ポータルのショートカット NAVERクラウドプラットフォームのマニュアル

始める前に

Q. WORKPLACEモバイルはどこでダウンロードしますあか？

• WORKPLACEモバイルのインストール手順とQRコードはWORKPLACE利用案内メールに含まれています。Google PlayまたはApple App Storeで'WORKPLACE'を検索してダウンロードすることもできます。

Q. 言語を変えたいです。

• WORKPLACEモバイルで使用する言語は、モバイルデバイスの設定言語に従います。

紹介

WORKPLACEモバイルは、Webで提供されるすべてのユーザー機能を同じく提供することが最大の利点です。いつでもどこでも便利に文書を作成し、ワークフローを処理することができます。

QRコードを利用してWORKPLACEモバイルを簡単にインストールすることができます。

画面の紹介

① 画面のタイトル：ログインするとホーム画面の「マイスペース」に移動し、画面のタイトルが表示されます。

② 社員検索：会社の組織図と社員情報を簡単に検索することができます。

③ 設定：自分の情報とパスワードを変更します。

④ メニュー表示：画面左上のアイコンをタッチすると、マイスペース・最新共有の通知、文書作成、文書表示、勤務管理、費用管理メニューのレイヤが広がります。

• マイスペース・最新の共有ニュース：ホーム画面に表示したいコンテンツを選択します。ログイン時のホーム画面に「マイスペース」コンテンツが基本的に表示されます。
• 文書作成：ワークフロー文書を作成する際、作成したい文書の書式を選択します。ワークフロー文書の作成方法は、WORKPLACEモバイル > ワークフローの作成と処理ガイドを参照してください。
• 文書表示：文書処理状態に応じてすべての文書、進行中文書、完了した文書の3つの文書箱と区切られています。モバイル文書箱の詳細については、文書箱と文書の照会を参照してください。
• 勤怠管理：自分の不在記録の申込み内容と同僚の不在の申込み状況を照会して、出退勤状況と勤務状況を照会することができます。メンバー管理の設定に応じて不在状況メニューが表示され、会社が'勤怠'サービスを利用すると、出退勤状況/勤務状況メニューが見えます。
• 費用管理：私の費用計画状況、費用精算状況、予算状況、法人カード利用内訳を確認することができます。費用管理の設定に応じて、費用計画状況、予算状況、法人カードの利用内訳は、権限内で提供されます。
• 文書照会: 他のサービスから移管した文書は移管文書照会メニューから照会でき、照会権限があるユーザーにのみ表示されます。「移管文書照会」メニューの表示権限と詳細説明は、WORKPLACE 使用 > 文書の照会 > 移管文書照会をご参照ください。
• マネジメント：会社が「勤怠」「経費」サービスまたはアルバイトを「使用する」に設定した場合に表示されるメニューです。会社が「勤怠」サービスを使用する場合、自分の組織(兼職を含む)または会社全体のメンバー状況、部署の不在状況及び勤務状況を照会できます。会社が「経費」サービスを使用する場合、個人別、部署別の経費状況を照会できます。アルバイトを「使用する」に設定した場合、アルバイトの状況、事業場の休暇状況及び勤務状況を照会できます。メンバー管理者の照会権限設定に応じてメニューが表示されます。メニューの表示権限や詳細説明については、WORKPLACEのメンバー > メンバーの基本設定 > マネジメントの照会設定を確認してください。

⑤ コンテンツ領域：WORKPLACEウェブで提供されるコンテンツが同じく提供されます。

• マイスペースガイドに移動
• 最新の共有ニュースガイドに移動

WORKPLACEモバイルの機能

• WORKPLACEモバイルは、管理機能を除いたすべてのユーザーの機能を提供します。
• ウェブとモバイルは同じUIを適用しての利用が簡単です。

アプリのインストール

QRコードを利用してWORKPLACEモバイルをインストールします。インストールQRコードはWORKPLACE招待メールでも簡単に見つけることができます。

NAVER WORKSアプリのユーザーなら、特にアプリインストールやログインなしにNAVER WORKSアプリでWORKPLACEモバイルサービスを利用することができます。

• QRコードをスマートフォンのQRリーダーに認識させると、インストール画面に移動します。
• インストール画面の指示に従ってアプリをインストールします。

ログイン

WORKPLACEモバイルにログインするには、WORKPLACEモバイルを実行して、ログインする方法と、NAVER WORKSアプリにログインした後、WORKPLACEモバイルサービスに移動する方法があります。

接続方法1. WORKPLACEモバイルでログイン

① WORKPLACEモバイルを実行します。

② PCのWebで使用するのと同じ電子メール形式のIDとパスワードを入力します。

位置情報の利用に同意

'勤務'を使用している会社で、モバイル出退勤チェックができるように設定できます。モバイル出退勤は、特定の業務地から半径数メートル内外の位置を指定して、出退勤可能範囲を制限することができます。ユーザーの勤務方式がモバイル出退勤チェックが許可されて方式であり、限られた範囲内の出退勤を入力してもらう設定であれば、以下のような位置情報利用の同意を最初の1回する必要があります。

WORKPLACE位置基盤サービスの利用規約は、NAVER CLOUD PLATFORM位置基盤サービスの利用規約を参照してください。

WORKPLACE位置情報利用の同意を受ける理由

WORKPLACE勤怠管理のモバイル出退勤機能を利用すると、社員のモバイル機器から出退勤ON / OFF位置を収集します。

したがって、位置情報保護法に基づき、個人の位置情報主体からの個人位置情報の収集に同意が必要です。「位置情報保護法第18条第1項」

社員はアプリを起動した時、最初の2回、必ず位置基盤サービスの利用規約に同意して利用するようにしました。

接続方法2. NAVER WORKSアプリからWORKPLACEモバイルサービスに移動（WORKPLACE「Collabo」、WORKPLACE「Collabo+」を使用時）

① NAVER WORKSアプリを実行します。

② PCのWebで使用するのと同じ電子メール形式のIDとパスワードを入力します。

③ WORKPLACEを選択します。特にログインせずにWORKPLACEモバイルサービスに移動し、利用ができます。

「マイスペース」の紹介

ワークフローの進行状況、精算内訳など、ユーザーが確認する必要がある重要な情報を画面の移動せず、迅速に確認できます。

① ワークフローの作成ガイド: WORKPLACE メンバーの照会/決裁文書の作成/文書の決裁/文書の照会/通知設定ガイドをすぐに確認できるクイックボタンです。｢ガイドを見る｣をクリックすると当該説明書に移動します。

• 管理者が基本表示に設定しなかった場合はXボタンが見えるので、Xをクリックして閉じることができます。再び開くにはマイスペース > 設定で変更してください。

② TODO領域：自分が処理する必要がある文書の通知です。

• タッチすると、その文書に移動して、文書をすばやく処理することができます。
• 表示する内容がある場合のみアクティブになります。
• 処理しなかった通知件数はWORKPLACEモバイルアイコンのバッジで表示されます。

③ 今週の通知内訳領域：今週の通知内訳がある場合、通知件数が表示され、タッチすると'通知'の内訳ページに移動します。

④ 費用計画未精算内訳領域：ユーザーが申込みした経費計画の中、未精算件がある場合、その件数が表示されます。経費管理者が経費計画を「使用」に設定した場合に表示される領域です。法人カード未精算内訳領域：カード会社と連動した法人カードを保有してカードに未精算の内容がある場合、その件数が表示されます。コスト管理者から連動したカード会社の法人カードを貰ったユーザーに表示される領域です。

⑤ 今月の精算内訳カード領域：費用精算の申込み件数が表示されます。クリック時に'コスト精算現況'ページに移動します。

⑥ 出退勤カード領域：会社が設定したユーザーごとの勤務方式に応じて出退勤（ON / OFF）ボタンが表示されます。ON / OFFの記録は、ユーザーの勤務方式に応じて労働時間で算定されて勤務状況に反映されます。ユーザーごとの勤務方式による出退勤領域の詳細は、勤怠管理を参照してください。

⑦ 不在記録領域：自分の残りの有休日数が表示されます。予定の不在日程の場合、不在日程領域で委任者と不在メールの設定を変更することができます。タッチすると'私の不在日程'ページに移動します。

⑧ すぐ作成するカード：使用頻度の高い書式を書式区分ごとに（例えば、不在日程の有休、出張など）すぐに移動できるクイックボタンです。頻繁に使う書式を書式区分単位で構成し、個人化することができます。

⑨ マイスペース設定ボタン: マイスペースに表示するカードを設定します。タッチすると設定画面に移動します。

• 共通の表示項目は会社の管理者の設定で決まり、すべての社員に共通して適用されます。管理者が設定した項目は変更できません。(選択無効化)
• 並び替えボタンをタッチして、表示される順番を変更することができます。
• 管理者が選択しなかった項目に対して追加設定を行いたい場合、ユーザーが個別に修正することができます。ガイド/Task/すぐ作成するで追加で表示する項目を選択し、確認をクリックします。

「最新の共有ニュース」紹介

最新の共有ニュースは自分が作成したか処理された文書を「最近（今日）」の時点で並び替え、情報の適時性を強化した形のボードです。

今の時点で意味のある共有の内容を確認し、コメントを残してみてください。

① 最新の共有ニュースボタン：最新の共有ニュースに移動します。

② 各書式別の共有文書タブ：最近の処理完了した件のタブ画面が表示されます。各書式別にタブが提供されます。

• 休暇領域：勤怠サービス使用時、休暇領域が表示され、不在日程書式で作成された文書がその領域に表示されます。不在開始日が早い順に私と同僚の不在計画が表示されます。一つの不在日程の書式で続かない日の不在日程を登録する場合、今日から最も近い不在日程のみが表示されます。そして不在の終了日の翌日、リストから消えます。管理者が使用しないため、設定時に領域は表示されないことがあります。
• 費用領域: 費用サービス使用時、費用領域が表示され、費用計画、費用精算申請書式で作成された文書が該当領域に一覧表示されます。今日完了した自分と同僚の経費計画の申込みと費用精算の申込み件が表示されます。自分が作成した件と私が処理する必要がある人が含まれている件も表示されます。管理者が使用しないため、設定時に領域は表示されないことがあります。
• 会社管理者の設定によって領域が追加され、一覧表示される書式が指定されます。今日完了した自分と同僚の一般書式と会社が作成した書式のワークフローの件が表示されます。私の作成した件と私が処理する必要がある人が含まれている件も表示されます。

③ 自分の組織のみを表示：自分が属してる部署の共有文書のみが表示されます。

④ コンテンツ領域：今日の日付で処理された文書を処理完了順に並び替えます。

「最新の共有ニュース」の共有基準

• 処理者はワークフローの進行中の文書も照会ができます。

「文書作成」の紹介

WORKPLACE の書式を選択する画面です。

基本的に提供する書式と、「勤怠」や「経費」サービスの使用時に提供する書式で構成されます。 状況別提供書式は下表を参照してください。

• 一般：会社の同意が必要か共有が必要な業務に使用する書式です（例：教育申込み、備品の申込み、事業関連）。書式作成を通じた書式とは異なり、書式区分を入れて活用することができます。
• 不在日程：休暇、出張、病気休暇、在宅勤務など、すべての不在を処理する書式です。
• 不在日程取消: 不在日程の書式で作成した文書のうち、処理が完了した文書を取り消し申請する書式です。
• 費用計画申請：使用経費の計画を申込む書式です。参加者に事前に支出計画を共有することができます。
• 費用精算申請：業務上支出した経費を申込む書式です。法人カード、個人カード、現金などを証憑として使われた費用を精算することができます。カード会社と連動した場合は、承認されたカードの内訳で迅速に精算することができます。費用計画が作成された場合、処理された計画文書情報に基づいて精算申込みをすることができます。
• 勤務計画費用：休日/定休日に勤務計画があるか労働日に時間外勤務をする場合は、事前に勤務計画の申込み書式に勤務計画を登録します。勤務計画を登録しなかった日付に時間外勤務結果を申込むことはできません。
• 勤務結果費用：出退勤記録の変更を申請したり労働日に延長勤務または休日に勤務した場合、時間外勤務を労働時間に認められるための書式です。処理する人が'同意'する前であっても、文書を保存すると勤務状況に反映され、'拒絶'すると反映内容が取消されます。

会社がアルバイトを「使用する」に設定した場合、アルバイト社員のテンプレートは、アルバイト管理文書作成の紹介を参照してください。

「通知」の紹介

通知の内訳を確認することができます。ワークフローの進行状況が時間順に表示されて、ワークフローの進行の流れを確認することができます。

通知設定は会社の管理者により共通で設定され、未設定の項目についてはユーザー個人が追加で設定できます。「通知」画面の通知は、通知チャネルを「マイスペース」に設定した時に受信します。管理者による通知設定はWORKPLACEワークフロー > ワークフロー基本設定 > 通知管理を参照し、ユーザーの通知の追加方法は自分の情報の修正及び環境設定 > 通知設定をご参照ください。

通知は下記の通りに生成されます。

• 私が作成したワークフローに誰か共有意見を作成した時
• 作成した文書を誰かが修正した時
• 私は共有意見を作成した文書に誰かが共有意見を作成した時
• 作成した文書が管理者によってキャンセルした時
• 処理する文書がある時
• 作成した文書が管理者によって削除された時
• 処理した文書を誰かが修正した時
• 私が作成したワークフローまたは私を処理する人が含まれているワークフローが完了（同意/拒絶/取消）された時
• 自動同意文書ある時
• 文書が回収されました時
• 誰かが一部共有の形で私に文書を共有した時
• 共有された文書から除外された時
• 共有コメントが作成された文書に誰かが共有コメントを作成した時
• 経費フォームに出席者として追加された時

社員検索

社員検索機能を提供します。名前/部署名/メールの検索を提供し、社員の連絡先とメールアドレスをすぐに確認することができます。

情報の修正

ユーザーの情報とパスワードをモバイルで簡単に変更することができます。

自分の情報を修正

ニックネーム、連絡先、個人のメールアドレス、自宅の住所を変更することができます。ニックネームは、同じ名前のユーザーとの区別する時に便利です。

パスワードの変更

新しいパスワードを入力して、パスワードを変更します。安全な使用のためにパスワードを3ヶ月に一回変更することをお勧めします。

位置情報の利用に同意

「モバイル出退勤チェック」の利用のため、位置情報保護法に従い、位置情報取得に同意（必須）が必要です。モバイル出退勤の特定位置で制限された勤務方式では、最初の1回の同意を受けます。もしその該当位置で同意をしない場合は、設定メニューから常に利用同意をすることができます。もうモバイル出退勤を利用していない場合は、同意解除をすることができ、同意を解除した後、モバイル出退勤機能は利用が制限されます。

通知設定

WORKPLACEはワークフロー進行中に発生する自分と関連したイベントについて通知を提供します。共通する通知の設定は会社管理者の設定に従い、すべての社員に共通して適用されます。管理者が設定しない項目について追加で通知の受信を希望する場合、ユーザーが個別に修正できます。

• 会社管理者が設定した通知項目とチャネルは個人では解除できません。未設定項目についての追加は可能です。
• 通知受信は「マイスペース > 通知」画面及び「今週の通知内訳」カードの数字カウント、WORKPLACEモバイルアプリのプッシュ通知、メール、会社が連動設定した外部ソリューション(LINE WORKS、LINE、Google Chat、Slack)がある場合、連動によるお知らせメッセージの形態が提供されます。
• 通知受信する項目を追加します。ユーザーが追加した通知は当該ユーザーにのみ送信されます。

環境設定

管理者が設定した言語と時間帯が設定されています。設定された言語と時間帯は、PCとモバイルに同時反映されます。

パスワードの初期化

パスワードを紛失した場合、パスワードを初期化することができます。 ログイン画面のパスワードの初期化をクリックします。

2つの方法で確認できます。

• メールで確認：
  • パスワードの初期化画面にユーザー名/ログインIDを入力して確認をクリックすると、マイ情報に登録された「メール」アドレスに認証メールが送信されます。 認証メールでパスワードを再設定します。
• 携帯電話番号で確認：
  • マイ情報に登録された携帯電話番号でIDを確認できます。
  • パスワードの初期化画面にユーザー名/ログインID/携帯電話番号を入力して[認証番号送信]をクリックします。
  • 携帯電話に送信された認証番号を入力してパスワードを再設定します。

メールアドレスや携帯電話番号でパスワードを確認できない場合、管理者までお問い合わせください。

お問い合わせ

WORKPLACE利用中のご不明な点については、「お問い合わせ」をご利用いただけます。 クリックするとNAVER CLOUD PETFORMの顧客サポートの問い合わせにつながります。

WORKPLACEお知らせ

WORKPLACEの改善点やbug fixを確認することができます。

参考事項

WORKPLACE推奨環境

20年間、国内のWebサービスを先導してきたNaverの技術力が集約されたWORKPLACEは、様々なウェブ、モバイルに最適化された環境を提供します。

グローバルネットワークを支援しており、海外どこでもデータの読み込み速度を最適に維持することがWORKPLACEが持っているもう一つの強みです。

ログイン状態を保持

WORKPLACEのユーザーのログイン情報は、PC上で24時間、モバイル機器で30日間保持されます。

もしWORKPLACEログイン状態を保持しない場合、以下の手順を試してみてください。

• ブラウザのCookieが有効になっていることを確認します。一部のウイルス対策や関連ソフトウェアにより、Cookieが削除されることがあります。
• クッキーが有効になっている場合は、ブラウザのキャッシュを削除します。
• WORKPLACEに接続し、ブラウザにログインパスワードを保存します。
• 同じブラウザを使用してWORKPLACEに接続します。
• パスワードの変更時、現在接続しているブラウザ認証セッションを除いたすべてのセッションが自動的にログアウトされます。