始める前に
Q. 不在の申込みを行わなければならないが、WORKPLACE接続が困難な状況です。
- WORKPLACEは人事管理による不在申込みを提供しています。不在の申込みの作成が困難な場合は、人事管理者に依頼してください。
Q. 保存したワークフローに問題があり、文書を取消ししたいです。
- 処理の進行状況に応じて文書を取消しする方法が異なります。もし保存された文書に、[削除]ボタンがある場合は、直接取消しができます。処理済みの文書の場合は、各管理者に取消しの依頼をする必要があります。
Q. 文書を作成中ですが、不在項目の選択に必要な項目が表示されません。
- 書式で提供される詳細項目である不在項目、慶弔区分、証明タイプなどは人事/コスト管理者が設定したとおりに提供されます。不在日程と証明書は人事管理者に、費用精算の申込みはコスト管理者にお問い合わせください。画面の下部に'お問い合わせ'を利用すると便利です。
紹介
WORKPLALCEのワークフロー文書作成と取消し方法をワークフロープロセスに従って説明します。
- 'マイスペース'の作成するで、ワークフロー書式を選択して、文書を作成します。文書作成の理解を助けるために休暇、慶弔、出張、費用計画、費用精算、証明書、勤務結果の申込みなどの詳細な作成方法を提供しています。
- 文書処理に必須的に含まれるべき対象はワークフロー管理者により設定されて提供されます。基本設定の対象は削除できません。文書の作成者と処理する人によって処理者の追加及び処理順番の変更はできます。
- 共有の設定は、文書の作成者と処理する人みんな自由に修正可能であり、文書を最後に処理した人の設定値で共有されます。処理完了後は、設定の変更は不可であり、一部共有に設定された文書の場合のみ共有者を追加できます。'WORKPLACEを使用する > 共有する'を参照してください。
- 進行中の文書は、最初の決裁者が同意する時までは削除ができます。処理する人の中に一人でも処理を完了したか文書が完了した場合は、'ワークフローのドキュメントの取消し'を参照してください。
ワークフロー文書の作成
Step 1. ワークフロー書式の選択
画面の左側の[文書作成]メニューをクリックして、文書の書式画面に移動します。
WORKPLACEでデフォルトで提供される書式は不在日程/証明書の申込み/勤務計画と結果の申込み/費用の計画と精算の申込み/一般書式があります。勤務/費用書式の一部は、管理者がアクティブに変更した場合のみ公開されます。会社運営に必要な追加の書式は、管理者により作られ使用することができます。作成書式を選択します。
あるいは私のスペースに書式に移動カードが設定されている場合の書式を選択します。書式に移動は休暇、出張、外勤あるいは費用精算申込みなど使用頻度の高い書式をホーム画面に個人が直接設定することができます。設定方法は、私のスペースの紹介を確認してください。
- 一般：会社の同意が必要または共有が必要な業務に使用する書式です（例：教育の申込み、備品の申込み、事業関連）。
- 不在日程：休暇、慶弔、出張、外勤、在宅勤務など、すべての不在を処理する書式です。
- 証明書申請：会社から発行される様々な証明書発行の申込みに使います。
- 費用計画申請：使用経費の計画を申込む書式です。参加者に事前に支出計画を共有することができます。
- 費用精算申請：業務上支出した経費を申込む書式です。法人カード、個人カード、現金などを証拠として使われた経費を精算することができます。カード会社と連動した場合は、承認されたカードの内訳で迅速に精算することができます。費用計画が作成された場合、処理された計画文書情報に基づいて精算申込みをすることができます。
- 勤務計画申請：休日/定休日に勤務計画があるか労働日に時間外勤務をする場合は、事前に勤務計画の申込み書式介して勤務計画を登録します。勤務計画を登録していない日付に勤務結果を申込むことはできません。
- 勤務結果申請：出退勤の記録の変更を申請したり労働日に延長勤務または休日に勤務した場合、時間外勤務を労働時間に認められるための書式です。処理する人が'同意'する前であっても、文書を保存すると勤務状況に反映され、'拒絶'すると反映内容が取消しされます。
Step 2. 内容の作成
選択した書式の作成画面に移動し内容を作成します。
- 書式を活用したCaseで休暇、慶弔、出張、费用精算の申込み、费用計画の申込み、証明書、勤務計画の申込み、勤務結果の申込み事例の活用方法を詳しく説明しています。
ファイル添付：文書作成の際、関連ファイルの添付が必要な場合は添付します。マウスでファイルをドラッグ＆ドロップして添付することができます。
関連文書の検索：文書作成の際、作成者に関連するすべての文書のリストの中で関連文書を検索し、添付することにより、文書の処理に助けを得ることができます。
- [関連文書]ボタンをクリックします。
- ポップアップで関連付けられた文書を選択します。
- 関連文書を添付すると、現在作成中の文書の処理者に関連文書の検索権限が与えられて、内容の参照ができます。
説明領域：文書作成の注意事項などの説明が表示される領域であり、ワークフロー管理者が設定します。詳細については、説明領域管理ガイドを参照してください。
Step 3. 処理する人を選択
① 担当者を指定をクリックします。
② 編集：処理する人を追加するには、編集をクリックします。 ③ 社員名を入力して処理する人を検索して選択します。処理する人のリストに追加されます。
- WORKPLACEをグループ会社の形で利用する場合、グループ社のすべての社員を処理する人に選択することができます。詳細については、グループ社ガイドを参照してください。
④ 自動同意：処理する人の中に自動的に同意する人を選択します。
- 自動同意によって処理される場合は、処理する人としては残っているが同意する必要はありません。
- 自動同意処理された社員には、自動的に同意された案内が提供されます。
- 自動同意は、一般的な決裁サービスの'参照決裁'と同じであり、決裁ラインにあるが、同意（承認）業務はしていない場合に活用することができます。
⑤ 削除：処理する人から除外するには処理する人のリストから選択を解除した後、確認ボタンをクリックして保存します。
⑥ 順番の変更：処理する順番を変更するには、処理する人のリストから順番を変更したい社員を選択し、矢印ボタンを利用して順番を変更します。
⑦ [確認]をクリックして処理する人の編集を保存します。
Step 4. 共有設定
① 担当者を指定をクリックします。
② 現在、設定されている共有設定値が表示されます。
③ 共有値を選択します（全体共有/一部共有/共有しない）。
- 共有値は、文書の最後の処理者が設定した共有値で共有されます。
- WORKPLACEをグループ会社の形で利用する場合、グループ社のすべての社員と共有することができます。共有値の選択は、グループ社ガイドを参照してください。
④ 一部共有を選択した場合、共有対象を選択するための検索ウィンドウがアクティブになります。
- 共有する組織名または社員名で検索することができます。
- 組織名で検索した場合、組織員が共有対象リストに追加されます。
- 共有する組織に下位組織を含みたい場合、'下位組織を含む'にチェックすると下位組織の組織員までみんなを共有対象に追加することができます。
- 追加された共有者の通知画面に通知が生成されます。
- 完了した文書の共有設定は変更ができないが、一部共有の場合、共有者を追加することができます。
Step 5. 保存する
すべての項目の作成と設定が完了したら、[保存]ボタンをクリックします。
- [一時保存]ボタンを押すと、一時的に保存文書が最大10件まで保存されます。
- 文書を一時的に保存する際、処理する人と共有設定は一時的に保存時点のユーザー情報として保存されます。
- 保存の前に確認ページが表示されます。作成者または決裁する人の後ろに誰が処理するか、文書が完了になると、誰に共有したかをもう一度確認することができます。
Step 6. 進行中の文書
① 進行中の文書は、[進行中文書]で確認できます。
② 処理状態は処理予定/要処理/処理済みと区切られます。
- 処理予定：あなたが処理する人に含まれており、まだ処理順番が到来していない文書です。あなたの処理順番になると、要処理に変更されます。私のスペース > ToDo領域に通知が生成されます。
- 要処理：あなたが処理すべきの文書です。私のスペース > ToDo領域に通知が生成されます。処理後には、処理済みの状態になります。
- 処理済み：あなたが処理完了した文書です。次の人に番が来た状態です。
③ 処理する人では、処理する人の名前と現在の進行状況を視覚的に転送します。
Step 7. 文書の完了
文書の処理が完了または拒絶されると、通知画面で通知内訳を確認することができ、通知メールが送信されます。完了した文書は、[私のスペース] > [完了した文書]に保管され、ワークフロー書式に従って[勤務管理] > [私の不在記録]または[费用管理] > [费用計画状況]、[费用精算状況]に文書の内容が反映されます。
① [完了した文書]画面で完了された文書の処理状況（完了、拒絶）を確認することができます。
② 文書の処理が完了になると、通知画面に通知が生成され、通知メールが送信されます。ホーム画面の今週の通知内訳カードをクリックして確認します。
③ 私の不在記録画面で私の残りの有給日と不在日程の共有の内訳を確認することができます。
不在日が到来していない不在日程の文書の'処理委託'または'不在メッセージ'の設定を私の不在記録画面で変更することができます。
同じ日に他の不在日程がある場合には、委任事項と不在メッセージ送信が最新の登録情報になります。
不在メッセージと委任の設定は、文書の作成時点で登録されます。
④ 費用計画状況画面で費用計画の申込みの処理状態を確認することができます。
⑤ 費用精算状況画面でコスト精算の申込みの概要と処理状況（申込み/完了/支払い/拒絶）を確認できます。
- 申込み：文書の処理する人によって処理が進行中の状態です。
- 完了：文書の処理が完了した状態で、会計で支払い処理を検討中です。
- 支払い：会計で使用経費の支払いを確定し、出金伝票を作成した件です。実の支給時点とは異なる場合があります。
- 拒絶：処理する人が'拒絶'の意思を明らかにした件です。
文書の取消し
ワークフローの進行状況に応じて文書を取消しする方法が異なります。[進行中文書]で進行状況を確認し、状況に応じたガイドを参照してください。
- 処理する人の中の最初の処理する人が文書処理する前の場合：文書を開い削除をクリックして、文書を取消しします。処理する人が処理を行った場合には、[削除]ボタンは消えます。
- 処理する人によって処理中：[進行中文書]で、現在の順番の処理者を確認します。名前が強調表示に見えます。そのユーザーに個別に'拒絶'の処理を依頼します。
- 文書処理が完了になった場合：[進行中文書]で文書を見つけることができない場合は、文書が完了されたことです。ワークフロー書式に従って'不在日程'は人事管理者に、'勤務結果の申込み'は勤務管理者に、'コスト精算の申込み'はコスト管理者に文書の取消しを依頼します。
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