始める前に

Q. 文書箱の文書を削除することができますか?

  • WORKPLACEで生成されたすべての文書は、アーカイブされ、ユーザー自らの削除はできません。唯一の削除が可能な場合は、文書の処理者の中で一人も処理しなかった場合にのみ削除することができます。文書箱の文書は、ワークフロー管理者が文書の'示す'/'隠す'機能を利用して、ユーザーと管理者の画面全体で見えないように処理することができます。

Q. 文書の処理が進行中ですが、内容を少しだけ変えたいです。文書の内容を修正することができますか?

  • 登録された文書は修正が難しいです。処理中の文書の内容の修正が必要な場合、次の処理者に'拒絶'処理をしてもらった後、新たに文書を作成する必要があります。決裁文書は企業の重要な情報として活用されるので、もし処理中の文書を修正可能にすると、修正と決裁が同時に行われることができ、混乱状態になります。

文書箱の紹介

WORKPLACEワークフロー文書の処理状況に応じて、すべての文書/進行中文書/完了した文書文書に自動的に分類されて保管されます。WORKPLACE左側のメニューから、それぞれの文書箱に移動可能であり、文書箱別に検索機能を提供します。

すべての文書

  • 私が作成した文書、処理する人に含まれている文書、そして共有された文書を確認し、印刷することができます。
  • 最新の共有ニュースに過去/現在の時点で表示されるすべての文書を参照することができます。

進行中文書

  • 私が作成した文書、処理する人に含まれている文書の中、ワークフローが進行中である文書の進捗状況を確認します。
  • ワークフローの状態は、処理予定/要処理/処理済みと区切られます。
  • 検索領域でのワークフローの状態を処理済みで検索すると、処理する人に本人が何度も含まれている場合、'処理予定'状態の文書が照会されることがあります。
  • 処理する人でワークフローの進行状況が視覚的に表現されて、ワークフローの進行状況を迅速に把握することができます。
  • 処理する人のラインの内、ユーザーが画面よりも長い場合、ワークフローラインの右側に折り畳みボタンが生成されます。折り畳みボタンをクリックして、ワークフローラインのすべての処理者を確認することができます。

  • 処理済み:ワークフロー処理後、次の処理者にワークフローが渡された状態です。
  • 要処理:ワークフロー処理をする必要がある文書です。マイスペース > TODO領域でも確認できます。要処理文書を処理すると処理済みに変更されます。
  • 処理予定:処理する人に私が含まれている文書であり、まだ順番が到来していない文書です。

完了した文書

  • 私の作成または処理した文書の中でワークフローが完了になった(完了/拒否)文書が保管されます。
  • 同僚に共有された文書を確認することができます。

文書の照会

文書の内容と処理した人のリスト、共有意見、情報の変更内訳を確認します。

① 共有意見を作成したり、以前に作成した共有意見を削除します。他の社員が作成した共有意見を確認します。

印刷をクリックして印刷プレビューを確認し、文書を印刷します。共有意見を含むかどうかを選択することができます。

  • WORKPLACE Admin > 「会社のロゴ及びカラー管理」で会社のロゴ画像をPCに適用すると、文書出力の際、下部に会社のロゴのイメージが表示されます。

業務文書照会

WORKPLACEが基本的に提供してる書式(不在日程、勤務結果の申込み、経費精算の申込みなど)のほか、会社が作成した書式で作成された文書を照会します。

① 書式別に照会権限を付与されて、書式が'使用'に設定された場合、社員に、「マイスペース> 文書照会> 業務文書照会」メニューが表示されます。会社が書式を'使用しない'と設定すると、このメニューは表示されません。

② 照会するテンプレートを選択します。1つ以上のテンプレートに対する照会権限がある場合、照会するテンプレートを選択する必要があります。

③ 照会する業務名を選択します。同じテンプレートでも業務管理者ごとに照会できる項目が異なる場合があります。

④ 検索領域に条件を入力して照会します。作成日、作成者、文書の件名は基本的に提供される検索項目であり、テンプレート別業務管理で検索項目が設定されます。詳しい内容については、WORKPLACEのワークフロー > テンプレート管理 > 業務管理ガイドを参照してください。

⑤ 照会結果です。作成日、作成者、文書の件名は基本的に提供される結果項目であり、テンプレート別業務管理で照会項目が設定されます。詳しい内容については、WORKPLACEのワークフロー > テンプレート管理 > 業務管理ガイドを参照してください。

  • カラムをマウスでドラッグ&ドロップすると、左右の位置を変えることができます。
  • 右側のフィルタアイコンを押すと、項目を選択して照会できます。
  • 文書別に[見る]ボタンを押して、文書の詳細内容を確認します。

⑥ 「ダウンロード」ボタンを押すと、文書別照会結果をエクセルファイルでダウンロードして保管することができます。

文書再上申

完了(拒否含む)した文書には作成者に再上申ボタンが表示されます。既存の文書を活用してスピーディーな作成を希望する場合、再上申を利用して文書を作成してください。

  • [再上申]ボタンをクリックした場合、文書作成モードに切り替えられ、作成済みの項目の中から活用できる項目は埋められた状態で開きます。
  • 文書内容を修正した後、[保存]します。

移管文書の照会

WORKPLACE以前に使用していた外部ソリューションの決裁文書を「ワークフロー > データ移管」からPDFファイルで保存し、WORKPLACEに移管できます。移管した文書は文書別の共有設定に応じて「マイスペース > 文書照会>移管文書照会」メニューに表示されます。

関連情報に移動

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