ご使用にあたって

Q. NAVERクラウドプラットフォームWORKPLACEに基本情報を設定する理由は何ですか?

  • WORKPLACEは、会社情報を生成、蓄積、そして同時に共有するシステムです。従って情報保管前にどのような情報をどのように保管するかに対し、それぞれの勤務、人事、会計、費用、ワークフローの基準の設定が必要です。

Q. 社名が変更されました。

  • 社名情報が入っている各メニューから直接修正できます。WORKPLACEの管理内で、会社情報の管理作業場の管理会社のロゴ及びカラーの管理から社名を変更してください。
  • 組織図から最上位の組織名を変更します。[人事]>[組織図]に移動し、[組織改編]をクリックします。組織改編ポップアップで最上位の組織を選択し、部署名が変更された社名に変更します。反映予定日に今日の日付を入力すると、すぐに反映されます。
  • WORKPLACE URLで使用されている会社のIDは、オンラインからはすぐに変更することが困難です。サポートセンターまでお問い合わせください。

Q. 会社の休日設定と年次差引の設定の違いは何ですか?

  • 会社の休日設定では、国別のカレンダー情報に基づいた休業日及び週休を設定します。会社創立記念日のような毎年繰り返される休業日を設定しておくと、別に休暇の申し出がなくても、年次差引せずに休みになります。指定された休日中に年次差引が必要な休日の場合は、[人事]>[年次差引の設定]から勤務区分を変更します。

Q. 2つの言語以上を使用することができますか?

  • WORKPLACEの管理者は、基本言語と、ユーザーが追加で使用する言語を設定します。ユーザーは、管理者が設定した言語の中から本人の画面に表示される言語を選択することができます。ただし、基本言語に設定された項目は必ず入力する必要があります。

Q. 会社のアイデンティティをWORKPLACEに適用したいと思います。

  • 会社のロゴとカラー設定を通じてWORKPLACEのログイン画面、メイン画面に会社のアイデンティティ演出が可能です。

概要

WORKPLACEの基本情報の設定を通じて、会社のカスタマイズ情報管理環境を構築します。

会社の基本情報を入力して、ロゴ及びメインカラーを設定し、会社のアイデンティティをWORKPLACEに適用します。サービスの上段のメニューにWORKPLACE拡張サービスと会社ホームページなどの関連サイトへのショートカットを登録すると、使用アクセシビリティを向上させることができます。会社の休業日の管理はWORKPLACEが提供する国別のカレンダーで簡単に設定することができます。言語・タイムゾーンの設定でグローバルビジネス環境に最適化された業務環境を提供することができます。

WORKPLACE管理の流れ

  • WORKPLACEは登録後すぐに使用できるように設定を完了して提供します。必要に応じて、デフォルトの環境メニューから内容を追加することができます。
  • 社員情報の登録を担当する人事管理を招待して、社員登録のためのパスワードポリシーを検討します。
  • 管理者の役割についての説明は、 'WORKPLACE スタート > 管理者の役割' の内容をご参考にしてください。

WORKPLACE 管理サービスに接続方法

  • WORKPLACE [管理]メニューはマイスペースのサービス上段メニューに含まれています。  
  • [管理]メニューは、管理者権限を持つユーザーの画面のみ公開されます。

会社情報管理

登録時に入力した会社情報が、基本的に反映されています。

  • 会社情報に入力された内容は、事業所管理メニューの中の会社情報に反映され、事業所のリストに追加されます。
    • 多言語を使用している場合、会社名及び事業所名の多言語入力ボタン[A]をクリックして多言語情報を入力します。
  • 会社住所の入力時に英語アドレスを追加することができます。
  • 社印の画像を登録しておけば、証明書を直接発行する時に社印が押印された証明書を出力することができます。
  • WORKPLACEを申し込む時に、コンソールで設定した国、GMT時間、基準通貨、言語のデフォルト値を確認することができます。
  • 会社URLは変更できません。

事業所管理

事業所を登録し、情報を入力します。登録時に入力した会社情報が事業所に追加されます。追加をクリックして事業所を追加することができます。

  • 事業所情報で 付加価値税申告[はい]をチェックすれば、会計サービスで付加価値税の管理が可能です。
  • これ以上使用しない事業所は、使用有無から[いいえ]をチェックして変えたり、事業所情報を削除することができます。
  • 社員情報が登録された事業所や伝票カード預貯金が登録された事業所は、削除することができません。
  • 権限管理で、事業所別に会計管理者及び会計担当者の権限を付与することができます。

言語・タイムゾーンの設定

WORKPLACEで、管理者が入力値の言語を選択することができます。

  • 多言語使用の有無を設定することができ、選択した言語に応じて追加及び管理が可能です。
  • グローバルタイムを設定することができます。

入力値の言語とは?

  • 不在の日程名(例: 年次、外勤、出張)、肩書き(例: 部長、課長、研究員)など、管理者が設定した値のことを言います。

会社のロゴ及びカラーの管理

WORKPLACEの代表URLのログインページ、PC画面、モバイルアプリの読み込み及び画面の上段に表示された会社のロゴや会社名を設定することができます。カラーを設定すると、WORKPLACEに会社のアイデンティティを強化することができます。ロゴの形の変形を防ぐために推奨される解像度の画像を使用します。

① 会社名を入力するか、ロゴ画像を登録します。画像は、透明な背景の390x48pixelを勧めます。

② WORKPLACEの基本ロゴの露出(使用しない)、社名の露出やロゴ画像の露出を設定します。

③ メニュー領域の背景色及びポイントカラーを設定します。

[WORKPLACE PC - メニューの背景色を適用した例]

[WORKPLACE PC - 社名及びカラーを適用した例]

  • 会社のロゴイメージを適用した場合は、PCからの文書を出力する時に下段に会社のロゴが表示されます。

[WORKPLACEモバイル - カラーを適用した例]

サービスページの上段メニュー

サービスページの上段にWORKPLACEの拡張サービスと会社のホームページのように頻繁に訪問するサイトのショートカットをメニューに登録しておくと、アクセスしやすくなります。 WORKPLACEの管理、人事、ワークフロー、会計、費用サービスとNAVER WORKSサービスは、アクセス許可がある場合、基本的に提供されます。

  • 登録された画像がない場合には、デフォルトの画像が表示されます。画像の推奨仕様は3MB未満、20x20pixel、PNGファイルです。
  • サービスをクリックすると、サービスページが立ち上がるところを新しいウィンドウ開き・現在のウィンドウの切り替え・指定ウィンドウの開きの中から選ぶことができます。

サービスページの上段メニューの構成例

  • 管理、人事、ワークフロー、会計、費用メニューは、権限獲得時に上段のメニューに自動的に追加されます。

ご利用中の商品及び役割別に基本的で提供するサービスの上段メニュー

[ユーザー]

基本的に提供するメニュー WORKPLACE [k] WORKPLACE [Collabo] WORKPLACE [Collabo+]
BBS
メッセージ
メール
カレンダー
アドレス帳
ドライブ
オフィス

[管理者]

基本的に提供するメニュー NCP 管理者 WORKPLACE 管理者 ワークフロー管理者 人事管理者 会計管理者 コスト管理者 勤務管理者
WORKPLACE 管理
ワークフローサービス
人事サービス
会計サービス
費用サービス
勤務サービス

会社の休業日の管理

会社の休業日・休日を設定します。休業日の情報は、「年次差引の設定」の基準情報として反映されます。

① 国別のカレンダー使用の有無及び週休を設定します。基準言語を「韓国語」に設定すると韓国のカレンダーが自動的に反映されます。

  • 週休日に設定された日は、休日と表示されます。
  • 勤務サービスを使用する場合や勤務方式を設定する時、会社の週休日は無視され、勤務方式による週休(休業日及び休日)の情報が反映されます。

② カレンダーの特定日を選択して、会社の休業日に指定します。

  • 会社の休業日に指定された日は休業日と表示されます。

③ 国別のカレンダーの使用、あるいは会社で休業日を指定する時に、休業リストに休業日が表示されます。

  • 会社の休業日に設定された日に使われたコストを精算する時、精算後でも事後管理が可能です。[コスト]> [レポート]> [休日の使用状況]から会社の休業日に使われたコストの精算については、精算書の作成者に説明を求めることができます。

  • 週休日・休日に設定された日は、年次から差し引かれません。年次の差引が必要な休日は、[人事]> [年次差引の設定]で管理します。('年次差引の設定' ガイドのショートカット)

サービス使用の設定

WORKPLACEで勤務サービスの使用有無を設定します。勤務サービスを使用すると、会社の特性に合わせた働き方を生成し、社員ごとに勤務パターンに基づいて出退勤を記録することができます。社員の通勤時間は労働時間として計算され、遅刻や早退、義務労働(コアタイム)を管理することができます。

① [管理] > [サービス使用の設定]メニューに移動します。

② 勤務サービスの使用有無を決めます。

③ 勤務サービスを「使用」に設定した時、勤務計画の使用有無を選択することができます。

  • 勤務計画を「使用」に選択すると、[私のスペース]>[ドキュメントの作成]画面に勤務計画申請フォームが現れ、予定された休日勤務や時間外勤務について事前に勤務計画を申込むことができます。

「勤務」サービスを使う時の画面の変化

  • 私のスペースに出退勤ON/OFF エリアが有効になります。
  • [私のスペース] > [不在管理]が勤務管理に変わり、そのサブメニューに出退勤状況勤務状況が提供されます。
  • [管理 > [権限の管理]で勤務管理の権限が追加されます。
  • サービスメインメニューに[勤務]メニューが追加されます。
  • [人事] > [不在項目の設定]の各不在項目に労働時間合算の設定が追加されます。
  • 使用していた勤務サービスをもうこれ以上使用しない場合は、上記の項目がすべて無効になります。

パスワードポリシーの管理

パスワードポリシーを設定します。最適なセキュリティ管理のための設定が基本的に提供されます。

モバイル端末状況

WORKPLACEに接続されたユーザーのモバイル機器の情報を確認します。

ログイン状況照会

ユーザーのWORKPLACEにアクセス状況を確認します。

  • ドメイン内のログインを追跡し、成功、失敗、または疑われるログインを表示します。
  • ログイン情報の保管は、最大3ヶ月が限界です。
  • 検索期間は最大1ヶ月しか選択できません。
  • データをダウンロードして確認することができます。

サポートセンターにアクセス許可

WORKPLACEを使用中に発生したエラーを処理する際に、お客様の情報にアクセスして問題の原因と解決策を見つけなければならない場合、お客様に同意を求めた後、その情報にアクセスしなければなりません。エラーを解決した後、そのページから同意チェックを外し、サポートセンターにアクセスすることを遮断することができます。

弊社(NAVERクラウド(株))は、アクセス目的のためにだけ、情報にアクセスするので、弊社は重大な過失がない限り一切の責任を負いません。

① [セキュリティ] > [サポートセンターにアクセス許可]メニューに移動して「同意する」をチェックしてください。

② [保存]をクリックします。

接続IPの設定

WORKPLACEはどこからでもアクセス可能なパブリックネットワークを使用しているが、会社が使用しているプライベートネットワークでのみWORKPLACEに接続できるように設定することができます。 WORKPLACEモバイルアプリ、NAVER WORKアプリでは、接続IPの設定と関係なく使用可能です。

① [Admin] > [セキュリティ] > [接続IPの設定] メニューに移動します。

② 接続IPの制限の有無を選びます。

③ ②で「指定したIPのみ接続を許可」を選択するとき、許可するIPまたはIP帯域を入力します。

  • IP指定に役に立つように右上にマイ接続のIPアドレスを提供しています。
  • 会社のIPアドレス(xxx.xxx.xxx.xxx)及び帯域(xxx.xxx.xxx.0/24)を確認して、指定したIPのみアクセスできるようにします。
  • 許可されたIPアドレスの範囲外での接続時のログインは制限されます。

「代表管理者は全てのIPで接続許容」をチェックし、代表管理者はアクセス制限なしに全てのIPで接続にすることができます。

代表者は、WORKPLACEの管理者の中でも「代表」表示がついている社員で、NAVERクラウドプラットフォーム管理権限とWORKPLACEの管理権限を同時に持つ1人のユーザーを「代表WORKPLACE管理者」と定義します。代表管理者の変更は、管理者役割の説明をご参考にしてください。

⑤ [保存]をクリックします。

もし接続のIPアドレスを誤って入力してしまい、すべての社員がWORKPLACEへ進入できなくなった場合は、サポートセンターまでお問い合わせください。

ユーザー管理

WORKPLACEのユーザーアカウントの使用状態を確認し、アカウントを一時停止することができます。

① WORKPLACEのユーザーの使用状態を確認します。

  • 使用: 通常にWORKPLACEを使っているユーザーです。一時停止をクリックしてWORKPLACEの使用を制限することができます。
  • 使用待機: 招待メールを送信したにもかかわらず、ログインしないユーザーです。使用の待機状態が続く場合は、招待メールを正常に受信したかを確認します。
  • 一時停止: WORKPLACEの管理者によって使用が制限されている状態です。メモをクリックして、一時停止の理由を確認します。使用制限を解除するには、使用をクリックします。一時停止状態は、課金対象になります。

② ユーザーアカウントを一時停止します。理由を作成して保存すると、使用状態から確認できます。

③ WORKPLACEの招待メール再送:登録された社員の個人メールアドレスにWORKPLACE招待メールを送信します。

関連情報のショートカット

下記のガイドで関連情報を確認することができます。

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