限して年次がマイナス( - )にならないようにします。
  • 制限しない:今年の残りの年次日数より多い年次を申請することができます。

⑤1年未満の年次発生の基準を選択します。

  • 一ヶ月満勤時毎に:中途入社者の年次支払を毎月の満勤時ごとに1つずつ支給します。
  • 満勤を仮定して入社した時:当該年度に満勤することを想定して、事前に当該年度の残りの期間に対する年次を一括支給します。

⑥ 勤続年数別の年次です。

  • 会計年度(01.01〜12.31)を基準に年次が発生すると年次算定は易しいが、年次退職精算時の残り日数が異なる場合があります。
  • 会社内規に基づいて、勤続年数別の年次日数を編集することができます。この場合、勤続年数に応じた発生年次が自動的に調整されます。
  • 勤労基準法に基づいて勤務期間が満2年が経過した後、3~4年目には1日、5~6年目には2日の年次が追加で発生します。
  • 会計年度基準:会計年度の毎年1月1日を基準に一律に労働者に年次休暇を付与する方式です。
  • 入社日を基準:毎年入社日に1年間の年次を付与する方式です。

アルバイト休暇基準の設定

会社がアルバイトを「使用する」に設定した場合、アルバイト社員の休暇基準を設定できます。

[年次休暇] > [年次休暇基準の管理] に移動します。アルバイト基準タブが追加されたら、タブをクリックします。

② アルバイト社員が登録されると、リストに追加されます。[修正]アイコンを押して、アルバイト社員別の休暇基準を設定します。

  • 休暇発生基準を選択します。

    • 自動発生なし:デフォルト値として表示されます。

      • 休暇を自動発生なしで設定した場合は、メンバー管理者が手動で休暇日数を調整して付与します。休暇日数の調整は、年次休暇の照会・修正の「年次休暇の調整」により行います。アルバイト社員の調整する年次休暇項目に付与する休暇日数と理由を入力して保存します。調整内訳は、年次休暇の調整内訳タブで確認できます。

  • 1か月の勤続ごとに1日:1か月の勤務満了時に1日ずつ自動付与されます。

  • 休暇の使用方式を選択します。

    • 終日・半日:デフォルト値は「終日」です。
      • 「勤怠」サービスの勤務方式別1日の所定勤務時間とみなします。例えば、所定勤務時間が8時間である場合、終日は8時間で半日は4時間です。
      • 半日に設定した場合、ユーザーは終日、午前、午後のうち選択して申請できます。
    • 2時間、1時間、30分:時間単位で休暇を使用できるように設定できます。

勤務形態設定

会社の勤務形態を設定します。[勤務管理] > [勤務形態設定]に移動します。

新規追加

[追加する]をクリックし、新しい勤務形態を生成します。

勤務形態は、'決まった時刻に出退勤'する勤務形態と、'自由に出退勤'する勤務形態とがあります。

勤務形態 適用方式
決まった時刻に出退勤 a. 曜日別
b. x日間繰り返し
c. (2周、3ヵ月)単位計画
自由に出退勤 d. 曜日別

修正/削除

修正:作られた勤務形態を修正することができます。リストから[修正する]をクリックして修正した後、[保存する]をクリックします。

  • 当日の出退勤に対する記録がある場合、修正内容の反映時点を選択するアラートが表示されます。
    • 初期化:当日出退勤をチェックした全ての社員の出退勤の記録を初期化した後、修正時点から修正内容を反映します。修正された内容が当日以後の日程(例:不在日程を申請した社員がいる場合)に影響がある場合、当該修正事項に対する処理を手動で行う必要があります。
    • 翌日反映:当日出退勤をチェックした社員の出退勤の記録に影響を与えることなく、翌日から修正内容を反映します。

  • 当日の出退勤に対する記録がない場合
    • 既に登録された勤務時間は影響を受けないが、修正した時点から対象者の出退勤方式と勤務時間が変更されることがあります。

削除:作られた勤務形態を削除することができます。但し、該当勤務形態に割り当てられている社員がいる場合は、削除ができません。

中途入社者の勤務時間の処理

  • 勤務形態が適用された後、中途入社者や勤務形態が期間内に変更された社員は、基準労働時間と最長労働可能時間を日割り計算します。
  • '決まった時間に出退勤'する勤務形態は、基準労働時間(例:1日8時間) * 勤務日数を日割り計算し、最長労働可能時間も[週最長労働可能時間(例:12時間) / 7] * 勤務日数を日割り計算します。
  • '自由に出退勤'する勤務形態は、1日標準労働時間(例:1日8時間) * 勤務日数を日割り計算し、最長労働可能時間も[1週最長労働可能時間(例:週12時間) / 7] * 勤務日数を日割り計算します。

勤務対象者設定

勤務形態別に該当する対象者を指定して社員がそれぞれの勤務パターンに合わせて出退勤できるように設定します。社内に複数種類の勤務形態が存在することができます。(例:生産部は交替勤務制、営業部はフレックスタイム制、人事部は固定勤務制)

[勤務対象者を設定する]に移動します。

[修正する]をクリックし、勤務形態別の対象者を指定します。

  • 適用日を選択します。会社は修正する勤務形態を適用するうえで、労働者代表と書面による合意のもと、勤務形態を決めることになります。通常、適用日は未来の特定日から開始されるが、必要に応じて修正内容を即時適用することも可能です。

    • 予め予約された修正事項がある場合、予約を修正することができるが、他の修正を予約することができません。予め予約された修正が適用された後、他の修正を予約することができます。
  • 勤務形態別社員をマッピングします。

    • 社員又は部署を検索して選択します。部署を選択する際、下位部署を含んで指定されます。
    • 全社員を対象に1つの勤務形態を設定したい場合、最上位部署を入力して指定することができます。この場合、新規入社者にも同じ勤務形態が即時適用されます。
    • 全社員を対象とする勤務形態が適用されたとしても、下位部署、個人に別の勤務形態を適用することができます。適用される勤務形態の優先順位は、個人>下位部署>上位部署の順です。
    • [x]をクリックすると、削除されます。
  • [確認]をクリックして保存します。適用日が当日(予め予約されている件がない際)である場合、当日の出退勤に対する記録の有無に応じて異なってきます。

    • 適用日が当日である場合

      • 当日の出退勤に対する記録がある場合

        • 初期化:当日出退勤をチェックした全ての社員の出退勤の記録を初期化した後、修正時点から修正内容を反映します。修正された内容が当日以後の日程(例:不在日程を申請した社員がいる場合)に影響がある場合、当該修正事項に対する処理を手動で行う必要があります。
        • 翌日反映:当日出退勤をチェックした社員の出退勤の記録に影響を与えることなく、翌日から修正内容を反映します。

      • 当日の出退勤に対する記録がない場合
      • 既に登録された勤務時間は影響を受けないが、修正した時点から対象者の出退勤方式と勤務時間が変更されることがあります。
    • 適用日が未来の特定日である場合

      • 指定した日の夜明けに修正内容が自動的に適用されます。

③ 勤務形態別にマッピングされた社員リストを確認します。

勤務状況照会設定

全社或いはユーザー本人所属の組織(兼任を含む)の出退勤状況及び勤務状況をユーザー画面から照会することができます。部署長或いは特定のユーザーにのみ社員の勤務記録を共有することができます。本設定ページでは、出退勤状況と勤務状況メニューの照会範囲と権限を設定します。

出退社状況

[勤務状況照会設定]に移動します。

出退社状況を選択します。

照会範囲を設定します。設定された照会範囲は、[マイページ] > [勤務管理] > [出退社状況]にてユーザーが確認できる社員の範囲を意味します。

  • 全社:会社の全社員の出退勤状況を照会します。
  • 自分の組織:ユーザーの所属する組織の出退社状況を照会します。
  • [管理] > [構成員] > [基本情報設定]にて、部署を'使用しない'に設定する際、照会範囲設定領域は表示されません。

照会権限を設定します。設定された照会権限に応じて、ユーザーメニュー領域に出退社状況メニューを表示するか否かが決まります。

  • 全ユーザー:全ユーザーに[出退社状況]メニューが表示されます。勤務管理者の設定した照会範囲内の出退社状況を照会することができます。

  • 部署長:部署長にのみメニュー領域に[出退社状況]メニューが表示されます。

  • 一部のユーザー:社員名/部署の検索ウィンドウから社員或いは部署で検索し、リストに追加してリストに追加された社員/部署にのみメニュー領域に[出退社状況]メニューが表示されます。

勤務状況

[勤務状況照会設定]に移動します。

勤務状況を選択します。

照会範囲を設定します。設定された照会範囲は、[マイページ] > [勤務管理] > [勤務状況]にてユーザーが確認できる社員の範囲を意味します。

  • 全社:会社の全社員の勤務状況を照会します。
  • 自分の組織:ユーザーの所属する組織の勤務状況を照会します。
  • [管理] > [構成員] > [基本情報設定]にて、部署を'使用しない'に設定する際、照会範囲設定領域は表示されません。

照会権限を設定します。設定された照会権限に応じて、ユーザーメニュー領域に出退勤状況メニューを表示するか否かが決まります。

  • 全ユーザー:全ユーザーに[勤務状況]メニューが表示されます。勤務管理者の設定した照会範囲内の勤務状況を照会することができます。
  • 部署長:部署長にのみメニュー領域に[勤務状況]メニューが表示されます。
  • 一部のユーザー:社員名/部署の検索ウィンドウから社員或いは部署で検索し、リストに追加してリストに追加された社員/部署にのみメニュー領域に[勤務状況]メニューが表示されます。

締切管理

出退勤記録を通じた勤務時間は、個々人の給与に関わる重要な情報です。社員の延長勤務、休日勤務状況を正確に把握し、手当に適用させようとする場合、出退勤記録を締め切り(Closing)を行う過程が必要です。

WORKPLACEでは、締切機能を利用することで、締切日までの出退勤記録を修正することができないようにする機能を提供しています。

[締切管理]に移動します。

[締切を追加する]をクリックし、締切日程を作成します。

③ ポップアップで締切日と確定期間を入力し、確認をクリックします。締切は、会社の定めた算定単位で実行します。決まった時刻に出退勤である場合、1週単位、自由に出退勤である場合、1ヵ月単位を基本設定として算定単位が定義されています。

  • 締切日:一定期間(例:月単位締切、週間単位締切など)の出退勤時間など、勤務内容に対する修正を締め切る日付です。締切日は、本日以後の日に入力することができません。締切日が作られると、ユーザーに即時確認の通知メールが送信されます。
  • 確定期間:締切日に対する通知を受けた後、ユーザーが締切日までの出退勤内容を確認して確定する期間です。確定期間は、本日以前の日になることはできません。確定期間までユーザーが確定しなければ、出退勤状況及び勤務状況画面で締切ボタンが消えます。但し、勤務管理者は、確定期間によらず手動で確定することができます。
  • 締切日程が作られると、締切日~確定日の間、ユーザーの[マイページ] > [出退勤状況]及び[マイページ] > [勤務状況]画面に'xxxx年xx月xx日までの勤務確定'が表示され、確定後は、締切日以前の記録を修正することができません。

[修正する]をクリックして作られた締切日及び確定期間を修正することができます。確定期間は、本日以前の日に修正することができません。修正後に保存する際にも、ユーザーに即時確定の通知メールが送信されます。たった1人の社員でも勤務確定をした場合は、締切日の修正はできません。

削除:作られた締切日程に対して1人の社員でも勤務確定をした場合には削除することができません。

個人別締切状況タブをクリックし、ユーザー別の締切状況を確認します。

  • 締切日別に社員の確定状況や社員名で検索して照会することができます。
  • 確定期間内の勤務内容の締切をしていない社員は、管理者が代わりに確定をしなければならないため、'確定していない社員のみを表示する'にチェックして未確定社員を確認します。
  • 未確定社員を選択した後、[勤務確定]をクリックして勤務を確定します。
    • 未確定社員に処理中の文書がある場合、勤務を確定することができません。
    • 締切に関連するテンプレートは、締切期間の含まれた勤務結果申請及び不在日程申請(勤務時間の合計'Y')文書です。
    • 処理中の文書が完了した後、勤務を確定することができます。
    • 管理者が勤務確定の際、ユーザー画面に'xxxx年xx月xx日までの勤務を確定する'ボタンが消えます。
  • ダウンロードボタンをクリックし、社員の勤務確定の詳細をExcelファイルでダウンロードすることができます。
  • 勤務を確定した後は、確定日以前の日付による勤務結果の申請及び不在日程の申請を行うことができません。

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