始める前に

Q. 休暇期間中に決裁処理が難しいです。処理する方法はありますか?

  • 不在日程を作成する時に委任者を設定してください。本人の不在期間中に指定された委任者に処理申請が渡されます。委任によって、文書処理済みになっても処理を閲覧することができます。WORKPLACE[Collabo]商品のユーザーの場合、不在通知メールを利用することが可能であり、不在の際も迅速な業務処理ができます。

Q. 決裁者として委任されたユーザーが不在の状態になると、委任の設定が取消になりますか?

  • 委任者として指定されたユーザーが不在の場合、文書の進行状況をワークフロー管理者が把握して担当者を委任することができるように自動的にワークフロー管理者に渡されます。

Q. 'Reports To'とは何ですか?

  • 報告対象を意味する言葉で、業務報告をする上位社員をReports Toで表現し、Reports To(person)を省略して呼びます。個人の間で報告ラインで組織を構成する場合、社員別にReports Toを設定し、これを活用した自動決裁ラインを作ることができます。2人以上のReports Toの設定が可能であり、マトリックス組織での利用率が高く、文書処理の際、より適切な処理者を選択して、ワークフローを進行することができます。

Q. 文書処理の委任を受けたけど、次の処理者が私のManagerではありません。

  • ワークフロー処理の委任を受けた場合、委任を受けた社員は席を外した社員の代わって文書処理をしているので、次の処理者は席を外した社員のManager(Reports To)になります。もし席を外した社員のReports Toが2人以上であれば委任を受けた者が代わりに選択しなければなりません。

紹介

文書処理申請は私のスペース > TODOの通知またはメールを介して伝達されます。ウェブ、モバイル、メール画面で迅速な意思決定と文書処理が可能です。このセクションでは、Webとメールでのワークフロー処理方法を説明します。

モバイルでの文書の処理方法は、Webと同じで、詳細な説明は、'WORKPLACEモバイル > 文書処理'を参照してください。

ワークフロー処理のプロセス

ワークフローで同意拒絶委任する

Step 1. ワークフロー処理申請を受信

  • 私のスペース(TODO)の通知
    • ワークフロー処理申請を受信すると、私のスペース > TODO領域に通知が生成されます。
    • 通知をクリックすると、そのワークフロー文書に移動します。
    • WORKPLACEをグループ会社の形で利用する場合、要処理文書領域に元所属会社の社員とグループ社の他社の社員が処理申請された文書と一緒に表示されます。'私のスペース > TODO'の説明は、グループ社ガイドを参照してください。
  • メール通知
    • ワークフロー処理申請メールが送信されます。メール画面で文書の内容を確認し、処理(同意/拒絶/委任)ができます。
    • 文書に移動ボタンをクリックすると、WORKPLACEに移動して、ワークフローの文書を確認することができます。
  • モバイルPush通知
    • ワークフロー処理申請を受信すると、WORKPLACEモバイルアプリを使用している場合、Push通知が送信されます。
    • モバイルでPushをクリックすると、該当の文書に移動して、ワークフロー文書を確認することができます。

Step 2. 内容の検討

① ワークフロー文書の内容が見えます。

EDITアイコンをクリックして処理する人を追加または削除することができます。

  • 管理者が決裁ラインを'N回目のReports To'に設定した場合、そして作成者に2人以上のReports To(Manager)が存在する場合、必ず一人を選択する必要があります。

処理意見を入力する領域です。処理意見は文書の作成者と処理者のみんなが閲覧できます。

④ 設定されている共有範囲を確認したり、共有範囲を変更することができます。

印刷をクリックして、文書を印刷します。

Step 3. ワークフローの処理

同意/拒絶/委任のうち、いずれかのボタンをクリックして、ワークフローを処理します。

  • 同意:文書の内容を承認します。
  • 拒絶:文書の内容を拒絶します。
  • 委任:ワークフロー処理を他の社員に委任します。

② 処理委託が必要になる場合、委任をクリックして、委任先を検索して選択します。

  • 委任先にワークフロー処理申請の通知メールが配信され、委任先の私のスペース > TODO領域にワークフロー処理申請の通知が生成されます。
  • ワークフローの進行状況は、委任先と委任元のみんなが[進行中文書]で確認できます。
  • ワークフローが完了になると、委任先と委任元のみんなの通知画面に通知が送信されます。

自動同意で処理される場合、処理者には残るが別に同意する必要はありません。

  • 自動同意処理を設定した社員には、自動的に同意されたと案内が提供されます。
  • 自動同意は、一般的な決裁サービスの'参照決裁'と同じで、決裁ラインにいるが、同意(承認)業務はしない場合に活用することができます。

④ 該当の文書の決裁ラインが'N回目のReports To'に設定された場合、次の処理者が2人以上もいることがあります。処理の委任を受けた場合、'Reports Toを選択'で文書の処理に適した処理者を委任先として選択する必要があります。

要処理文書が費用精算の申込みあるいは費用計画の申込み文書である場合、そして会社の監査規則に違反する内容が含まれてる場合、完了した文書照会画面で監査違反アイコンが表示され、処理する前にクリックして内容を事前に確認します。監査違反アイコンは、文書処理の段階のみで表示され、処理の完了後には表示されません。

Step 4. ワークフローの完了

  • ワークフローが完了になると、文書の作成者と管理者の両方の通知画面に通知が送信されます。
  • ワークフロー文書は、すべての文書または完了した文書から確認できます。

Step 5.共有

  • ワークフロー完了の件は最新の共有ニュースに共有されます。全体の共有がない場合は、ロックの形で区分されます。
  • 社員は最新の共有ニュースで文書を閲覧して共有意見を作成することができます。文書閲覧やコメントの作成が可能かどうかは、共有設定によって異なります。詳細については、'WORKPLACEを使用する > 共有する'ガイドを参照してください。
  • 今日の時点で確認する必要がある情報を中心に並び替えされます。

関連情報に移動

下のガイドで関連情報を確認することができます。

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