始める前に

Q. 文書箱の文書を削除することができますか?

  • WORKPLACEで生成されたすべての文書は、アーカイブされ、ユーザー自らの削除はできません。唯一の削除が可能な場合は、文書の処理者の中で一人も処理しなかった場合にのみ削除することができます。文書箱の文書は、ワークフロー管理者が文書の'示す'/'隠す'機能を利用して、ユーザーと管理者の画面全体で見えないように処理することができます。

Q. 文書の処理が進行中ですが、内容を少しだけ変えたいです。文書の内容を修正することができますか?

  • 登録された文書は修正が難しいです。処理中の文書の内容の修正が必要な場合、次の処理者に'拒絶'処理をしてもらった後、新たに文書を作成する必要があります。決裁文書は企業の重要な情報として活用されるので、もし処理中の文書を修正可能にすると、修正と決裁が同時に行われることができ、混乱状態になります。

文書箱の紹介

WORKPLACEワークフロー文書の処理状況に応じて、すべての文書/進行中文書/完了した文書文書に自動的に分類されて保管されます。WORKPLACE左側のメニューから、それぞれの文書箱に移動可能であり、文書箱別に検索機能を提供します。

すべての文書

  • 私が作成した文書、処理する人に含まれている文書、そして共有された文書を確認し、印刷することができます。
  • 最新の共有ニュースに過去/現在の時点で表示されるすべての文書を参照することができます。

進行中文書

  • 私が作成した文書、処理する人に含まれている文書の中、ワークフローが進行中である文書の進捗状況を確認します。
  • ワークフローの状態は、処理予定/要処理/処理済みと区切られます。
  • 検索領域でのワークフローの状態を処理済みで検索すると、処理する人に本人が何度も含まれている場合、'処理予定'状態の文書が照会されることがあります。
  • 処理する人でワークフローの進行状況が視覚的に表現されて、ワークフローの進行状況を迅速に把握することができます。
  • 処理する人のラインの内、ユーザーが画面よりも長い場合、ワークフローラインの右側に折り畳みボタンが生成されます。折り畳みボタンをクリックして、ワークフローラインのすべての処理者を確認することができます。

  • 処理済み:ワークフロー処理後、次の処理者にワークフローが渡された状態です。
  • 要処理:ワークフロー処理をする必要がある文書です。私のスペース > TODO領域でも確認できます。要処理文書を処理すると処理済みに変更されます。
  • 処理予定:処理する人に私が含まれている文書であり、まだ順番が到来していない文書です。

完了した文書

  • 私の作成または処理した文書の中でワークフローが完了になった(完了/拒否)文書が保管されます。
  • 同僚に共有された文書を確認することができます。

文書の照会

文書の内容と処理した人のリスト、共有意見、情報の変更内訳を確認します。

① 共有意見を作成したり、以前に作成した共有意見を削除します。他の社員が作成した共有意見を確認します。

印刷をクリックして印刷プレビューを確認し、文書を印刷します。共有意見を含むかどうかを選択することができます。

  • WORKPLACE[管理] > [会社のロゴ及びカラー管理]で会社のロゴ画像をPCに適用すると、文書出力の際、下部に会社のロゴのイメージが表示されます。

業務文書照会

WORKPLACEが基本的に提供してる書式(不在日程、勤務結果の申込み、コスト精算の申込みなど)のほか、会社が作成した書式で作成された文書を照会します。

① 書式別に照会権限を付与されて、書式が'使用'に設定された場合、社員に、[私のスペース] > [文書照会] > [業務文書照会]メニューが表示されます。会社が書式を'使用しない'と設定すると、このメニューは表示されません。

② 照会したい書式を選択します。複数の書式の照会権限を持っている場合は、照会したい書式を選択する必要があります。

③ 検索したい条件を入力して照会します。作成日/作成者/文書のタイトルは基本的に提供される検索項目であり、設定に応じて'テキスト'入力形式の検索項目が追加されることがあります。

④ 文書の照会結果です。作成日/作成者/文書のタイトルは、基本的に提供される結果の項目であり、会社の設定によって書式別の結果の項目が追加されることがあります。ただし、結果の項目に印、案内文、スマートエディタコンポーネントは提供されていません。

⑤ [表示]ボタンをクリックして、文書の詳細を確認します。

関連情報に移動

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