ポータルのショートカット NAVERクラウドプラットフォームのマニュアル

始める前に

Q. WORKPLACEモバイルはどこでダウンロードしますか？

• WORKPLACEモバイルのインストール手順とQRコードはWORKPLACE利用案内メールに含まれています。Google PlayまたはApple App Storeで'WORKPLACE'を検索してダウンロードすることもできます。

Q. 言語を変えたいです。

• WORKPLACEモバイルで使用する言語は、モバイルデバイスの設定言語に従います。

紹介

WORKPLACEモバイルは、Webで提供されるすべてのユーザー機能を同じく提供することが最大の利点です。いつでもどこでも便利に文書を作成し、ワークフローを処理することができます。

QRコードを利用してWORKPLACEモバイルを簡単にインストールすることができます。

画面の紹介

① 画面のタイトル：ログインするとホーム画面の'マイスペース'に移動し、画面のタイトルが表示されます。

② 社員検索：私の会社の組織図と社員情報を簡単に検索することができます。

③ 設定：私の情報とパスワードを変更します。

④ メニュー表示：画面左上のアイコンをタッチすると、マイスペース/最新共有の通知、文書作成、文書表示、勤務管理、費用管理メニューのレイヤが広がります。

• 私のスペース/最新の共有ニュース：ホーム画面に表示したいコンテンツを選択します。ログイン時のホーム画面に'マイスペース'コンテンツが基本的に表示されます。
• 文書作成：ワークフロー文書を作成する際、作成したい文書の書式を選択します。ワークフロー文書の作成方法は、'WORKPLACEモバイル > ワークフローの作成と処理'ガイドを参照してください。
• 文書表示：文書処理状態に応じてすべての文書、進行中文書、完了した文書の3つの文書箱と区切られています。モバイル文書箱の詳細については、'文書箱と文書の照会'を参照してください。
• 勤務管理：私の不在記録の申込み内容と同僚の不在の申込み状況を照会して、出退勤状況と勤務状況を照会することができます。人事管理の設定に応じて不在状況メニューが表示され、会社が'勤務'サービスを利用すると、出退勤状況/勤務状況メニューが見えます。
• 費用管理：私の費用計画状況、費用精算状況、予算状況、法人カード利用内訳を確認することができます。費用管理の設定に応じて、費用計画状況、予算状況、法人カードの利用内訳は、権限内で提供されます。

⑤ コンテンツ領域：WORKPLACEウェブで提供されるコンテンツが同じく提供されます。

• '私のスペース'ガイドに移動
• '最新の共有ニュース'ガイドに移動

WORKPLACEモバイルの機能

• WORKPLACEモバイルは、管理機能を除いたすべてのユーザーの機能を提供します。
• ウェブとモバイルは同じUIを適用しての利用が簡単です。

アプリのインストール

QRコードを利用してWORKPLACEモバイルをインストールします。インストールQRコードはWORKPLACE招待メールでも簡単に見つけることができます。

NAVER WORKSアプリのユーザーなら、特にアプリインストールやログインなしにNAVER WORKSアプリでWORKPLACEモバイルサービスを利用することができます。

• QRコードをスマートフォンのQRリーダーに認識させると、インストール画面に移動します。
• インストール画面の指示に従ってアプリをインストールします。

ログイン

WORKPLACEモバイルにログインするには、WORKPLACEモバイルを実行して、ログインする方法と、NAVER WORKSアプリにログインした後、WORKPLACEモバイルサービスに移動する方法があります。

接続方法1. WORKPLACEモバイルでログイン

① WORKPLACEモバイルを実行します。

② PCのWebで使用するのと同じ電子メール形式のIDとパスワードを入力します。

位置情報の利用に同意

'勤務'を使用している会社で、モバイル出退勤チェックができるように設定できます。モバイル出退勤は、特定の業務地から半径数メートル内外の位置を指定して、出退勤可能範囲を制限することができます。ユーザーの勤務方式がモバイル出退勤チェックが許可されて方式であり、限られた範囲内の出退勤を入力してもらう設定であれば、以下のような位置情報利用の同意を最初の1回する必要があります。

WORKPLACE位置基盤サービスの利用規約は、NAVER CLOUD PLATFORM位置基盤サービスの利用規約を参照してください。

WORKPLACE位置情報利用の同意を受ける理由

WORKPLACE勤務管理のモバイル出退勤機能を利用すると、社員のモバイル機器から出退勤ON / OFF位置を収集します。

したがって、位置情報保護法に基づき、個人の位置情報主体からの個人位置情報の収集に同意が必要です。[位置情報保護法第18条第1項]

社員はアプリを起動した時、最初の2回、必ず位置基盤サービスの利用規約に同意して利用するようにしました。

接続方法2. NAVER WORKSアプリからWORKPLACEモバイルサービスに移動（WORKPLACE[Collabo]、WORKPLACE[Collabo+]を使用時）

① NAVER WORKSアプリを実行します。

② PCのWebで使用するのと同じ電子メール形式のIDとパスワードを入力します。

③ WORKPLACEを選択します。特にログインせずにWORKPLACEモバイルサービスに移動し、利用ができます。

'私のスペース'の紹介

ワークフローの進行状況、精算内訳など、ユーザーが確認する必要がある重要な情報を画面の移動せず、迅速に確認できます。

① TODO領域：私が処理する必要がある文書の通知です。

• タッチすると、その文書に移動して、文書をすばやく処理することができます。
• 表示する内容がある場合のみアクティブになります。
• 処理しなかった通知件数はWORKPLACEモバイルアイコンのバッジで表示されます。

② 私の不在記録領域：私の残りの有休日数が表示されます。予定の不在日程の場合、不在日程領域で委任者と不在メールの設定を変更することができます。タッチすると'私の不在日程'ページに移動します。

③ 出退勤カード領域：会社が設定したユーザーごとの勤務方式に応じて出退勤（ON / OFF）ボタンが表示されます。ON / OFFの記録は、ユーザーの勤務方式に応じて労働時間で算定されて勤務状況に反映されます。ユーザーごとの勤務方式による出/退勤領域の詳細は、勤務管理を参照してください。

④ 今月の精算内訳カード領域：私のコスト精算の申込み件数が表示されます。クリック時に'コスト精算現況'ページに移動します。

⑤ 法人カード未精算内訳領域：カード会社と連動した法人カードを保有してカードに未精算の内容がある場合、その件数が表示されます。コスト管理者から連動したカード会社の法人カードを貰ったユーザーに表示される領域です。

⑥ 費用計画未精算内訳領域：ユーザーが申込みした費用計画の中、未精算件がある場合、その件数が表示されます。費用管理者が費用計画を'使用'に設定した場合に表示される領域です。

⑦ 今週の通知内訳領域：今週の通知内訳がある場合、通知件数が表示され、タッチすると'通知'の内訳ページに移動します。

⑧ すぐ作成するカード：使用頻度の高い書式を書式区分ごとに（例えば、不在日程の有休、出張など）すぐに移動できるクイックボタンです。頻繁に使う書式を書式区分単位で構成し、個人化することができます。

⑨ すぐに作成する設定領域: ⑧領域に表示するカードを設定します。タッチすると設定ポップアップが開きます。

• すぐ作成する領域に表示したい項目を選択し、確認をタッチします。
• 並び替えボタンをタッチして、表示される順番を変更することができます。
• すぐ作成する書式をすべて削除し、使用していないようにすることができます。

'最新の共有ニュース'紹介

'最新の共有ニュース'は私が作成したか処理された文書を'最近（今日）'の時点で並び替え、情報の適時性を強化した形のボードです。

今の時点で意味のある共有の内容を確認し、コメントを残してみてください。

① 最新の共有ニュースボタン：'最新の共有ニュース'に移動します。

② 各書式別の共有文書タブ：最近の処理完了した件のタブ画面が表示されます。各書式別にタブが提供されます。

③ 自分の組織のみを表示：自分が属してる部署の共有文書のみが表示されます。

④ コンテンツ領域：今日の日付で処理された文書を処理完了順に並び替えます。

'最新の共有ニュース'の共有基準

• 処理者はワークフローの進行中の文書も照会ができます。

'文書作成'の紹介

WORKPLACEで提供される基本的な書式や人事（不在日程）、勤務（勤務計画の申込み、勤務結果の申込み）、費用（費用計画の申込み、費用精算の申込み）と会社が作った書式を選択できる画面です。

• 一般：会社の同意が必要か共有が必要な業務に使用する書式です（例：教育申込み、備品の申込み、事業関連）。書式作成を通じた書式とは異なり、書式区分を入れて活用することができます。
• 不在日程：休暇、出張、病気休暇、在宅勤務など、すべての不在を処理する書式です。
• 費用計画申請：使用経費の計画を申込む書式です。参加者に事前に支出計画を共有することができます。
• 費用精算申請：業務上支出した経費を申込む書式です。法人カード、個人カード、現金などを証憑として使われた費用を精算することができます。カード会社と連動した場合は、承認されたカードの内訳で迅速に精算することができます。費用計画が作成された場合、処理された計画文書情報に基づいて精算申込みをすることができます。
• 勤務計画費用：休日/定休日に勤務計画があるか労働日に時間外勤務をする場合は、事前に勤務計画の申込み書式に勤務計画を登録します。勤務計画を登録しなかった日付に時間外勤務結果を申込むことはできません。
• 勤務結果費用：出退勤記録の変更を申請したり労働日に延長勤務または休日に勤務した場合、時間外勤務を労働時間に認められるための書式です。処理する人が'同意'する前であっても、文書を保存すると勤務状況に反映され、'拒絶'すると反映内容が取消されます。

'通知'の紹介

通知の内訳を確認することができます。ワークフローの進行状況が時間順に表示されて、ワークフローの進行の流れを確認することができます。通知は下記の通りに生成されます。

• 私が作成したワークフローに誰か共有意見を作成した時

• 私は共有意見を作成した文書に誰かが共有意見を作成した時

• 私が作成したワークフローまたは私を処理する人が含まれているワークフローが完了（同意/拒絶/取消）された時

• 誰かが一部共有の形で私に文書を共有した時

社員検索

社員検索機能を提供します。名前/部署名/メールの検索を提供し、社員の連絡先とメールアドレスをすぐに確認することができます。

私の情報の修正

私の情報とパスワードをモバイルで簡単に変更することができます。

私の情報を修正

ニックネーム、連絡先、個人のメールアドレス、自宅の住所を変更することができます。ニックネームは、同じ名前のユーザーとの区別する時に便利です。

パスワードの変更

新しいパスワードを入力して、パスワードを変更します。安全な使用のためにパスワードを3ヶ月に一回変更することをお勧めします。

位置情報の利用に同意

'モバイル出退勤チェック'の利用のため、位置情報保護法に従い、位置情報取得に同意（必須）が必要です。モバイル出退勤の特定位置で制限された勤務方式では、最初の1回の同意を受けます。もしその該当位置で同意をしない場合は、設定メニューから常に利用同意をすることができます。もうモバイル出退勤を利用していない場合は、同意解除をすることができ、同意を解除した後、モバイル出退勤機能は利用が制限されます。

環境設定

管理者が設定した言語と時間帯が設定されています。設定された言語と時間帯は、PCとモバイルに同時反映されます。

パスワードの初期化

パスワードを紛失した場合は、パスワードを初期化することができます。

ログイン画面のパスワードの初期化をクリックします。パスワードの初期化ウィンドウにユーザーの名前/業務メールアドレスを入力して確認をクリックすると、私の情報に登録した個人のメールアドレスに認証メールが送信されます。認証メールを開いて、パスワードをリセットします。

お問い合わせ

WORKPLACE利用中のご不明な点については、「お問い合わせ」をご利用いただけます。 クリックするとNAVER CLOUD PETFORMの顧客サポートの問い合わせにつながります。

WORKPLACEお知らせ

WORKPLACEの改善点やbug fixを確認することができます。

参考事項

WORKPLACE推奨環境

20年間、国内のWebサービスを先導してきたNaverの技術力が集約されたWORKPLACEは、様々なウェブ、モバイルに最適化された環境を提供します。

グローバルネットワークを支援しており、海外どこでもデータの読み込み速度を最適に維持することがWORKPLACEが持っているもう一つの強みです。

ログイン状態を保持

WORKPLACEのユーザーのログイン情報は、PC上で24時間、モバイル機器で30日間保持されます。

もしWORKPLACEログイン状態を保持しない場合、以下の手順を試してみてください。

• ブラウザのCookieが有効になっていることを確認します。一部のウイルス対策や関連ソフトウェアにより、Cookieが削除されることがあります。
• クッキーが有効になっている場合は、ブラウザのキャッシュを削除します。
• WORKPLACEに接続し、ブラウザにログインパスワードを保存します。
• 同じブラウザを使用してWORKPLACEに接続します。
• パスワードの変更時、現在接続しているブラウザ認証セッションを除いたすべてのセッションが自動的にログアウトされます。