始める前に

Q. 法人カードの担当者が私に費用精算を委任しました。この件は経費として処理するものではないので精算をしないべきですけど、どのように処理しますか?

  • WORKPLACEは経費として処理するものではない件は精算から除くようになっています。精算除外は法人カード保有者(精算委任した人)ができますので、委任してくれた担当者が精算委任解除した後、精算除外するように依頼してください。精算の委任と委任取消、精算を除く処理は法人カード保有者のみ可能です。

費用計画状況

ユーザーが作成したか、参加者として設定されたコスト計画文書を照会します。ワークフローが完了になったコスト計画文書のみ確認することができます。

費用管理 > 費用計画状況を選択します。

検索領域で作成日/予想日程を入力すると、必要な情報をすばやく検索することができます。

  • 帰属部署
    • 費用計画の申込みをした社員が2つ以上の部署に属した場合、照会したい部署を入力して照会します。
    • ユーザー個人に割当予算がある場合、本人の名前でも検索できます。
  • 作成日:費用計画を作成した日付。デフォルトとして当月1日から今日までと設定され、検索区間を変更して表示することができます。
  • WORKPLACEをグループ会社の形で利用する場合、兼職発令を受けた社員は、検索条件で会社名の検索機能が追加され、元所属会社のコスト計画内訳がなくても兼職しているグループ社のコスト計画があれば照会できます。詳細については、グループ社ガイドを参照してください。

計画文書番号をクリックすると、費用計画文書の内容を確認することができます。

費用精算状況

申込みした費用精算文書の中、精算完了になった文書を照会します。

費用管理 > 費用精算状況を選択します。

検索領域で帰属部署/作成日/証憑の種類を入力すると、必要な情報をすばやく検索することができます。

  • 帰属部署
    • 費用申請者が2つ以上の部署に属した場合、照会したいコスト帰属部署を入力して照会します。
    • 費用申請者のコスト帰属部署が明確である場合(所属部署1つ)、その部署を入力して照会します。
  • WORKPLACEをグループ会社の形で利用する場合、兼職発令を受けた社員は、検索条件で会社名の検索機能が追加され、元所属会社の費用精算内訳がなくても兼職しているグループ社の費用精算があれば照会できます。詳細については、グループ社ガイドを参照してください。

精算文書番号をクリックすると、費用精算文書の内容を確認することができます。

予算状況

費用管理者が予算を'使用する'に設定した場合、このメニューは常に表示されます。

費用管理 > 予算状況を選択します。

検索領域で年度/帰属部署を入力すると、必要な情報をすばやく検索することができます。

  • 年度:予算の現況を照会する年度を選択します。デフォルトとして今年が表示されます。
  • 帰属部署
    • 2つ以上の部署に属した場合、照会したい部署を入力して照会します。
    • ユーザー個人に割当予算がある場合、本人の名前でも検索できます。
  • WORKPLACEをグループ会社の形で利用する場合、兼職発令を受けた社員は、検索条件で会社名の検索機能が追加され、元所属会社の予算がなくても兼職しているグループ社の予算があれば照会できます。詳細については、グループ社ガイドを参照してください。

③ 私が属した部署や私の予算科目別の利用可能予算を確認します。

  • 費用管理者が予算科目コードの設定の際、予算科目の繰越可否を'Y'に設定した場合は、前月の利用可能予算が翌月に繰越されます。繰越可否が'N'である場合、繰越されません。
  • 費用管理が費用予算編成の際、予算科目の予算統制可否を'Y'に設定した場合、費用精算の申込み金額が利用可能予算よりも大きいと、精算することはできません。
  • 予算の繰越可否の設定と統制可否の設定は、企業の費用管理者にお問い合わせください。

利用可能予算の計算方法

  • 繰越可否が'Y'である場合:利用可能予算 = 前月利用可能予算 + 当月割当額 - 当月執行額
  • 繰越可否が'Y'である場合:利用可能予算 = 当月割当額 - 当月執行額

法人カード使用内訳

カード会社と連動して法人カードを管理すると、私が保有した法人カードについて使用内訳を常に照会することができます。公用の法人カードのようにみんなが一緒に使う法人カードの場合、ユーザーが直接精算できるように委任したり、精算が不要な内訳は除外することができます。本メニューは、法人カード保有社員に常に表示されて、法人カードを保有していないが、精算を委任された社員にも表示されます。

費用管理 > 法人カード使用内訳を選択します。

検索領域承認日/精算状態/承認状況/カード番号/用途を入力すると、必要な情報をすばやく検索することができます。

  • WORKPLACEをグループ会社の形で利用する場合、兼職発令を受けた社員は、検索条件で会社名の検索機能が追加され、'カード番号'領域にグループ社全体の保有法人カードのリストが表示されます。詳細については、グループ社ガイドを参照してください。

③ 費用精算申請対象ではない承認の内訳を選択した後、精算を除くボタンをクリックして除外することができます。除外された内容はコスト精算の申込みの際、カード連動照会精算タブに表示されません。

④ 他の社員が使用した内訳を選択した後、精算委任ボタンをクリックして、実際に使用した社員に精算を委任することができます。委任された社員はメールを介して委任事項の案内を受け取り、費用精算の申込みの際、カード連動照会精算タブにその内容が表示されます。精算委任を受けたが自分の精算内容がない場合は、精算委任をした社員に委任取消を依頼しなければなりません。

⑤ '精算を除く'あるいは'精算委任'状態の使用件は取消ボタンをクリックして取消可能で、再精算することができる状態になります。精算委任解除し、再委任できます。

⑥ 状態が'精算'である使用件は精算文書番号をクリックして、精算の申込み内容を照会することができます。

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