ご使用にあたって

Q. 自社にグループ社所属の社員が兼職しています。この社員を文書処理者に設定することができますか?

  • WORKPLACEをグループ社の形態で利用している場合、決裁ラインの設定から兼職社員を文書処理者に設定したり、文書作成時に処理する人の編集から該当社員を検索して処理者として追加することができます。

紹介

WORKPLACEをグループ社の形態で利用する時のコンソール設定に応じて、他のグループ社の組織図を照会したり、社員の情報を検索することができます。また、グループ社内の他社に兼職発令を出すことができ、他社の管理者としての権限を付与することができます。発令するかどうかに関わらず、グループ社のすべての社員は、決裁者として、他社の文書の処理及び共有が可能になります。

グループ社の組織図の表示範囲

グループ社の組織図の表示範囲は、代表企業がNAVER CLOUD PLATFORMコンソールで設定したグループ社別の組織図の表示範囲によって決まり「グループ社」あるいは「自社」に区分されます。設定方法は、 グループ社利用の設定をご参考にしてください。

  • A社のように「組織図の表示範囲」が「グループ社」であれば、A社の社員は、全体グループ社の組織図を照会することができます。
  • B社やC社のように、会社の「組織図の表示範囲」が「自社」であれば、B、C社の社員は、私の所属した企業や組織だけ(グループ社兼職時、兼職部門を含む)を照会することができます。
  • 組織図の表示範囲の設定とは関係なく、社員オートコンプリートは、グループ社全体で可能です。
  • 組織図上のグループ社の社名は、コンソールの管理者がグループ社の利用申請時に渡された社名で検索され、各グループ社の最上位部門に設定されます。

社員検索オートコンプリートの表示範囲

WORKPLACEをグループ社の形で利用の際、社員名・部署名の検索は、全てのユーザーの画面からグループ社の全体の社員が検索できるように実装されました。

  • 「私」の会社(以下、「元の所属会社」)もしくは検索対象者の兼職発令された会社(以下、「兼職会社」)の中の1つ以上の会社が組織図の表示範囲の設定を「グループ社」として設定したら、検索対象社員名のリンクをクリックすれば、社員の情報を閲覧することが可能です。

グループ社の形で利用時、WORKPLACE利用の変更

ユーザーの画面

WORKPLACE 接続ドメイン

① 代表会社がWORKPLACEを申込むときに入力したドメインがグループの代表ドメインとして設定されます。グループ社利用を申込む時に渡されたグループ社の情報によってグループ社毎にドメインが作成されます。グループ社は、代表ドメインもしくは各企業のドメインで、すべてログインが可能です。グループ社が代表ドメインを使用しても会社別のドメインは維持されます。代表ドメインはNAVER CLOUD PLATFORMコンソールで確認できます。

② グループ社の社員が代表ドメインで最初の接続時に、WORKPLACEのログイン画面のロゴは、代表企業が管理するロゴイメージが適用され、各会社別のロゴを希望する場合、「WORKPLACE管理 > 基本的な環境 > 会社ロゴ及びカラーの管理」でそれぞれの会社のロゴイメージを適用することができます。

組織図(部署ツリー)

  • A社のように会社の「組織図の表示範囲」が「グループ社」であれば、 グループ社全体の組織図を見ることができます。
  • C社のように会社の「組織図の表示範囲」が 「自社」であれば、私の元の所属社とグループ社を兼職する時に兼職部門のみを見ることができます。

社員情報カード

個人の兼職状況とは関係なく、すべてのグループ社の全社員に同じ社員情報が表示されます。但し、組織図の表示範囲が「自社」である場合、社員名のリンクをクリックした時、社員情報の閲覧ができません。

グループ社の権限の管理

兼職会社の管理権限を付与された社員は、上段の管理メニューにある元の所属会社の管理メニューの下段に兼職会社の管理メニューが見え、社名が公開されます。(例:C社の人事管理者として勤務時)

グループ社の兼職

元の所属以外のグループ社内の他社に兼職発令を受けた場合、ユーザーの画面全般にかけて元の所属会社と兼職会社の情報が混在して公開されます。人事及び勤務の関連情報は、元の所属に基づいて、会計、費用の関連情報は、会社ごとにそれぞれ運営されます。

マイスペース
エリア 露出基準
TODO 私が処理者になっているドキュメントが全て表示されます。グループ社のすべての社員が、オートコンプリートで処理する人に追加されることがあるので、様々な会社から私に処理のリクエストをすることがあります。
私の不在記錄 元の所属会社に私の不在スケジュールが表示されます。
出退勤 元の所属会社に私の通勤情報が表示されます。
今月の精算内訳 元の所属会社及び兼職会社に今月の精算内訳が全て表示されます。
未精算内訳(法人カード) 元の所属会社と兼職会社に法人カードの未精算内訳が全て表示されます。
未精算内訳(費用計画) 元の所属会社及び兼職会社に費用計画の未精算内訳が全て表示されます。
今週の通知内容 元の所属会社及び兼職会社に今週の通知内容の合計が表示されます。
書式のショートカット グループ社に兼職中の社員は、「書式のショートカット」に元の所属の書式と兼職している会社の費用関連の書式が露出するように設定することができます。費用関連の書式は、各会社ごとに独立した会計及び費用管理システムを維持するため、申請書も会社別に分けて運営されます。兼職会社の費用書式には、兼職会社名が表示されます。
すぐに作成する設定

グループ社の兼職中の社員は、「すぐに作成する設定」ポップアップに、書式によっては元の所属会社、兼職会社書式(費用)の両方が表示されることがあります。

  • 勤務結果の申請、不在スケジュール、通常、証明書は元の所属会社の書式のみ公開されます。
  • 費用関連の書式(費用精算の申請、コト計画の申請)には、元の所属と兼職会社の書式が一緒に露出されるとともに兼職会社の書式には、会社名が表示されます。

最新の共有ニュース

「最新の共有ニュース」には、私が処理したり、又は、私に共有されたすべてのワークフローの情報が公開されます。他社の社員が私に文書処理を要求、もしくはドキュメントを共有したい場合、所属に関係なく、該当ドキュメントを照会することができます。グループ社に兼職中の社員であれば、「自分の組織だけを表示」にチェックした時、元の所属会社と兼職会社の所属部署の情報を閲覧することができます。

文書の作成

グループ社に兼職中の社員は、「文書作成」画面で元の所属書式とともに、兼職している会社の費用関連の書式が表示されます。

費用関連書式は、各社別に独立した会計及び費用管理システムを維持するため、申請書も会社ごとに区分して運営されます。

  • 勤務結果の申請、不在スケジュール、通常、証明書は元の所属会社の書式のみ公開されます。
  • 費用関連の書式(費用精算申請。費用計画申請)には、元の所属及び兼職会社の書式が一緒に露出されるともに兼職会社の書式には、会社名が表示されます。
    • (兼職会社名) 費用計画申請: 兼職している会社で使用する費用計画を申込む書式です。
    • (兼職会社名) 費用精算申請:兼職している会社で、業務上支出した経費を精算する書式です。兼職会社の法人カードを保有している場合は、兼職会社の費用精算の申込み書式で法人カードの連動精算が可能です。兼職中の会社の費用計画書式で作成された費用計画がある場合、処理された計画文書に基づいて精算を申込むことができます。
不在スケジュールの申請
  • 不在スケジュールの申請書式は、元の所属会社の書式なので、グループ社に兼職であっても元の所属会社の書式のみを選択することができます。
  • 「兼職」項目:元の所属会社内の兼職の場合に露出される領域です。グループ社に兼職しても元の所属会社を基準にする兼職部署のみを選択することができます。
  • 「不在の状態共有>処理委任」項目:委任する社員は、グループ社のすべての社員を選択することができます。

費用計画の申請
  • 費用の計画は会社別に独立した申請フォームを運営しています。グループ社に兼職発令を受けた場合には、作成中の費用計画の申請フォームがどの会社の書式であるかをもう一度確認した上、作成して下さい。

  • 「兼職」項目:選択された費用計画の申請フォームに該当する社内兼職の場合に露出される領域です。

  • 「帰属」項目:選択された費用計画の申請フォームに該当する会社の費用が帰属する部署です。
  • 「参加者が内部の者」項目:社員名を検索する時にグループ社のすべての社員を選択することができます。

費用精算の申請
  • 費用の精算は、会社別の独立した申請フォームを運営しています。グループ社に兼職発令を受けた場合には、作成中の費用精算の申請フォームがどの会社の書式であるかをもう一度確認したうえ、作成して下さい。

  • 「兼職」項目:選択された費用精算の申請フォームに該当する社内兼職の場合に露出される領域です。

  • 「帰属」項目:選択された費用精算の申請フォームに該当する会社の費用が帰属部署です。
  • 法人カードリスト:選択された費用精算の申請フォームに、該当する会社からカード担当者として登録された法人カードが表示されます。
  • 「参加者が内部の者」項目:社員名を検索する時にグループ社のすべての社員を選択することができます。

決裁ライン及び共有の設定

処理する人の編集時に処理者を追加してドキュメントの共有を設定し、不在時に委任者を設定します。

  • 処理する人の追加:社員名を検索する時、グループ社のすべての社員を選択することができます。
  • 全共有:元の所属会社は基本的に選択されており、兼職している会社が表示されます。共有する会社を選択します。

  • 一部を共有:共有する組織名・部署名または社員名を入力して設定します。社員名を検索する時、グループ社のすべての社員を選択することができます。

勤務の管理

ユーザーの勤務管理の画面は、元の所属会社に基づいた情報が照会できます。

私の不在記錄

不在日程の内容:元の所属会社の私の不在日程の申請内容が表示されます。

不在状況・通勤状況・勤務状況

兼職発令を受けた社員の元の所属会社と兼職会社の不在状況・通勤状況・勤務状況の照会対象と照会の範囲が次のとおりである時

  • 元の所属会社:照会対象と照会の範囲をそれぞれ「全体・全社」に設定
  • 兼職会社:照会対象と照会の範囲をそれぞれ「私の組織・全体」に設定

不在状況:リストに元の所属会社と兼職会社所属の現況を合わせて提供します。

出退勤状況:社員名の検索は、元の所属会社と兼職会社の社員を検索することができます。現況のリストは、元の所属会社の社員と兼職社員の現況を合わせて提供します。

勤務状況:社員名の検索は、元の所属と兼職所属の社員を検索することができます。現況のリストは、元の所属会社の社員と兼職社員の現況を合わせて提供します。

勤務状況: 社員名の検索は、元の所属会社と兼職会社の社員を検索することができます。現況のリストは、元の所属会社の社員と兼職社員の現況を合わせて提供します。

費用の管理

会計及び費用の管理は、各社毎に独立して運営されています。しかし、ユーザーの費用管理画面は、統合して運営しており、会社別に検索することが可能です。

費用精算状況・予算状況・費用計画状況

  • 費用精算状況・予算状況・費用計画状況は、元の所属会社に費用精算内訳、費用計画の内訳、または予算配分がなくても兼職会社にいれば、費用精算・費用計画・予算状況を照会することができます。デフォルト値は、元の所属会社で設定されているので、兼職会社では費用を精算した内容、計画した内容、あるいは割り当てられた予算がある場合、「会社」の検索条件を変更してみてください。
  • グループ社に兼職している社員は、検索領域に会社で検索機能が追加に提供されます。

法人カードの使用内訳

  • グループ社に兼職している社員は、検索領域に会社で検索機能が追加で提供されます。
  • カード番号:兼職会社を含めたグループ社の全体で保有している法人カードのリストが表示されます。
  • 精算委任:カード番号を確認した後、そのカードが発給された会社に所属している元職及び兼職社員のみ検索可能です。

管理者の画面

権限の管理

社員名を検索する時、グループ社のすべての社員を選択することができます。管理権限は、社員の所属と兼職発令にかかわらず、グループ社の社員であれば誰でも指定することができます。

人事

人事管理は、各会社別に独立して運営されます。年次発生基準、慶弔と出張基準及び証明書発行、各種状況の照会設定が、各社別に設定されます。また、社員の人事情報も元の所属会社の基準で運営され、グループ社の発令と解除は、すべて元の所属会社で行います。

不在状況の照会設定
  • 一部のユーザーの「社員名」検索:元の所属会社の社員、兼職会社の社員を検索することができます。
  • 一部のユーザーの「部署名」を検索:元の所属会社の部署だけを検索できます。

不在履歴の照会・年次照会及び変更・年次退職の精算・慶弔申請の内容・出張申請の内容・証明書の発行履歴・社員管理・社員番号の管理
  • 社員名 : 元の所属会社の社員だけを検索できます。
  • 部署名: 元の所属会社の部署だけを検索できます。

人事発令

人事管理は、各社の社規に基づいて運営され、社員情報は元の所属に基づいて管理されるため、グループ社の発令前に、兼職予定会社の人事担当者と十分に相談してから行ってください。

  • 社員名 : 元の所属会社の社員だけが検索できます。
  • 「グループ社兼職」発令の方法はグループ社兼職発令ガイドをご参考にしてください。

部長を変更

  • 任命及び解任の両方とも、元の所属会社で行われます。
  • 兼職会社の部長発令ページで兼職者の情報は照会できるが、兼職者の部長解任は元の所属会社で行わなければなりません。

勤務

勤務管理は、各社別に独立して運営されます。勤務対象者の管理、勤務方式はすべて元の所属会社に基づいて運営されます。グループ社に兼職発令を受けた社員に兼職会社と同じ働き方を適用したい場合には、兼職会社の人事担当者と十分に相談したうえ、兼職会社と同じ働き方を元の所属会社に追加して運営してください。

勤務対象者の設定

  • 対象者:元の所属社員のみ照会でき、元の所属社員についてのみ勤務方式を設定することができます。

勤務状況の照会設定

  • 一部のユーザーの社員名・部署:元の所属社員及び兼職社員・部署を検索することができます。

締め切り管理・通勤照会の修正・労働時間照会の修正
  • 社員名 : 元の所属会社の社員だけを検索できます。

ワークフロー

ワークフロー管理は、グループ社別に独立して運営されるため、会社固有の書式のOwnershipが明確です。書式別に文書管理は、各会社別に行われます。しかし、書式が文書化されるにつれ、処理する人としてグループ社全体の社員を追加することができ、ユーザーの画面では、グループ社の共通の書式のように運営されることがあります。

文書管理
  • 作成者:社員名を検索する時、グループ社のすべての社員を選択することができます。

決裁ラインの設定
  • N次の上位部署長:元の所属社員もしくは兼職社員がN次の部署長に登録されている時、処理する人として自動に適用されます。
  • 直接入力:社員名を検索する時、グループ社のすべての社員を選択することができます。

決裁ラインの例外管理
  • 元の決裁者:元の所属社員、他グループ社所属の兼職社員を検索することができます。
  • 決裁者の変更:社員名を検索する時、グループ社のすべての社員を選択することができます。

共有設定

共有設定が「全体共有」である場合、元の所属会社だけが基本的に選択されます。文書作成時にユーザーに兼職発令がされている場合、兼職会社でも、ドキュメントを共有することができます。

  • 一部共有の「組織名」:元の所属会社の部署だけを検索できます。
  • 一部共有の「権限名」:元の所属会社の管理権限だけを検索できます。
  • 一部共有の「社員名」:社員名を検索する時、グループ社のすべての社員を選択することができます。

書式権限の設定
  • 選択付与の「組織名」:元の所属会社の部署だけを検索できます。
  • 選択付与の「権限名」:元の所属会社の管理権限だけを検索できます。
  • 選択付与の「社員名」 :
    • 費用関連書式:元の所属社員、他グループ社所属の兼職社員を検索して適用できます。
    • その他の書式:元の所属社員を検索して適用します。

会計

会計管理はグループ社別に独立して運営されます。但し、社員の口座はグループ社に兼職する社員を登録して出金が必要な場合に活用することができます。

社員の口座管理
  • 社員名:社員名を検索する時、グループ社のすべての社員を検索することができます。
  • 社員の口座リスト:元の所属及び兼職社員の口座を登録・照会することができます。

費用

費用管理はグループ社別に独立して運営されます。但し、カード発行はグループ社の兼職社員も発行することが可能なので、費用精算の申請等の目的で、兼職社員をカードの保有社員として登録することができます。

カードの管理

カード保有社員:元の所属社員及び当社に兼職している他グループ社の社員を検索することができ、カード保有社員に指定することができます。

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