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組織連動

組織連動とは、顧客企業の組織情報や社員情報をWORKPLACEの組織情報と同期させる作業を意味します。 連動可能な組織情報は社員の属性をなす雇用形態、職級、役職、事業場、部署、社員番号、追加情報、休職区分と社員情報です。組織連動作業が完了すると、顧客企業の企業情報システムの組織および社員情報の変動事項をWORKPLACEから追加的に変更しなくても自動的に反映されます。

Step 1. データ移管

Legacyの基本的な情報をWORKPLACEと同期させておくと連動が容易です。

「WORKPLACE メンバー> データ移管」メニューに移動し、会社組織の基本情報、追加情報、社員情報を取得します。 データ移管についての詳しい説明はユーザーガイドを参照してください。

Step 2. Developers 各項目連動設定

雇用形態の連動

「WORKPLACE Developers > 組織連動 > 雇用形態」を選択します。

② 設定選択のデフォルト値はOFFで、クリックしてONに設定します。

  • 雇用形態の連動の「ON」を設定時、WORKPLACEメンバー > [メンバー情報] > [基本情報設定]の雇用形態情報が自動的に表示されます。
  • 雇用形態の連動「ON」を設定すると、WORKPLACEの基本情報設定画面で雇用形態は照会だけ可能で、追加/削除/順序変更/保存/キャンセルボタンは表示されません。 連動によるWORKPLACE画面の変更事項は「連動によるWORKPLACE画面の変更事項」で確認可能です。 雇用形態の追加や削除、修正を希望する場合、顧客企業の企業情報システムで進めます。
  • 雇用形態の連動が不要な場合、設定の選択を「OFF」状態に変更します。

③ WORKPLACEと企業情報システムの雇用形態を連動します。

  • External Key マッピングをします。

    • まず、ダウンロードボタンをクリックして様式をダウンロードします。 エクセル様式に各雇用形態のExternal Keyを入力し、ファイル添付ボタンをクリックしてアップロードします。 アップロードに成功すると、画面のキー値が設定されます。
  • 雇用形態連動APIガイドを参照し、職級情報を連動します。

職級連動

「WORKPLACE Developers > 組織連動 > 職級」を選択します。

② 設定選択のデフォルト値はOFFで、クリックしてONに設定します。

  • 職級連動の「ON」を設定時、WORKPLACEメンバー > [メンバー情報] > [基本情報設定]の役職情報が自動的に表示されます。
  • 職級連動の「ON」設定時、WORKPLACEの基本情報設定画面で、職級は照会のみ可能で、追加/削除/順序変更/保存/キャンセルボタンは表示されません。 連動によるWORKPLACE画面の変更事項は「連動によるWORKPLACE画面の変更事項」で確認可能です。 職級の追加や削除、修正を希望する場合、顧客企業の企業情報システムで進めます。
  • WORKPLACEの基本情報設定画面に職級を「使用しない」に設定したり、職級を「使用」に設定しましたが、入力された職級情報がない場合、役職連動を「ON」してもデータは表示されません。
  • 職級に対する連動が不要な場合、設定の選択を「OFF」に変更します

③ WORKPLACEと企業情報システムの職級を連動します。

  • External Keyマッピングをします

    • まず、ダウンロードボタンをクリックして様式をダウンロードします。 エクセル様式に各職級のExternal Keyを入力し、ファイル添付ボタンをクリックしてアップロードします。 アップロードに成功すると、画面のキー値が設定されます。
  • 職級連動APIガイドを参照し、職級情報を連動します。

役職連動

「WORKPLACE Developers > 組織連動 > 役職」を選択します。

② 設定選択のデフォルト値はOFFで、クリックしてONに設定します。

  • 役職連動の「ON」を設定すると、WORKPLACEメンバー > [メンバー情報] > [基本情報設定]の役職情報が自動的に表示されます。
  • 役職連動の「ON」を設定すると、WORKPLACEの基本情報設定画面で役職は照会のみ可能で、追加/削除/順序変更/保存/キャンセルボタンは表示されません。 連動によるWORKPLACE画面の変更事項は「連動によるWORKPLACE画面の変更事項」で確認可能です。 役職の追加や削除、修正を希望する場合、顧客企業の企業情報システムで進めます。
  • WORKPLACEの基本情報設定画面に役職を'使用しない'に設定したり、役職を'使用'に設定しても、役職情報がない場合、役職連動をONにしても表示されません。
  • 役職への連動が不要な場合、設定の選択を「OFF」に変更します。

③ WORKPLACEと企業情報システムの役職を連動します。

  • External Key マッピングをします

    • まず、ダウンロードボタンをクリックして様式をダウンロードします。 エクセル様式に各役職のExternal Keyを入力し、ファイル添付ボタンをクリックしてアップロードします。 アップロードに成功すると、画面のキー値が設定されます。
  • 役職連動APIガイドを参照し、役職情報を連動します。

事業場連動

「WORKPLACE Developers > 組織連動 > 事業場」を選択します。

② 設定選択のデフォルト値はOFFで、クリックしてONに設定します。

  • 事業場連動の「ON」を設定すると、WORKPLACE Admin> [基本環境] > [事業場管理]の事業場情報が自動的に表示されます。
  • 事業場連動の「ON」を設定すると、WORKPLACEの事業場管理画面で事業所は照会だけ可能で、[追加]/[削除]/[保存]/[キャンセル]ボタンは表示されません。 連動によるWORKPLACE画面の変更事項は「連動によるWORKPLACE画面の変更事項」で確認可能です。 事業場の追加や削除、修正を希望する場合、顧客企業の企業情報システムで行います。
  • 事業場連動が不要な場合、設定の選択を「OFF」状態に変更します。

③ WORKPLACEと企業情報システムの事業場を連動します。

  • External Keyマッピングをします。

    • まず、ダウンロードボタンをクリックして様式をダウンロードします。 エクセル様式に各部署のExternal Keyを入力し、ファイル添付ボタンをクリックしてアップロードします。 アップロードに成功すると、画面のキー値が設定されます。
  • 事業場連動APIガイドを参照し、事業場情報を連動します。

部署連動

「WORKPLACE Developers > 組織連動 > 部署」を選択します。

② 設定選択のデフォルト値はOFFで、クリックしてONに設定します。

  • 部署連動の「ON」設定時、WORKPLACE メンバー > [組織情報] > [組織図] の部署情報が自動的にリストに表示されます。
  • 部署連動の「ON」を設定すると、WORKPLACEの組織も画面で部署は照会だけ可能で、追加/削除/順序変更/保存/キャンセルボタンは表示されません。 連動によるWORKPLACE画面の変更事項は「連動によるWORKPLACE画面の変更事項」で確認可能です。 部署の追加や削除、修正を希望する場合、顧客企業の企業情報システムで進めます。
  • 部署連動の必要がない場合、設定の選択を「OFF」に変更します。

③ WORKPLACEと企業情報システムの部署を連動します。

  • External Key マッピングをします。

    • まず、ダウンロードボタンをクリックして様式をダウンロードします。 エクセル様式に各部署のExternal Keyを入力し、ファイル添付ボタンをクリックしてアップロードします。 アップロードに成功すると、画面のキー値が設定されます。
  • 部署連動APIガイドを参照し、部署情報を連動します。

社員連動

「WORKPLACE Developers > 組織連動 > 社員」を選択します。

② 設定選択のデフォルト値はOFFで、クリックしてONに設定します。

  • 社員連動の「ON」設定時に、WORKPLACE メンバー> [ユーザー管理] > [ユーザー管理]に登録されている社員名とログインIDが自動的に表示されます。
  • 社員連動の「ON」設定時、WORKPLACEの社員管理画面で社員は照会だけ可能で、追加/一括追加/使用状態変更/招待メールの再送信ボタンは表示されません。 連動によるWORKPLACE画面の変更事項は「連動によるWORKPLACE画面の変更事項」で確認可能です。 社員の追加は、顧客企業の企業情報システムで行います。
  • 社員連動の「ON」設定時、WORKPLACEの社員基本情報タブで社員情報は照会のみ可能で、情報の修正や削除は使用できません。 社員情報の修正や削除は、顧客企業の企業情報システムで行います。
  • 社員連動の必要がない場合、設定の選択を「OFF」に変更します。 ただし、OFFに変更すると、追加情報連動に影響がある場合があります

③ WORKPLACEと企業情報システムの社員情報を連動します。

  • External Key マッピングをします。

    • まず、ダウンロードボタンをクリックして様式をダウンロードします。 エクセル様式に各社員のExternal Keyを入力し、ファイル添付ボタンをクリックしてアップロードします。 アップロードに成功すると、画面のキー値が設定されます。
  • 社員連動APIガイドを参照し、社員情報を連動します。

社員番号の連動

① WORKPLACE メンバー > [メンバー情報] > [社員番号管理]で、社員の社員番号を先に入力します。 あるいは、[基本情報設定]の社員番号 > "社員番号自動付与"機能で自動的にセットします。 社員番号設定に対する説明はユーザーガイドを参照してください。

'WORKPLACE Developers > 組織連動 > 社員番号連動'を選択します。

③ 設定選択のデフォルト値はOFFで、クリックしてONに設定します。

  • 社員番号連動「ON」を設定すると、WORKPLACE メンバー > [人事情報] > [社員番号管理]で社員番号は照会だけ可能で修正できません。 メンバー> [メンバー情報] > [基本情報管理]の"社員番号自動付与"部分は無効になります。 連動によるWORKPLACE画面の変更事項は「連動によるWORKPLACE画面の変更事項」で確認可能です。 社員番号の変更を希望する場合、顧客企業の企業情報システムで行います。

  • 社員番号の連動が不要な場合は、設定の選択を「OFF」状態に変更します。

④ 「社員番号を自動付与」するかどうかを設定します。

  • 自動付与を希望しない場合、OFFに設定し、社員番号連動APIガイドを参照して社員番号を連動します。
  • 自動付与を希望する場合は、ONに設定および自動付与ルール(区分名、長さ)を設定後、社員番号連動APIガイドを参照し、社員番号を連動します。

追加情報連動

比較的大規模なLegacyや様々な社員属性情報を運営してきた会社の場合、その様々な項目をWORKPLACEとの連動が必要になります。 例えば、機能別権限や業務属性、勤務地域などのように、WORKPLACEの基本情報で管理されていない項目は、追加情報として管理することができます。

「WORKPLACE Developers>組織連動>追加情報」を選択します。

② 設定選択のデフォルト値はOFFで、クリックしてONに設定します。

  • 追加情報を連動する前に、まず社員連動ONである必要があります。
  • 追加情報「ON」を設定時、WORKPLACE メンバー > [メンバー情報] > [追加情報設定]のデータが表示されます。
  • 追加情報「ON」を設定する際、WORKPLACE メンバー>[メンバー情報]>[追加情報設定]では照会のみ可能で、追加·削除機能は使用できず、追加情報管理は顧客企業の企業情報システムで行います。 連動によるWORKPLACE画面の変更事項は「連動によるWORKPLACE画面の変更事項」で確認可能です。
  • 追加情報の連動が不要な場合、設定の選択を「OFF」に変更します

③ WORKPLACEと企業情報システムの追加情報を連動します。

  • External Key マッピングをします

    • まず、ダウンロードボタンをクリックして様式をダウンロードします。 エクセル様式に各追加情報のExternal Keyを入力し、ファイル添付ボタンをクリックしてアップロードします。 アップロードに成功すると、画面のキー値が設定されます。
  • 追加情報連動APIガイドを参照し、追加情報を連動します。

休職区分連動

「WORKPLACE Developers>組織連動>休職区分」を選択します。

② 設定選択のデフォルト値はOFFで、クリックしてONに設定します。

  • 休職区分「ON」設定時、WORKPLACEメンバー > [メンバー情報] > [休職区分設定]のデータが表示されます。
  • 休職区分「ON」設定時、WORKPLACEメンバー>[メンバー情報]>[休職区分設定]では照会だけ可能で追加/削除機能は使用できず、追加情報の管理は顧客企業の企業情報システムで行います。 連動によるWORKPLACE画面の変更事項は「連動によるWORKPLACE画面の変更事項」で確認可能です。
  • 追加情報の連動が不要な場合、設定の選択を「OFF」状態に変更します。

③ WORKPLACEと企業情報システムの追加情報を連動します。

  • External Key マッピングをします。
    • まず、ダウンロードボタンをクリックして様式をダウンロードします。 エクセル様式に各追加情報のExternal Keyを入力し、ファイル添付ボタンをクリックしてアップロードします。 アップロードに成功すると、画面のキー値が設定されます。
  • 休職区分連動APIガイドを参照し、追加情報を連動させます。

組織連動配置の流れ

両システム間の組織情報が連動した後、各項目ごとの配置作業により同期化を進めます。

組織連動は、事業場-雇用形態-役職-部署-社員-追加情報の順で仕事(Day)単位の配置を実行することを推奨します。 各段階で失敗した場合、ロールバックプロセスは顧客企業の社内ポリシーに合わせて適用するようにします。 ただし、一つのステップの中で一部が失敗したとき(組織の一部が失敗)は継続して行い、一つのステップ全体が失敗した場合(組織全体が失敗)、配置を中断することを推奨します。

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